ZARZĄDZENIE NR 0151/6/03
WÓJTA GMINY SZREŃSK
z dnia 24 kwietnia 2003 roku
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy.
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn.zm.) z a r z ą d z am , co nastepuje:
§ 1
Nadaję Urzędowi Gminy w Szreńsku Regulamin Organizacyjny stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.
§ 3
Traci moc uchwała Nr XVII/90/96 Rady Gminy w Szreńsku z dnia 27 sierpnia 1996 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
WÓJT
/-/ Małgorzata Iwańska
REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY W SZREŃSKU POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Wójt wykonuje zadania przy pomocy Urzędu Gminy.
§ 2
Regulamin Organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy.
§ 3
Urząd Gminy Szreńsk, zwany dalej "Urzędem", realizauje zadania:
- Własne gminy wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku Dz. U.Nr 142, poz.1591 ze zm.)
- Zlecone przez organy administracji rządowej wynikające z innych ustaw szczególnych.
STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU
§ 4
Ilekroć w Regulaminie Organizacyjnym jest mowa o:
a/ Wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Szreńsk,
b/ Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Szreńsk,
c/ Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Szreńsk.
- Wójt jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
- Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Sekretarza Gminy, któremu może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy.
- Skarbnik Gminy kieruje pracą Referatu Finansowego oraz czuwa nad prawidłową gospodarką finansową gminy.
§ 5
W skład Urzędu Gminy wchodzą nastepujące komórki organizacyjne, posługujące się niżej wymienionymi symbolami literowymi:
- Referat Finansowy - Fin.
- Samodzielne stanowisko pracy do spraw organizacyjnych i kadr - Or.K.
- Samodzielne stanowisko pracy do spraw rady gminy, zdrowia i oświaty - RGiOŚ.
- Samodzielne stanowisko pracy do spraw obrony cywilnej, wojska i spraw przeciwpożarowych - OCWiPPOŻ.
- Samodzielne stanowisko pracy do spraw USC, obywatelskich i ewidencji ludności -
- Samodzielne stanowisko pracy do spraw inwestycji, rolnictwa i ochrony środowiska - IRiOŚ
- Samodzielne stanowisko pracy do spraw geodezji i gospodarki nieruchomościami - GGN
- Samodzielne stanowisko pracy do spraw planowania przestrzennego, gospodarki komunalnej i ochrony środowiska - PPGKiOŚ
- Samodzielne stanowisko pracy do spraw gospodarczych i handlu - GiH
- Samodzielne stanowisko pracy do spraw ewidencji i rozliczeń pojazdów silnikowych Urzędu - ( 1/4 etatu)
- Samodzielne stanowisko pracy - Sekretariat Wójta.
ZADANIA REFERATU I SAMODZIELNYCH STANOWISK PRACY
§ 6
Zadania określone w § 3 wykonują Referat Finansowy i samodzielne stanowiska pracy stosownie do ich merytorycznych zakresów działania.
§ 7
Do wspólnych zadań Referatu i samodzielnych stanowisk pracy należy:
- Koordynowanie i symulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego gminy,
- Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań,
- Współdziałanie z organami samorządowymi i organizacjami społeczno-politycznymi,
- Współdziałanie z organami administracji rządowej,
- Rozpatrywanie skarg, wniosków i interpelacji,
- Realizacja zadań wynikających z postanowień uchwał Rady Gminy,
- Opracowywanie propozycji do projektów planów realizacji przedsięwzięć gospodarczych, społecznych i organizacyjnych,
- Przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań,
- Realizacja zadań w zakresie obrony cywilnej i ochrony przeciwpożarowej,
- Realizacja zadań w zakresie ochrony danych osobowych,
- Przygotowywanie projektów uchwał, materiałów, informacji dla potrzeb Rady Gminy.
§ 8
Do podstawowego działania Referatu i samodzielnych stanowisk pracy należy:
I. Do zadań Referatu Finansowego należy:
- opracowywanie projektu budżetu Gminy.
- zapewnienie prawidłowego przebiegu wykonania budżetu Gminy oraz czuwanie nad zachowaniem równowagi budżetowej,
- przygotowanie projektu zmian w budżecie w ramach kompetencji określonych prawem budżetowym,
- sporządzanie i analiza sprawozdań z wykonania budżetu Gminy pod względem formalnolno-rachunkowym i przestrzeganie zasad dyscypliny budżetowej.
- prowadzenie rachunkowości w zakresie wykonywania budżetu Gminy:
a/ ewidencji należności podatkowych i opłat,
b/ ewidencji wydatków budżetowych, - przygotowywanie materiałów do projektów aktów prawa miejscowego (uchwał) w zakresie wykonywania budżetu, poboru podatków oraz ulg i zwolnień od podatków i opłat lokalnych,
- wymiar i pobór łącznego zobowiązania pieniężnego, podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości,
- pobór podatku od środków transportowych i opłaty administracyjnej,
- przyjmowanie i zbieranie informacji podatkowych oraz innych materiałów i danych mających znaczenie przy wymiarze i poborze podatków,
- przygotowywanie projektów decyzji w zakresie zaniechania w całości lub w części poboru zobowiązań podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego oraz podatków i opłat lokalnych, a także w sprawie odraczania terminów płatności, rozkładania na raty i umarzanie zaległości z tytułu w/w zobowiązań podatkowych,
- ewidencja, pobór i egzekucja należności z tytułu wieczystego użytkowania, zarządu i dzierżawy terenów oraz należności z tytułu sprzedaży nieruchomości i opłat adiacenckich.
- prowadzenie obsługi kasowej i księgowej,
- gospodarowanie funduszem płac,
- prowadzenie ewidencji majątku gminy,
- prowadzenie spraw funduszy celowych,
- sporządzenie sprawozdań i bilansów,
- współpraca z Izbami i Urzędami Skarbowymi,
- wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym,
- sporządzanie zeznań świadków i oświadczeń wnioskodawcy o okresach pracy w gospodarstwie rolnym,
- obsługa finansowo-księgowa placówek oświatowych oraz pozostałych jednostek organizacyjnych,
- współpraca z dyrektorami placówek oświatowych w zakresie realizacji budżetu.
§ 9
W skład Referatu Finansowego wchodzą następujące stanowiska pracy:
- Kierownik Referatu - Skarbnik Gminy,
- Inspektor do spraw księgowości podatkowej i opłat,
- Inspektor do spraw wymiaru podatków i opłat,
- Inspektor do spraw ksiegowości budżetowej i szkół,
- Inspektor do spraw obsługi kasowej.
