Strona główna / ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

PZ.271.1.7.2019.PZZ - PZZIS

                                                                                                         Zagnańsk, dnia 11 kwietnia 2019 r.

ODPOWIEDŹ  NA   PYTANIE  DOTYCZĄCE

Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie „PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO” zgodnie  art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych,(tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r.poz.1986) na "Zakup paliw do pojazdów samochodowych i sprzętu mechanicznego, stanowiących własność Gminy Zagnańsk oraz Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu Gminy Zagnańsk na 2019 rok"

W związku ze złożonym zapytaniem do SIWZ, które wpłynęło do Zamawiającego w dniu 08.04.2019 r. w trybie art. 38 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r. poz. 1986.), Zamawiający udziela odpowiedzi na pytania:

Zapytanie z dnia 08.04.2019 r.

Pytanie 1.

Czy Zamawiający dopuszczając możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych zaakceptuje, aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 15 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego po podpisaniu umowy, lub przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty (utrata, zmiana danych i itp.) lub zamówienia nowej karty?

Odpowiedź

TAK, pod warunkiem dostarczenia kart w takim terminie, aby w dniu 30.04.2019 r. każdy kierowca posiadał kartę do tankowania.

Pytanie 2.

Czy Zamawiający wyrazi zgodę  na  opłaty za karty:

*    0 zł netto za kartę nową,

* 0 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.)-dotyczy punktu 12

a) dla Karty typu „S" - osoba poruszająca się pojazdem o numerze rejestracyjnym zgodnym z numerem pojazdu umieszczonym na Karcie Flota;

b) dla Karty typu „K" - osoba, której imię i nazwisko zostało umieszczone na Karcie Flota albo osoba, która posługuje się Kartą Flota wystawioną na kanister lub nazwę urządzenia/maszyny lub innego sprzętu Floty.?

Odpowiedź

TAK

Pytanie 3.

Czy wyrazicie Państwo zgodę na  zmianę zapisów w umowie w punkcie 5 i 6 poprzez  zaakceptowanie procedury reklamacyjnej jaka funkcjonuje u Wykonawcy:

„Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. W terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawcy wyda decyzję o uznaniu lub odrzuceniu zgłoszonej reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub Operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania roszczenia Zamawiającego Wykonawca naprawi szkodę do wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej”?

Odpowiedź

TAK. wyrażamy zgodę pod warunkiem, że maksymalny termin reklamacji wyniesie 7 dni.

Pytanie 4.

Czy wyrazicie Państwo zgodę na odstąpienie kary umownej pkt. 5, ponieważ po uznanej  reklamacji Wykonawca ponosi koszty do poniesionej szkody? 

Odpowiedź

NIE wyrażamy zgody na odstąpienie od zapisów dotyczących kary umownej. Wyrażamy zgodę na odstąpienie od podpisów, zestawień sprzedaży w dotychczasowej wersji pod warunkiem, że otrzymamy odrębny załącznik do każdej faktury dla każdego pojazdu. Zarówno faktura jak i załącznik powinny określać pojazd, którego dotyczą.

Pytanie 5.

Czy wyrazicie Państwo zgodę ( po wyborze oferenta) na usunięcie zapisu  pkt. 9, 11 poprzez odstąpienie od podpisów, zestawień sprzedaży  i  zaakceptowania poniższego sposobu ewidencjonowania transakcji bezgotówkowych i zestawień w postaci załącznika do faktury jaki funkcjonuje u Wykonawcy:

„Każda transakcja bezgotówkowa zostanie zarejestrowana w systemie z podaniem numeru transakcji bezgotówkowej, daty, miejsca, wartości i ilości zakupionych produktów lub usług. dokonanie przez użytkownika kart flotowych transakcji bezgotówkowej potwierdzone zostanie wydrukiem z terminalu albo pokwitowaniem. Użytkownik kart flotowych, sprawdzi prawidłowość danych w nich zawartych i otrzyma jego egzemplarz.”

