REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU GMINY SZYPLISZKI
Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
1. Urząd Gminy Szypliszki, zwany dalej „Urzędem” jest jednostką organizacyjną Gminy Szypliszki zwanej dalej „Gminą”, przy pomocy której Wójt Gminy Szypliszki zwany dalej „Wójtem” wykonuje swoje zadania.
2. Urząd realizuje:
1) zadania własne Gminy,
2) zadania z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono Gminie na mocy obowiązujących ustaw a także z zakresu organizacji przygotowań i przeprowadzenia wyborów powszechnych i referendów,
3) zadania wykonywane na podstawie porozumień z organami administracji rządowej i jednostkami samorządu terytorialnego;
4) zadania publiczne realizowane w drodze współdziałania między jednostkami samorządu terytorialnego.
§ 2
Regulamin określa:
1. Organizację Urzędu.
2. Zasady kierowania Urzędem.
3. Zasady działania komórek organizacyjnych Urzędu.
4. Zasady podpisywania pism i decyzji.
5. Zasady opracowywania projektów aktów prawnych.
6. Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków.
7. Organizację działalności kontrolnej w Urzędzie.
Rozdział II
ORGANIZACJA URZĘDU
§ 3
W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:
1. Wójt.
2. Zastępca Wójta.
3. Sekretarz Gminy.
4. Referat Budżetu i Finansów, którym kieruje Skarbnik Gminy, w skład którego wchodzą:
1. Stanowisko pracy d/s księgowości budżetowej, płac i rozliczeń.
2. Stanowisko pracy d/s księgowości podatkowej, działalności gospodarczej i zadrzewień.
3. Stanowisko pracy d/s wymiaru podatków i opłat.
4. Stanowisko pracy d/s obsługi kasowej.
5. Urząd Stanu Cywilnego.
6. Samodzielne stanowiska pracy:
1. Stanowisko pracy d/s organizacyjnych i kadrowych.
2. Stanowisko pracy d/s kancelaryjno-biurowych.
3. Stanowisko pracy d/s pozamilitarnych ogniw obronnych, przeciwpożarowych i ochrony środowiska.
4. Stanowisko pracy d/s obsługi Rady Gminy i jej komisji, dodatków mieszkaniowych i rolnictwa.
5. Stanowisko pracy d/s gospodarki ziemią i planowania przestrzennego.
6. Stanowisko pracy d/s inwestycji i infrastruktury.
7. Radca prawny.
7. Stanowiska pomocnicze i obsługi:
1. Sprzątaczka.
2. Palacze CO (pracownicy sezonowi).
3. Robotnicy gospodarczy.
4. Kierowcy.
§ 4
Komórki organizacyjne Urzędu przy znakowaniu spraw posługują się następującymi symbolami:
1. Sekretarz Gminy – SG
2. Referat Budżetu i Finansów – PF
3. Urząd Stanu Cywilnego oraz Stanowisko d/s pozamilitarnych ogniw obronnych, p.poż i ochrony środowiska – SO
4. Stanowisko pracy d/s organizacyjnych i kadrowych – ON
5. Stanowisko pracy d/s kancelaryjno–biurowych – ON
6. Stanowisko pracy d/s obsługi Rady Gminy i jej komisji dodatków mieszkaniowych i rolnictwa – Rgm
7. Stanowisko pracy d/s gospodarki ziemią i planowania przestrzennego – PP
8. Stanowisko pracy d/s inwestycji i infrastruktury – OI
§ 5
Komórkę organizacyjną Urzędu stanowi również Gminne Centrum Reagowania (GCR).
§ 6
1. W Urzędzie funkcjonuje Pełnomocnik do spraw informacji niejawnych (OIN).
2. Do zadań Pełnomocnika do spraw informacji niejawnych należy w szczególności:
1) Zapewnienie ochrony informacji niejawnych.
2) Przeprowadzenie kontroli w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.
3) Przeprowadzanie postępowania sprawdzającego w stosunku do osób mających dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności.
Rozdział III
ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM
§ 7
1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt.
2. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy oraz Skarbnika Gminy.
3. Wójt wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
§ 8
Do zadań Wójta należy w szczególności:
1. Kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i reprezentowanie Gminy na zewnątrz.
2. Przygotowywanie projektu budżetu Gminy.
3. Gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami Gminy.
4. Nadzorowanie realizacji budżetu Gminy.
5. Składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy.
6. Przygotowywanie projektów i określanie sposobu wykonywania uchwał Rady Gminy.
7. Wydawanie przepisów porządkowych w przypadku nie cierpiącym zwłoki.
8. Przekładanie organom nadzoru uchwał Rady Gminy oraz aktów stanowiących przepisy porządkowe.
9. Przesyłanie przepisów porządkowych do wiadomości wójtom sąsiednich gmin oraz staroście powiatu.
10. Ogłaszanie uchwały budżetowej i sprawozdania z jej wykonania.
11. Wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy.
12. Nawiązywanie, rozwiązywanie i dokonywanie zmian w stosunku pracy pracowników oraz wykonywanie innych uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
13. Występowanie do Rady Gminy z wnioskami w sprawie powołania i odwołania Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy.
14. Udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych.
15. Podejmowanie działań warunkujących wewnętrzną i zewnętrzną kontrolę działań poszczególnych stanowisk Urzędu, w tym sprawne i terminowe załatwianie spraw mieszkańców.
16. Podejmowanie działań warunkujących bieżącą kontrolę wykonania uchwał Rady Gminy, skarg i wniosków obywateli.
§ 9
1. Decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje Wójt.
2. Wójt może:
1/ upoważnić Zastępcę Wójta, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy oraz innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
2/ powierzyć prowadzenie spraw w swoim imieniu Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi Gminy.
§ 10
1. Do zadań Zastępcy Wójta należy prowadzenie spraw gminy w zakresie powierzonym przez Wójta.
2. Zastępca Wójta wykonuje zadania Wójta podczas jego nieobecności.
§ 11
1. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu.
2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1/ sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie,
2/ nadzór nad przestrzeganiem przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego oraz interpelacji, wniosków i zapytań radnych,
3/ zapewnienie terminowego i prawidłowego przygotowania przez pracowników materiałów niezbędnych do wykonywania zadań przez organy Gminy,
4/ nadzór nad obsługą i załatwianiem indywidualnych spraw obywateli,
5/ organizacja przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków,
6/ organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów, referendum i spisów,
7/ przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy,
8/ prowadzenie spraw gminy w zakresie powierzonym przez Wójta.
3. W przypadku nieobecności Wójta i jego Zastępcy Sekretarz wykonuje zadania Wójta.
§ 12
1. Skarbnik Gminy jako główny księgowy budżetu realizuje zadania określone w odrębnych przepisach, zapewniając prawidłową gospodarkę finansową Gminy.
2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1/ kontrasygnowanie oświadczeń woli składanych w imieniu Gminy, jeżeli mogą one spowodować powstanie zobowiązań finansowych,
2/ opracowywanie projektu budżetu Gminy, jego zmian, nadzór nad prawidłową realizacją budżetu, opracowywanie wniosków, analiz i sprawozdań w tym zakresie,
3/ nadzorowanie i kontrola gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych Gminy,
4/ opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.
5/ kierowanie pracą Referatu Budżetu i Finansów.
Rozdział IV
ZASADY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU
§ 13
Do wspólnych zadań wszystkich stanowisk pracy Urzędu należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów Gminy a w szczególności:
1. Opracowywanie projektów uchwał Rady Gminy oraz indywidualnych decyzji z zakresu administracji publicznej.
2. Przygotowywanie okresowych analiz, ocen, informacji i sprawozdań z zakresu swojego działania.
3. Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w programach rozwoju i budżetu gminy, wykonywanie uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta.
4. Prowadzenie postępowania administracyjnego, przygotowywanie projektów rozstrzygnięć oraz stosowanie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
5. Współdziałanie z właściwymi organami administracji państwowej i samorządowej.
6. Współdziałanie z organizacjami społecznymi działającymi na terenie gminy.
7. Prowadzenie kontroli w zakresie ustalonym przez Wójta.
8. Podejmowanie działań na rzecz obronności kraju, obrony cywilnej, ochrony przeciwpożarowej i innych klęsk żywiołowych oraz ochrony informacji niejawnych i ochrony danych osobowych.
9. Przestrzeganie właściwych zasad obsługi interesantów.
10.Współdziałanie z instytucjami w zakresie realizowanych zadań.
11.Współdziałanie wszystkich stanowisk pracy Urzędu w zakresie realizacji zadań i przebiegu informacji.
12.Podejmowanie zadań w celu zapewnienia racjonalnego wykorzystania środków budżetu gminy.
13.Przestrzeganie i stosowanie ustawy o zamówieniach publicznych.
14.Przestrzeganie przepisów kpa, instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.
15.Przygotowywanie w formie elektronicznej i przekazywanie do zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej informacji publicznych z zakresu spraw prowadzonych na stanowisku pracy, zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej.
16.Udostępnianie na wniosek informacji publicznych, które nie zostały udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej z zakresu spraw prowadzonych na stanowisku, we współpracy ze stanowiskiem pracy wyznaczonym do przyjmowania wniosków o udostępnienie informacji publicznej i prowadzenia ich rejestru.
17.Zgłaszanie za pośrednictwem wyznaczonego stanowiska , zbiorów danych osobowych do rejestracji oraz prowadzonych na stanowiskach rejestrów publicznych i systemów teleinformatycznych oraz ich zmian.
