Strona główna / Referaty i ich kompetencje

Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

Kierownikiem Referatu jest Paweł Cieślak.
Przyjmuje w pokoju nr 5, codziennie w godz. 7.00 - 15.00
tel. (41) 300-16-35

Zadania Referatu:

I.

1. Opracowywanie i aktualizowanie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu we współpracy z Sekretarzem Gminy.
2. Nadzór nad stanem organizacji i funkcjonowania Urzędu w zakresie:

• realizacji uchwał Rady,
• załatwiania interpelacji i wniosków radnych,
• przestrzegania postanowień Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, Regulaminu Pracy Urzędu,
• rozpatrywania skarg i wniosków,
• stosowania instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i jednolitego rzeczowego wykazu akt.

1. Prowadzenie rejestrów:

• skarg i wniosków,
• aktów prawnych wydanych przez Wójta,
• wydanych upoważnień,
• udzielanych pełnomocnictw,
• spraw sądowych Gminy,
• wydawanych pieczęci,
• upoważnień, o których mowa w § 6 ust.1 pkt 5.       

1. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
2. Przygotowywanie dokumentów związanych z przeprowadzaniem procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze.
3. Przygotowywanie dokumentacji w związku z zawieraniem i rozwiązywaniem umów o pracę.
4. Prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.
5. Planowanie, organizowanie i przeprowadzanie kontroli w Referatach Urzędu w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, Instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz przepisów prawa materialnego.
6. Koordynowanie działań związanych ze współpracą zagraniczną prowadzoną przez Urząd Gminy.
7. Wykonywanie prac w ramach współpracy Gminy z samorządami  i organizacjami samorządu terytorialnego w kraju.
8. Koordynowanie czynności związanych z udziałem Wójta  i Zastępcy w spotkaniach, uroczystościach i wyjazdach.
9. Wykonywanie czynności związanych z wyborami samorządowymi, parlamentarnymi, prezydenckimi, referendami i spisami - w zakresie należącym do Gminy.
10. Przekazywanie do Referatu Finansów informacji o planowanym stanie zatrudnienia w Urzędzie oraz planowanie środków na wynagrodzenia, a także  danych niezbędnych do prawidłowego i terminowego naliczenia odpisów na  ZFŚS i PFRON,
11. Utrzymywanie budynku użytkowanego przez Urząd i urządzeń w nim  znajdujących się w należytym stanie, planowanie remontów kapitalnych  i  bieżących  napraw, dbałość  o  estetykę pomieszczeń ogólnodostępnych,  jak i pomieszczeń biurowych, utrzymywanie w należytym stanie  pomieszczeń  technicznych  i  gospodarczych oraz pomieszczeń Archiwum Zakładowego.
12. Administrowanie budynkiem oraz lokalami biurowymi Urzędu.
13. Utrzymanie porządku i bezpieczeństwa w budynku administracyjnym Urzędu  oraz na terenie przyległym do budynku.
14. Gospodarkę odzieżą ochronną pracowników obsługi.
15. Zaopatrzenie materiałowo - techniczne Urzędu.
16. Prowadzenie magazynu materiałów biurowych Urzędu, w tym ewidencja  ilościowa.
17. Prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu.
18. Prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z wymaganiami Instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik Nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
19. Przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich do wywieszenia w siedzibie Urzędu.
20. Prowadzenie spraw dotyczących pieczęci i tablic urzędowych.
21. Prowadzenie kontroli w zakresie zabezpieczenia budynku i majątku będącego  na wyposażeniu Urzędu.
22. Prowadzenie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie.
23. Wprowadzanie na bieżąco do książki inwentarzowej zakupionych sprzętów i materiałów zgodnie z wymogami instrukcji wewnętrznych obowiązujących w tym zakresie oraz nanoszenie odpowiednich oznakowań na te sprzęty.

