o      Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.   Dz. U. 2013 r. Poz. 267 ze zm.).

o      Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. W sprawie   instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji   w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Z   2011. Nr. 14 poz. 67).

o      Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach   (t.j. Dz. U. 2011 r. Nr 123 poz. 698 z późn. Zm.).

o      Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. W sprawie   postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania   oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów   państwowych (Dz. U. Z 2002 r. Nr 167 poz. 1375).

o      Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30   października 2006 r. W sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów   elektronicznych (Dz. U. Z 2006 r. Nr 206 poz. 1517).

o      Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30   października 2006 r. W sprawie szczegółowego sposobu postępowania z   dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Z 2006 r. Nr 206 poz. 1518).

o      Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada   2006 r. W sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych   nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do   archiwów państwowych (Dz. U. Z 2006 r. Nr 206 poz. 1519).

o      Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. O ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. Z   2014 r. poz. 1182 z późn. Zm.).

o      Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia   2004 r. W sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków   technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy   informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Z 2004, Nr   100, poz. 1024).

o      Ustawa z dnia 6 września 2001 r. O dostępie do informacji publicznej (t.j.   Dz. U. Z 2014 r., poz. 782).

o      Ustawa z dnia 18 września 2001 r. O podpisie elektronicznym (t.j. Dz. U. Z   2013 r., poz. 262).

o      Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. O świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j.   Dz. U. Z 2013 r., poz. 1422).

o      Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. O informatyzacji działalności podmiotów   realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. Z 2013 r., poz. 235 ze zm.).

o      Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. W sprawie sposobu,   zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym   (Dz. U. Z 2005 r. Nr 205 poz. 1692).

o      Ustawa z dnia 5 lipca 2002 r. O ochronie niektórych usług świadczonych drogą   elektroniczną opartych lub polegających na dostępie warunkowym (Dz. U. Z 2002   r. Nr 126 poz. 1068 z późn. Zm.)

o      Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. Z   2013 r., poz. 907 ze zm.)

o      Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 marca 2012 r. W sprawie wzoru i   sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. Z 2012 r., poz. 246).

o      Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. W   sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. Z 2012 r., poz.   250).

o      Ustawa z dnia 10 stycznia 2014 r. O zmianie ustawy o informatyzacji   działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych   ustaw.

1

System   musi obsługiwać rejestrację przesyłek przychodzących w formie papierowej   (składane osobiście, przysyłane pocztą) i elektronicznej (składane   osobiście na nośnikach, przesyłane przez elektroniczną skrzynkę podawczą oraz   pocztą elektroniczną) wraz z załącznikami zgodnie z wymogami   Rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych   rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu   działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67).

2

W   ramach procesu rejestracji przesyłek przychodzących w formie papierowej   system musi umożliwić zeskanowanie (z poziomu interfejsu aplikacji)   poszczególnych dokumentów, wchodzących w skład przesyłki.

3

System   musi umożliwiać skanowanie wsadowe przesyłek (m.in. przychodzących pocztą).

4

System   musi umożliwiać generowanie potwierdzenia przyjęcia przesyłki przychodzącej   przez punkt kancelaryjny i opatrzonej kodem kreskowym.

5

System   musi umożliwiać rejestrację przesyłek w wielu punktach kancelaryjnych.

6

System   musi umożliwiać opatrywanie przesyłek przychodzących metadanymi zgodnie z   obowiązującymi przepisamioraz dodatkowymi (konfigurowalny zakres),   przy czym metadane powinny być zesłownikowane co najmniej w zakresie   rodzaju dokumentu, sposobu dostarczenia oraz danych teleadresowych.

7

System   musi umożliwić odróżnienie, jednoznaczną identyfikację i odrębne   przetwarzanie (m.in. niezależne udostępnianie) poszczególnych dokumentów,   przechowywanych w postaci skanów, wchodzących w skład przesyłki, przy   zachowaniu ich powiązania z przesyłką.

8

System   musi umożliwić opcjonalne dodawanie przez użytkownika informacji opisujących   poszczególne dokumenty, przesyłki lub sprawy w postaci notatek, zgodnie z   Instrukcją Kancelaryjną.

9

Dla   dokumentów papierowych nie podlegających skanowaniu oraz dokumentów na   nośnikach elektronicznych nie podlegających kopiowaniu do systemu (wymaganie   dotyczy zarówno całych przesyłek, jak i dokumentów wchodzących w skład   przesyłki), system musi umożliwić sporządzenie metryki, zawierającej   podstawowe informacje o dokumencie (co najmniej – tytuł, identyfikator,   notatka).

10

System   musi umożliwić prawidłową obsługę przychodzącej poczty elektronicznej,   zgodnie z wymogami przepisów w zakresie instrukcji kancelaryjnych   (rejestracja w rejestrze przesyłek wpływających lub bezpośrednie   dołączenie wiadomości z załącznikami do akt sprawy); w sposób niezależny   od użytkowanego programu pocztowego.