§ 14
Do podstawowego zakresu działania stanowisk pracy wchodzących w skład Referatu Budżetu i Finansów należy w szczególności:
1. Stanowisko pracy d/s księgowości budżetowej, płac i rozliczeń:
1. ewidencja środków trwałych trwałych materiałów inwestycyjnych,
2. sporządzanie list płac, przelewów od wynagrodzeń i innych, poleceń księgowania i innych dowodów wewnętrznych,
3. naliczanie zasiłków płatnych z funduszu ZUS, prowadzenie dokumentacji do tych zasiłków i ich rozliczanie, ewidencja i dokumentacja zasiłków rodzinnych i porodowych,
4. przecena środków trwałych,
5. obliczanie, pobieranie, rozliczanie i terminowe przekazywanie podatku dochodowego od osób fizycznych,
6. nadzór nad inwentaryzacją, rozliczanie inwentaryzacji,
7. kompletowanie dokumentacji służącej do naliczania wynagrodzeń, premii, nagród, zasiłków rodzinnych, opiekuńczych, macierzyńskich, chorobowych oraz rent i emerytur,
8. przygotowywanie ewidencyjno-zgłoszeniowych druków i przekazywanie ich do ZUS,
9. prowadzenie sprawozdawczości statystycznej z zakresu planu i realizacji zatrudnienia i funduszu płac.
10. Prowadzenie ewidencji zakupów i sprzedaży towarów i usług objętych podatkiem VAT.
11. Obliczanie i terminowe przekazywanie podatku VAT.
12. Dekretacja dowodów księgowych.
13. Uzgadnianie kont syntetycznych.
2. Stanowisko pracy d/s księgowości podatkowej, działalności gospodarczej i zadrzewień.
1. Ewidencja podatków i opłat przewidzianych Rozporządzeniem Ministra Finansów z 25 maja 1999:
1) księgowanie wpłat w dzienniku oraz ich uzgadnianie,
2) prowadzenie kontokwitariuszy podatków i opłat, uzgadnianie i wpisywanie sum obrotów i sald w przewidzianych terminach,
3) prowadzenie konta zbiorczego wsi podatków i opłat,
4) księgowanie należności nieprzypisanych,
5) rozliczanie okresowe z wierzycielami i z budżetem,
6) likwidacja nadpłat i zaległości.
2. Kontrola rachunkowa i rozliczanie sołtysów z zainkasowanych należności podatków i opłat w kontokwitariuszach.
3. Przyjmowanie czeków jako formy zapłaty podatków i opłat.
4. Zakres egzekucji:
a/ wystawianie upomnień na podatki i opłaty,
b/ wystawianie i ewidencja tytułów wykonawczych, które są prowadzone w referacie podatkowym,
c/ zabezpieczenie hipoteczne na nieruchomości.
5. Rozliczanie okresowe należności pieniężnych.
6. Prowadzenie zbioru przepisów.
7. Obliczanie wynagrodzeń sołtysów za inkaso od podatków i opłat.
8. Obliczanie, pobieranie i terminowe przekazywanie podatku dochodowego od osób fizycznych /dot. wynagrodzeń sołtysów/.
9. Zbieranie materiałów informacyjnych niezbędnych do wymiaru podatku od środków transportowych.
10. Prowadzenie przy pomocy komputera księgowania podatków: rolnego, od nieruchomości, leśnego, od środków transportowych oraz opłaty melioracyjnej i należności czynszowych związanych z mieniem komunalnym gminy.
11. Bieżące archiwizowanie danych znajdujących się w komputerze (dzienniki obrotów, karty kontowe wsi).
12. Prowadzenie spraw z zakresu zwrotu podatku akcyzowego od zakupionego oleju napędowego osobom prowadzącym gospodarstwo rolne.
13. Prowadzenie spraw z zakresu ewidencji działalności gospodarczej.
14. Wykonywanie czynności wynikających z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.
15. Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem i cofaniem zezwoleń na sprzedaż alkoholu oraz przestrzegania przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości.
16. Przygotowywanie decyzji w sprawie usuwania drzew i krzewów oraz wymierzania kar za samowolne usuwanie drzew i krzewów.
17. Prowadzenie spraw dotyczących zadrzewień i zalesień.
18. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o transporcie drogowym (zezwolenia, licencje).
19. Prowadzenie ewidencji obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie oraz ewidencji pól biwakowych zgodnie z art. 38, ust. 2 i 3 ustawy o usługach turystycznych.
3. Stanowisko pracy d/s wymiaru podatków i opłat:
1. Wymiar podatków i opłat.
2. Zbieranie materiałów informacyjnych niezbędnych przy wymiarze podatków: rolnego, od nieruchomości, leśnego, opłaty melioracyjnej.
