Strona główna / ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

PZ.271.1.9.2016.PZZIS

Zagnańsk, dnia  6  grudnia 2016r.

Odpowiedzi na zapytania Wykonawcy – nr 1

Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia na zadanie pn.: „Zakup paliw do pojazdów samochodowych i sprzętu mechanicznego, stanowiących własność Gminy Zagnańsk oraz Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu gminy Zagnańsk na 2017 rok”, opublikowanego w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 354267-2016 w dniu 29.11.2016r. W odpowiedzi na zapytanie oferenta, które wpłynęło w dniu 02.12.2016r.  do Zamawiającego tj. Urząd Gminy w Zagnańsku;  ul. Spacerowa 8 w trybie art. 38 ust. 1 Ustawy z dnia 29  stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.) Zamawiający wyjaśnia, iż:

Pytanie 1

Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do pkt 5 pierwsze zdanie usunięcie słowa: „i nie zostanie zapłacona należność za zakupione paliwo gdyż są one niezgodne z obowiązującymi OWS-ami Dostawcy. Tak sytuacja nie zwalnia Dostawcy z obowiązku terminowego uregulowania należności wynikających z umowy , oraz dodanie Ponadto po słowach: „kosztami ekspertyzy” dodałabym słowa: „po uprzednim uwzględnieniu przez Dostawcę reklamacji złożonej przez Zamawiającego.", gdyż zapisy dotyczące reklamacji jakości paliwa powinny być zgodne z obowiązującymi OWS-ami Dostawcy.  Wykonawca proponuje zapis: "W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres: ………..@......................, która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Dostawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw, Dostawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Dostawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawienie szkody przez Dostawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Dostawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej.".  Ponadto na końcu tego punktu należy dodać zdanie o następującej treści: „Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, Strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych.

Odpowiedź 1

Zamawiający nie wyraża zgody na przedmiotowy zapis.

Pytanie 2

Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do pkt 9 , zmianę treści zapisu? Wykonawca proponuje zapis: „Strony ustalają, że w okresie obowiązywania umowy dostawy paliwa przy użyciu kart paliwowych odbywać się będą po cenach detalicznych (brutto) obowiązujących na danej stacji paliw Dostawcy w momencie realizacji transakcji, przy uwzględnieniu stałego upustu dla paliw w wysokości … % lub ….zł (opcja do wyboru) za jeden litr paliwa (od ceny brutto)."

Odpowiedź 2

Zamawiający zmienił zapis złącznika nr 1 – wzór umowy  do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Dodano po Art. 9 podpunkt 9. 1 wzoru umowy „Zamawiający dopuszcza użycie kart paliwowych w przypadku wyboru firmy, która stosuje przedmiotowe karty”

 Pytanie 3

Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do pkt 10  drugie i trzecie zdanie  oraz punktu g,h zmianę,  treści zapisów do, gdyż stacja paliw nie prowadzi zestawień. Stacja paliw wydaje pracownikowi Zamawiającemu dowód wydania (wydruk z terminala). Dowody wydania (wydruki z terminala) nie są podpisywane przez pracowników Zamawiającego ani przez pracowników stacji paliw Dostawcy.  Wykonawca Proponuje zapis: „Bezgotówkowa sprzedaż paliw odbywać się będzie poprzez tankowanie pojazdów i sprzętu Zamawiającego w stacjach/ sieci paliw Dostawcy – za pomocą kart paliwowych Dostawcy wydanych Zamawiającemu. Pracownik Zamawiającego tankujący paliwo do pojazdów Zamawiającego na stacji paliw Dostawcy zobowiązany jest do wprowadzenia właściwego kodu PIN przypisanego indywidualnie do karty paliwowej i jako potwierdzenie transakcji otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala), gdzie jeden egzemplarz dowodu wydania otrzymuje pracownik Zamawiającego, a drugi egzemplarz dowodu wydania zostaje na stacji paliw Dostawcy. Dowód wydania (wydruk z terminala) będzie zawierał następujące dane: datę wystawienia, numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, ilość i wartość zakupionego paliwa, numer karty paliwowej.”