11

System   musi automatycznie pobierać przesyłki, które przyszły przez elektroniczną   skrzynkę podawczą systemu ePUAP, i musi umożliwić ich rejestrację w systemie   w trybie półautomatycznym, automatycznym lub ręcznym, w zależności od   konfiguracji.

12

Dla   przesyłek, które przyszły przez elektroniczną skrzynkę podawczą systemu   ePUAP, system musi umożliwić realizację rozdziału w sposób automatyczny (w   zależności od kategorii usługi), półautomatyczny (dane wypełniane   automatyczne, wymagane zatwierdzenie) lub ręczny, w zależności od   konfiguracji.

13

Rozdział   przesyłek przychodzących do właściwych komórek merytorycznych musi się   odbywać poprzez przekazanie uprawnień do plików i informacji zawartych w   systemie.

14

System   musi umożliwić generowanie i drukowanie nalepek z kodami kreskowymi na   dokumenty papierowe oraz nośniki i odnajdywanie na podstawie   zeskanowanej nalepki odwzorowania cyfrowego bądź metryki danego dokumentu.

15

System   musi umożliwić rejestrację obiegu (lokalizacja, czas przemieszczenia,   użytkownik) dokumentów papierowych (dla których istnieje odwzorowanie cyfrowe   oraz dla których nie zostało ono wykonane) oraz nośników.

16

System   musi posiadać interfejsy, umożliwiające automatyczne przekazanie przesyłek   przychodzących przez ePUAP bezpośrednio do ewentualnych podłączonych systemów   dziedzinowych (bez rejestracji w rejestrze przesyłek przychodzących). System   umożliwi skonfigurowanie warunków automatycznego przekazywania przesyłek   pochodzących  z ePUAP do innych   systemów.

17

System   musi posiadać zestandaryzowane (tzn. Określone i możliwe do zastosowania   dla wielu systemów dziedzinowych) interfejsy  oparte o język XML,   umożliwiające  automatyczne pobieranie z systemów dziedzinowych   dokumentów do wysyłki wraz z danymi niezbędnymi do wysyłki. Dostosowanie   systemów dziedzinowych do współpracy nie jest zadaniem Wykonawcy.

18

System   musi umożliwić sporządzanie odwzorowań cyfrowych dokumentów poprzez   skanowanie dostępne z poziomu aplikacji, zgodnie z wymaganiami   określonymi w instrukcji kancelaryjnej.

19

System   musi umożliwiać wykonanie OCR w języku polskim dla skanowanych dokumentów i   jego wykorzystanie w późniejszym przetwarzaniu sprawy lub przeszukiwaniu   pełnotekstowym dokumentów (dotyczy pisma maszynowego a nie odręcznego).

20

System   musi pozwalać na powiązanie dokumentu tradycyjnego z metryką elektroniczną za   pomocą kodów kreskowych w celu zautomatyzowania procesu skanowania   (automatyczne powiązanie skanu z metryką pisma).

21

System   musi umożliwić rejestrację, przechowywanie, procedowanie oraz dołączanie do   akt sprawy dokumentów elektronicznych, dokumentów papierowych w postaci   odwzorowań, jak również metryk (dla dokumentów papierowych nie skanowanych   i elektronicznych na nośnikach).

22

System   musi umożliwić wszczynanie, prowadzenie i załatwianie spraw,   przechowywanie akt sprawy i prowadzenie spisów spraw zgodnie z   obowiązującymi przepisami. System automatycznie musi nadawać znak sprawy   i zapewnia jego zgodność z wymogami instrukcji kancelaryjnej.

23

System   musi umożliwiać ręczne przenumerowanie sprawy wyłącznie w przypadkach   dopuszczonych instrukcją kancelaryjną.

24

System   musi umożliwić prowadzenie rejestrów kancelaryjnych, w tym rejestru przesyłek   wpływających, wychodzących oraz pism wewnętrznych, definiowanie i prowadzenie   dowolnych innych rejestrów kancelaryjnych dopuszczonych instrukcją   kancelaryjną.

25

System   musi umożliwić numerację i klasyfikację pism oraz spraw w oparciu o JRWA   (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt) zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

26

System   musi od strony technicznej umożliwić stworzenie odrębnych podrzędnych dla   jednostek podległych, z odrębnym JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt) i   odrębną hierarchią użytkowników.

27

System   musi umożliwić procedowanie i dekretację spraw oraz pism   z wykorzystaniem mechanizmu procedowania według definiowalnych ścieżek   (mechanizm przepływu pracy — workflow) w pełni zgodnie z instrukcją   kancelaryjną.

28

System   musi umożliwić akceptację dokumentów z wykorzystaniem mechanizmu procedowania   według zdefiniowanych ścieżek (mechanizm przepływu pracy — workflow) w pełni   zgodnie z instrukcją kancelaryjną. System obsługuje akceptację jedno – lub   wielostopniową.