3. Opracowywanie decyzji do zastosowania ulg ustawowych w podatkach i opłatach.
4. Kontrola rzetelności informacji składanych do podatku.
5. Prowadzenie kart nieruchomości.
6. Zakładanie i prowadzenie kart gospodarstw i nanoszenie zmian geodezyjnych.
7. Prowadzenie rejestru przepisów i odpisów.
8. Sprawozdawczość.
9. Wymiar, pobór i księgowanie podatku od posiadania psów.
10. Kontrola nad rozliczaniem opłaty miejscowej.
4. Stanowisko pracy d/s obsługi kasowej:
1. Ewidencja przedmiotów nietrwałych (księgi inwentarzowe).
2. Ewidencja materiałów (karty materiałowe) dotyczących działalności podstawowej.
3. Obliczanie, pobieranie i terminowe przekazywanie podatku dochodowego od osób fizycznych od wszystkich rachunków (PIT-8).
4. Prowadzenie grupowego ubezpieczenia NW pracowników.
5. Prowadzenie księgi druków ścisłego zachowania:
a) wydawanie kontokwitariuszy,
b) wydawanie kwitariuszy przychodowych,
c) wydawanie czeków.
6. Prowadzenie księgowości i sprawozdawczości samorządów mieszkańców wsi.
7. Prowadzenie ksiąg kontowych do kont rozrachunkowych.
8. Prowadzenie zakupu i sprzedaży znaczków skarbowych.
9. Prowadzenie kasy.
10. Prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników.
11. Prowadzenie spraw dotyczących kontroli wykonania obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia OC rolników z tytułu prowadzenia gospodarstwa rolnego.
12. Ewidencja i księgowanie wydatków na kontach analitycznych.
13. Rozliczanie sum depozytowych.
14. Prowadzenie ewidencji oraz egzekwowanie opłat czynszowych związanych z mieniem komunalnym gminy.
§ 15
Do zakresu działań Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności:
1. Sporządzanie aktów stanu cywilnego, rejestracja urodzin, małżeństw, zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób.
2. Prowadzenie ksiąg stanu cywilnego.
3. Prowadzenie akt zbiorowych i skorowidzów do ksiąg stanu cywilnego.
4. Sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń.
5. Przechowywanie oraz konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych.
6. Przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.
7. Organizowanie uroczystości jubileuszowych.
8. Prowadzenie spraw z zakresu wydawania dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty.
9. Prowadzenie ewidencji ludności oraz udzielanie informacji osobowo-adresowych.
10. Przygotowywanie decyzji w sprawach zameldowania i wymeldowania.
11. Wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu i wymeldowaniu.
12. Prowadzenie rejestru wyborców, sporządzanie spisów wyborców i wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania.
13. Rozstrzyganie w drodze decyzji administracyjnej w sprawie zmiany imion i nazwisk;
14. Ustalanie pisowni imienia i nazwiska, na wniosek strony;
15. Zawiadamianie właściwych organów o zmianie imienia i nazwiska.
§ 16
Do zakresu działania Radcy prawnego należy:
1. Opiniowanie pod względem prawnym projektów aktów prawnych.
2. Udzielanie porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania przepisów prawa.
3. Opiniowanie projektów umów i porozumień zawieranych przez Gminę.
4. Występowanie w charakterze pełnomocnika Rady Gminy lub Wójta w postępowaniu sądowym i administracyjnym.
§ 17
Do zadań stanowiska pracy d/s organizacyjnych i kadrowych należy w szczególności:
1. Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy.
2. Prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników.
3. Prowadzenie obowiązujących ewidencji, opracowywanie informacji i sprawozdawczości sytuacji kadrowej w urzędzie.
4. Przygotowywanie projektów planu urlopów wypoczynkowych.
5. Prowadzenie ewidencji zarządzeń i decyzji wydawanych przez Wójta.
6. Przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy.
7. Prowadzenie rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu, dokonywanie okresowych analiz terminowości ich załatwiania.
8. Obsługa centrali telefonicznej i radiotelefonicznej w urzędzie.
9. Prowadzenie dokumentacji związanej z dyscypliną pracy w urzędzie, ewidencję czasu pracy pracowników, delegacji służbowych.
10. Wykonywanie czynności usługowych związanych z funkcją reprezentacyjną Wójta.
11. Prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego.
12. Współpraca z organami zatrudnienia – powiatowym i wojewódzkim.
13. Prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury i współpraca z nimi.
§ 18
Stanowisko pracy d/s kancelaryjno-biurowych wykonuje zadania w zakresie:
1. Przyjmowanie, ewidencjonowanie, rozdzielanie i wysyłanie korespondencji Urzędu.
2. Prowadzenie ewidencji korespondencji.
3. Prenumerowanie i gromadzenie dzienników urzędowych.
4. Zaopatrzenie urzędu w materiały kancelaryjne, środki czystości.
5. Prowadzenie spraw poligrafii.
6. Prowadzenie ewidencji środków nietrwałych.
7. Sporządzanie zeznań świadków w sprawie zaliczenia lat pracy w gospodarstwie rolnym przed 01.01.1983 r.
8. Nadzór nad wykonywaniem zadań przez sprzątaczkę i palaczy C.O.
9. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w odzież ochronną i roboczą zgodnie z obowiązującymi przepisami.
