Strona główna / Zarządzenia Burmistrza / Rok 2007

Zarządzenie Nr 38 / 2007

Burmistrza Torzymia

z dnia 2007-06-14

w sprawie: ustalenia procedur dla wydatkowania środków i kontroli wydatków publicznych do 14 000 EURO w gminie Torzym.

Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), art. 35 oraz art. 47 ust. 23 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 z późn. zm), zarządzam wprowadzenie procedur związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem, dokonywaniem wydatków środków publicznych oraz sposobu badania i porównywania stanu faktycznego.

§ 1. Wydatkowanie środków publicznych może być dokonywane wyłącznie o uregulowane procedury zawarte w ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 164 poz. 1163 z późn. zm.) oraz procedury niniejszego zarządzenia.

§ 2. Procedurom podlegają wydatki Urzędu Miejskiego w Torzymiu, jednostek organizacyjnych gminy, funduszy celowych i środka specjalnego tych jednostek oraz podmiotów otrzymujących dotację z budżetu na realizację zadań lub wsparcie realizacji zadań.

§ 3. Podejmowane czynności podlegają kontroli pod względem prawidłowości zastosowania procedur i zgodności z planem finansowym

- przez Skarbnika Gminy

- przez radcę prawnego pod względem prawidłowości zawieranych umów

- przez kierownika jednostki pod względem przestrzegania ustalonych procedur i gospodarki finansowej jednostki

§ 4. Dla dokumentowania celowości i oszczędności ustala się dwie oddzielne formy postępowania i ich dokumentowania w odniesieniu do wydatków do 14 000 EURO zgodnych z zasadami

a) zasadą celowości – tj. działalności zmierzającej do realizacji zamierzonego celu

b) zasadą gospodarności – tj. działalności racjonalnej i oszczędnej

c) zasadą legalności – tj. działalności zgodnej z prawem.

§ 5. Wydatkowanie środków publicznych nie podlegających procedurom określonych ustawą Prawo zamówień publicznych dokonuje się przy zastosowaniu zasad postępowania określonych w § 6, 7, 8, 9.

§ 6. 1. Tryb I dla wydatków do 7999 EURO rocznie

2. Tryb II dla wydatków od 8000 – 14 000 EURO rocznie

§ 7. Wydatkowanie środków jest realizowane przez kierowników jednostek organizacyjnych, kierowników referatów, osób reprezentujące podmioty otrzymujące dotacje z budżetu Gminy, na podstawie zatwierdzonego zamówienia jako zamówienia nie podlegającego ustawie Prawo zamówień publicznych.

§ 8. 1. Operacje gospodarcze z zakresu tych wydatków są dokonywane po przeprowadzeniu analizy wydatkowania zgodnie z zasadami wymienionymi w § 4 pkt. a, b, c przez kierownika jednostki, referatu, pełnomocnego przedstawiciela podmiotu uprawnionego do otrzymania dotacji z budżetu i realizujących budżet.

2. Za prawidłowe uznaje się dokonywanie zakupu, dostawy, usługi po przeprowadzonych pisemnych rokowaniach lub zebraniu ofert cenowych w zakresie zapytania o cenę z co najmniej:

trybu I – dwoma dostawcami lub wykonawcami

trybu II – trzema wykonawcami, dostawcami

3. Oferty cenowe zawierać muszą datę ich złożenia, nazwę podmiotu, nazwisko i imię osoby opracowującej ofertę lub jej pełnomocnika ustawowego.

4. Ustala się wzór formularza dokumentacyjnego udzielenie zamówienia o wartości
do 14 000 EURO stanowiący zał Nr 1.

5. W przypadku awarii i z innych przyczyn po przeprowadzeniu rokowań z jednym dostawcą lub wykonawcą i sporządzeniu wymaganej pisemnej dokumentacji.

6. Dokumentowanie rokowań stanowi protokół podpisany przez prowadzącego rokowania i akceptowany przez kierownika jednostki referatu pełnomocnika podmiotu otrzymującego dotację oraz strony postępowania wymienione z nazwy, oznaczenia regon i nazwiska osoby przedsiębiorcę reprezentującego oraz uzasadniania wyboru tej formy postępowania.

§ 9. 1. Kontrola finansowa w jednostkach oraz urzędzie jest realizowana przez osoby wyznaczone w zarządzeniu w ramach służbowego podporządkowania.

2. Dowodem kontroli jest złożenie podpisu przez Skarbnika, z-cę Burmistrza.

3. Dokument zawierający nieprawidłowość w ramach trybu postępowania zwraca się przedkładającemu dokument celem usunięcia nieprawidłowości.

4. Nadzór w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności i celowości sprawuje kierownik jednostki, referatu, pełnomocny przedstawiciel organizacji otrzymującej dotacje bądź realizujący budżet.

§ 10. 1. Rejestr wydatków nie podlegających ustawie Prawo zamówień publicznych prowadzi referat BGN.

2. Rejestr planowanych robót, dostaw, usług stosownie do ustawy Prawo zamówień publicznych prowadzi referat BGN.

3. Kierownicy jednostek i kierownicy referatów do 31 grudnia każdego roku przedstawiają Burmistrzowi informację o planowanych przedsięwzięciach inwestycyjnych na rok następny przy wartościach powyżej 14 000 EURO wg wzorów zawartych w ustawie Prawo zamówień publicznych.

§ 11. Kontrolę przestrzegania przepisów ustawy i ustalonych trybów postępowania dla wydatków do 14 000 EURO sprawować będzie Skarbnik w ramach kontroli wewnętrznej Urzędu i uprawnień donatora wynikających z podpisanych umów i porozumień.

§ 12. Odpowiedzialnym za realizację niniejszego zarządzenia są kierownicy jednostek podporządkowanych, kierownicy referatów realizujący budżet oraz pełnomocny przedstawiciel organizacji otrzymujących dotację.

§ 13. Traci moc Zarządzenie Nr 8/04 Burmistrza Torzymia z dnia 23 marca 2004 roku w sprawie: ustalenia procedur dla wydatkowania środków i kontroli wydatków publicznych do 6000 EURO w gminie Torzym.

§ 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik nr 1 do zarządzenia Burmistrza

Torzymia Nr 38 z dnia 14 czerwca 2007 roku

………………………………………..

pieczęć adresowa zamawiającego

Formularz dokumentujący udzielenie

zamówienia o wartości do 14 000 EURO

1. Przedmiotem zamówienia jest ………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

(wpisać przedmiot zamówienia)

2. Z uwagi na fakt, iż wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 14 000 EURO postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.) (art.4 pkt.8).

3. W dniu ………….. zwrócono się do …. niżej wymienionych potencjalnych oferentów z zapytaniem czy mogą zrealizować przedmiotowe zamówienie.

3. Uzyskano następujące informacje dotyczące przedmiotu zamówienia:

4. W wyniku dokonanego rozpoznania rynku zdecydowano, że przedmiotowe zamówienie udzielone zostanie …………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………..

wpisać nazwę i adres podmiotu któremu udzielono zamówienia

z ceną ……………………………………………….

słownie: ……………………………………………………………………………………………..

Postępowanie przeprowadził: ……………………………

Zatwierdził:

……………………………

(data, podpis)