Strona główna / Zarządzenia Wójta

ZARZĄDZENIE NR 565.2014

WÓJTA GMINY MAJDAN KRÓLEWSKI

z dnia 4 sierpnia 2014 r.

w sprawie wprowadzenia procedury tworzenia i aktualizacji kart usług

 wraz z niezbędnymi wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski

Na podstawie art. 33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U.                        z 2013r. poz. 594 ze zm. ) zarządza się, co następuje :

§ 1.

Wprowadza się Procedurę tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi wnioskami                                   i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

Wprowadza się Procedurę aktualizacji kart usług wraz z niezbędnymi wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski stanowiącą załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 3.

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Majdan Królewski.

§ 4.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 565.2014

Wójta Gminy Majdan Królewski

z dnia 4 sierpnia 2014 r.

Procedura

tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi wnioskami i formularzami

w Urzędzie Gminy Majdan Królewski

Niniejsza procedura została opracowana w ramach projektu „URZĘDY PRZYJAZNE I BEZ BARIER” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 – Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013.

1. I.  Cel i przedmiot procedury

1. Procedura określa zasady tworzenia kart usług (wraz z niezbędnymi wnioskami                                        i formularzami) świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski. Procedura określa czynności od identyfikacji potrzeby stworzenia kart usług i stworzenia całościowego katalogu kart usług świadczonych w urzędzie a następnie przygotowanie projektów kart, ich weryfikację do zatwierdzenia i udostępnienia kart dla klientów Gminy Majdan Królewski w wersji papierowej i elektronicznej na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.

2. W zakresie formularzy elektronicznych Procedura określa również ich udostępnianie dla klientów Gminy Majdan Królewski na ePUAP.

3. Wdrożenie procedury uczyni proces tworzenia kart usług jasnym i czytelnym dla pracowników wykonujących usługi związane z zakresem ich obowiązków. Obowiązujące karty usług ułatwią klientom Gminy Majdan Królewski dostęp do świadczonych w urzędzie usług, wpłyną na sprawność obsługi klientów Urzędu, co w konsekwencji podniesie poziom działania na rzecz klientów urzędu.

II. Definicje

Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:

1)        BIP – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Gminy Majdan Królewski;

2)        ePUAP – należy przez to rozumieć Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej;

3)        karcie usług - należy przez to rozumieć jednorodne pod względem formatu
i standardu opracowanie usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski i udostępnione dla klientów urzędu wraz z wszystkimi niezbędnymi wnioskami i formularzami oraz przykładowymi wypełnieniami wniosków i formularzy;

4)        katalogu – należy przez to rozumieć katalog świadczonych usług w Urzędzie Gminy Majdan Królewski;

5)        ewidencji - należy przez to rozumieć ewidencję kart usług realizowanych w danej komórce organizacyjnej;

6)        komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć referat lub samodzielne stanowisko pracy;

7)        urzędniku - należy przez to rozumieć pracownika merytorycznego, do którego obowiązków należy załatwianie określonego rodzaju spraw, zgodnie
z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy Majdan Królewski oraz zakresem czynności;

8)        Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Majdan Królewski;

9)        Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Majdan Królewski.

III. Karty usług

1. Karty usług tworzone są według jednolitego wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

2. Każda karta usług stanowi jednolite pod względem graficznym opracowanie i zawiera informacje dotyczące następujących punktów:

1)        nazwa usługi;

2)        wymagane dokumenty;

3)        miejsce złożenia dokumentów;

4)        opłaty;

5)        termin składania;

6)        termin rozpatrzenia;

7)        podstawa prawna;

8)        tryb odwoławczy;

9)        dodatkowe informacje;

10)    formularze i wnioski do pobrania.

3. Na karcie usług podpisują się :

1)        urzędnik, który opracował kartę usługi;

2)        radca prawny, który zaopiniował kartę usługi;

3)        Sekretarz, który zaakceptował kartę usługi;

4)        Wójt zatwierdzając kartę usługi.