II. Obsługę informatyczną-obejmującą w szczególności następujące zadania:

1. Opracowywanie i wdrażanie ogólnej koncepcji informatyzacji Urzędu,
2. Zabezpieczenie Urzędu w sprzęt informatyczny oraz jego bieżące utrzymanie,
3. Organizacja szkoleń pracowników Urzędu w zakresie wykorzystania zainstalowanego sprzętu i oprogramowania komputerowego,
4. Administrowanie systemami i sieciami informatycznymi w Urzędzie, w tym archiwizowanie zasobów elektronicznych,
5. Wykonywanie zadań i obowiązków wynikających z ustawy z dnia 7 maja 2010r. o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych, w tym w zakresie zapewnienia mieszkańcom Gminy bezpłatnej usługi dostępu do Internetu.

III. Zabezpieczenie realizacji przez pracowników Urzędu postanowień ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych, w tym:

• wkonywanie obowiązków „Administratora bezpieczeństwa informacji"
• opracowywanie instrukcji zabezpieczenia danych osobowych,
• wydawanie pracownikom upoważnień do dostępu do danych osobowych,
• prowadzenie rejestru upoważnionych osób do dostępu do danych osobowych,
• zgłaszanie do Głównego Inspektora Ochrony danych osobowych wniosków o rejestrację nowych zbiorów danych osobowych oraz o zmiany  w  już zarejestrowanych zbiorach.

IV.  W zakresie prawa dostępu do informacji publicznej - realizacja obowiązków nałożonych na Gminę  w zakresie dostępu do informacji publicznej, wynikających z ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji  poprzez:

• wykonywanie funkcji „Administratora Biuletynu Informacji Publicznej",
• koordynację zadań redakcyjnych związanych z prowadzeniem Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Zagnańsk,
• monitoring zasobów stron podmiotowych BIP jednostek organizacyjnych,
• inicjowanie działań, w tym z wykorzystaniem nowoczesnych środków przekazu służących powszechnej dostępności do informacji publicznej,
• obsługa informatyczna ponosi odpowiedzialność za stronę internetową Urzędu oraz dba o jej aktualizowanie zarówno pod względem informacyjnym jak i wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań informatycznych.

V. W zakresie obsługi organizacyjno - technicznej sesji Rady Gminy:

1. Dostarczanie w terminach określonych Statutem Gminy - radnym, Wójtowi, Zastępcy Wójta, Sekretarzowi, Skarbnikowi oraz   Kierownikom Referatów oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy:

•  zawiadomień o sesji, posiedzeniach Komisji ,
•  projektów uchwał,
•  informacji i innych niezbędnych materiałów związanych z przedmiotem  sesji i pracami Komisji,

1. Doręczanie Wójtowi opinii Komisji do projektów zgłaszanych  uchwał niezwłocznie po ich podjęciu, lecz nie później niż na trzy dni  przed terminem sesji,
2. Sporządzanie protokołów stanowiących urzędowy zapis przebiegu obrad sesji podejmowania uchwał i rozstrzygnięć,
3. Przekazywanie uchwał:

• Wójtowi - do siódmego dnia po posiedzeniu (sesji) Rady,
• Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej (w imieniu Wójta)  -   w ciągu 7 dni od dnia ich podjęcia,
• Wojewodzie (w imieniu Wójta ) -  w ciągu 2 dni - akty  ustanawiające przepisy porządkowe,
• Właściwym Referatom Urzędu oraz jednostkom organizacyjnym Gminy - niezwłocznie.

1. Przekazywanie Wójtowi zawiadomień Wojewody o wszczęciu postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności uchwały rady,
2. Przekazywanie Przewodniczącemu Rady Gminy kopii merytorycznej  odpowiedzi Wójta do Wojewody dotyczącej uchwały, w stosunku do której zostało wszczęte postępowanie w sprawie stwierdzenia jej nieważności,
3. Doręczanie Wójtowi rozstrzygnięć nadzorczych Wojewody dotyczących  stwierdzenia nieważności uchwał Rady Gminy.

VI.  Obsługę kancelaryjno - biurową Przewodniczącego Rady Gminy oraz radnych  w sprawach wynikających z wykonywania mandatu radnego w zakresie  uzgodnionym z Przewodniczącym Rady, w tym:

1. Przygotowywanie  informacji  i  sprawozdań  na  wniosek  Przewodniczącego Rady i Przewodniczących Komisji.
2. Sporządzanie protokołów z posiedzeń Komisji Rady.
3. Podejmowanie czynności zapewniających realizację wniosków Komisji poprzez:

• prowadzenie ewidencji wniosków,
• przekazywanie kopii wniosków Komisji - do wiadomości  Wójtowi i jego Zastępcy,
• przekazywanie wniosków i opinii właściwym adresatom,
• nadzór nad terminowym załatwieniem wniosków Komisji.