§ 10
Do głównych zadań na poszczególnych stanowiskach w Referacie Finansowym należy:
1. Kierownik Referatu - Skarbnik Gminy
- Koordynowanie i stymulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego gminy,
- Opracowywanie propozycji do projektów planów realizacji przedsięwzięć gospodarczych, społecznych i organizacyjnych,
- Przygotowywanie projektów uchwał, materiałów i informacji dla potrzeb Rady i Komisji Gminy,
- Realizacja zadań wynikających z postanowień Rady Gminy,
- Przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań,
- Współdziałanie z organami samorządowymi, administracji rządowej i organizacjami społeczno-politycznymi,
- Rozpatrywanie zadań w zakresie obrony cywilnej i ochrony przeciwpożarowej,
- Prowadzenie kart wynagrodzeń dla pracowników Urzędu i pracowników gminnych jednostek organizacyjnych,
- Prowadzenie dokumentacji zasiłkowej ZUS i naliczanie zasiłków z ubezpieczeń społecznych,
- Sporządzanie list płac dla pracowników Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych,
- Dekretowanie dowodów księgowych,
- Sporządzanie deklaracji podatkowych miesięcznych i dokonywanie rocznych obliczeń podatku dochodowqego od osób fizycznych dla pracowników Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych,
- Realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych:
- stosowanie określonych procedur i środków mających na celu zabezpieczenie danych oraz zabezpieczenie ich przed dostępem osób nieuprawnionych,
- zachowanie szczególnej staranności w trakcie przetwarzania danych w celu ochrony osób, których dane te dotyczą,
- przestrzeganie zasad określonych w instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych, - Pełnienie funkcji Kierownika Referatu Finansowego,
- Prowadzenie rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami polegającej zwłaszcza na:
a/ zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwowania i kontroli dokumentów w sposób zapewniający:
- właściwy przebieg operacji gospodarczych,
- ochronę mienia będącego w posiadaniu jednostki i prawidłowe rozliczanie osób majątkowo odpowiedzialnych za to mienie,
- sporządzanie kalkulacji wynikowych kosztów wykonywanych zadań oraz sprawozdawczości finansowej,
- prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,
b/ prowadzenie gspodarki finansowej gminy w szczególności:
- wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnycmi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostki,
- zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę,
- przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,
- zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań, - Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Wójta dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności:
- zakładowego planu kont,
- obiegu dokumentów,
- zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. - Nadzór nad realizacją budżetu.
- Przekazywanie pozostałym pracownikom gminy wytycznych do opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem planu budżetowego.
- Dokonywanie analiz budżetu i na bieżąco informowanie Wójta o jego realizacji.
- Dokonywanie kontroli finansowej.
- Zapewnienie ochrony mienia komunalnego.
- Informowanie Rady Gminy i Regionalnej Izby Obrachunkowej o odmowie złożenia kontrasygnaty względem sytuacji, która taką odmowę mogła spowodować.
- Realizacja ustawy o dochodach i finansach gmin, o podatkach i opłatach lokalnych, o podatku rolnym, leśnym i o opłacie skarbowej.
- Współpraca z sołtysami.
- Współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową i Urzędem Skarbowym.
2. Inspektor do spraw księgowości podatkowej i opłat
- Przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy w sprawie podatku od środków transportowych.
- Prowadzenie kont podatników osób prawnych i fizycznych.
- Księgowanie podatków i opłat od osób prawnych i fizycznych, w komputerowej bazie danych.
- Wymiar i księgowanie podatków od środków transportowych w komputerowej bazie danych.
- Sporządzanie wydruków komputerowych związanych z wymiarem oraz innych dokumentów, formularzy i zestawień.
- Sporządzanie kontokwitariuszy oraz wystawianie dowodów wpłaty na podatki i opłaty.
- Uzgadnianie miesięcznych dochodów podatku z księgowością budżetową.
- Rozliczanie sołtysów (inkasentów) z łącznego zobowiązania pieniężnego i innych opłat.
- Sporządzanie lis płac dla sołtysów (inkasentów).
- Uzgadnianie wpłat dziennych z kasą.
- Ustalanie danych do sporządzania sprawozdań.
- Współpraca z Urzędem Skarbowym oraz terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, takich jak: upomnienia, tytuły wykonawcze, zabezpieczenie hipoteczne.
- Współpraca z KRUS w sprawach ubezpieczeń społecznych rolników.
- Wydawanie zaświadczeń z zakresu spraw finansowych i podatkowych oraz prowadzenie rejestru wszystkich zaświadczeń wycgodzących z Urzędu.
- Wydawanie zaświadczeń w sprawach bonów paliwowych.
3. Inspektor do spraw wymiaru podatków i opłat
- Przygotowywanie projektów uchwał w sprawie ustalenia stawek podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego i od psów.
- Dokonywanie wymiaru podatku od osób fizycznych i prawnych w tym:
- łącznego zobowiązania pieniężnego,
- podatku od nieruchomości,
- podatku leśnego. - Nanoszenie zmian u podatników na podstawie otrzymanych zmian geodezyjnych, deklaracji i informacji podatkowych.
- Prowadzenie rejestrów przypisów i odpisów podatku rolnego, od nieruchomości i leśnego od osób fizyczych i prawnych.
- Prowadzenie rejestru podatników.
- Prowadzenie dokumentacji w zakresie stosowania ulg podatkowych na podstawie Ordynacji podatkowej, u osób fizycznych i prawnych, tj.:
- umorzeń,
- odroczeń terminu płatności,
- rozłożenia na raty. - Prowadzenie dokumentacji w zakresie stosowania ulg ustawowych tj.:
- inwestycyjnych,
- z tytułu nabycia gruntów,
- żołnierskich,
- pozostałych ulg. - Prowadzenie dokumentacji w zakresie stosowania ulg przedsiębiorcom na podstawie ustawy o warunkach dopuszczalnoiści i nadzorowaniu pomocy publicznej.
- Prowadzenie kontroli podatkowej.
- Aktualizacja gospodarstw i działek rolnych.
- Sporządzanie sprawozdań z zakresu stosowanych ulg w podatkach i opłatacj, u osób fizycznych i prawnych.
- Opodatkowanie właścicieli psów zgodnie z podjętą uchwałą Rady Gminy.
- Księgowanie należności za przyłącza do sieci wodociągowej.
- Współpraca z innymi urzędami w sprawach podatkowych.
