Powiatowy Zarząd Dróg w Śremie
Śrem, dnia 29 kwietnia 2011 r.
Oświadczenie
o stanie kontroli zarządczej w Powiatowym Zarządzie Dróg w Śremie za rok 2010
Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:
- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
- skuteczności i efektywności działania,
- wiarygodności sprawozdań,
- ochrony zasobów,
- przestrzegania zasad etycznego postępowania,
- efektywności i skuteczności przepływu informacji,
- zarządzania ryzykiem,
Oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:
- monitoringu realizacji zadań,
- procesu zarządzania ryzykiem,
- kontroli wewnętrznych,
- samooceny kontroli zarządczej,
- przedłożonych oświadczeń przez pracowników PZD
Oświadczam, iż nie posiadam informacji, które nie zostały umieszczone, a które mogłoby negatywnie wpływać na obraz sytuacji jednostki.
Dyrektor Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie
Lech Czekała
Sprawozdanie z funkcjonowania kontroli zarządczej za rok 2010
w Powiatowym Zarządzie Dróg w Śremie
W celu wdrożenia „Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych" w Powiatowym Zarządzie Dróg w Śremie ustalono zasady prowadzenia oraz procedury kontroli zarządczej na podstawie art. 69 ust.1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
I. Środowisko wewnętrzne.
ZASADY ETYCZNE
Zasady etyczne dla pracowników Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie, będących pracownikami samorządowymi określają przepisy ustawy o pracownikach samorządowych i kodeks postępowania administracyjnego. W okresie sprawozdawczym nie zaobserwowano naruszenia obowiązujących norm etycznych. Do Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie nie wpłynęły także skargi i wnioski związane z łamaniem zasad etycznych przez pracowników.
KOMPETENCJE ZAWODOWE
1. W Powiatowym Zarządzie Dróg w Śremie w roku 2010 zatrudniane były wyłącznie osoby posiadające stosowną wiedzę, umiejętności i doświadczenie
2. Rozwój kompetencji zawodowych odbywał się w minionym roku poprzez szkolenia i dokształcanie pracowników
STRUKTURA ORGANIZACYJNA
1. Strukturę organizacyjną określa Regulamin Organizacyjny Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie. Zakresy zadań, uprawnień i odpowiedzialności kierownictwa oraz poszczególnych komórek organizacyjnych są dostępne dla każdego pracownika jednostki w Regulaminie. Uszczegółowienie Regulaminu stanowią zakresy czynności poszczególnych pracowników. Zakresy czynności pracowników dostępne są w aktach osobowych pracowników
2. Kierownictwo Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie dąży do dostosowania dokumentów, o których mowa w ust. 1, do obowiązujących przepisów, celów i zadań. W roku 2010 w związku ze zmianą m.in. ustawy o finansach publicznych zapisy regulaminu wymagają uaktualnienia w zakresie funkcjonowania poszczególnych komórek organizacyjnych. W związku z powyższym w 2011r należy także uaktualnić zakresy czynności poszczególnych pracowników.
II. Cele i zarządzanie ryzykiem
MISJA, CELE, ZADANIA
1. Celem głównym działalności Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie jest poprawa bezpieczeństwa ruchu na drogach powiatowych, realizowana poprzez legalność podejmowania decyzji, ich celowość, rzetelność wykonywania i gospodarność.
Zadania Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie na każdy rok określane są w formie pisemnej.
2. Określenie celów i zadań na rok 2010 występowało w:
a) Strategii Rozwoju Powiatu,
b) Wieloletnim Planie Inwestycyjnym,
c) budżecie Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie na rok 2010,
3. Dokumenty określone w ust. 2 oraz zmiany w tych dokumentach podlegały zatwierdzeniu na podstawie odrębnych przepisów.
4. Sprawozdania z realizacji celów i zadań Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie za rok 2010 zostało sporządzone i przekazane do Starostwa Powiatowego w Śremie.
IDENTYFIKACJA I ANALIZA RYZYK
1. W Powiatowym Zarządzie Dróg w Śremie sporządzona została dokumentacja będącą wynikiem identyfikacji i analizy ryzyka
2. Przy identyfikacji ryzyka rozważane były czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka o charakterze finansowym i niefinansowym.