4. Karty usług numerowane są według jednolitego wzoru: symbol komórki organizacyjnej i kolejny numer usługi (wynikający z ewidencji),  np.  IP-01.

5. Do kart usług dołączane są formularze, które dzieli się na:

1)        zewnętrzne (wynikające z przepisów prawnych);

2)        wewnętrzne (wynikające z uchwał Rady Gminy Majdan Królewski, zarządzeń Wójta Gminy Majdan Królewski  lub opracowane w danej komórce organizacyjnej).

IV. Tworzenie kart usług

1. Tworzenie kart usług w Urzędzie Gminy Majdan Królewski  odbywa się w następujących etapach:

1)        Etap 1 – Sekretarz zleca urzędnikom przygotowanie katalogu usług świadczonych w poszczególnych komórkach organizacyjnych, dla których będą tworzone karty usług;

2)        Etap II – weryfikacja i zatwierdzenie przez Sekretarza zaproponowanych przez urzędników katalogów świadczonych usług. Nazwy świadczonych usług w katalogach powinny być zgodne z listą spraw realizowanych na ePUAP;

3)        Etap III – stworzenie przez Sekretarza katalogu usług świadczonych                              w Urzędzie Gminy Majdan Królewski ,dla których zostaną przygotowane karty usług wraz z odpowiednimi formularzami i wnioskami z podziałem na poszczególne komórki organizacyjne zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej procedury;

4)        Etap IV – Sekretarz zleca urzędnikom wykonanie kart usług zgodnie                                    z katalogiem, o którym mowa w pkt. 3 oraz podejmuje decyzję o zleceniu implementacji wybranychformularzy do stworzonych kart usług na ePUAP.

2. Proces postępowania w przypadku tworzenia karty usługi:

1)        urzędnik opracowuje kartę usługi na szablonie wzoru karty dołączając stosowne wnioski i formularze;

2)        urzędnik sprawdza kartę usługi pod względem merytorycznym;

3)        urzędnik formatuje kartę usługi pod względem graficznym;

4)        przygotowaną kartę usługi:

a)      opiniuje radca prawny,

b)      akceptuje Sekretarz,

c)      zatwierdza Wójt;

5)        w przypadku podjęcia decyzji o implementacji formularzy na ePUAP, Sekretarz wydaje odpowiedzenie zlecenie.

3. Każda z osób biorących udział w procesie może zgłosić konieczność naniesienia korekt                       i poprawek do tworzonej karty usług.

4. W przypadku uwag do przygotowanej karty usług, koniecznych zmian dokonuje urzędnik opracowujący kartę.

5. Tworzenie karty usługi według powyższej procedury obrazuje schemat stanowiący załącznik nr 3 do niniejszej procedury.

V. Ewidencja kart usług

1. Karty usług po zatwierdzeniu zostają przekazane do danej komórki organizacyjnej, w której realizowana jest usługa w celu nadania numerów i wprowadzenia do ewidencji kart usług.

2. Wzór ewidencji kart usług w komórce organizacyjnej Urzędu Gminy Majdan Królewski  stanowi załącznik nr 4 do niniejszej procedury.

3. Oryginały kart usług wraz z ewidencją kart usług znajdują się w komórce organizacyjnej,                 w której realizowane są dane usługi.

4. Monitorowanie zgodności kart usług z przepisami prawa, aktualizacja danych zawartych                  w kartach oraz przygotowanie propozycji uzupełnienia katalogu usług

świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski  o nowe karty usług, należy do urzędnika merytorycznego na danym stanowisku pracy.

VI. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność wynikająca z treści niniejszej procedury jest następująca:

1. Sekretarz odpowiada za:

1)      zlecenie urzędnikom przygotowanie katalogu usług świadczonych w komórkach organizacyjnych;

2)      weryfikację i zatwierdzenie katalogów świadczonych usług dla poszczególnych komórek organizacyjnych;

3)      tworzenie katalogu usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski , z podziałem na poszczególne komórki organizacyjne;

4)      zlecenie urzędnikom wykonanie kart usług, które wchodzą do katalogu;

5)      zlecenie pracownikowi lub wykonawcy zewnętrznemu implementacji wybranych formularzy elektronicznych na ePUAP.