- Pełnienie obowiązków Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
4. Inspektor do spraw księgowości budżetowej i szkół.
- Prowadzenie urządzeń syntetycznych i analitycznych:
- organu,
- jednostki budżetowej - Urząd Gminy,
- Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej,
- Gminnego Ośrodka Kultury,
- Gminnej Biblioteki Publicznej,
- szkól podstawowych i Gimnazjum. - Prowadzenie analityki do konta 901 - kart dochodów.
- Prowadzenie analityki do konta 902 - kart wydatków.
- Sporządzanie sprawozdań kasowych z wykonania dochodów budżetowych.
- Sporządzanie sprawozdań kasowych z wykonania wydatków budżetowych - jednostki budżetowej oraz GOPS.
- Sporządzanie miesięcznych wydruków z realizacji budżetu Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych.
- Prowadzenie ksiąg inwentarzowych - uzgadnianie z kontami syntetycznymi na koniec roku i po każdej inwentaryzacji.
- Ewidencja środków trwałych.
- Sporządzanie rocznych sprawozdań SG-01 o środkach trwałych.
- Rozliczanie podatku VAT od dokonywanych zakupów.
- Uzgadnianie dochodów podatkowych z innymi pracownikami Urzędu.
- Rozliczanie inwentaryzacji.
- Prowadzenie analityki do kont w komputerowej bazie danych:
011 - środki trwałe,
013 - pozostałe środki trwałe w użytkowaniu,
014 - zbiory biblioteczne,
071 - umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
135 - rachunki środków funduszy specjalnych,
234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami,
240 - pozostałe rozrachunki.
5. Inspektor do spraw obsługi kasowej
- Przyjete wpłaty gotówki do kasy przekazywać na właściwe rachunki bankowe.
- Sumy przyjęte powyżej 1000 zł odprowadzać do banku w dniu wpłaty.
- Na wydatki powinna być pobierana gotówka z właściwego rachunku bankowego na ściśle określony cel.
- Stały zapas gotówki w kasie ustala się jako pogotowie kasowe w kwocie 1000 zł
- Wszystkie obroty gotówkowe muszą byc dokonywane na podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych zapisanych w raportach kasowych.
- Prowadzić raporty kasowe oddzielnie na każdy rachunek bankowy i na wpłaty podatkowe.
- Uzgadniać wpłaty podatkowe z księgowością podatkową, codziennie do godz. 14-tej, inne z osobami wystawiającymi pokwitowanie.
- Raport kasowe jeżeli nie zachodzi konieczność, zamykać co 10 dni kalendarzowych.
- Przyjętą gotówkę do kasy należy przechowywać w kasie ogniotrwałej, należycie zabezpieczonej.
- Gotówkę powyżej 5000 zł z Banbku Spółdzielczego należy podejmować w obstawie dwóch pracowników wyznaczonych przez kierownicwto.
- Operacji kasowych powinien dokonywać tylko kasjer.
- Dokonywanie sprzedaży i uzupełnianie zapasów znaków skarbowych.
- Zaopatrywanie biura Urzędu Gminy w odpowiednie druki ścisłego zarachowania.
- Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania oraz wydawanie ich i rozliczanie za pokwitowaniem.
§ 11
Do głównych zadań na samodzielnych stanowiskach pracy należy:
1. Samodzielne stanowisko pracy do spraw organizacyjnych i kadr
- Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu - w tym zatrudnianych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych tj. GOK, GOPS, Biblioteki:
- prowadzenie teczek akt osobowych,
- sporządzanie umów o pracę,
- naliczanie dodatków stażowych i nagród jubileuszowych,
- prowadzenie kart urlopowych pracowników,
- rozliczanie nieobecności w godzinach pracy, zwolnienia lekarskie, urlopy szkoleniowe, okolicznościowe itp.
- wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych pracownikom,
- przygotowywanie wniosków o emerytuty i renty pracownicze. - Prowadzenie spraw związanych z odznaczeniami państwowymi, wyróżnieniami i nagrodami pracowników.
- Sporządzanie sprawozdań statystycznych z zakresu stanu i ruchu zatrudniuanych oraz w czasie pracy.
- Prowadzenie dokumentacji związanej ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników.
- Organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników.
- Organizowanie szkoleń pracowniczych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Organizowanie badań lekarskich pracowników (wstępnych, okresowych i kontrolnych).
- Sporządzanie protokołów powypadkowych pracowników oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie.
- Prowadzenie rozliczeń finansowych z Powiatowym Urzędem Pracy dotyczących zatrudnianych pracowników w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych.
- Prowadzenie dokumentacji dotyczącej organizowania prac interwencyjnych i robót publicznych oraz staży pracowniczych, współpraca na tym odcinku z PUP.
- Prowadzenie ewidencji aktów prawnych wydawanych przez Wójta Gminy tj.zarządzeń i decyzji.
- Prowadzenie dokumentacji związanej z kontrolą Urzędu.
- Wykonywanie w zakresie zleconym przez Wójta lub Sekretarza Gminy zadań związanych z wyborami do Parlamentu, Rady Gminy i Wójta, samorządu mieszkańców wsi oraz referendum.
- Organizacja załatwiania skarg i wniosków wpływających do Urzędu:
- prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków oraz przekazywanie ich pracownikom referatu i samodzielnym stanowiskom pracy oraz innym jednostkom celem załatwienia według właściwości.
- czuwanie nad terminowym załatwianiem skarg i wniosków,
- sporządzanie sprawozdań z zakresu załatwiania skarg i wniosków. - Prowadzenie ewidencji testamentów sporządzanych w Urzędzie.
2. Samodzielne stanowisko pracy do spraw rady gminy, zdrowia i oświaty
- Organizowanie sesji Rady Gminy.
- Protokołowanie przebiegu obrad sesji i kompletowanie dokumentacji.
- Ewidencjonowanie i przekazywanie do realizacji jednostkom i zakładom pracy wniosków i interpelacji radnych oraz zaleceń wynikających z uchwał Rady Gminy.
- Ewidencjonowanie skarg i wniosków obywateli składanych do Rady Gminy oraz podejmowanie działań dla ich rozpatrzenia.
- Czuwanie nad właściwym i terminowym przygotowaniem materiałów na sesje.
- Przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy, konsultowanie ich z radcą prawnym.
- Organizowanie i obsługa narad zwoływanych przez Przewodniczącego Rady Gminy.
- Opracowywanie informacji i sprawozdań z działalności Komisji.
- Obsługa techniczno-organizacyjna stałych Komisji Rady.
- Przygotowywanie planów spotkań radnych z wyborcami.
