Urząd Gminy Radomyśl
Udostępnianie zasobu archiwum Urzędu Gminy Radomyśl nad Sanem
1. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację kategorii „A” i „B” dla celów służbowych i naukowo-badawczych.
2. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi, na podstawie kart udostępnienia. Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
3. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniu archiwum zakładowego pod nadzorem pracownika archiwum.
4. W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal archiwum zakładowego na teren pomieszczeń biurowych Urzędu. Należy wówczas dokumentację znajdującą się w wypożyczonej teczce ponumerować (spaginować) oraz sporządzić jej spis i opis (np. załączniki w postaci planów, plansz itp., dokumenty luźne, stan zachowania materiałów, braki itd.).
5. Poza siedzibę Urzędu nie wolno wypożyczać żadnej dokumentacji.
6. Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać:
1. dokumentacji zastrzeżonej przez kierownika komórki organizacyjnej, który ją przekazał,
2. dokumentacji uszkodzonej,
3. środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.
7. Poszukiwania dokumentacji w archiwum zakładowym przeprowadzają wyłącznie pracownicy tego archiwum.
8. W miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się kartę zastępczą
Odpowiedzialność korzystających za udostępnioną dokumentację.
1. Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej im dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie.
2. Pracownik archiwum zakładowego potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczenia w obecności osoby zwracającej.
3. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji:
1. pracownik archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisują:
a. pracownik archiwum zakładowego,
b. wypożyczający dokumentację,
c. kierownik wydziału, którego pracownikiem jest wypożyczający dokumentację.
d. kierownik wydziału, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.
2. sporządza protokół w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada w miejsce zagubionych lub dołącza do uszkodzonych materiałów, drugi przechowuje się w archiwum zakładowym w specjalnej teczce, a trzeci przekazuje kierownikowi wydziału, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.
3. Kierownik komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji, przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej.
