Urząd Gminy Leśna Podlaska
Leśna Podlaska dnia 15.04.2016r.
ZPO.I.271.1.2016
Zapytanie ofertowe na usługę ubezpieczeniową
o wartości szacunkowej zamówienia poniżej 30 000 EURO
1. ZAMAWIAJĄCY:
GMINA LEŚNA PODLASKA
21-542 Leśna Podlaska
ul. Bialska 30
Adres strony internetowej: www.lesnapodlaska.pl
Adres poczty elektronicznej: ug@lesnapodlaska.pl
NIP: 537-23-32-149
Regon: 030237598
Dni i godziny urzędowania: poniedziałek - piątek: 7:30 – 15:30
2. Tryb udzielenia zamówienia:
Zamówienie poniżej 30 000 Euro .Nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych, oparte jest na zasadach konkurencyjności w celu wyboru najkorzystniejszej oferty. Zapytanie dostępne jest w siedzibie Zamawiającego w Leśnej Podlaskiej ul. Bialska 30pok. Nr 07 oraz na stronie www.lesnapodlaska.biuletyn.net
3. Nazwa zadania :„UBEZPIECZENIE MAJĄTKU I INNYCH INTERESÓW GMINY LEŚNA PODLASKA WRAZ Z JEDNOSTKAMI PODLEGŁYMI I INSTYTUCJAMI KULTURY
4. Opis przedmiotu zamówienia oraz opis części zamówienia
4.1.Przedmiotem zamówienia jest ubezpieczenie majątku i innych interesów Gminy Leśna Podlaska . Przedmiot zamówienia podzielony został na trzy następujące części:
4.1.1.część I: ubezpieczenie majątku, odpowiedzialności cywilnej i osób Gminy Leśna Podlaska Zakres zamówienia obejmuje:
1) ubezpieczenie mienia od wszystkich ryzyk w tym:
a) ubezpieczenie mienia od kradzieży z włamaniem i rabunku,
b) ubezpieczenie przedmiotów szklanych od stłuczenia,
2) ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej,
3) ubezpieczenie sprzętu elektronicznego,
4) ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków sołtysów.
4.1.2.część II: ubezpieczenie pojazdów mechanicznych Gminy Leśna Podlaska. Zakres zamówienia obejmuje:
1) obowiązkowe ubezpieczenie OC posiadaczy pojazdów mechanicznych,
2) ubezpieczenie pojazdów od uszkodzenia i utraty AUTO CASCO,
3) ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów,
4) ubezpieczenie Assistance,
5) ubezpieczenie Zielona Karta.
4.1.3. część III: ubezpieczenie członków Ochotniczych Straży Pożarnych Gminy Leśna Podlaska Zakres zamówienia obejmuje ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków.
4.2. Zamawiający w niniejszym postępowaniu dopuszcza możliwość składania ofert częściowych; Wykonawca może złożyć ofertę na wszystkie lub wybrane części zamówienia.
4.3. Wykonawca, wykonując usługę, będzie udzielał ochrony ubezpieczeniowej i obejmował ochroną ubezpieczeniową ryzyka wskazane w załącznikach nr 1a, 1b i 1c, tj. w opisie szczegółowym przedmiotu zamówienia.
4.4. W trakcie trwania okresu wykonywania zamówienia Wykonawca wystawia polisy na 12-miesięczne okresy ochrony ubezpieczeniowej, a w przypadku ryzyk określonych w pkt 3.1.2 i opisanych w załączniku nr 1b do „zapytania ofertowego” obejmuje je ochroną ubezpieczeniową, tj. wystawia polisy na 12-miesięczne okresy ubezpieczenia, gdzie data początkowa okresu ubezpieczenia będzie mieścić się w okresie wykonywania zamówienia.
4.5. Wykonawca udziela ochrony ubezpieczeniowej i obejmuje ochroną ubezpieczeniową na warunkach wyznaczonych treścią „zapytania ofertowego” i zgodnych ze złożoną ofertą.
4.6. Ogólne i szczególne warunki ubezpieczenia, którymi posługuje się Wykonawca i które wskazuje w dokumencie potwierdzającym ochronę ubezpieczeniową w zakresie ryzyk określonych w „Zapytaniu ofertowym”, mają zastosowanie tylko w kwestiach nieuregulowanych w „zapytaniu ofertowym” i w ofercie.
4.7. Przez cały okres wykonywania zamówienia Wykonawca gwarantuje niezmienność ogólnych warunków ubezpieczenia, na podstawie których udzielana będzie ochrona ubezpieczeniowa. Wyjątek od tej zasady dopuszczalny będzie w przypadku zmian powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności kodeksu cywilnego i ustawy z dnia 22.05.2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczeń Komunikacyjnych (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz. 392), w zakresie, w jakim zmiany te dotyczyć będą postanowień umów ubezpieczenia wskazanych w „zapytaniu ofertowym”.
4.8. Postępowanie prowadzone jest przy udziale brokera ubezpieczeniowego Inter-Broker Sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu przy ul. Żeglarskiej 31, zwanego dalej brokerem ubezpieczeniowym, który jako pośrednik ubezpieczeniowy działa w imieniu i na rzecz Zamawiającego i każdej jednostki organizacyjnej. Broker ubezpieczeniowy będzie pośredniczył przy zawarciu umowy, a następnie będzie nadzorował jej realizację przez Wykonawcę.
4.8.1. Wykonawca zapłaci brokerowi ubezpieczeniowemu kurtaż w wysokości zwyczajowo stosowanej.
4.9. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierają załączniki do niniejszego „zapytania ofertowego”:
Załącznik nr 1: „Postanowienia wspólne i informacje ogólne”;
Załącznik nr 1a: „Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawierający warunki obligatoryjne oraz klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne dla ubezpieczenia majątku, odpowiedzialności cywilnej i osób Gminy Leśna Podlaska wraz z jednostkami organizacyjnymi”, dotyczący części I zamówienia;
Załącznik nr 1b: „Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawierający warunki obligatoryjne oraz klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne ubezpieczenia pojazdów mechanicznych Gminy Leśna Podlaska.”, dotyczący części II zamówienia;
Załącznik nr 1c: „Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawierający warunki obligatoryjne oraz klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne ubezpieczenia członków Ochotniczych Straży Pożarnych Gminy Leśna Podlaska”, dotyczący części III zamówienia;
Załącznik nr 5: „Warunki obligatoryjne – definicje pojęć i obligatoryjna treść klauzul dodatkowych”;
Załącznik nr 6: „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne”;
Załącznik nr 8: „Wykaz pojazdów”,
Załącznik nr 9: „Opis zabezpieczeń przeciwkradzieżowych i przeciwpożarowych”,
Załącznik nr 10: „Dotychczasowy przebieg ubezpieczeń (wypłacone odszkodowania, ustanowione rezerwy)”.
4.10. W załącznikach nr 1a, 1b i 1c oraz nr 8 do niniejszego „zapytania ofertowego” został przedstawiony majątek i ubezpieczane osoby wg stanu na dzień 15.04.2016r. Wykonawca jest zobowiązany do objęcia ochroną ubezpieczeniową od dnia 04.06.2016 r. mienia i osób wg stanu na dzień 03.06.2016 r., w tym nowo zakupionego i wcześniej nie wykazanych, wg stawek jednostkowych i składek zgodnych ze złożoną ofertą. Zaktualizowaną ilość i wartość przedmiotu ubezpieczenia zawierać będą wnioski o wystawienie dokumentów ubezpieczeniowych złożone po rozstrzygnięciu niniejszego postępowania.
4.11. Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 66510000-8 (usługi ubezpieczeniowe), 66515100 – 4 (usługi ubezpieczenia od ognia), 66515400 – 7 (usługi ubezpieczenia od skutków żywiołów), 66515000 – 3 (usługi ubezpieczenia od uszkodzenia lub utraty), 66516400 – 4 (usługi ubezpieczenia od ogólnej odpowiedzialności cywilnej), 66516000 – 0 (usługi ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej), 66516100 – 1 (usługi ubezpieczenia pojazdów mechanicznych od odpowiedzialności cywilnej), 66514110 – 0 (usługi ubezpieczeń pojazdów mechanicznych), 66512100 – 3 (usługi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków).
Wymienione usługi należą do kategorii usług CPC nr 6.
5.1. Termin wykonania zamówienia: od dnia 04.06.2016 r. do dnia 03.06.2020r.
5.2. W terminie wykonywania zamówienia polisy ubezpieczeniowe będą wystawiane na okres roczny, z wyjątkiem ubezpieczeń aktualnych, zawartych wcześniej, w odniesieniu do których dokumenty ubezpieczeniowe będą wystawiane na okres od następnego dnia po wygaśnięciu tych umów do końca pierwszego rocznego okresu wykonania zamówienia, z zastrzeżeniami dotyczącymi ubezpieczeń pojazdów mechanicznych w zakresie OC/AC/NNW/Assistance, o których mowa w pkt. 5.3.
5.3. Polisy potwierdzające ubezpieczenie obowiązkowe OC posiadaczy pojazdów mechanicznych, Auto Casco, NNW kierowcy i pasażerów oraz Assistance będą wystawiane na pełen roczny okres ubezpieczenia, rozpoczynający się w terminie wykonania zamówienia od następnego dnia po wygaśnięciu dotychczasowych umów.
6.1. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca potwierdzi, że posiada uprawnienia do prowadzenia działalności ubezpieczeniowej, w szczególności zezwolenie właściwego organu na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej obejmującej przedmiot zamówienia lub zaświadczenie właściwego organu państwowego, że Wykonawca prowadzi działalność ubezpieczeniową obejmującą przedmiot zamówienia;
2) posiadania wiedzy i doświadczenia;
Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące załącznik nr 3 do „Zapytania ofertowego”;
3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące załącznik nr 3 do „Zapytania ofertowego”;
4) sytuacji ekonomicznej i finansowej;
Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące załącznik nr 3 do „Zapytania ofertowego”;
6.2. Ocena spełnienia przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana w oparciu o złożone dokumenty i oświadczenia, metodą warunku granicznego: spełnia - nie spełnia.
7.1.1. oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – wg wzoru, stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej „zapytania ofertowego”;
7.1.2. dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, w szczególności zezwolenia właściwego organu na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej obejmującej przedmiot zamówienia lub zaświadczenia właściwego organu państwowego, że Wykonawca prowadzi działalność ubezpieczeniową obejmującą przedmiot zamówienia;
8.1. W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem, albo drogą elektroniczną.
8.2. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawcy przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
8.3. Oświadczenie, wniosek, zawiadomienie, zapytanie lub informację uważa się za wniesione z chwilą, gdy dotarły do drugiej strony w taki sposób, że mogła zapoznać się z ich treścią.
8.4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści „Zapytania ofertowego|”. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed terminem składania ofert.
8.5. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści na stronie internetowej pod adresem www.lesnapodlaska.biuletyn.net
8.6. Osobą upoważnioną do porozumiewania się z Wykonawcami Marianna Biczak
Kontakt z wymienioną osobą jest możliwy w godzinach pracy Urzędu Gminy 7:15-15:15
W sprawach merytorycznych Inter Broker Sp. z o.o. Oddział w Białej Podlaskiej (bez prawa przyjmowania od wykonawców zapytań o wyjaśnienie treści „Zapytania ofertowego” i udzielania na nie wykonawcom odpowiedzi) Anna Korszeń tel.83 343 66 48.
9.1. Wykonawca jest związany z ofertą przez okres 30 dni.
10.1. Przygotowanie oferty
10.1.1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na wszystkie lub wybrane części zamówienia.
10.1.2. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
10.1.3. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści, pod rygorem nieważności.
10.1.4. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca.
10.1.5. Treść oferty musi odpowiadać treści „Zapytania ofertowego”.
10.1.6. Ofertę należy sporządzić zgodnie z wymaganiami określonymi w „Zapytaniu ofertowym” oraz dołączyć wszystkie wymagane dokumenty i oświadczenia.
10.1.7. Wykonawcy zobowiązani są złożyć następujące dokumenty oraz oświadczenia:
10.1.8. oświadczenia oraz dokumenty wymagane w „Zapytaniu ofertowym”,
10.1.9. formularz oferty, z wykorzystaniem wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego „zapytania ofertowego”; w przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia należy podać nazwy (firmy) oraz dokładne adresy wszystkich Wykonawców składających wspólną ofertę,
10.1.9.1. pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu albo do reprezentowania
w postępowaniu i zawarcia umowy, w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się
o udzielenie zamówienia,
10.1.9.2. pełnomocnictwo do występowania w imieniu Wykonawcy w przypadku, gdy dokumentów składających się na ofertę nie podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego.
10.1.10. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału, ewentualnie w formie poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem kopii.
10.1.11. Dokumenty i oświadczenia składające się na ofertę powinny być podpisane przez osobę upoważnioną do występowania w imieniu Wykonawcy (uprawnioną zgodnie z odpisem
z Krajowego Rejestru Sądowego) albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia dokumenty
i oświadczenia składające się na ofertę powinny być podpisane przez pełnomocnika.
10.1.12. Zamawiający uznaje, że podpisem jest złożony własnoręcznie znak, z którego można odczytać imię i nazwisko podpisującego, a jeżeli ten znak nie jest czytelny lub nie zawiera pełnego imienia i nazwiska, to znak musi być uzupełniony pieczęcią lub w inny sposób umożliwić odczytanie imienia i nazwiska podpisującego.
10.1.13. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem Wykonawcy.
10.1.14. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane i połączone w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji jej zawartości.
10.1.15. Nie później niż w terminie składania ofert Wykonawca może zastrzec te informacje
w ofercie, które nie mogą być udostępniane, przy czym musi wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Załączniki zawierające informacje zastrzeżone należy podkreślić w wykazie załączników do oferty i umieścić w oddzielnym pakiecie spiętym, ponumerowanym i opatrzonym nazwą: „Załączniki zastrzeżone”.
10.1.16. Ofertę wraz z oświadczeniami i dokumentami należy umieścić w zamkniętej kopercie, uniemożliwiającej odczytanie jej zawartości bez uszkodzenia opakowania, oznaczonej nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy i zaadresowanej na siedzibę Zamawiającego:
Urząd Gminy Leśna Podlaska ul. Bialska 30 21-542 Leśna Podlaska.
10.1.17. Opakowanie oferty należy oznakować następująco: „Oferta na Ubezpieczenie majątku i innych interesów Gminy wraz z jednostkami organizacyjnymi – nie otwierać przed dniem 11.05.2016r. r., godz. 10:15.”
11.1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego, w Urzędzie Gminy Leśna Podlaska pokój nr 16, osobiście lub za pośrednictwem poczty pod ten sam adres.
11.2. Termin wpływu ofert do siedziby Zamawiającego upływa dnia 11.05.2016r. r. o godz. 10:00.
11.3. Ofertę złożoną po terminie Zamawiający zwróci Wykonawcy bez jej otwierania niezwłocznie.
11.4. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.
11.4.1. Zmiana oferty złożonej przed upływem terminu składania ofertwinna być dokonana poprzez złożenie kolejnej oferty, w sposób i formie przewidzianej w „Zapytaniu ofertowym” i na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego „zapytania ofertowego” (Formularz Oferty) hasłem „ZMIANA”.
11.4.2. Wycofanie oferty złożonej przed upływem terminu składania ofert winno być dokonane poprzez złożenie przez Wykonawcę stosownego oświadczenia woli, które należy złożyć w opakowaniach/kopertach zamkniętych i opisanych w sposób określony w „Zapytaniu ofertowym” z dodatkowa informacją „WYCOFANIE”.
11.5. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 11.05.2016r. r. o godz.: 10:15 w siedzibie Zamawiającego, w Urzędzie Gminy Leśna Podlaska ul. Bialska 30 pok. nr 08
11.6. Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania,
z tym, że dzień, w którym upływa termin składania ofert jest dniem ich otwarcia.
11.6.1. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie każdej części zamówienia.
11.6.2. Podczas otwarcia ofert zostaną podane nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia i warunków płatności zawartych w ofertach.
12.1. Cenę oferty na każdą wybraną część zamówienia należy obliczyć za pełen 48-miesięczny okres zamówienia i cały przedmiot zamówienia opisany w załącznikach Nr 1a, 1b i Nr 1c oraz Nr 8 do „Zapytania ofertowego” (z wyjątkiem ubezpieczeń pojazdów mechanicznych w zakresie OC/AC/NNW, których cenę oferty należy obliczyć za wszystkie 12 – miesięczne okresy ubezpieczenia, rozpoczynające się w okresie zamówienia), z zastrzeżeniami Zamawiającego, o których mowa w rozdziale 5 dotyczącym terminu wykonania zamówienia.
12.2. Cenę oferty za ubezpieczenie AUTO CASCO pojazdów mechanicznych należy naliczyć od podanej w załączniku Nr 8 do „Zapytania ofertowego” sumy ubezpieczenia pojazdu zadeklarowanego do ubezpieczenia AUTO CASCO. Cena oferty i suma ubezpieczenia danego pojazdu wykazanego w załączniku Nr 8 do „Zapytania ofertowego” będą podstawą wyliczania rocznej stawki taryfowej ubezpieczenia AC, w sposób określony w § 10 pkt 4 wzoru umowy na część II zamówienia. Wobec obiektywnej zmienności w czasie wartości pojazdów, składka za ubezpieczenie danego pojazdu w zakresie AUTO CASCO zależna będzie od jego aktualnej wartości rynkowej na dzień wystawiania dokumentu ubezpieczeniowego i wyliczana będzie w sposób określony w § 10 pkt 5 wzoru umowy na część II zamówienia.
12.3. Cena oferty winna zawierać wszystkie ewentualne zniżki i zwyżki, wynikające z zaoferowanych warunków wykonania zamówienia.
12.4. Cenę oferty należy podać w złotych, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
13.1. Przy wyborze oferty na poszczególne części zamówienia zamawiający będzie posługiwać się następującymi kryteriami:
13.1.1. Część I zamówienia:
1) Cena - 80 %
2) klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne - 20 %
13.1.2. Część II zamówienia
1) cena – 90%
2) klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne – 10%
13.1.3. Część III zamówienia
1) cena – 95%
2) klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne – 5%
13.2. Opis kryteriów:
13.2.1. Część I zamówienia
13.2.1.1. Cena:
Maksymalną ilość punktów w kryterium „Cena” otrzyma oferta z najniższą ceną. Ilość punktów przyznana ofercie w kryterium „Cena” zostanie określona zgodnie ze wzorem:
Cena oferty najtańszej
Cn = ------------------------------- × Kp × Wc
Cena oferty badanej
gdzie:
Cn – ilość punktów przyznana w ofercie w kryterium „Cena”
Kp – współczynnik proporcjonalności = 100
Wc – waga procentowa dla kryterium „Cena” = 80
13.2.1.2. Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne
Ocena ofert w kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne”, zostanie dokonana na podstawie formularza zawartego w złożonej ofercie, z przyznaniem ocenianej ofercie „małych” punktów (określonych przy poszczególnych klauzulach podanych w punktach 13.2.1.2.1 – 13.2.1.2.4), zgodnie z poniższym wykazem. Punkty „małe” za warunki pośrednie nie będą przyznawane.
Maksymalną ilość „małych” punktów (100 pkt), otrzyma oferta tego Wykonawcy, który przyjmie wszystkie klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególnie fakultatywne, a pozostałe oferty otrzymają odpowiednio mniej punktów, w zależności od przyjętych klauzul i postanowień.
Ilość punktów przyznana ofercie w kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególnie fakultatywne” zostanie określona zgodnie ze wzorem:
Imp
Pp = -------------- × Kp × Wk
100 pkt
gdzie:
Pp – ilość punktów przyznana w ofercie w kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególnie fakultatywne”,
Imp – ilość „małych” punktów przyznanych ocenianej ofercie za przyjęte klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne,
Kp – współczynnik proporcjonalności = 100,
Wk – waga procentowa dla kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne” = 20%.
13.2.1.2.1. Ubezpieczenie mienia od ognia i innych zdarzeń losowych
13.2.1.2.2. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej
13.2.1.2.3. Ubezpieczenie sprzętu elektronicznego
13.2.1.2.4. Pozostałe klauzule dodatkowe i postanowienia szczególne
13.2.2. Część II zamówienia
13.2.2.1. Cena:
Maksymalną ilość punktów w kryterium „Cena” otrzyma oferta z najniższą ceną. Ilość punktów przyznana ofercie w kryterium „Cena” zostanie określona zgodnie ze wzorem:
Cena oferty najtańszej
Cn = ------------------------------- × Kp × Wc
Cena oferty badanej
gdzie:
Cn – ilość punktów przyznana w ofercie w kryterium „Cena”
Kp – współczynnik proporcjonalności = 100
Wc – waga procentowa dla kryterium „Cena” = 90
13.2.2.2. Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne
Ocena ofert w kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne”, zostanie dokonana na podstawie formularza zawartego w złożonej ofercie, z przyznaniem ocenianej ofercie „małych” punktów (określonych przy poszczególnych klauzulach podanych poniżej). Punkty „małe” za warunki pośrednie nie będą przyznawane.
Maksymalną ilość „małych” punktów (100 pkt), otrzyma oferta tego Wykonawcy, który przyjmie wszystkie klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególnie fakultatywne, a pozostałe oferty otrzymają odpowiednio mniej punktów, w zależności od przyjętych klauzul i postanowień.
Ilość punktów przyznana ofercie w kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególnie fakultatywne” zostanie określona zgodnie ze wzorem:
Imp
Pp = -------------- × Kp × Wk
100 pkt
gdzie:
Pp – ilość punktów przyznana w ofercie w kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególnie fakultatywne”,
Imp – ilość „małych” punktów przyznanych ocenianej ofercie za przyjęte klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne,
Kp – współczynnik proporcjonalności = 100,
Wk – waga procentowa dla kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne” = 10%.
13.2.3. Część III zamówienia
13.2.3.1. Cena:
Maksymalną ilość punktów w kryterium „Cena” otrzyma oferta z najniższą ceną. Ilość punktów przyznana ofercie w kryterium „Cena” zostanie określona zgodnie ze wzorem:
Cena oferty najtańszej
Cn = ------------------------------- × Kp × Wc
Cena oferty badanej
gdzie:
Cn – ilość punktów przyznana w ofercie w kryterium „Cena”
Kp – współczynnik proporcjonalności = 100
Wc – waga procentowa dla kryterium „Cena” = 95
13.2.3.2. Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne
Ocena ofert w kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne”, zostanie dokonana na podstawie formularza zawartego w złożonej ofercie, z przyznaniem ocenianej ofercie „małych” punktów (określonych przy poszczególnych klauzulach podanych poniżej). Punkty „małe” za warunki pośrednie nie będą przyznawane.
Maksymalną ilość „małych” punktów (100 pkt), otrzyma oferta tego Wykonawcy, który przyjmie wszystkie klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególnie fakultatywne, a pozostałe oferty otrzymają odpowiednio mniej punktów, w zależności od przyjętych klauzul i postanowień.
Ilość punktów przyznana ofercie w kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególnie fakultatywne” zostanie określona zgodnie ze wzorem:
Imp
Pp = -------------- × Kp × Wk
100 pkt
gdzie:
Pp – ilość punktów przyznana w ofercie w kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególnie fakultatywne”,
Imp – ilość „małych” punktów przyznanych ocenianej ofercie za przyjęte klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne,
Kp – współczynnik proporcjonalności = 100,
Wk – waga procentowa dla kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne” = 5%.
13.3. Wynik oceny ofert
13.3.1. Część I zamówienia
Łączna ilość punktów oferty stanowi sumę ilości punktów przyznanych w kryterium „Cena” (Cn) i ilości punktów przyznanych w kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne” (Pp).
Oferta, która otrzyma największą łączną ilość punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą. Pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z uzyskaną łączną ilością punktów.
13.3.2. Część II zamówienia
Łączna ilość punktów oferty stanowi sumę ilości punktów przyznanych w kryterium „Cena” (Cn) i ilości punktów przyznanych w kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne” (Pp).
Oferta, która otrzyma największą łączną ilość punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą. Pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z uzyskaną łączną ilością punktów.
13.3.3. Część III zamówienia
Łączna ilość punktów oferty stanowi sumę ilości punktów przyznanych w kryterium „Cena” (Cn) i ilości punktów przyznanych w kryterium „Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne” (Pp).
Oferta, która otrzyma największą łączną ilość punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą. Pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z uzyskaną łączną ilością punktów.
14.1. Zamawiający może wezwać Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń i dokumentów w tym pełnomocnictw, do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane usługi wymagań określonych przez Zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert.
14.2. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszym „Zapytaniu ofertowym”.
14.3. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera niższą cenę.
14.4. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty na każdą część zamówienia Zamawiający jednocześnie zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze oferty najkorzystniejszej, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy), siedziby i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację.
14.5. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informacje, o których mowa w punkcie 14.4, na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie.
14.6. W celu zawarcia umowy Zamawiający zażąda dopełnienia następujących formalności:
1) wskazania osób umocowanych do zawarcia umowy,
2) okazania pełnomocnictw, o ile z okoliczności wynikać będzie konieczność posiadania pełnomocnictw,
3) wyznaczenia osoby/osób do utrzymywania bieżących kontaktów.
14.7. Zawarcie umowy nastąpi w trybie i terminie ustalonym miedzy stronami.
14.8. Po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawca jest zobowiązany do wystawienia polis ubezpieczeniowych w przeciągu 10 dni od otrzymania od brokera ubezpieczeniowego wniosków. W razie niemożliwości wystawienia polis przed 04.06.2016 r. Wykonawca jest zobowiązany do wystawienia do dnia 03.06.2016 r. noty pokrycia ubezpieczeniowego, gwarantującej bezwarunkowo i nieodwołalnie wykonanie zamówienia w zakresie i na warunkach zgodnych ze złożoną ofertą od dnia 04.06.2016 r. Nota pokrycia ubezpieczeniowego będzie obowiązywała do czasu wystawienia polis lub innych dokumentów ubezpieczeniowych. W przypadku nie uprawomocnienia się wyników postępowania do dnia 04.06.2016. Wykonawca do dnia 03.06.2016 r. wystawi promesę, stanowiącą warunkowe przyrzeczenie ochrony ubezpieczeniowej od dnia 04.06.2016 r.
14.9. Wnioski o wystawienie dokumentów ubezpieczeniowych potwierdzających zawarcie poszczególnych umów ubezpieczenia, określające m.in. niezbędny okres ubezpieczenia, każdorazowo składał będzie broker ubezpieczeniowy działający w imieniu i na rzecz zamawiającego i każdej jednostki organizacyjnej oraz instytucji kultury.
1) Załącznik nr 1: Postanowienia wspólne i informacje ogólne;
2) Załącznik nr 1a: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawierający warunki obligatoryjne oraz klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne dla ubezpieczenia majątku, odpowiedzialności cywilnej i osób Gminy Leśna Podlaska wraz z jednostkami organizacyjnymi, dotyczący części I zamówienia;
3) Załącznik nr 1b: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawierający warunki obligatoryjne oraz klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne ubezpieczenia pojazdów mechanicznych Gminy Leśna Podlaska dotyczący części II zamówienia;
4) Załącznik nr 1c: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawierający warunki obligatoryjne oraz klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne ubezpieczenia członków Ochotniczych Straży Pożarnych Gminy Leśna Podlaska, dotyczący części III zamówienia;
5) Nr 2 – Formularz ofertowy;
6) Nr 3 – Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
7) Nr 5 – Warunki obligatoryjne – definicje pojęć i obligatoryjna treść klauzul dodatkowych;
8) Nr 6 – Klauzule dodatkowe i inne postanowienia szczególne fakultatywne;
9) Nr 7 – Wzór umowy, dotyczący części I zamówienia;
10) Nr 7a – Wzór umowy, dotyczący części II zamówienia;
11) Nr 7b – Wzór umowy, dotyczący części III zamówienia;
12) Nr 8 - Wykaz pojazdów;
13) Nr 9 - Opis zabezpieczeń przeciwkradzieżowych i przeciwpożarowych;
14) Nr 10 – Dotychczasowy przebieg ubezpieczeń (wypłacone odszkodowania, ustanowione rezerwy);
Zatwierdził:
Wójt Gminy Leśna Podlaska
Paweł Kazimierski
