Strona główna / ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

Dotyczy: przetargu nieograniczonego pn : „Zakup paliw do pojazdów samochodowych i sprzętu  mechanicznego, stanowiących własność Gminy Zagnańsk oraz Ochotniczych Straży Pożarniczych z terenu gminy Zagnańsk na 2020 rok ”

 Znak sprawy: PZ.271.1.24.2019.PZZ-PZZIS

W nawiązaniu do pytań jednego z oferentów poniżej podajemy odpowiedzi.

1. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na ujednolicenie wymagania odległości stacji paliw od  siedziby Zamawiającego?

W formularzu ofertowym Zamawiający wskazał odległość 5 km a w SIWZ  3.10 wskazał 12 km.

     Ad.1 Tak wyrażamy zgodę. Zamawiający zlokalizował odległość 5 km od  dostawcy.

1. 2.    Procedurę odbioru paliwa bezgotówkowego tankowania paliwa za pomocą kart flotowych:

Wykonawca umożliwi Zamawiającemu korzystanie z kart mikroprocesorowych, które pozwalają na dokonywanie bezgotówkowych zakupów paliw i usług w sieci stacji paliw PKN ORLEN S.A. To propozycja dla klientów, którzy chcą mieć prosty w obsłudze, przyjazny i przynoszący korzyści ekonomiczne system tankowania paliw i podstawowej obsługi drogowej samochodów. Posiadacze kart flotowych łatwiej i szybciej organizują, a także rozliczają działalność logistyczną swoich firm.

Karta Flotowa. wyposażona jest w mikroprocesor, który umożliwia:

• · kontrolowanie częstotliwości wizyt na stacjach paliwowych Koncernu,
• · monitorowanie wartości zakupionego paliwa oraz innych towarów i usług,
• · sprawdzanie stanu licznika kilometrów,
• · elektroniczne zapisywanie informacji, np. o koncie do zaksięgowania transakcji,
• · otrzymanie danych o transakcjach bezgotówkowych w postaci raportu lub pliku e-mail.

Wszystkie Karty Flotowe są zabezpieczone poufnym kodem identyfikacyjnym PIN, który znany jest jedynie ich użytkownikom i spełniają bankowe standardy zabezpieczeń.

Wykonawca oferuje dwa rodzaje Kart Flotowych:

• kartę typu „K” – wystawianą imiennie na kierowcę
• kartę typu „S” – wystawianą na numer rejestracyjny pojazdu

Dla każdej karty Klient może określić - według własnych potrzeb - limity:

• § ilości zakupionych paliw (limit dzienny, miesięczny wyrażony w litrach)
• § wartości zakupionych produktów i usług (limit dzienny, miesięczny wyrażony w pln)

Na życzenie Klienta istnieje możliwość uruchomienia opcji obligującej użytkownika karty (kierowcę) do podawania przy każdym tankowaniu stanu licznika kilometrów lub numeru konta do księgowania transakcji.

Wykonawca po podpisaniu umowy udostępnia portal flotowy - interaktywny system, za pośrednictwem którego, przy indywidualnym przekazaniu loginu i hasła Zamawiający zarządza taborem samochodowym.

Ad.2 Zamawiający akceptuje procedurę odbioru paliwa bezgotówkowego     tankowania paliwa za pomocą kart. Odstępuje od dokumentów WZ.

1. Czy Zamawiający wyrazi zgodę i zaakceptuje opłaty za karty:

             *10 zł netto za kartę nową,

 *10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany   dotychczasowych danych etc.),?

         Ad.3  Nie wyrażamy zgody za opłatę za karty.

                  Wyrażamy zgodę na kartę wymienną na skutek zgubienia.

1. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość  odstąpienia od zapisu w  projekcie umowy pkt. 5 oraz w SIWZ roz.3  pkt 3.7 dotyczącego złej jakości paliwa i zaakceptuje poniższą  procedurę reklamacyjną?

„Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. W terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawcy wyda decyzję o uznaniu lub odrzuceniu zgłoszonej reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub Operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania roszczenia Zamawiającego Wykonawca naprawi szkodę do wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej”.

Wykonawca prosi również o odstąpienie od naliczenia jednorazowej kary , ponieważ w takiej sytuacji Wykonawca dwukrotnie  ponosi konsekwencję poprzez naprawienie szkody i dodatkowo jeszcze kara umowna.

Ad.4  Zamawiający akceptuje procedurę reklamacyjną w przypadku złej jakości    paliwa, jednak nie rezygnuje z  jednorazowego naliczania  kary.

1. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość  odstąpienia od zapisu w  projekcie umowy pkt. 5, słów: „a Zamawiający nie uiści należności za zakupione paliwo” ,ponieważ  zgłoszenie reklamacji  przez Zamawiającego nie zwalnia z obowiązku terminowego uregulowania należności wynikających z umowy. Po uznanej reklamacji koszty  Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody?

Ad.5  Tak wyrażamy zgodę.

1. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę zapisu  pkt.6  poprzez dodanie na końcu zdania proponowanej treści:„"…, po uprzednim uwzględnieniu przez Wykonawcę reklamacji złożonej przez Zamawiającego"?

Ad.6  Tak wyrażamy zgodę.

       7.  Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu pkt 11  i zaakceptowania         poniższego zapisu: 

Wykonawca do faktury załączy zbiorcze zestawienie transakcji dokonanym w danym okresie rozliczeniowym  zawierający , t.j.: numery kart, numery rejestracyjne pojazdów, ilość i ceny jednostkowe brutto zakupionych paliw lub liczbę towarów i usług, wartość (netto, brutto, VAT) paliw (towarów i usług), pozycję faktury. Dla danej pozycji faktury wskazana jest wartość brutto przed opustem, wielkość opustu, wartość (brutto, VAT, netto) , cena jednostkowa, cena jednostkowa po rabacie.

Imię i nazwisko kierowcy nie jest wskazywane w załączniku do faktury a wyłącznie na bilingu elektronicznym dostępnym za pośrednictwem spersonalizowanej witryny.

Stan licznika nie znajduje się w załączniku do faktury, znajduje się w zestawieniu transakcji?

Ad.7 Tak dopuszczamy możliwość zamiany zapisu pkt 11 i zaakceptowanie powyższego zapisu.

8. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu projektu umowy pkt 14 i zaakceptuje termin płatności 21 dni od daty wystawienia faktury?

 W oferowanym systemie rozliczania transakcji bezgotówkowych termin płatności od daty otrzymania faktury nie funkcjonuje z uwagi na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego i związanej z tym windykacji należności w przypadku występujących przeterminowań.

W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. 

E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te      same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej. E-faktura umieszczana jest na specjalnie przeznaczonym Portalu.

Ad.8 Tak wyrażamy zgodę pod warunkiem, że faktura wpłynie do zamawiającego minimum  14 dni przed terminem zapłaty.

Czy Zamawiający wyrazi zgodę  i zaakceptuje termin dostarczenia kart do 15 dni roboczych po podpisaniu umowy?

Wykonawca postara się dostarczyć karty w jak najkrótszym terminie.

Ad.9  Tak wyrażamy zgodę.

Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do projektu umowy: „W sprawach  nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 24.05.2018 r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 24.05.2018 r.?

Ad.10 Tak wyrażamy zgodę.