- Prowadzenie rejestru postulatów zgłaszanych na spotkaniach radnych z wyborcami oraz przesyłanie ich do właściwych jednostek, celem realizacji.
- Organizowanie i przygotowywanie wyborów samorządu mieszkańców wsi.
- Prowadzenie ewidencji składów rad sołeckich.
- Prowadzenie spraw związanych z przeprowadzeniem referendum.
- Wykonywanie w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Rady, Wójta i Sekretarza Gminy zadań związanych z wyborami do Parlamentu, Rady Gminy i Wójta.
- Sporządzanie sprawozdań statystycznych z zakresu działalności Rady Gminy i Jej organów.
- Prowadzenie spraw związanych z odznaczeniami państwowymi i wyróżnieniami działaczy samorządowych.
- Prowadzenie spraw z zakresu oświaty i zdrowia, w tym:
- prowadzenie akt osobowych dyrektorów szkół,
- sporządzanie umów o pracę i angaży,
- prowadzenie kart osobosywch nauczycieli i pozostałych pracowników szkół,
- rozliczanie zwolnień lekarskich,
- prowadzenie dokumentacji związanej z naliczaniem funduszu świadczeń socjalnych pracownikom oświaty,
- prowadzenie miesięcznych rozliczeń finansowych poszczególnych pracowników oświaty (wynagrodzenia, podatek),
- sporządzanie sprawozdań EN-3, z wypoczynku i z wypadków,
- wydawanie zaświadczeń dotyczących pracowników oświaty. - Współpraca z Kuratorium Oświaty.
3. Samodzielne stanowisko pracy do spraw obrony cywilnej, wojska i spraw przeciwpożarowych
- Umacnianie obronności, przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny oraz wykonywanie innych zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony.
- Przygotowywanie decyzji dla Wójta w zakresie wykonywania zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony.
- Przyygotowywanie decyzji dla Wójta dotyczących zajęcia na cele przejściowego zakwaterowania sił zbrojnych budynków, terenów, a także decyzji dotyczących odszkodowań w tych sprawach.
- Prowadzenie załości spraw z zakresu przygotowania i przeprowadzenia poboru, rejestracji i natychmiastowych uzupełnień sił zbrojnych.
- Sporządzanie wykazów przedpoborowych i list przedpoborowych.
- Załatwianie w I instancji podań w sprawach o przedterminowe zwolnienie z odbywania zasadniczej służby wojskowej z tytułu sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, uznania za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członka rodziny.
- Uczestniczenie w pracach Powiatowej Komisji Poborowej.
- Kontrola jednostek podporządkowanych w zakresie ewidencji osób podlegających powszechnemu obowiązkowi obrony RP.
- Realizacja świadczeń na rzecz obrony Kraju, w tym:
- wydawanie decyzji na świadczenie osobiste i rzeczowe, - Dokonywanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej oraz przedkładanie danych dla Szefa Obrony Cywilnej, celem podejmowania przedsięwzięć zmuszających do pełnej realizacji zadań w tej dziedzinie.
- Prowadzenie w całości spraw związanych z akcją kurierską, w tym:
- opracowywanie planów akcji kurierskiej,
- wyznaczanie kurierów (wykonawców, łączników kurierów),
- wyznaczanie środków transportowych na potrzeby akcji kurierskiej,
- opracowywanie odpowiednich planów szkolenia, treningów i kontroli, - Wykonywanie czynności związanych z ocyszczeniem terenów z niewypałów,
- Prowadzenie kancelarii tajnej.
- Prowadzenie dokumentacji stanowiącej informacje niejawne, w tym:
- prowadzenie rejestru pism wychodzących i przychodzących,
- opracowywanie wytycznych Wójta - Szefa OC Gminy na odcinku zarządzania kryzysowego, ochrony ludności i spraw obronnych na dany rok. - Opracowywanie planów działania formacji obrony cywilnej.
- Opracowywanie planów obrony cywilnej gminy, a także udzielania pomocy w opracowaniu planów obrony cywilnej zakładów pracy.
- Opracowanie danych i zapewnienie działań ćwiczeń obronnych oraz systemu alarmowania i ostrzegania.
- Zapewnienie odpowiedniego przechowywania, konserwacji i aksploatacji sprzętu obrony cywilnej.
- Prowadzenie odpowiednich szkoleń i ćwiczeń z zakresu obrony cywilnej.
- Opracowywanie potrzeb ochrony przeciwpożarowej jako części planów rozwoju gminy.
- Prowadzenie rejestracji terenowych i zakładowych ochotniczych straży pożarnych.
- Prowadzenie spraw koordynacji samodzielnych stanowisk pracy i Referatu w zakresie ochrony przeciwpożarowej.
- Współpraca z Komendą Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w zakresie kontroli stanu ochrony przeciwpożarowej oraz nadzoru nad ochotniczymi strażami pożarowymi.
- Podejmowanie działań na rzecz kultury fizycznej, sportu i turystyki.
4. Samodzielne stanowisko pracy do spraw Urzedu Stanu Cywilnego, spraw obywatelskich i ewidencji ludności
- Rejestracja stanu cywilnego dokonywana w księgach stanu cywilnego w formie aktów urodzeń, małżeństwi zgonów.
- Nanoszenie wzmianek dodatkowych przez wpisywanie orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych w celu aktualizacji stanu cywilnego osób.
- Przyjmowanie oświadczeń wpływających na treść aktu stanu cywilnego osób o:
- uznaniu dziecka,
- nadaniu dziecku nazwiska męża matki,
- powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,
- wyborze nazwisk po zawarciu małżeństwa oraz nazwiska dzieci zrodzonych z małżeństwa, - Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach:
- transkrypcji aktów stanu cywilnego,
- odtworzenia treści aktów stanu cywilnego w przypadku zniszczenia lub zaginięcia księgi,
- sprostowanie oczywistego błędu pisarskiego,
- uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego,
- zmianie imienia dziecku,
- zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem określonego w art. 4 k.r.i op. - Przyjmowanie oświadczeń od nepturientów o niewiedzy przeszkód zawarcia małżeństwa.
- Wydawanie zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa zawartego w sposób określony w art. 1 § 2 i 3 kriop.
- Sporzadzanie akt i wydawanie z nich odpisów oraz zaświadczeń z zachowaniem art. 83 p.o a.sc.
- Prowadzenie akt zbiorowych i ich bieżąca aktualizacja, dokonywanie przypisków oraz zawiadamianie innych urzędów o zmianach w aktach stanu cywilnego.
- Przestrzeganie szczegółowych zasad przechowywania i zabezpieczenia ksiąg stanu cywilnego oraz przekazywanie 100-letnich ksiąg do Archiwum Państwowego.
