Urząd Gminy w Trojanowie
ZASADY PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SPRAW
Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. d ustawy z dnia 6.09.2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późniejszymi zmianami), udostępnianiu podlega m.in. informacja publiczna o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw przez Urząd Gminy Trojanów
Przez określenie "sposobu przyjmowania spraw" należy rozumieć metodę uzyskiwania i odpowiedniego rejestrowania przez podmiot administrujący wniosków (bez względu na formę ich przekazu), mających na celu wszczęcie postępowania lub mogących być wykorzystane w ramach danego postępowania. Kwestie te regulują przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.). Jak wynika z tego rozporządzenia korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane ustnie do protokołu przyjmują właściwi pracownicy, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału.
Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, Sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.
Wójt oraz Referat i samodzielne stanowiska pracy przyjmują sprawy do załatwiania w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r Nr 98 poz.1071, z późniejszymi zmianami).
Zgodnie z art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego:
1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.
2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.
3. Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.
4. Organ administracji publicznej obowiązany jest potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący je tego zażąda.
Sprawa wniesiona do Urzędu Gminy, w zależności od jej charakteru (np. podanie o wszczęcie postępowania administracyjnego, skarga, wniosek, żądanie informacji, podanie o wydanie zaświadczenia), załatwiana jest w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego i może zakończyć się poprzez:
1. wydanie decyzji administracyjnej,
2. wydanie postanowienia
3. wydanie zaświadczenia
4. udzielenie odpowiedzi na skargę lub wniosek
5. udzielenie pisemnej lub ustnej informacji
Pojęciem "sposobu załatwiania spraw" należy objąć tok czynności mających na celu rozpatrzenie i rozstrzygnięcie danej sprawy. Zgodnie z art. 35 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2000 r., nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.
Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.
Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.
Zgodnie z przywołaną wyżej instrukcją kancelaryjną pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
Obywatel ma prawo żądać terminowego załatwiania spraw przez urząd. Poniżej wskazane są obowiązujące terminy załatwiania spraw.
Sprawy powinny być załatwiane w urzędzie bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dokumentów. Urząd powinien także załatwić sprawę niezwłocznie, jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień.
Z punktu widzenia obywatela najkorzystniejsze jest oczywiście załatwianie spraw od ręki, w czasie pierwszej bytności w urzędzie. Najczęściej jednak na rozstrzygnięcie sprawy trzeba poczekać. W takim wypadku urząd powinien poinformować o tym obywatela i określić termin, w jakim to rozstrzygnięcie nastąpi. Na jego żądanie urząd zobowiązany jest przesłać wydaną decyzję lub postanowienie pod wskazanym adresem.
Jeżeli konieczne jest wyjaśnianie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprawy, urząd powinien te okoliczności wyjaśnić oraz rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku wraz z dokumentami.
Jeżeli sprawa jest wyjątkowo skomplikowana, wówczas urząd ma dwa miesiące na jej rozpatrzenie.
Jeżeli strona odwołuje się od decyzji lub postanowienia do organu wyższego stopnia, wówczas ta instancja powinna rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca. Niekiedy terminy, o których mowa powyżej, mogą zostać przekroczone. Przedłużenie terminów może nastąpić w szczególności wówczas, gdy opóźnienie wynika z winy samego zainteresowanego (np. jeżeli nie dostarczył on dokumentów, do których dostarczenia był zobowiązany) albo z przyczyn niezależnych od urzędu (np. jeżeli urząd nie może działać z powodu powodzi). Urząd powinien o spodziewanym przekroczeniu terminu powiadomić zainteresowanego, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
Podstawa prawna: art. 35 i art. 36 oraz art. 12 k.p.a.
Przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały być złożone razem z tym wnioskiem.
Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić urzędnik, zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Należy się upewnić, czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna, tj. upewnić się, czy wiemy jakie dokumenty musimy dostarczyć oraz w jakiej formie powinny one zostać dostarczone (np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Niekiedy akceptowane jest dostarczenie kopii dokumentów za pomocą faksu. Warto upewnić się także, w jakich godzinach przyjmowane są wnioski lub inne dokumenty.
Dla zaoszczędzenia czasu można zwrócić się o udzielenie takiej informacji telefonicznie. W przypadku kontaktów telefonicznych dobrze jest poprosić urzędnika o podanie nazwiska, tak żeby w dalszych kontaktach powoływać się na tę osobę.