2. Urzędnik wykonujący daną usługę odpowiada za:

1)      opracowanie karty usługi na wzorze;

2)      sprawdzenie karty usługi pod względem merytorycznym;

3)      formatowanie karty usługi pod względem graficznym;

4)      wprowadzenie zmian w przypadku zgłoszenia uwag do tworzonej karty usług;

5)      monitorowanie aktualizacji kart usług świadczonych na danym stanowisku pracy;

6)      przekazanie zatwierdzonych kart usług do administratora celem publikacji w BIP;

7)      przekazanie zatwierdzonych kart usług w wersji papierowej na stanowiska pracowników realizujących dane usługi.

VII. Dostęp do kart usług

1. Zatwierdzone karty usług (wraz ze stosownymi formularzami i wnioskami) w wersji elektronicznej urzędnik przekazuje do administratora celem publikacji na stronie BIP Urzędu Gminy Majdan Królewski .

2. Zatwierdzone karty usług (wraz ze stosownymi formularzami i wnioskami) w wersji papierowej urzędnik wykłada dla klientów na stanowisku, na którym realizuje dane usługi.

VIII. Dostęp do formularzy elektronicznych

1. Formularze elektroniczne przygotowane zgodnie z wymaganiami Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej podlegają publikacji na EPUAP.

2. Publikacji/implementacji formularzy elektronicznych o których mowa w pkt. 1 dokonuje wyznaczony pracownik lub wykonawca zewnętrzny na zlecenie Sekretarza.

Załącznik nr 1 do Procedury tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi

wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski

WZÓR KARTY USŁUG

Załącznik nr 2 do Procedury tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi

wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski

KATALOG USŁUG ŚWIADCZONYCH DLA KLIENTÓW

W URZĘDZIE GMINY MAJDAN KRÓLEWSKI

I. Referat/Stanowisko ………………………………

II. Referat/Stanowisko ………………………………

III. Referat/Stanowisko ………………………………

IV. Referat/Stanowisko ………………………………

Załącznik nr 3 do Procedury tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi

                                                 wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski

Schemat tworzenia kart usług w Urzędzie Gminy Majdan Królewski

Załącznik nr 4 do Procedury tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi

wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski

EWIDENCJA KART USŁUG

REFERAT/ STANOWISKO…………………………..

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 565.2014

Wójta Gminy Majdan Królewski

z dnia 4 sierpnia 2014 r.

Procedura

aktualizacji kart usług wraz z niezbędnymi wnioskami

i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski

Niniejsza procedura została opracowana w ramach projektu „URZĘDY PRZYJAZNE I BEZ BARIER” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 – Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013.

I. Cel i przedmiot procedury

1. Procedura określa zasady aktualizowania kart usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski . Procedura określa czynności od momentu potrzeby aktualizacji kart usług poprzez opiniowanie, zatwierdzanie aktualizowanych kart usług aż do udostępnienia takich kart klientom Gminy Majdan Królewski  w wersji papierowej i elektronicznej na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.

2. W zakresie formularzy elektronicznych Procedura określa również ich udostępnianie dla klientów Gminy Majdan Królewski  na ePUAP.

3. Wdrożenie procedury uczyni proces aktualizacji kart usług jasnym i czytelnym dla pracowników wykonujących usługi związane z zakresem ich obowiązków. Obowiązujące karty usług ułatwią klientom Gminy Majdan Królewski  dostęp do świadczonych w urzędzie usług i wpłyną na sprawność obsługi klientów urzędu.