- Powiadamianie organów ewidencji ludności o zaistniałych zmianach w aktach stanu cywilnego.
- Korespondencja z placówkami konsularnymi w sprawie obywatelstwa i akt stanu cywilnego, oraz ewidencji ludności.
- Sporządzanie wniosków dla jubilatów o nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie.
- Wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość obywateli oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów w tym zakresie.
- Przestrzeganie zasad prawidłowej ochrony informacji niejawnych określonych w instrukcji.
- Przeprowadzanie postępowań sprawdzających w stosunku do osób mających dostęp do informacji niejawnych i wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa.
- Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych w/g zasad określonych w rozdziale 8 ustawy oochronie informacji niejawnych.
- Nadzór nad ewidencją materiałów i obiegiem dokumentów dotyczących informacji niejawnych.
- Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, a w szczególności:
- zameldowanie osób w miejscu pobytu stałego lub czasowego powyżej 2 miesięcy,
- wymeldowanie osób z miejsca pobytu stałego lub czasowego powyżej 2 miesięcy,
- zakładanie kart KOM na podstawie akt urodzeń dzieci,
- aktualizacja kart KOM poprzez nanoszenie zmian o miejscu pobytu osób, zmianie stanu cywilnego, obywatelstwa, imon i nazwisk,
- prowadzenie kartoteki - stałych mieszkańców, byłych mieszkańców i przejściowej,
- meldowanie osób - w tym cudzoziemców do 2 miesięcy oraz prowadzenie rejestrów w tym zakresie, - Dokonywanie zmian wynikających z wojskowego obowiązku meldunkowego oraz korespondencje z Wojskową Komendą Uzupełnień.
- Sporządzanie rejestru przedpoborowych oraz nanoszenie na karty KOM numerów wojskowych dokumentów tożsamości.
- Wydawanie zaświadczeń z zakresu ewidencji ludności.
- Przyjmowanie wniosków od stron i przeprowadzanie postepowania wyjaśniającego w sprawie o wymeldowanie osób, które od 6 miesięcy nie przebywają w miejscu zameldowania.
- Udostępnianie danych osobowych na wniosek strony lub osoby mającej w tym interes prawny oraz przestrzeganie w tym zakresie zasad określonych w instrukcji o ochronie danych osobowych.
- Sporządzanie wykazów dzieci dla potrzeb szkół.
- Sporządzanie wykazu osób w różnych przedziałach wiekowych dla: Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej, Wydziału Zdrowia i Pomocy Społecznej.
- Przekazywanie Urzędom skarbowym informacji o zgonach.
- Systematyczne informowanie Wojewody o zmianach danych osobowych w celu ktualizacji wojewódzkiego zbioru meldunkowego.
- Wnioskowanie o nadanie numeru PESEL.
- Współpraca z innymi urzędami na odcinku załatwiania spraw z zakresu ewidencji ludności.
- Prowadzenie i bieżaca aktualizacja stałego rejestru wyborców oraz sporządzanie spisu wyborców.
- Sporządzanie sprawozdań z dyscypliny meldunkowej i rejestru wyborców.
- Prowadzenie spraw z zakresu wydawania zezwoleń na zabawy publiczne i dyskoteki.
- Przygotowywanie decyzji na zorganizowanie i przeprowadzenie zbiórki publicznej oraz jej kontrole.
5. Samodzielne stanowisko pracy do spraw inwestycji, rolnictwa i ochrony środowiska
- Planowanie i realizacja inwestycji gminnych w zakresie zaopatrzenia wsi w wodę i budowa kanalizacji sanitarnej, w tym:
- przygotowanie inwestycji pod względem technicznym,
- uczestnictwo w Zespole Uzgadniania Dokumentacji,
- określanie rozmiaru rzeczowego inwestycji,
- opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
- organizowanie przetargu na opracowanie dokumentacji budowlanej oraz na wykonanie inwestycji,
- kompletowanie dokumentów z przetargu prowadzonej inwestycji oraz z jej zakończenia,
- współdziałanie z inspektorem nadzoru nad prawidłową realizacją i zakończeniem inwestycji,
- sporządzanie umów na partycypację w kosztach budowy wodociągu i kanalizacji,
- przygotowywanie i kompletowanie wniosków do instytucji wspomagających i współfinansujących inwestycję,
- składanie informacji i sprawozdań z zakresu rzeczowego i finansowego rozliczenia inwestycji, - Koordynacja obrotu materiałów hodowlanym zwierząt, zapewnienie właściwej organizacji kontrolowanego rozrodu i ocenu yżytkowości.
- Nadzór nad warunkami zoohigienicznymi chowu i hodowli zwierząt.
- Współpraca ze służbami weterynaryjnymi w zakresie zwalczania chorób zwierzęcych i organizacji profilaktyki weterynaryjnej.
- Współdziałanie ze służbą doradztwa ODR Poświętne o intensyfikacji produkcji roślinnej.
- Współdziałanie ze służbą kwarantanny i ochrony roślin w zakresie chorób i szkodników w uprawach oraz nadzór nad ich zwalczaniem.
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi i prowadzącymi skup płodów rolnych.
- Prowadzenie spraw z zakresu melioracji i łąkarstwa.
- Współpraca z Zarządem Gminnej Spółki Wodnej w zakresie zzadań wynikających z ustawy "Prawqo wodne".
- Podejmowanie działań wynikających z ustawy "Prawo łowieckie".
- Ewidencjonowanie planów gospodarki kół łowieckich.
- Realizacja zadań wynikających z ustawy "Prawo ochrony środowiska" z dnia 27.04.2001 r. oraz ustawy o odpadach z dnia 27.04.2001 r.
- Nadzór nad prawidłowąpracą oczyszczalni ścieków i kanalizacją sanitarną w tym:
- prowadzenie monitoringu ścieków oczyszczonych,
- prowadzenie ewidencji ścieków i odpadów,
- koordynacja i współdziałanie z operatorem oczyszczalni w zakresie technologii czyszczania ścieków, - Prowadzenie ewidencji oraz naliczanie opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska.
- Sporządzanie informacji i sprawozdań z gospodarczego koprzystania ze środowiska.
6. Samodzielne stanowisko pracy do spraw geodezji i gospodarki nieruchomościami
- Tworzenie gminnego zasobu nieruchomości.
- Gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości.
- Podziały nieruchomości.
- Scalanie nieruchomości.
- Rozgraniczanie nieruchomości.
- Prowadzenie spraw z zakresu drogownictwa.