Odpowiedź 3

Zamawiający zmienił zapis złącznika nr 1 –wzór umowy   do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Dodano po Art.10  podpunkt 10.1 wzoru umowy 10.1 „Bezgotówkowa sprzedaż paliw może odbywać się także poprzez tankowanie pojazdów i sprzętu Zamawiającego w stacjach sieci paliw Dostawcy – za pomocą kart paliwowych, pod warunkiem bezpłatnego przeszkolenia przez Dostawcę personelu Gminy Zagnańsk w sposobie używania kart paliwowych stosownych u niego – sprzedaż stosowana w przypadku wyboru firmy, która stosuje karty paliwowe”

Pytanie 4

Czy Zamawiający zaakceptuje w pkt 9 (trzecia strona wzoru umowy) dodanie  po słowach: „dwa razy w miesiącu” słowa: „tj. po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego”, gdyż Dostawca wystawia faktury po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, oraz zmianę słowa: „przez stację paliw”  na słowa: „ przez Dostawcę”, gdyż to Dostawca sporządza zbiorcze zestawienia transakcji stanowiące załącznik do faktury, a nie stacja paliw Dostawcy.

Odpowiedź 4

Zamawiający zmienił zapis złącznika nr 1 –wzór umowy  do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia

Art. 11 wzoru umowy. „Faktury będą wystawiane przez Dostawcę na Gminę Zagnańsk, GOSiR i na  poszczególne OSP, na koniec okresu rozliczeniowego ( Zamawiający przyjmuje dwa okresy rozliczeniowe odpowiednio od 1 do 15 dnia każdego miesiąca kalendarzowego oraz od 16 dnia do ostatniego dnia kalendarzowego), na podstawie prowadzonych przez stację paliw zestawień sprzedaży lub prowadzonych przez dostawcę zestawień transakcji o których mowa w art. 11.1 niniejszej umowy, które będą załączane do faktury”

Pytanie 5

Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do pkt 10 Wykonawca dodanie dodać zapisu: „Strony ustalają następujące okresy rozliczeniowe trwające: od 01 do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Dostawca do faktury załączy zbiorcze zestawienie transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym przez Zamawiającego, zawierające m.in.: rodzaj paliwa, numer rejestracyjny pojazdu, numer karty paliwowej, miejscowość i numer stacji paliw, datę dokonania transakcji, ilość paliwa, cenę brutto paliwa, należny upust cenowy dla paliw.”

Odpowiedź 5

Zamawiający zmienił zapis złącznika nr 1 –wzór umowy   do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia

Dodano po art. 11 podpunkt 11.1  wzoru umowy „Firmy stosujące karty paliwowe załączą  do faktury zbiorcze zestawienie transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym przez Zamawiającego, zawierające m.in.: rodzaj paliwa, numer rejestracyjny pojazdu, numer karty paliwowej, miejscowość i numer stacji paliw, datę dokonania transakcji, ilość paliwa, cenę brutto paliwa. (zamiast zestawień sprzedaży)”

Pytanie 6

Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do pkt 10 Umowy na zmianę terminu płatności tak, aby był liczony był od daty wystawienia faktury, a nie od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego. Niestety, nie możemy spełnić wymagań Zamawiającego, ponieważ w systemie rozliczeniowo-księgowym Wykonawcy termin „od otrzymania” , z przyczyn braku możliwości windykacji należności, nie istnieje.

Ponadto Wykonawca informuje , iż W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. 

E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te      same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej. E-faktura umieszczana jest na specjalnie przeznaczonym Portalu i jest dostępna w następnym dniu kiedy została wystawiona czy zatem Zamawiający wyrazi zgodę na e-fakturę?

Odpowiedź 6

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę terminu płatności i wystawianie e – faktury.

Pytanie 7

Wykonawca zwraca uwagę, iż str. 3 powinna zaczynać się od kolejnego ust. czyli nr 11, Czy Wykonawca zaakceptuje zmianę w przyszłej umowie?

Odpowiedź 7

Zamawiający poprawił  załącznik nr 1 wzór umowy do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Pytanie 8

Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do pkt 10  dodanie zapisu: „Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego.”

Odpowiedź 8

Zamawiający zmienił zapis złącznika nr 1 –wzór umowy   do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Dodano po art. 12. podpunkt 11.2  wzoru umowy „Za datę sprzedaży przyjmuję się ostatnie dzień danego okresu rozliczeniowego”

Pytanie 9

Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do projektu umowy: „W sprawach  nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 01.07.2014 r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 01.07.2014r?

Odpowiedź 9

Zamawiający nie zaakceptuje w odniesieniu do projektu umowy następującego zapisu: „W sprawach  nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 01.07.2014 r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 01.07.2014r.”.