II. Definicje

Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:

1)      BIP – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Gminy Majdan Królewski ;

2)      ePUAP – należy przez to rozumieć Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej;

3)      karcie usług - należy przez to rozumieć jednorodne pod względem formatu i standardu opracowanie usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski  i udostępnione dla klientów urzędu wraz z wszystkimi niezbędnymi wnioskami i formularzami oraz przykładowymi wypełnieniami wniosków i formularzy;

4)      katalogu – należy przez to rozumieć katalog świadczonych usług w Urzędzie Gminy Majdan Królewski ;

5)      ewidencji - należy przez to rozumieć ewidencję kart usług realizowanych w danej komórce organizacyjnej;

6)      komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć referat lub samodzielne stanowisko pracy;

7)      urzędniku - należy przez to rozumieć pracownika merytorycznego do którego obowiązków należy załatwianie określonego rodzaju spraw, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy Majdan Królewski  oraz zakresem czynności;

8)      Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Majdan Królewski ;

9)      Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Majdan Królewski .

III. Przyczyny aktualizowania kart usług

1. Konieczność aktualizacji kart usług wynika w szczególności z następujących powodów:

1)      zmiany przepisów;

2)      wprowadzenia nowych przepisów;

3)      uchwał Rady Gminy Majdan Królewski ;

4)      Zarządzeń Wójta;

5)      uzasadnionych wniosków klientów;

6)      oceny aktualności kart usług;

7)      zaprzestania świadczenia danej usługi w Urzędzie.

2. Może też zaistnieć potrzeba wdrożenia nowych usług, z czym wiąże się konieczność aktualizacji katalogu świadczonych usług w Urzędzie Gminy Majdan Królewski  i opracowanie nowej karty usługi.

IV. Aktualizacja kart usług

1. Monitorowanie zgodności kart usług z przepisami prawa, aktualizacja danych zawartych w kartach oraz przygotowanie propozycji uzupełnienia katalogu usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski  o nowe karty usług, należy do urzędnika merytorycznego na danych stanowisku pracy.

2. Urzędnicy merytoryczni wykonujący dane usługi raz w roku do końca czwartego kwartału dokonują kontroli aktualności kart usług w danej komórce organizacyjnej. Z niniejszej czynności urzędnik sporządza krótki protokół, który przedkłada Sekretarzowi. W razie konieczności aktualizowania karty usług postępują zgodnie z pkt. 3 niniejszego rozdziału procedury.

3. W przypadku konieczności dokonania aktualizacji karty usługi wraz z niezbędnymi wnioskami i formularzami proces ten wygląda następująco:

1)      urzędnik merytoryczny sporządza aktualizację karty usługi na szablonie wzoru karty;

2)      urzędnik sprawdza aktualizowaną kartę usługi pod względem merytorycznym;

3)      urzędnik formatuje aktualizowaną kartę usługi pod względem graficznym;

4)      urzędnik w przypadku konieczności aktualizacji formularza udostępnionego na ePUAP zgłasza Sekretarzowi konieczność jego aktualizacji na ePUAP;

5)      przygotowaną aktualizowaną kartę usługi :

a)             opiniuje radca prawny,

b)            akceptuje Sekretarz,

c)             zatwierdza Wójt.

6)      w przypadku zgłoszenia konieczności aktualizacji formularza udostępnionego na ePUAP, Sekretarz wydaje odpowiedzenie zlecenie.

4. Każda z osób biorących udział w procesie może zgłosić konieczność naniesienia korekt/poprawek do aktualizowanej karty usług.

5. W przypadku uwag do aktualizowanej karty usługi, koniecznych zmian dokonuje urzędnik aktualizujący kartę.

6. Aktualizację kart usług według powyższej procedury obrazuje schemat stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

V. Opracowanie nowej karty usług

1. W przypadku konieczności opracowania nowej karty usługi proces postępowania jest następujący:

1)    urzędnik składa wniosek do Sekretarza o opracowanie nowej karty usługi;

2)    w przypadku wyrażenia zgody Sekretarz wpisuje nową kartę usługi do katalogu usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski  a urzędnik opracowuje nową kartę usługi.