1. Podejmowanie czynności związanych z realizacją interpelacji radnych.
2. Prowadzenie rejestru:

• interpelacji radnych,
• uchwał Rady Gminy,
• projektów uchwał Rady.

1. Udzielanie pomocy radnym przy wykonywaniu mandatu m.in. poprzez zapewnienie radnym materiałów umożliwiających uczestnictwo w sesjach i pracach Komisji.
2. Przekazywanie aktów prawa miejscowego do publikacji zgodnie z wymogami ustawy z dnia 20 lipca 2000r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.
3. Prowadzenie obsługi organizacyjno - technicznej posiedzeń Młodzieżowej Rady Gminy w Zagnańsku.

VII. Wynikające z ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej:

• współpracowanie z instytucjami w zakresie tworzenia i promocji różnorodnych form sztuki,
• działalność informacyjna i wydawnicza,
• edukacja kulturalna,
• działanie na rzecz rozwoju pozainstytucjonalnych inicjatyw kulturalnych,
• realizacja mecenatu Gminy nad działalnością kulturalną.

1. wydawanie decyzji o zakazie odbycia imprezy artystycznej lub rozrywkowej.
2. prowadzenie rejestrów instytucji kultury oraz realizacji zadań wynikających  z funkcji ich organizatora.

VIII. Wynikające z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych:

• prowadzenie ewidencji ludności,
• udzielanie informacji adresowych w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy,
• wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach meldunkowych,
• prowadzenie kontroli meldunkowych,
• prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców oraz przygotowywanie spisów wyborców przed zarządzonymi wyborami lub referendum,
• załatwianie wniosków o wydanie dowodu osobistego,
• współpracowanie z Departamentem Rozwoju Informatyki i Systemu Rejestrów Państwowych, Wojewódzkim Bankiem Danych  - w zakresie ewidencji ludności, Centrum Personalizacji Dokumentów; - w zakresie dowodów osobistych oraz z policją, prokuraturą, sądami, urzędami skarbowymi wojskową komendą uzupełnień w zakresie prowadzonych przez te jednostki postępowań,
• wykonywanie innych obowiązków i zadań wynikających z obowiązujących w tym zakresie przepisów prawnych.

IX. Wydawanie     decyzji    administracyjnych    w    sprawie     pozwoleń     na    przeprowadzenie zbiórki publicznej na obszarze Gminy lub jej części  - w oparciu    o  przepisy   ustawy   z   dnia   15 marca   1933r.   o   zbiórkach  publicznych.

1. Wykonywanie zadań   i obowiązków wynikających z ustawy z dnia 20 marca  2009r. o bezpieczeństwie imprez masowych.
2. Rozpatrywanie spraw z zakresu zgromadzeń publicznych w oparciu  o przepisy ustawy z dnia 5 lipca 1990r. - Prawo o zgromadzeniach.
3. Prowadzenie Ewidencji Działalności Gospodarczej w oparciu o przepisy  ustawy z dnia 2 lipca 2004r. o swobodzie działalności gospodarczej:

• wykonywanie  czynności  określonych   w  art. 7a  do  art.  7i  ustawy  z dnia 19 listopada 1999r. - Prawo działalności gospodarczej,
• przesyłanie   do   właściwych    organów   dodatkowych   dokumentów przedłożonych  przez   przedsiębiorców   a   wymaganych  przepisami szczególnymi  do  złożenia  do  wniosku  i zgłoszenia, o których mowa   w    ustawie   z    dnia    19   listopada   1999r.    - Prawo   działalności  gospodarczej   do   dnia 1 lipca 2011r. zgodnie z art. 65 ustawy z dnia  19 grudnia 2008r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw,

• przeniesienie   danych   przedsiębiorców   wykonujących   działalność gospodarczą,   oraz przedsiębiorców   którzy  zawiesili wykonywanie działalności gospodarczej, zawartych w dotychczasowej ewidencji  dosytemu     teleinformatycznego    Centralnej    Ewidencji   i   Informacjio   Działalności Gospodarczej   w  terminie do dnia 31 grudnia 2011r.zgodnie z art. 66 ust.1 i 2 ustawy z dnia 19 grudnia 2008r.  o  zmianie ustawy   o   swobodzie   działalności  gospodarczej   oraz   o  zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2009r. Nr 18, poz. 97),

• archiwizowanie po dniu 31 grudnia 2011r. dokumentów otyczących ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przed dniem 1 lipca 2011r.