Dokument wydania paliwa generowany jest po zatwierdzeniu transakcji poprawnym kodem PIN, w związku z czym nie ma konieczności potwierdzania dokumentu. Poprawność dokonanej transakcji wskazuje zapis/informacja: ”KOD PIN POPRAWNY”.

Ponadto Wykonawca informuje, że załącznik do faktury stanowiący jej integralną część zawiera wykaz  wszystkich zakupów z danego okresu rozliczeniowego dokonywanych na poszczególne karty paliwowe , t.j.: numery kart, numery rejestracyjne pojazdów, ilość i ceny jednostkowe brutto zakupionych paliw lub liczbę towarów i usług, wartość (netto, brutto, VAT) paliw (towarów i usług), pozycję faktury. Dla danej pozycji faktury wskazana jest wartość brutto przed opustem, wielkość opustu, wartość (brutto, VAT, netto)  po opuście.

Imię i nazwisko kierowcy nie jest wskazywane w załączniku do faktury a wyłącznie na bilingu elektronicznym dostępnym za pośrednictwem spersonalizowanej witryny internetowej, o ile karty wydane byłyby na nazwiska i imiona użytkowników (karty typu K).

Istnieje również możliwość zakodowania nazwisk osób kierujących pojazdami lub rodzaj sprzętu silnikowego pkt. c)  w tzw. MPK (miejsca powstawania kosztów), które mogłyby być przypisane na stałe do kart lub podawane przez użytkowników podczas realizacji transakcji na karty paliwowe .”?

Stan licznika  pkt. b) nie  znajduje się w załączniku do faktury tylko  na paragonie/ wydruku z terminalu oraz w zestawieniu transakcji  jakie znajduje się na Portalu. Wykonawca po podpisaniu umowy udostępnia elektroniczny system Portal Flota, gdzie Zamawiający ma możliwość  monitorowania wszystkich transakcji oraz  generowania zestawień.

Odpowiedź

Wyrażamy zgodę na odstąpienie od podpisów, zestawień sprzedaży w dotychczasowej wersji pod warunkiem, że otrzymamy odrębny załącznik do każdej faktury dla każdego pojazdu. Zarówno faktura jak i załącznik powinny określać pojazd, którego dotyczą.

Pytanie 6.

Czy Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli dla każdej Gminy/OSP lub innej jednostki  zostanie  wystawiona oddzielna faktura z załączonym zestawieniem transakcji  lub będzie wystawiona jedna faktura i   w zestawieniu transakcji w odpowiedniej pozycji zostanie do karty przypisany MPK, pozwalający na identyfikację danej jednostki( pkt.13.1).

Nie ma możliwości wygenerowania jednej faktury i oddzielnie  załączników dla każdej jednostki?

Odpowiedź

Warunek zostanie spełniony, jeśli każdy pojazd otrzyma odrębną fakturę i odrębny załącznik.

Pytanie 7.

Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę  zapisu w  pkt. 14 projektu umowy i zaakceptowania terminu płatności 21 dni od daty wystawienia faktury.?

W oferowanym systemie rozliczania transakcji bezgotówkowych termin płatności od daty otrzymania faktury nie funkcjonuje z uwagi na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego i związanej z tym windykacji należności w przypadku występujących przeterminowań.

W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. 

E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te      same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej. E-faktura umieszczana jest na specjalnie przeznaczonym Portalu.

Odpowiedź

TAK – wyrażamy zgodę na płatność w ciągu 21 dni od daty wystawienia faktury pod warunkiem, że będą wysyłane bezpośrednio po wystawieniu i będziemy mieli czas na zabezpieczenie środków i dokonanie płatności, jednak nie wcześniej niż w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego.

Pytanie 8.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy (po wyborze oferenta) załącznika w postaci ogólnych warunków sprzedaży i używania kart paliwowych Wykonawcy z dnia 24.05.2018r -  w odniesieniu do kwestii nie uregulowanych w umowie (wskazany regulamin stanowi załącznik niniejszej korespondencji)?

Odpowiedź

Dopuszczamy taką możliwość.