- Ochrona i nadzór nad gospodarką leśną.
- Wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu nieruchomości w planie miejscowym.
- Obsługa kancelaryjno-techniczna Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
- Współdziałanie ze stacjonarnymi zakładami lecznictwa otwartego i domami pomocy społecznej w zakresie pomocy osobom zobowiązanym do poddania się leczeniu odwykowemu.
7. Samodzielne stanowisko pracy do spraw planowania przestrzennego, gospodarki komunalnej i ochrony środowiska.
- Sporządzanie projektów planów zagospodarowania przestrzennego, podawanie do publicznej wiadomości ich treści, zbieranie uwag, przedkładanie Radzie Gminy do zatwierdzenia.
- Ustalanie lokalizacji inwestycji i przedsięwzięć, wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.
- Gospodarka zasobami mieszkalnymi i użytkowymi na terenie gminy:
- przygotowanie umów najmu na lokale mieszkalne i użytkowe,
- prowadzenie ewidencji przypisów i odpisów lokalo mieszkalnych i użytkowych oraz składanie kwartalnych sprawozdań do Referatu Finansowego,
- wystawianie faktur (miesięcznie) za wymajem lokali. - Realizacja zadań wynikających z ustway "Prawo ochrony środowiska" z dnia 27.04.2001 r. oraz ustawy o odpadach.
- Nadzór nad prawidłową eksploatacją i utrzymaniem Gminnego Wysypiska Śmieci w Miączynie Dużym.
- Prowadzenie monitoringu odpadów.
- Prowadzenie ewidencji odpadów.
- Koordynacja i współdziałanie z dostawcami odpadów komunalnych na Gminne Wysypisko Śmieci.
- Opiniowanie lokalizacji inwestycji pod wzgędem szkodliwości na środowisko.
- Nadzór nad cmentarzami komunalnymi i miejscami pamięci narodowej.
- Rozliczanie energii elektrycznej i konserwacji oświetlenia ulicznego na drogi gminne i powiatowe.
- Przygotowywanie wniosków w sprawie zwrotu wydatków poniesionych na energię elektryczną i konserwację na drogach powiatowych do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego oraz rozliczanie przyznanej dotacji na budowę nowych punktów świetlnych.
- Prowadzenie ewidencji pomników przyrody na terenie gminy.
- Prowadzenie ewidencji obiektów zabytkowych na terenie gminy i współpraca z Konserwatorem Zabytków.
- Prowadzenie ewidencji zgłaszanych do ubezpieczenia budynków i samochodów będących własnością gminy.
8. Samodzielne stanowisko pracy do spraw gospodarczych i handlu
- Prowadzenie kancelarii ogólnej w Urzędzie.
- prowadzenie rejstru pism przychodzących,
- przekazywanie pracownikom korespondencji zadekretowanej przez Wójta lub Sekretarz Gminy. - Wysyłanie korespondencji.
- prowadzenie książki nadawczej listów poleconych,
- zakup znaków pocztowych i umieszczanie ich na listach. - Ewidencja działalności gospodarczej:
- prowadzenie rejestru ewidencji działalności gospodarczej,
- wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji,
- wprowadzanie zmian w ewidencji przedsiębiorstw dot. stanu faktycznego i prawnego,
- wydawanie decyzji o wykreśleniu z ewidencji,
- współdziałanie z ZUS i Urzędem Skarbowym celem właściwego opodatkowania i ubezpieczenia przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą,
- prowadzenie kontroli w zakresie przestrzegania prawa przez przedsiębiorców w ramach uprawnień organów gmin określonych w ustawie "Prawo działalności gospodarczej". - Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych do spożycia poza miejscem sprzedaży i w miejscu sprzedaży:
- prowadzenie rejestru zezwoleń,
- pobieranie opłat za korzystanie z zezwoleń,
- wydawanie zaświadczeń o uiszczeniu opłaty,
- cofanie i wygaszanie zezwoleń oraz wydawanie decyzji odmownych,
- współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
- prowadzenie kontroli przestrzegania zasad i warunków korzystania z zezwoleń przez przedsiębiorców, - Prowadzenie archiwum zakładowego:
- przyjmowanie akt ze stanowisk pracy,
- brakowanie dokumentów,
- przekazywanie akt kat. "A" do Archiwum Państwowego. - Zakup prasy, materiałów biurowych i środków czystości
- prowadzenie ewidencji pozaksięgowej. - Prowadzenie zbioru Dzienników Ustaw i Monitora Polski.
- Flagowanie Urzędu.
- Zabezpieczenie p.pożarowe w Urzędzie.
- Zabezpieczenie pieczęci i tablic do Urzędu.
- Działalność handlowo-usługowa na teranie gminy.
- funkcjonowanie sieci handlowej,
- ustalanie godzin otwarcia i zamykania placówek handlowych oraz czasowego wyłączenia ich z działalności,
- współdziałanie z organami kontroli w sprawach związanych z funkcjonowaniem handlu, - Obsługa faxu w Urzędzie.
9. Samodzielne stanowisko pracy do spraw ewidencji i rozliczeń pojazdów silnikowych Urzędu
- Prowadzenie ewidencji pojazdów silnikowych stanowiących własność Urzędu.
- Wystawianie kart drogowych na samochód marki "Żuk".
- Wystawianie kart pracy na DT-75 i ładowarkę Ł-220.
- Rozliczanie pracowników obsługujących w/w sprzęt z paliwa.
10. Samodzielne stanowisko pracy - Sekretariat Wójta
- Prowadzenie Sekretariatu Wójta.
- Obsługa narad organizowanych przez Wójta.
- Obsługa centralki telefonicznej w Urzędzie.
- Prowadzenie ewidencji wydawanych delegacji służbowych pracownikom Urzędu.
§ 12
Do zadań Sekretarza Gminy należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:
- Opracowywanie projektów zmian Statutu Gminy, Regulaminu Organizacyjnego oraz przydziału czynności dla poszczególnych pracownikó.
- Nadzór na opracowywaniem zakresów czynności dla pracowników.
- Nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr, kompletowaniem zbiorów aktów prawnych.
- Koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy.
- Czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu.
- Ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych.
- Przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu.
- Nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady i zarządzeń Wójta.
- Wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników w granizach upoważnienia przez Wójta.
- Prowadzenie nadzoru i kontroli wewnętrznej w Urzędzie i gminnych jednostkach organizacyjnych oraz bieżące informowanie Wójta o zaistniałych nieprawidłowościach i niedociągnięciach.
- Koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami, referendami i spisami.
