Gmina Ziębice
Zakres zadań stanowiska d/s kontroli
Urzędu Miejskiego w Ziębicach
STANOWISKO D/S KONTROLI
Urząd Miejski w Ziębicach
Do zadań samodzielnego stanowiska ds. kontroli należy w szczególności:
1) opracowanie planu kontroli (w tym kontroli zarządczej pierwszego i drugiego stopnia)
i przedstawienie do zatwierdzenia kierownikowi jednostki;
2) terminowe przeprowadzanie niezależnych i obiektywnych kontroli w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy oraz rzetelne sporządzanie protokołów kontroli oraz dokumentowanie podjętych czynności, w tym ustalanie stanu faktycznego oraz przyczyn
i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, wskazywanie skutecznych rozwiązań, które mogą przynieść pożądane rezultaty, opracowywanie zaleceń w celu doprowadzenia działań kontrolowanych podmiotów do zgodności z prawem.
3) komunikowanie zidentyfikowanych niezgodności i problemów kierownictwu;
4) monitorowanie wdrożenia zaleceń przedstawionych w listach działania;
5) aktualizacja dokumentacji związanej ze standardami wewnętrznymi jednostki organizacyjnej;
6) załatwienie korespondencji związanej z wykonywaniem zadań wynikających z zakresu czynności w tym przedkładanie pism i korespondencji do aprobaty przełożonych;
7) pełnienie funkcji koordynatora ds. kontroli zarządczej, którego podstawowym zadaniem jest przedstawianie informacji na temat funkcjonowania i stanu kontroli zarządczej oraz propozycji usprawnień w tym zakresie. Do zadań koordynatora należą w szczególności:
a) dokonanie przeglądu funkcjonujących regulacji wewnętrznych w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy pod kątem realizacji celów kontroli zarządczej;
b) przedstawienie kierownikowi Urzędu propozycji usprawnień w określonych obszarach działalności poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy, w tym zaktualizowania lub udoskonalenia funkcjonujących procedur oraz wprowadzenia mechanizmów kontroli;
c) wypracowanie organizacji kontroli zarządczej w Urzędu poprzez określenie:
- funkcjonujących procedur w poszczególnych obszarach działalności Urzędu;
- systemu zarządzania ryzykiem oraz roli samooceny kontroli zarządczej jako narzędzi służących sprawowaniu kontroli zarządczej;
- przeprowadzanie oceny i analizy ryzyka;
- sposobu monitorowania i udoskonalania systemu kontroli zarządczej;
d) wspieranie kierownika Urzędu w zakresie realizacji kontroli zarządczej, gromadzenie niezbędnych danych oceny systemu kontroli zarządczej oraz dostarczanie kierownikowi Urzędu wszelkich informacji w tym zakresie;
e) sporządzania zbiorczej informacji o stanie kontroli zarządczej w Gminie.
f) sporządzenie polityki zarządzania ryzykiem w Urzędzie w ramach systemu kontroli zarządczej,
w tym: przygotowanie dokumentacji procesu identyfikowania ryzyk w Urzędzie i sporządzania zbiorczego rejestru ryzyk Urzędu oraz zbiorczego raportu w zakresie zarządzania ryzykiem dla Urzędu;
8) udzielanie wyjaśnień w ramach przeprowadzanych w jednostce kontroli i nadzorów wewnętrznych i zewnętrznych;
9) współdziałania z organami kontroli państwowej i samorządowej;
10) współpracy z komórkami organizacyjnymi oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi;
11) przechowywania dokumentacji z kontroli przeprowadzonych przez organy zewnętrzne oraz korespondencji z nią związanej;
12) redagowania odpowiedzi do zewnętrznych organów kontroli w związku z prowadzonymi przez nie kontrolami, na podstawie pisemnych projektów odpowiedzi, sporządzonych przez merytorycznie odpowiedzialne komórki organizacyjne oraz miejskie jednostki organizacyjne;
13) wykonywanie zadań w zakresie nadzoru właścicielskiego Gminy Ziębice nad spółkami komunalnymi: polegające na między innymi na:
a) realizowaniu praw korporacyjnych i majątkowych Gminy w spółkach prawa handlowego z udziałem Gminy;
b) prowadzenie ewidencji spółek z udziałem Gminy oraz dokumentacji organizacyjnej tych podmiotów);
c) opracowywania strategii w zakresie tworzenia, przystępowania, łączenia lub likwidacji spółek z udziałem Gminy, współpracy z innymi wspólnikami lub akcjonariuszami spółek z udziałem Gminy; współpracy przy tworzeniu strategii spółek z udziałem Gminy;
d) monitorowania pozycji rynkowej i finansowej spółek z udziałem Gminy;
e) współpracy z organami spółek z udziałem Gminy w zakresie zmian majątkowych lub udostępniania innym podmiotom składników majątkowych (w tym nieruchomości);
f) prowadzenia zbioru dokumentacji związanej ze sprawami kadrowymi organów spółek z udziałem Gminy;
g) prowadzenia zasobu archiwalnego w zakresie dokumentacji i uchwał organów spółek z udziałem Gminy.
2.Nadzór nad samodzielnym stanowiskiem do spraw kontroli sprawuje Burmistrz.
Regulamin przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Ziębicach, jednostkach organizacyjnych Gminy Ziębice oraz spółkach komunalnych w których Gmina Ziębice posiada co najmniej 50% udziałów lub 50% akcji pobierz