2. W przypadku określonym w rozdz. V ust. 1 pkt 2) rozdział III i IV Procedury tworzenia kart usług wraz z niezbędnymi wnioskami i formularzami w Urzędzie Gminy Majdan Królewski  stosuje się odpowiednio.

VI. Usunięcie karty usługi

1. W przypadku konieczności usunięcia karty usługi proces postępowania jest następujący:

1)   urzędnik składa wniosek wraz z uzasadnieniem do Sekretarza o usunięcie karty usługi;

2)   w przypadku wyrażenia zgody Sekretarz wykreśla kartę usługi z katalogu usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski ;

3)   w przypadku konieczności usunięcia formularza z ePUAP Sekretarz wydaje odpowiednie zlecenie.

2. W przypadku określonym w rozdz. VI ust. 1 pkt 2 urzędnik wykreśla daną kartę usługi                        z ewidencji kart usług prowadzonej w danej komórce organizacyjnej oraz przekazuje wniosek do administratora celem usunięcia karty usługi ze strony BIP Urzędu Gminy Majdan Królewski .

3. Urzędnik usuwa daną kartę usługi w wersji papierowej ze stanowiska pracy, gdzie była realizowana dana usługa.

4. Formularz elektroniczny z ePUAP usuwa wyznaczony pracownik lub wykonawca zewnętrzny na zlecenie Sekretarza.

VII. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność wynikająca z treści niniejszej procedury jest następująca:

1. Sekretarz odpowiada za:

1)      zatwierdzenie wniosku w sprawie usunięcia karty usługi lub utworzenia nowej karty usługi;

2)      wpisywanie nowej karty usługi do katalogu usług świadczonych w Urzędzie Gminy Majdan Królewski ;

3)      wyznaczenie pracownika lub wykonawcy zewnętrznego do usunięcia formularz elektronicznych z ePUAP;

4)      wyznaczenie pracownika lub wykonawcy zewnętrznego do zamieszczenia zaktualizowanych formularzy elektronicznych na ePUAP.

2. Urzędnik wykonujący daną usługę odpowiada za:

1)        kontrolę raz w roku aktualności kart usług;

2)        monitorowanie zgodności kart usług z przepisami prawa;

3)        aktualizację danych zawartych w kartach usług;

4)        przygotowanie propozycji uzupełnienia katalogu usług świadczonych w Urzędzie;

5)        monitorowanie aktualizacji kart usług świadczonych na danych stanowisku pracy;

6)        przekazanie zaktualizowanych kart usług w wersji elektronicznej do Administratora celem publikacji na stronie BIP Gminy Majdan Królewski ;

7)        wyłożenie zaktualizowanych kart usług w wersji papierowej na stanowisku gdzie realizowane są dane usługi.

VIII. Ewidencja zaktualizowanych kart usług

1. Zaktualizowane karty usług po zatwierdzeniu zostają przekazane do danej komórki organizacyjnej w której realizowana jest usługa w celu wprowadzenia zmian w ewidencji kart usług.

2. Oryginały zaktualizowanych kart usług wraz z ewidencją kart usług znajdują się komórce organizacyjnej w której realizowane są dane usługi.

IX. Dostęp do zaktualizowanych kart usług

1. Zatwierdzone i zaktualizowane karty usług (wraz ze stosownymi formularzami i wnioskami) w wersji elektronicznej urzędnik przekazuje do administratora celem publikacji na stronie BIP Urzędu Gminy Majdan Królewski .

2. Zatwierdzone zaktualizowane karty usług (wraz ze stosownymi formularzami i wnioskami) w wersji papierowej urzędnik wykłada dla klientów na stanowisku na którym realizuje dane usługi.

3. Zatwierdzone zaktualizowane formularze elektroniczne wyznaczony pracownik lub wykonawca zewnętrzny na zlecenie Sekretarza umieszcza/implementuje na ePUAP.