Jeżeli osobista wizyta w urzędzie nie jest nadmiernie uciążliwa, to wymagane informacje można uzyskać na miejscu. Po przyjściu do urzędu należy sprawdzić, czy potrzebne nam informacje nie zostały już udostępnione. Wydaje się, że w przyszłości wzrastać będzie znaczenie internetu, jako źródła pozyskiwania powyższych informacji.
Należy zwrócić uwagę, że przedstawiane dokumenty muszą być autentyczne. Wykorzystywanie nieprawdziwych dokumentów jest poważnym przestępstwem, zagrożonym surowymi karami. Nie wolno dokumentów niszczyć, ani przerabiać. Nie można też wprowadzać w błąd urzędnika za pomocą dokumentów sfałszowanych. Zagrożenie karą dotyczy także urzędnika poświadczającego nieprawdę.
Naruszenie tych zasad również powoduje odpowiedzialność karną.
Podstawa prawna:
-art. 270 kodeksu karnego:
§ 1. Kto, w celu użycia za autentyczny, podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.
§ 2. Tej samej karze podlega, kto wypełnia blankiet, opatrzony cudzym podpisem, niezgodnie z wolą podpisanego i na jego szkodę albo takiego dokumentu używa.
§ 3. Kto czyni przygotowania do przestępstwa określonego w § 1, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
-art. 271 kodeksu karnego:
§ 1. Funkcjonariusz publiczny lub inna osoba uprawniona do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.
§ 2. W wypadku mniejszej wagi, sprawca podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. § 3. Jeżeli sprawca dopuszcza się czynu określonego w § 1 w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8.
-art. 272 kodeksu karnego:
Kto wyłudza poświadczenie nieprawdy przez podstępne wprowadzenie w błąd funkcjonariusza publicznego lub innej osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
-art. 273 kodeksu karnego:
Kto używa dokumentu określonego w art. 271 lub 272, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
-art. 275 kodeksu karnego:
§ 1. Kto posługuje się dokumentem stwierdzającym tożsamość innej osoby albo jej prawa majątkowe lub dokument taki kradnie lub go przywłaszcza, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
-art. 276 kodeksu karnego:
Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Obywatel ma prawo odwoływania się od decyzji wydanej przez urząd w pierwszej instancji. Urząd umieszcza na decyzji informację o możliwościach odwołania się. W pouczeniu takim urząd określa, do jakiej instancji można się odwołać oraz w jakim terminie można wnieść odwołanie. Odwołanie wnosi się do organu wyższej instancji w ciągu 14 dni, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Treść odwołania nie musi spełniać szczególnych wymogów. Zupełnie wystarczy, jeżeli wynika z niej, że obywatel jest niezadowolony z rozstrzygnięcia. Ponieważ jednak przytoczenie istotnych argumentów faktycznych i prawnych może mieć znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy przez organ wyższej instancji, w niektórych, bardziej skomplikowanych sytuacjach warto skorzystać z pomocy radcy prawnego, adwokata lub doradcy z organizacji społecznej zajmującej się pomocą obywatelom.
Wniesienie odwołania wstrzymuje wykonanie decyzji. Nie dotyczy to jednak tych decyzji, z których treści wynika, że mają być wykonane natychmiast lub ich natychmiastowe wykonanie następuje z mocy ustawy.
Podstawa prawna: art. 127 i nast. k.p.a.
Należy zwrócić uwagę na wyraźny zakaz wydawania przez instancję odwoławczą decyzji na niekorzyść strony odwołującej się, chyba że zaskarżona decyzja rażąco narusza prawo lub rażąco narusza interes społeczny. Wniesienie odwołania nie powinno zatem pogorszyć sytuacji skarżącego.
Podstawa prawna: art. 139 k.p.a.
Jeżeli decyzja jest niezgodna z prawem, to można ją zaskarżyć do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Skargę można wnieść jedynie po wyczerpaniu możliwości odwoływania się od decyzji. Zainteresowana osoba ma na złożenie skargi 30 dni od dnia uzyskania wiadomości o decyzji. Od złożonej skargi należy opłacić wpis. WSA rozpoznaje również skargi na bezczynność organów.
Podstawa prawna: przepisy ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o Ustroju Sądów Administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269).