- Nadzór nad wykonywaniem zadan wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych jak również dostępu do informacji publicznej.
- Przyjmowanie ustnych oświadczeń woli wnioskodawcy.
- Nadzór nad realizacją zadań wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych.
- Współpraca z Wójtem w zakresie przygotowania tematyki sesji Rady Gminy.
- Wykonywanie innych zadań na polecenie Wójta.
§ 13
Do zakresu zadań Wójta należy w szczególności:
- Reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz.
- Prowadzenie bieżących spraw gminy.
- Podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności.
- Wykonywanie uprawnień zwierzchnika słuzbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
- Zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników.
- Okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań.
- Rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi realizacji i podziału zadań.
- Udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych.
- Przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkobiercy.
- Upoważnianie Sekretarza i Skarbnika Gminy lub innych pracowników Urzedu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.
- Przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym i nie prowadzeniu działalności gospodarczej od pracowników samorządowych i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
- Pełnienie funkcji szefa obrony cywilnej gminy.
- Powoływanie rzecznika dyscyplinarnego.
- Wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa, Regulamin oraz uchwały Rady.
§ 14
Obsługa prawna Urzędu wykonywana jest przez radcę prawnego. Regulamin obsługi prawnej stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
§ 15
Obsługę informatyczną Urzędu wykonuje informatyk zatrudniony w wymiarze 1/4 etatu.
§ 16
Szczegółowy zakreso obowiązków dla poszczególnych stanowisk pracy określa zakres czynności ustalany przez Sekretarza Gminy.
ZASADY I TRYB FUNKCJONOWANIA URZĘDU
§ 17
Referat Finansowy i samodzielne stanowiska pracy są odpowiedzialni za wykonywanie zadań określonych merytorycznie dla poszczególnych stanowisk, a w szczególności:
- zgodności z prawem opracowywanych projektów decyzji,
- przygotowywanie projektów uchwał pod obrady Rady Gminy,
- terminowe załatwianie spraw, zgodnie z KPA.
§ 18
Szczegółowe zasady wykonywania kontroli wewnętrznej Urzędu określa załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.
§ 19
Zasady opracowywania aktów prawnych określa załącznik Nr 3 do niniejszego Regulaminu.
§ 20
Tryb pracy Urzędu Gminy określa załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu.
§ 21
Zasady podpisywania pism i decyzji określa załącznik Nr 5 do niniejszego Regulaminu.
§ 22
- Decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje Wójt, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
- Wójt może upoważnić Sekretarza i pracowników gminy do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Wójta.
§ 23
Kontrolę wydatków ze środków publicznych w podległych jednostkach organizacyjnych i nadzorowanych określa Wójt w drodze zarządzenia.
§ 24
Organizację przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków określają odrębne przepisy.
§ 25
Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik nr 1
do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Szreńsku
REGULAMIN OBSŁUGI PRAWNEJ URZĘDU GMINY W SZREŃSKU
§ 1
Sprawy organizacyjne
- Obsługa prawna Urzędu wykonywana jest przez radcę prawnego zatrudnionego w wymiarze ¼ etatu.
- Dni i godziny przebywania radcy prawnego w biurze podawane są wszystkim pracownikom.
- Radca prawny podlega służbowo wyłącznie Wójtowi Gminy.
- Radca prawny jest niezależny w wydawaniu opinii i nie wolno wydawać mu poleceń o sposobie lub treści wydania opinii.
§ 2
Zadania ogólne radcy prawnego
- Udzielanie opinii i porad oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa.
- Udzielanie informacji o:
a) zmianach w obowiązujących przepisach prawnych,
b) uchybieniach w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień,
c) uczestniczenie w rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego.
§ 3
Zadania szczególne radcy prawnego
- Wydawanie opinii pisemnych w sprawach:
a) projektów uchwał Rady Gminy oraz Zarządzeń Wójta,
b) skomplikowanych,
c) zawarcia umowy długoterminowej lub nietypowej albo dotyczącej przedmiotu o znacznej wartości,
d) rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy,
e) odmowy uznania zgłoszonych roszczeń,
f) spraw związanych z postępowaniem przed organami orzekającymi,
g) zawarcia i rozwiązania umowy z kontrahentem zagranicznym,
h) zawarcia ugody w sprawach majątkowych,
i) umorzenia wierzytelności. - Zawiadomienia organu powołanego do ścigania przestępstw po stwierdzeniu przestępstwa ściganego z urzędu.
§ 4
Opinie prawne
- Opinie prawne wydawane na wniosek.
- do wniosku należy dołączyć niezbędne dokumenty przedstawiając je w opisie wniosku,
- wniosek o wydanie opinii prawnej powinien zawierać przedmiot wątpliwości i wyraźne sprecyzowane pytanie, - Opinia prawna winna być wydana w ciągu siedmiu dni,
- Porada prawna nie wymagająca poszukiwania źródeł udzielania jest niezwłocznie. Porada prawna może być udzielana ustnie.
- Radca prawny jest uprawniony do domagania się wszelkich wyjaśnień oraz dokumentów mających związek ze sprawą.
§ 5
Reprezentacja przed urzędami i organami orzekającymi
- Sprawy procesowe prowadzone są przez właściwego pracownika pod nadzorem radcy prawnego.
- Występując przed organami orzekającymi, radca prawny występuje sam w imieniu Urzędu Gminy.
- Wszelką dokumentację do spraw przygotowuje kompetentny pracownik.
§ 6
Obsługa administracyjna radcy prawnego
- Obsługę administracyjną radcy prawnego prowadzi pracownik ds. organizacyjnych i kadr, do którego obowiązków należy:
a) prowadzenie rejestru opinii prawnych,
b) niezwłoczne zawiadamianie radcy prawnego o terminach spraw,
c) przyjmowanie korespondencji od organów orzekających, rejestrowanie jej i niezwłoczne kierowanie do właściwego pracownika.
WÓJT
Małgorzata Iwańska
Załącznik nr 2
do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Szreńsku
TRYB WYKONYWANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ URZĘDU GMINY W SZREŃSKU
§ 1
- Do przeprowadzenia kontroli upoważnieni są:
a) Komisja Rewizyjna Rady Gminy we wszystkich sprawach dotyczących gminy, zleconych przez Radę oraz na podstawie planu pracy,
b) Przewodniczący Rady Gminy i komisje w sprawach dotyczących ich zakresu działania,
c) Wójt, Sekretarz w sprawach funkcjonowania Urzędu,
d) Wójt w sprawach działalności kierowników jednostek organizacyjnych i w sprawach tych jednostek,
e) Kierownik referatu w stosunku do swoich podwładnych. - Kontrola może dotyczyć całości spraw prowadzonych przez daną osobę lub referat względnie określonych spraw, a także jednej sprawy i może dotyczyć :
a) sposobu prowadzenia i przechowywania akt,
b) sprawy bieżącej. - Dokumentacja u pracownika winna być tak prowadzona, aby bez zwłoki mógł on okazać teczkę, w której znajdować się powinna wskazana korespondencja lub sprawa.
