Urząd Miejski Torzym
ZARZĄDZENIE Nr 41/04
BURMISTRZA TORZYMIA
05.października .2004r.
w sprawie organizacji przyjmowania, ewidencji oraz załatwiania skarg, wniosków i listów obywateli.
Na podstawie § 1 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r.. w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U Nr 5 poz. 46 z 2002r.) zarządza się co następuje:
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Skargi, wnioski i listy wpływające do Urzędu Miejskiego w Torzymiu powinny być traktowane jako sprawy pilne i załatwiane bezwzględnie w terminach przewidzianych w przepisach.
Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonanie zadań przez właściwe organy lub przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub słusznych interesów obywateli, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw.
Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności społecznej, lepszego zaspokajania potrzeb ludności.
Przez określenie "listy" należy rozumieć pisma i podania obywateli zbliżone swoim charakterem do skarg i wniosków, których załatwianie nie powoduje wszczęcia postępowania administracyjnego - w trybie Kodeksu Postępowania Administracyjnego.
Na zasadach ustalonych w zarządzeniu należy rozpatrywać także artykuły, notatki i inne informacje, których teść ma znamiona skargi lub wniosku, nadsyłanych przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne.
Skargi, wnioski i listy przed ich merytorycznym załatwianiem powinny być zbadane z należytą starannością oraz poprzedzone rozpatrzeniem wszystkich okoliczności mających znaczenie dla prawidłowego załatwiania.
ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG, WNIOSKÓW I LISTÓW
§ 2
Burmistrz Torzymia w sprawach skarg wniosków przyjmuje mieszkańców gminy w każdy poniedziałek od godziny 8,00 do
godz. 10,00 W celu umożliwienia mieszkańcom miasta i gminy przedstawiania spraw osobistych bez odrywania się od pracy zawodowej, Burmistrz lub Zastępca Burmistrza w każdy poniedziałek przyjmują interesantów w wydłużonym czasie od godz. 15.00 do 17.00
W referatach Urzędu Miejskiego przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków odbywa się codziennie w godzinach urzędowania.
Kierownicy referatów prowadzą ewidencjonowanie (rejestr) przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków według poniższych rubryk:
liczba porządkowa,
data przyjęcia obywatela,
nazwisko, imię i adres,
przedmiot skargi lub wniosku,
sposób załatwiania,
uwagi.
Ewidencję przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza lub Zastępcę Burmistrza prowadzi pracownik Referatu Organizacyjno – Społecznego Danuta Źrałko odpowiedzialna za prowadzenie rejestru centralnego skarg, wniosków i listów mieszkańców, .Wzór protokołu przyjęcia skargi stanowi załącznik do zarządzenia
§ 3
Wszystkie skargi, wnioski i listy wpływające do Urzędu Miejskiego bez względu na formę zgłoszenia podlegają przekazaniu do sekretariatu w celu zaewidencjonowania i dokonania dekretacji przez burmistrza .
Kierownicy Referatów Urzędu Miejskiego dokonują kwalifikacji korespondencji ustalając, czy jest to skarga, wniosek czy list bądź pismo innego rodzaju (np. odwołanie od decyzji, zażalenie od postanowienie itp. ).
Do obowiązków pracownika, o którym mowa w ust. § 2 pkt. 4 należy:
prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków i listów,
przekazywanie skarg, wniosków i listów do załatwienia, merytorycznie kierownikowi referatu bądź jednostce podporządkowanej Radzie Miejskiej ,
czuwanie nad terminowością załatwiania skarg, wniosków i listów,
Skargi, wnioski i listy kierowane do Urzędu Miejskiego niezgodne z właściwością rzeczową i miejscową, pracownik o którym mowa w ust. §2 pkt. 4 przekazuje w terminie 7 dni właściwym organom lub instytucjom z zachowaniem przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego.
Wysyłki korespondencji w toku rozpatrywania skarg, wniosków lub listów oraz ostatecznej odpowiedzi dokonuje referat załatwiający daną sprawę, po uzyskaniu akceptacji Burmistrza dla sposobu załatwienia skargi, wniosku lub listu oraz kopię udzielonej odpowiedzi wraz z przeprowadzonym postępowaniem w sprawie przekazuje Referatowi Organizacyjno - Społecznemu.
Odpowiedź na skargę, wniosek lub list powinna zawierać wyczerpujące wyjaśnienia wszystkich istotnych okoliczności sprawy, ustosunkowane do wszystkich zarzutów zawartych w skardze lub liście oraz propozycji przedstawionych we wniosku i zawiadomienie o podjętych rozstrzygnięciach i działaniach.