X. Wynikające z ustawy z dnia 21 listopada 1967r. o powszechnym obowiązku  obrony Rzeczypospolitej Polskiej:

• organizowanie akcji kurierskiej na rzecz uzupełnienia Sił Zbrojnych żołnierzami rezerwy,
• bieżąca rejestracja osób podlegających wezwaniu do kwalifikacji wojskowej, uczestniczenie w pracach Powiatowej Komisji Poborowej i organizowanie kwalifikacji wojskowej  na obszarze Gminy,
• prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem żołnierzy rezerwy,
• prowadzenie spraw związanych z uznawaniem poborowych i żołnierzy za jedynych żywicieli rodziny,
• świadczenie osobiste i rzeczowe na rzecz Sił Zbrojnych, Obrony Cywilnej, Policji i Straży Pożarnych,
• wykonywanie innych zadań i obowiązków wynikających z w/w ustawy.

XI. Koordynowanie działań związanych z ochroną przeciwpożarową  i współpracowanie z jednostkami straży pożarnych.

XII. Nadzór nad podległymi Gminie jednostkami Ochotniczych Straży   Pożarnych oraz realizowanie ustawowych obowiązków w zakresie  określonym w art. 32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991r. o ochronie przeciwpożarowej.

XIII.  Prowadzenie spraw obronnych Urzędu oraz nadzór nad realizacją tych zadań przez gminne jednostki organizacyjne.

XIV.  Utrzymywanie gminnego systemu wykrywania zagrożeń i alarmowania   ludności, w tym opracowywanie planu operacyjnego ochrony przed powodzią oraz ogłaszanie i odwoływanie pogotowia i alarmu przeciwpowodziowego.

XV. Organizowanie i zabezpieczenie funkcjonowania Gminnego Zespołu   Zarządzania Kryzysowego oraz wykonywanie innych zadań wynikających  z ustawy z dnia 26 kwietnia 2007r. o zarządzaniu kryzysowym.

XVI. Zapewnianie działań w celu zapobiegania skutkom klęski żywiołowej lub ich usuwanie oraz wykonywanie innych obowiązków wynikających z ustawy z dnia 18 kwietnia 2002r. o stanie klęski żywiołowej.

XVII.  Bieżąca współpraca z dyrektorami gminnych placówek oświatowych.

XVIII.    Prowadzenie spraw związanych z realizacją obowiązku szkolnego oraz innych zadań określonych w ustawie z dnia 7 września 1991r o systemie oświaty.

XIX.     Prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców.

XX.     Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi do lat 3.

XXI.     Realizacja zadań z zakresu tworzenia, łączenia, podziału gmin, ustalania ich  granic, nazw oraz siedzib.

XXII.     Realizacja zadań dotyczących ustalenia i zmiany urzędowych nazw miejscowości.

XXIII. Ochrona zdrowia (m.in. wydawanie decyzji o objęciu ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie ustawy „o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych").

XXIV.  Koordynowanie i organizacja uroczystości związanych z obchodami świąt państwowych i patriotycznych.

XXV. Przygotowywanie opinii dotyczących rozkładu godzin pracy aptek  ogólnodostępnych.

XXVI.  Zabezpieczenie realizacji postanowień ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r.o ochronie danych osobowych w zakresie prowadzenia ewidencji wniosków   wpływających do urzędu o udostępnienie danych ze zbiorów danych osobowych.

XXVII. Sprawowanie nadzoru nad działalnością merytoryczną:

• Gminnej Biblioteki Publicznej w Samsonowie,
• Gminnego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Zagnańsku,
• Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zagnańsku.

XXVIII.   Wykonywanie innych nie wymienionych zadań, wynikających z przepisów w/w    ustaw, realizowanych przez referat.