3. Ocena zidentyfikowanego ryzyka dokonana została przez wszystkich pracowników komórek organizacyjnych i Dyrektora. Z dokonanej oceny ryzyka sporządzone zostały oświadczenia.
III. Informacja i komunikacja
1. W obrębie struktury organizacyjnej jednostki w roku 2010 funkcjonowały następujące mechanizmy przekazywania informacji:
a) zebrania, które odbywały się w miarę potrzeb, z przeciętną częstotliwością raz w miesiącu. Uczestnikami zebrań byli pracownicy, których obecność była niezbędna lub pożądana;
b) umieszczanie na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej,
c) przekazywanie w formie pisemnej i elektronicznej ( e-maile),
d) polecenia przełożonego.
2. Cele i zadania Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie na dany rok komunikowane były pracownikom w następujący sposób:
a)poprzez przekazanie w formie pisemnej,
b) ustnie w trakcie narad i spotkań
3. Do obowiązków wszystkich pracowników Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie należało przekazywanie niezbędnych informacji innym pracownikom oraz podmiotom zewnętrznym mającym wpływ na osiągnięcie celów i realizację zadań. W bieżącym roku należy wzmocnić mechanizmy komunikacji, poprzez dopracowanie ścisłych form i zasad obiegu informacji.
IV. Mechanizmy kontroli
DOKUMENTACJA SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
1. Dokumentacja systemu kontroli zarządczej obejmująca wszystkie procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków, a także inne dokumenty była dostępna dla wszystkich pracowników w formie papierowej.
2. Mechanizmy funkcjonującej kontroli zapewniały, że podejmowane i realizowane są wyłącznie operacje finansowe zatwierdzone przez odpowiednie organy i osoby.
3. Elementami systemu kontroli zarządczej były w roku 2010 także:
a) zasady gospodarowania materiałami i sprzętem,
b) zasady wydawania pracownikom fizycznym napoi i środków ochrony osobistej,
c) sposób prowadzenia kartotek urlopowych i przestrzeganie terminów badań lekarskich,
c) zasady wydawania decyzji administracyjnych i sposobu ich ewidencjonowania,
d) zasady obsługi korespondencji w sekretariacie Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie,
e) zasady prowadzenia dokumentacji z realizacji zadań inwestycyjnych,
f) zasady i sposób prowadzenia ewidencji drzew,
g) zasady i sposób prowadzenia ewidencji mostów i przepustów,
h) sprawdzenie dokumentacji w sprawie odbiorów robót,
g) zasady i sposób realizacji zadań utrzymaniowych na drogach powiatowych,
h) zasady i sposób realizacji zadań inwestycyjnych na drogach powiatowych
i) inne zasady ustalone zarządzeniami wewnętrznymi i przepisami prawa.
DOKUMENTACJA SYSTEMU KONTROLI ZEWNĘTRZNEJ
W 2010 r. nie wystąpiły kontrole zewnętrzne.
NADZÓR, CIĄGŁOŚĆ DZIAŁALNOŚCI I OCHRONA ZASOBÓW
1. Kierownictwo Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie prowadziło bieżący nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.
2. W zakresie swojej działalności komórki organizacyjne podejmowały działania zmierzające do zapewnienia ciągłości działalności jednostki w szczególności poprzez:
a) ubezpieczenie majątku,
b) analizowanie zawartych umów i zawieranie nowych,
c)ochronę mienia i jego wykorzystanie zgodne z zasadami prawidłowej gospodarki,
d) ochronę dostępu do informacji,
e)zabezpieczenie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
VII. Monitorowanie i ocena systemu.
Kierownictwo monitorowało na bieżąco system kontroli zarządczej i dokonywało analizy, czy system ten działa skutecznie.
Bazując na przeprowadzonej ocenie oraz zebranych dokumentach i oświadczeniach pracowników komórek organizacyjnych zarządu należy stwierdzić, że w kierowanej przeze mnie jednostce w wystarczającym stopniu funkcjonowała w 2010r. adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Dyrektor Powiatowego Zarządu Dróg w Śremie
Lech Czekała
Śrem, dnia 29 kwietnia 2011 r.