10. Zapewnienie prawidłowych warunków pracy pod względem bhp, p.poż. i sanitarnych w budynku Urzędu Gminy oraz prowadzenie księgi obiektu.
11. Dokonywanie rozliczeń opału zakupionego prze Gminę na potrzeby ogrzewania budynku Urzędu Gminy i innych budynków będących własnością Gminy (za wyjątkiem szkół).
§ 19
Stanowisko pracy d/s pozamilitarnych ogniw obronnych , przeciwpożarowych, obywatelskich i ochrony środowiska wykonuje zadania:
1) w zakresie spraw wojskowych:
a) sporządzanie i aktualizację planów określonych odrębnymi przepisami, w tym planu operacyjnego funkcjonowania gminy,
b) współdziałanie z właściwymi organami, instytucjami w planowaniu i realizacji zadań obronnych w celu zapewnienia optymalnych warunków ich wykonywania,
c) przygotowanie głównego stanowiska kierowania,
d) przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych, prowadzenie rejestru przedpoborowych,
e) wzywanie do poboru oraz zapewnienie planowego stawiennictwa, prowadzenie listy stawiennictwa poborowych oraz wykonywanie określonych odrębnymi przepisami czynności w ramach poboru,
f) prowadzenie ewidencji poborowych, którzy nie zgłosili sie do poboru, organizowanie szkolenia obronnego w formach określonych odrębnymi przepisami,
g) prowadzenie spraw związanych z orzekaniem w sprawach konieczności sprawowania przez poborowego bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny oraz w sprawach wynikających ze szczegółowych uprawnień żołnierzy i ich rodzin, określonych odrębnymi przepisami,
h) przygotowywanie decyzji i wezwań w sprawie przeznaczenia do wykonywania świadczeń na rzecz obrony,
i) organizowanie szkolenia obronnego w formach określonych odrębnymi przepisami,
j) organizacja doręczeń kart do ćwiczeń wojskowych przeprowadzanych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i wojny,
k) prowadzenie spraw z zakresu reklamowania osób od pełnienia służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny, w tym informowanie osób reklamowanych o spoczywających na nich obowiązkach,
l) kierowanie działaniami prowadzonymi w celu zapobieżenia skutkom klęski żywiołowej lub usunięcia tych skutków,
ł) wykonywanie zadań wynikających z prowadzenia Stałego Dyżury Wójta.
2) w zakresie obrony cywilnej:
a) planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej,
powołanie i utrzymywanie stanu osobowego formacji obrony cywilnej,
b) przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach,
c) opracowanie i aktualizacja planu obrony cywilnej gminy oraz nadzór nad opracowaniem planów obrony cywilnej instytucji, podmiotów gospodarczych i innych jednostek organizacyjnych,
d) organizowanie i prowadzenie szkolenia formacji obrony cywilnej, a także szkolenia ludności w zakresie powszechnej samoobrony,
e) przeprowadzanie ćwiczeń i treningów z obrony cywilnej i akcji kurierskiej,
f) planowanie oraz nakładanie ob. obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej,
g) planowanie i realizacja zaopatrzenia w sprzęt i środki, a także zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji i eksploatacji sprzętu oraz środków obrony cywilnej – prowadzenie magazynu OC,
3) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:
- nadzór nad działalnością OSP we współpracy z Komendą Miejską PSP,
- propagowanie działań zapobiegających pożarom.
4) Współpraca ze stowarzyszeniami i organizacjami społecznymi.
5) Prowadzenie spraw związanych z gminnym zespołem reagowania kryzysowego.
6) Współpraca z organami policji w zakresie utrzymania bezpieczeństwa i porządku publicznego.
7) Wnioskowanie w sprawach lokalnej komunikacji, lokalizacji przystanków, opiniowanie rozkładów jazdy.
8) Prowadzenie spraw z zakresu upowszechniania turystyki i współdziałanie w tym zakresie ze szkołami i organizacjami publiczno – prywatnymi.
9) Wydawanie i podpisywanie kart drogowych oraz prowadzenie dokumentacji dotyczącej pracy kierowców zatrudnionych w Urzędzie Gminy Szypliszki i rozliczanie paliwa.
10) Prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń środków transportowych będących własnością gminy.
11) Wykonywanie zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie Gminy Szypliszki w stosunku do wszystkich pracowników tam zatrudnionych jako Inspektor Bezpieczeństwa i Higieny Pracy.
12) Wykonywanie zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy w szkołach na terenie Gminy Szypliszki jako Inspektor Bezpieczeństwa i Higieny Pracy w tych szkołach.
13) Administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Gminy Szypliszki.
14) Prowadzenie spraw z zakresu uzyskania zezwolenia na zgromadzenia i imprezy
masowe.
15) Przygotowywanie decyzji o zbiórkach publicznych i kontrola ich realizacji.
