Urząd Gminy w Trojanowie
PROCEDURY ROZPATRYWANIA ZAŁATWIANYCH SPRAW.
Rozdział VIII Instrukcji Kancelaryjnej - Załatwianie spraw
1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej proste i celowe formy. Przy załatwianiu spraw indywidualnych z zakresu administracji państwowej, pracownicy mają obowiązek stosować przepisy kpa lub inne przepisy proceduralne, a w dziedzinie merytorycznej - przepisy normujące sprawy ochrony środowiska, zasobów naturalnych i leśnictwa oraz dotyczące organizacji, trybu postępowania i metod pracy w danej komórce organizacyjnej Ministerstwa.
2. Jeżeli wpływające pismo dotyczy dwu lub więcej spraw, należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych - pracownik sporządza pismo do obiegowego załatwienia sprawy.
3. Obowiązuje forma pisemna załatwiania spraw. Załatwienie ustne może być stosowane w uzgodnieniach między komórkami organizacyjnymi. W przypadku ustnego załatwienia sprawy, jeżeli zachodzi tego potrzeba, sporządza się notatkę, podając sposób załatwienia, nazwisko strony zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę.
4. Przy pisemnym załatwieniu spraw należy przestrzegać następujących zasad:
każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem,
każde pismo oznacza się znakiem sprawy,
w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,
adres pisze się w pierwszym przypadku,
umieszcza się nad adresem dyspozycje dotyczące sposobu wysłania pisma (np. polecony, ekspres),
pod treścią, po lewej stronie opracowujący umieszcza swoją parafę, datę, podaje ilość załączników oraz po zwrocie "Otrzymują" lub "Do wiadomości" wymienia adresatów (jeżeli pismo ma być przesłane do wiadomości innym zainteresowanym),
jeżeli pismo przeznaczone jest dla większej ilości odbiorców (urzędy, instytucje, organizacje) w nagłówku zamieszcza się zwrot "Wg rozdzielnika", podając rozdzielnik pod tekstem pisma z lewej strony.
4. Projekty pism podlegają zatwierdzeniu (aprobacie) przez zwierzchnika, który akceptuje projekt pisma umieszczając swoją parafę oraz datę.
