Rejestr zmian

Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji odbywa się zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. – w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. z 1998 r. nr 160, poz. 1074 z późniejszymi zmianami).

Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji

1. Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w dzienniku korespondencyjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi pracownicy inspektoratu, zgodnie z podziałem czynności i przekazują do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego.
2. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
   1) adresowanych imiennie,
   2) stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje adresatom,
   3 )wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.
3. Po otwarciu koperty sprawdza się:
   1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
   2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
4. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
5. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
   1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
   2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
   3) w których brak nadawcy lub daty pisma,
   4) mylnie skierowanych,
   5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
   6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
6. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.
7. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.