16) Prowadzenie spraw z zakresu ochrony zdrowia mieszkańców gminy w zakresie profilaktyki i lecznictwa oraz przeciwdziałania patologiom społecznym.
17) Wykonywanie prac związanych z eksploatacją odpadów.
18) Opracowywanie gminnego programu ochrony środowiska i programu gospodarki odpadami.
19) Prowadzenie spraw dotyczących opłat za korzystanie ze środowiska.
20) Przygotowanie opinii dotyczących postępowania z odpadami przez ich wytwórców, a także odzysku lub unieszkodliwiania odpadów.
21) Gromadzenie informacji o wytworzonych odpadach oraz sposobach gospodarowania odpadami.
22) Wykonywanie prac z zakresu monitoringu składowiska odpadów.
23) Udzielanie informacji o działaniach dotyczących środowiska – zgodnie z obowiązującymi przepisami.
24) Współpraca z wojewódzkim konserwatorem przyrody i konserwatorem zabytków.
25) Prowadzenie gminnej ewidencji zabytków”.
§ 20
Stanowisko pracy do spraw obsługi Rady i jej komisji, dodatków mieszkaniowych i rolnictwa prowadzi sprawy:
1. Wykonywanie prac przygotowawczych i organizacyjnych związanych z sesyjną działalnością Rady, Komisji oraz obsługa ich posiedzeń.
2. Prowadzenie zbiorów aktów prawnych Rady i Komisji Rady.
3. Przekazywanie uchwał Rady, informacji, postulatów zgłaszanych przez radnych i sołtysów w celu ich realizacji.
4. Sporządzanie okresowych informacji z realizacji uchwał Rady.
5. Prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowym załatwianiem interpelacji i zapytań radnych oraz wniosków Komisji Rady.
6. Współudział w organizowaniu przeprowadzanych na terenie gminy wyborów oraz referendów ogólnokrajowych i gminnych.
7. Przygotowywanie wyborów ławników sądów powszechnych.
8. Prowadzenie dokumentacji i przygotowanie decyzji na wypłatę dodatków mieszkaniowych.
9. Współpraca ze służbą weterynaryjną w zakresie zwalczania zakaźnych chorób zwierzęcych.
10. Współdziałanie ze służbą ochrony roślin w zakresie sygnalizacji pojawiania się i zwalczania chorób i szkodników w uprawach polowych.
11. Współpraca z instytucjami obsługi rolnictwa.
12. Współdziałanie ze służbami administracji rządowej w zakresie szacowania szkód wyrządzonych przez bobry.
13. Prowadzenie spraw z zakresu uzyskania zezwolenia na utrzymywanie ras psów uznanych za agresywne.
§ 21
Stanowisko pracy d/s gospodarki ziemią i planowania przestrzennego:
1. Prowadzenie spraw związanych z uchwalaniem planów zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowania zagospodarowania przestrzennego.
2. Wnioskowanie o zmianę przeznaczenia gruntów rolnych na cele nierolnicze i pod zalesienia.
3. Prowadzenie spraw związanych z rozliczeniami finansowymi wynikającymi ze zmian planów zagospodarowania przestrzennego.
4. Przechowywanie planów zagospodarowania przestrzennego, wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu nieruchomości w planie zagospodarowania przestrzennego.
5. Dokonywanie okresowej oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym.
6. Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu.
7. Prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.
8. Prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem strategii rozwoju gminy.
9. Prowadzenie spraw związanych z podziałami i rozgraniczeniami nieruchomości.
10 Nadawanie numerów porządkowych nieruchomości, prowadzenie ewidencji numeracji nieruchomości.
11. Prowadzenie ewidencji mienia komunalnego.
12. Gospodarowanie i zarządzanie nieruchomościami tworzącymi zasób mienia komunalnego i wspólnotami gruntowymi.
13. Organizowanie przetargów na zbywanie nieruchomości mienia gminy.
14. Prowadzenie spraw związanych z przekształcaniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności.
15. Naliczanie opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości.
16. Załatwianie spraw związanych z zakresu prawa pierwokupu.
17. Prowadzenie spraw związanych z kwalifikacją gleboznawczą, rekultywacją i ochroną użytków rolnych.
§ 22
Stanowisko pracy d/s inwestycji i infrastruktury:
1. Zarządzanie siecią dróg gminnych.
2. Budowa, modernizacja, utrzymanie i ochrona dróg gminnych.
3. Prowadzenie ewidencji dróg gminnych.
4. Prowadzenie spraw z zakresu uzyskania zezwolenia na zajmowanie pasa drogowego oraz lokalizowanie obiektów w pasie drogowym nie związanych z gospodarką drogową
5. Orzekanie o przywróceniu pasa drogowego dróg lokalnych do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia.
6. Zarządzanie budynkami i lokalami administracyjnymi a także nadzór nad ich remontami.
7. Gospodarka zasobami lokali mieszkalnych i użytkowych gminy, ustalanie czynszów i kaucji za w/w lokale.
8. Prowadzenie ewidencji urządzeń komunalnych i cmentarzy.
9. Opracowywanie programu usług i rozwoju urządzeń komunalnych, prowadzenie spraw w tym zakresie (wodociągi, kanalizacja, składowisko odpadów, zaopatrzenie w energię).