- Z kontroli sporządza się protokół wskazując w nim prawidłowości i nieprawidłowości. Protokół winien być zakończony wnioskami. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach.
- O wynikach kontroli niezwłocznie zawiadamia się ten organ lub osobę , której kontrolujący i kontrolowany podlega.
- Kontrole zlecone przez Radę Gminy lub Jej komisje oraz przez inne upoważnione osoby są jawne. Oznacza to, że kontrolowany jest uprzedzony o dacie i temacie kontroli ustnie lub pisemnie.
§ 2
Kontrolę wydatków ze środków publicznych w podległych jednostkach organizacyjnych i nadzorowanych określa Wójt Gminy w drodze zarządzenia.
WÓJT
Małgorzata Iwańska
Załącznik nr 3
do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Szreńsku
ZASADY OPRACOWYWANIA AKTÓW PRAWNYCH
§ 1
Akty prawa miejscowego
- Na podstawie upoważnień ustawowych gminie przysługuje prawo stanowienia aktów prawa miejscowego obowiązujących na obszarze gminy. (Art. 40, ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.)
- Organy gminy wydają akty prawa powszechnie obowiązujące w formie uchwał i przepisów porządkowych.
- W przypadkach nie cierpiących zwłoki, przepisy porządkowe wydaje Wójt w drodze zarządzenia. Zarządzenie podlega zatwierdzeniu na najbliższej Sesji.
§ 2
Zasady współpracy między pracownikami i Radą gminy
- Projekty uchwał pod obrady Rady Gminy przygotowują: odpowiedzialny kierownik referatu lub pracownicy zajmujący się określoną sprawą, z własnej inicjatywy lub na polecenie Wójta lub Sekretarza.
- Po uzyskaniu opinii radcy prawnego projekty kierowane są do przewodniczącego rady gminy pod obrady sesji.
- Kierownik referatu lub pracownik samodzielnego stanowiska pracy na posiedzeniu komisji lub sesji rady obowiązany jest tak przygotować sprawę, aby mające nastąpić rozstrzygnięcie było jasne. W tym celu referuje on sprawę przytaczając dokumenty oraz przepisy prawne, które powinien zacytować w każdej chwili na żądanie lub z własnej inicjatywy.
§ 3
Ogłaszanie przepisów
- Zasady i tryb ogłaszania aktów prawa miejscowego określają odrębne przepisy.
- Akty praw miejscowego podawane są do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty tj. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i tablicach ogłoszeń w sołectwach.
- Urząd Gminy prowadzi zbiór przepisów gminnych powszechnie obowiązujących, dostępnych do powszechnego wglądu.
- Uchwały i zarządzenia organów gminy nie stanowiące przepisów gminnych mogą być podawane do publicznej wiadomości, o ile prawa nie stanowią inaczej.
§ 4
Wydawanie aktów prawnych przez Wójta
- Wójt wydaje przepisy na mocy prawnych umocowań w formie zarządzeń.
- Wójt wydaje akty prawne wewnętrznego uporządkowania w formie okólników. Okólniki nie posiadają mocy przepisów gminnych.
WÓJT
Małgorzata Iwańska
Załącznik nr 4
do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Szreńsku
TRYB PRACY URZĘDU GMINY
§ 1
- Czas pracy Urzędu nie może przekroczyć 40 godzin na tydzień i 8 godzin na dobę.
- Organizację i porządek w procesie pracy ustali Wójt w regulaminie pracy.
- Czas pracy należy wykorzystać całkowicie na wykonywanie zadań służbowych.
§ 2
- Każdy pracownik po przyjściu do pracy zobowiązany jest podpisać listę obecności.
- Jako formy kontroli wykorzystywania czasu pracy stosuje się:
- listę obecności,
- ewidencję wyjść w godzinach służbowych,
- ewidencję zwolnień od pracy oraz okresów nieobecności w pracy. - Brak podpisu pracownika na liście obecności lub wpisu do ewidencji wyjść w godzinach pracy oznacza nieobecność wymagającą wyjaśnienia.
§ 3
Wyjście pracownika poza Urząd Gminy w godzinach pracy jest możliwe po uzyskaniu zgody bezpośredniego przełożonego i dokonanie odpowiedniego wpisu w książce wyjść.
§ 4
Pracownik, jeżeli wymagają tego potrzeby Urzędu jest zobowiązany na polecenie przełożonego wykonywać pracę poza normalnymi godzinami.
§ 5
Interesantów przyjmuje się przez cały czas urzędowania z wyjątkiem kasy, która czynna jest w godzinach ustalonych odrębnie.
§ 6
Posłowie na Sejm, senatorowie oraz radni przyjmowani są w pierwszej kolejności.
§ 7
Obsługa interesantów powinna być rzeczowa i sprawna z zachowaniem zasad uprzejmości.
§ 8
- Akta, pieczątki, maszyny i inne przedmioty powinny być zabezpieczone przed dostępem osób postronnych.
- Zabranie dokumentów oraz wyposażenia poza teren Urzędu wymaga zgody bezpośredniego przełożonego.
WÓJT
Małgorzata Iwańska
Załącznik nr 5
do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy
ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI
§ 1
Wójt Gminy podpisuje osobiście:
- zarządzenia, regulaminy, okólniki,
- pisma związane z reprezentacją gminy na zewnątrz,
- odpowiedzi na skargi i wnioski,
- odpowiedzi na postulaty i zapytania radnych i innych mieszkańców gminy,
- pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności gminy,
- upoważnienia do działania w jego imieniu,
- dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy , zmianą , przeszeregowaniem, nagradzaniem, karaniem jak również rozwiązaniem stosunku pracy z pracownikami Urzędu i kierownikami gminnych jednostek organizacyjnych,
- decyzje w zakresie administracji publicznej,
- pełnomocnictwo do reprezentowania wójta przed sadami czy innymi organami.
§ 2
Sekretarz Gminy podpisuje:
- decyzje i pisma wynikające z upoważnienia Wójta.
WÓJT
Małgorzata Iwańska
Urząd Gminy Szreńsk