Sporządzenie zbiorczych analiz i sprawozdań w sprawach skarg, wniosków i listów obywateli załatwianych w Urzędzie Miejskim i jednostkach podległych Radzie Miejskiej .
§ 4
Kierownicy referatów Urzędu Miejskiego obowiązani są do:
zapewnienia sprawnego i rzetelnego załatwiania skarg, wniosków i listów oraz sprawowania nadzoru w tym zakresie,
zapewnienia załatwiania skarg, wniosków i listów bez zbędnej zwłoki nie później niż w ciągu miesiąca, a w przypadku skarg, wniosków i listów składanych przez Naczelny Sąd Administracyjny ,posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej i radnych w terminie 14 dni.
systematycznego analizowania i omawiania na naradach pracowniczych uchybień stwierdzonych w ramach kontroli wewnętrznej przy załatwianiu spraw obywateli,
podejmowania operatywnych przedsięwzięć zapobiegających lub usuwających wszelkie nieprawidłowości ,
bieżącego wykorzystywania informacji i danych z kontroli załatwiania skarg, wniosków oraz listów obywateli,
dokonywania rocznych analiz skarg, wniosków i listów na podstawie przeprowadzonych w nadzorowanych jednostkach kontroli oraz materiałów i zaleceń organów kontroli zewnętrznej,
§ 5
1. Odpowiedzi na skargi listy dotyczące :
funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Torzymiu ,
pracowników Urzędu Miejskiego ,
dyrektorów kierowników jednostek podporządkowanych,
odpowiedzi na skargi, wnioski i listy przyjęte osobiście przez Burmistrza lub Zastępcę Burmistrza.- podpisuje Burmistrz.
2. Odpowiedzi, na skargi dotyczące działalności organów kolegialnych- Rady Miejskiej ,Komisji Rady Miejskiej , Radnych podpisuje przewodniczący Rady .
Informacje wewnętrzne o sposobie załatwiania skarg, wniosków i listów oraz czynnościach administracyjnych podpisują kierownicy referatów ,
W jednostkach organizacyjnych podległych Radzie Miejskiej , odpowiedzi na pisma i skargi podpisują dyrektorzy (kierownicy) tych jednostek.
NADZÓR I KONTROLA NAD ROZPATRYWANIEM I ZAŁATWIANIEM SKARG, WNIOSKÓW I LISTÓW.
§ 6
Kierownicy referatów Urzędu Miejskiego sprawują nadzór i kontrolę nad prowadzonym postępowaniem w sprawie sposobu załatwienia skarg, wniosków i listów mieszkańców
Kontrolę załatwiania skarg, wniosków i listów w jednostkach podporządkowanych Burmistrz zleca Zastępcy Burmistrza lub kierownikom właściwych referatów Urzędu Miejskiego , w przypadku gdy skargi, i listy świadczące o nieprawidłowej działalności danej jednostki.
Kierownicy referatów obowiązani są do uwzględnienia w kontroli wewnętrznej i zewnętrznej tematykę skarg, wniosków i listów związanych z działalnością referatu lub jednostki .
4. Koordynatorem zadań z zakresu połączonych kontroli zewnętrznej jednostek organizacyjnych gminy przeprowadzanych przez Urząd Miejski i Radę Miejską jest Burmistrz
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 7
Centralny rejestr skarg, wniosków i listów, o którym mowa w § 2 pkt . 4 powinien być prowadzony według wzoru:
liczba porządkowa,
data przyjęcia skargi, wniosku lub listu,
zgłaszający - nazwisko i imię względnie nazwa inwestycji i adres,
przedmiot skargi, wniosku lub listu,
odpowiedzialny za załatwienie,
ustawowy termin załatwienia,
data faktycznego załatwienia,
sposób załatwienia
kogo powiadomiono o załatwieniu,
numer sprawy nazwę referatu bądź jednostki organizacyjnej załatwiającej skargę, odpowiedź na wniosek lub list odnotowuje się w uwagach .
Załatwianie skarg i wniosków powinno odbywać się zgodnie z przepisami działu VIII kpa Rozporządzenia Rady Ministrów powołanego na wstępie.
§ 8
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o kierownikach referatów należy przez to rozumieć kierowników innych komórek organizacyjnych wchodzących w skład Urzędu Miejskiego w Torzymiu.
§ 9
Dyrektorzy: ZGKIM, TOK, w Torzymiu wydadzą odpowiednie zarządzenia zapewniające należytą organizację przyjmowania i załatwiania skarg, wniosków i listów kierowanych do tych jednostek.
§ 10
Traci moc zarządzenie Burmistrza Torzymia z dnia 20 maja 2003r... Nr ..26/03. w sprawie organizacji przyjmowania. ewidencji oraz załatwiania skarg i wniosków obywateli.
§ 11
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania
