Obieg dokumentów w Urzędzie Gminy w Szepietowie
Korespondencja wpływająca do Urzędu jest niezwłocznie rejestrowana, co oznacza, że:
korespondencja wpływająca jest stemplowana pieczęcią wpływu z naniesieniem daty wpływu, rejestrowana w rejestrze kancelaryjnym, następnie dekretowana przez Wójta lub Sekretarza i przekazywana pracownikom za pokwitowaniem,
w przypadku korespondencji nie podlegającej otwarciu (poufne, zastrzeżone), pieczęć wpływu i datę stawia się na kopercie i niezwłocznie przekazuje osobie upoważnionej,
wszelkie skargi i wnioski obywateli są przez sekretariat niezwłocznie rejestrowane w rejestrze skarg i wniosków i przekazywane za pokwitowaniem pracownikowi, który po załatwieniu sprawy podaje do rejestru termin i sposób ich załatwienia,
korespondencja kierowana do Rady przekazywana jest poprzez pracownika ds. obsługi Rady niezwłocznie jej Przewodniczącemu,
korespondencja zawierająca jedynie nazwisko i imię adresata, bez oznaczenia pieczęcią nadawcy, winna być traktowana jako prywatna.
Korespondencja wychodząca z Urzędu wysyłana jest za pośrednictwem sekretariatu:
korespondencja do wysyłki jest kopertowana, adresowana i opieczętowana przez osobę załatwiającą sprawę,
korespondencja związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym, czy sądowym wysyłana jest listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru,
sekretariat zaopatruje listy do wysyłki w odpowiednią opłatę pocztową i rejestruje w książce nadawczej wszelkie listy polecone i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