10. Organizacja i koordynacja działań zmierzających do utrzymania czystości i porządku na terenie gminy.
11. Prowadzenie spraw dotyczących utrzymania terenów zielonych.
12. Organizacja targowisk.
13. Prowadzenie spraw dotyczących oświetlenia miejsc publicznych, dróg.
14. Prowadzenie ewidencji zasobów mieszkaniowych.
15. Przygotowywanie decyzji o przydziale lokali zastępczych.
16. Ustalanie potrzeb i zadań w zakresie melioracji wodnych, zaopatrzenia wsi w wodę.
17. Nadzór nad stanem istniejących urządzeń wodnych, ich eksploatację i konserwację.
18. Wykonywanie zadań związanych z przygotowaniem dokumentacji na zadania inwestycyjne, prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji.
19. Przygotowywanie decyzji o prawie wstępu na nieruchomość oraz decyzji o czasowym zajęciu nieruchomości dla prowadzenia badań geologicznych.
20. Nadzór nad eksploatacją złóż kopalin przez osoby fizyczne i prawne.
Rozdział V
ZASADY OPRACOWYWANIA PROJEKTÓW AKTÓW PRAWNYCH
§ 23
Przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy przestrzegać następujących zasad:
1. akt nie może zawierać postanowień wykraczających poza upoważnienia ustawowe a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów,
2. układ projektu aktu prawnego powinien być przejrzysty a jego redakcja powinna być jasna i zwięzła,
3. dla oznaczenia jednakowych pojęć należy używać jednakowych terminów i określeń prawnych, przyjętych w obowiązującym ustawodawstwie.
§ 24
1. Akt prawny powinien zawierać:
1) tytuł,
2) wskazanie podstawy prawnej,
3) zakres przedmiotowy podlegający regulacji,
4) wskazanie odpowiedzialnego za wykonanie,
5) określenie terminu wejścia w życie.
2. Projekt aktu prawnego opracowują pracownicy, każdy w zakresie swojej właściwości rzeczowej, z własnej inicjatywy lub na polecenie Wójta.
3. Pracownik, do którego należy opracowanie projektu aktu prawnego, kieruje ten projekt do zainteresowanych w celu dokonania uzgodnień, przeprowadzenia konsultacji lub zasięgania opinii wymaganych przepisami prawa.
4. Projekt aktu prawnego powinien być uzgodniony:
1/ ze Skarbnikiem Gminy, jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować skutki finansowe,
2/ z Sekretarzem Gminy, jeżeli dotyczy spraw organizacyjnych,
3/ z jednostkami organizacyjnymi Gminy, jeżeli nakłada na te jednostki zadania lub obowiązki.
5. Projekt aktu prawnego powinien być zaopiniowany pod względem formalno-prawnym i redakcyjnym przez radcę prawnego.
6. Po dokonaniu niezbędnych uzgodnień i uzyskaniu wymaganych opinii projekt aktu prawnego w formie papierowej należy przedłożyć Wójtowi, a wersję elektroniczną pracownikowi na stanowisku ds. obsługi Rady Gminy i jej komisji, dodatków mieszkaniowych i rolnictwa.
§ 25
Akty prawne wewnętrznego urzędowania, wydawane przez Wójta w formie zarządzeń numeruje się kolejnymi numerami (cyfra arabska) w ciągu roku.
Rozdział VI
ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI
§ 26
1. Wójt podpisuje:
1) wydawane akty prawne,
2) dokumenty kierowane do instytucji państwowych szczebla centralnego i wojewódzkiego,
3) odpowiedzi na wnioski komisji Rady oraz interpelacje i zapytania radnych, posłów,
4) umowy oraz inne dokumenty zawierające oświadczenia woli w imieniu Gminy,
5) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
6) odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników
7) pisma związane ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
8) odwołania od decyzji oraz pisma w sprawach toczących się przed NSA,
9) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu,
10) odpowiedzi na wystąpienia Najwyższej Izby Kontroli, Prokuratury i Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy i innych instytucji kontroli, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem,
11) pisma związane ze współpracą zagraniczną,
12) wnioski o nadanie orzeczeń,
13) inne pisma, jeżeli ich podpisywanie zastrzegł dla siebie,
§ 27
Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Wójta oraz decyzje, do podpisywania których zostali imiennie upoważnieni przez Wójta.
§ 28
Pracownicy mogą podpisywać:
1. Korespondencję bieżącą należącą do zakresu spraw prowadzonych na stanowisku, nie mającą znamion decyzji lub rozstrzygnięć i nie zastrzeżoną do podpisu Wójta.
2. Decyzje administracyjne, do wydania których zostali imiennie upoważnieni przez Wójta.
§ 29
Pracownik przygotowujący projekty pisma lub decyzji administracyjnych, odpowiada za merytoryczną prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych projektów i parafuje je swoim podpisem umieszczonym z lewej strony kopii tekstu.
Rozdział VII
TRYB PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI ORAZ SKARG I WNIOSKÓW
§ 30
1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa Kodeks Postępowania Administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne, w tym również dotyczące organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
2. Obsługę obywateli przyjmowanych przez Wójta i Zastępcę Wójta w ramach skarg i wniosków prowadzi pracownik na stanowisku d/s organizacyjnych i kadrowych.
§ 31
1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i przepisach szczególnych.
2. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz realizacją słusznych interesów obywateli.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwienie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy zgodnie z ustalonym zakresem czynności.
§ 32
Pracownicy Urzędu obsługujący interesantów zobowiązani są do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych mogących mieć wpływ na sposób załatwienia spraw.
§ 33
1. Wójt i jego Zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy piątek w godz. 10.00 – 13.00 oraz od 15.00 do 15.15 tj. po godzinach pracy urzędu. Jeżeli piątek jest dniem wolnym od pracy, interesanci są przyjmowani w następnym dniu roboczym.
2. Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu.
3. Informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków powinna być wywieszona w widocznym miejscu w Urzędzie.
4. W celu przekazywania informacji obywatelom w siedzibie Urzędu znajduje się:
1) tablica informacyjna o rozmieszczeniu stanowisk pracy w Urzędzie,
2) wywieszki na drzwiach pokoi biurowych informujące o pracownikach w nich pracujących,
3) tablice ogłoszeń urzędowych,
§ 34
1. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu w formie pisemnej lub wniesione do protokołu ustnie są ewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków.
2. Sprawy wniesione ustnie nie mające charakteru skargi lub wniosku ewidencjonowane są w rejestrze przyjęć interesantów.
3. Rejestry, o których mowa w ust.1 i ust.2 prowadzi pracownik na stanowisku do spraw organizacyjnych i kadrowych.
§ 35
1. Odpowiedzi na skargi i wnioski powinny być jasne i zwięzłe. W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska, odpowiedź musi zawierać wyczerpujące uzasadnienie prawne i faktyczne.
2. Pracownicy, którym przekazano wniosek lub skargę do załatwienia, zobowiązani są zawiadomić stanowisko d/s organizacyjnych i kadrowych o sposobie załatwienia sprawy, przekazując dokumentację związaną ze sprawą wraz z kopią odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.
§ 36
Pracownik prowadzący rejestr skarg i wniosków prowadzi bieżącą kontrolę w zakresie terminowości i sposobu załatwiania zgłoszonych skarg i wniosków oraz dokonuje w miarę potrzeb, okresowych analiz w tym zakresie.
Rozdział VIII
ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ
§ 37
System kontroli obejmuje kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną.
§ 38
Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie wykonują:
1. Sekretarz Gminy – w zakresie funkcjonowania komórek organizacyjnych, przestrzegania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego i instrukcji kancelaryjnej, dyscypliny pracy.
2. Skarbnik Gminy – w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi.
§ 39
1. Kontrola zewnętrzna obejmuje sposób realizowania zadań przez gminne jednostki organizacyjne.
2. Kontrolę zewnętrzną sprawują pracownicy według ustalonego zakresu czynności, w oparciu o wytyczne Wójta ustalające zakres tematyczny kontroli i sposobów wykonania czynności kontrolnych i na podstawie upoważnienia Wójta.
3. Kontrole finansowe w jednostkach powiązanych z budżetem gminy wykonuje Skarbnik Gminy.
§ 40
Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 41
1. Działalność kontrolna powinna być łączona z udzielaniem instruktażu.
2. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany.
3. Wyniki kontroli kontrolujący przekłada Wójtowi.
§ 42
1. W Urzędzie prowadzony jest scentralizowany rejestr materiałów pokontrolnych z kontroli zewnętrznych wykonywanych przez NIK i inne jednostki kontrolujące.
2. Materiały pokontrolne, po zarejestrowaniu, przekazywane są pracownikom, którzy przygotowują stosowne informacje o sposobie ich wykorzystania, w tym również o sposobie realizacji zaleceń w zakresie swojej właściwości.
Rozdział IX
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 43
Szczegółowy zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności pracowników Urzędu określają zakresy czynności.
ZMIANY W REGULAMINIE
Zarządzenie Nr 123/08 Wójta Gminy Szypliszki z dnia 21 listopada 2008 r
Zarządzenie Nr 137/09 Wójta Gminy Szypliszki z dnia 2 stycznia 2009 r
Zarządzenie Nr 71.2011 Wójta Gminy Szypliszki z dnia 13 wrzesnia 2011 r