29

Akceptacja   pism elektronicznych przeznaczonych do wysyłki musi się odbywać   z wykorzystaniem podpisu elektronicznego zgodnie z wymogami prawa.   System musi zapewniać integralność, rozliczalność i niezaprzeczalność   treści, które zostały zaakceptowane.

30

System   musi umożliwić zapis projektów pism przekazywanych pomiędzy użytkownikami lub   komórkami w trakcie załatwiania sprawy, a także zamieszczanie adnotacji   odnoszących się do projektów pism.

31

System   musi zapewnić prowadzenie i wydruk metryki sprawy zgodnie   z obowiązującymi przepisami.

32

System   musi umożliwić opisywanie spraw i akt sprawy metadanymi zgodnie   z obowiązującymi przepisami.

33

System   musi umożliwić dokumentowanie wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego   lub ze składu informatycznych nośników danych.

34

System   ma umożliwiać wiązanie dowolnych dokumentów ze sobą oraz ze sprawami oraz   dodawanie konfigurowalnych atrybutów (opisów, notatek) do tych powiązań.

35

System   musi umożliwić sporządzanie i wydruk raportów, statystyk i zestawień, w   szczególności wymaganych przepisami prawa. System umożliwi monitorowanie   liczby spraw i terminowości ich załatwiania (globalnie, przez poszczególne   komórki i osoby) w zadanych przedziałach czasu, także w podziale na   kategorie spraw. Możliwość generowania raportów będzie zależna od uprawnień i   będzie dotyczyła pracy osób i komórek podległych oraz pracy osoby   sporządzającej raport.

36

System   musi umożliwić sporządzenie raportu w postaci pliku .pdf, .xls, .rtf, .csv,   .xml, .html, .doc, .ods, .odt.

37

System   musi umożliwić definiowanie raportów cyklicznych, przesyłanych na zadany   adres e-mail.

38

System   musi umożliwić przeszukiwanie i sortowanie pism i spraw według złożonych   kryteriów, w szczególności wg znaku sprawy, identyfikatora przesyłki, osoby   lub komórki odpowiedzialnej, kategorii JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt),   dat wpłynięcia lub załatwienia, terminu załatwienia, statusu pisma lub   sprawy, danych klienta urzędu, nadawcy, adresata.

39

System   musi umożliwić użytkownikowi dostęp do: zestawienia spraw, za które jest   odpowiedzialny, zestawienia aktualnych zadań wynikających z przepływu pracy   (sprawy i korespondencja, w odniesieniu do których użytkownik ma   aktualnie coś do zrobienia), zestawienia korespondencji otrzymanej i wysłanej   w podziale na korespondencję wewnętrzną i z podmiotami zewnętrznymi

40

System   musi umożliwić pełnotekstowe przeszukiwanie dokumentów w obrębie wyszukanego   wcześniej zbioru, w tym co najmniej dokumentów w formatach .txt, .pdf   (zawierający tekst), rtf, .doc, .docx, .odt.

41

System   musi posiadać funkcję automatycznej wysyłki pism za potwierdzeniem odbioru   przez platformę ePUAP.

42

System   musi odbierać z platformy ePUAP informację zwrotną o doręczeniu przesyłki –   Urzędowe Poświadczenie Doręczenia i automatycznie musi ją skierować do   właściwego użytkownika.

43

System   musi umożliwić automatyczną wysyłkę korespondencji pocztą elektroniczną   poprzez pobranie adresu odbiorcy i wysłanie treści pisma w treści poczty   oraz załączników w formie załączników do poczty.

44

System   musi umożliwić odnotowanie wysyłki wszelkich przesyłek wychodzących   w rejestrze i opatrzenie ich metadanymi zgodnie z przepisami. System   będzie w miarę możliwości automatyzował te czynności.

45

System   musi umożliwić generowanie korespondencji seryjnej i automatyzację jej   wysyłki (do zdefiniowanych, konfigurowalnych grup odbiorców).

46

System   musi umożliwić używanie i wyświetlanie w obrębie systemu formularzy   („e-formularze systemu”) do wypełnienia oraz dawać możliwość wykorzystania   pól z tych formularzy do tworzenia szablonów (e-szablony systemu).

47

System   musi umożliwić wykorzystywanie e-szablonów systemu na ścieżce przetwarzania   sprawy: użytkownik wypełnia e-szablon danymi, generując w ten sposób   e-dokument systemu. Na podstawie wyświetlonego i zatwierdzonego przez   użytkownika e-dokumentu system musi generować pismo do wysyłki.

48

System   musi umożliwić przechowywanie, przeszukiwanie i wersjonowanie   e-szablonów, ich współdzielenie między użytkownikami oraz nadawanie uprawnień   do ich modyfikacji.

49

Pismo   do wysyłki wygenerowane na podstawie e-szablonu mus być w formacie   edytowalnym (co najmniej *.doc, *.rtf, *.odt).

50

System   musi zapewnić automatyczne przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe   po upływie okresu przewidzianego w instrukcji kancelaryjnej. Przejęcie   dokumentacji musi polegać na przekazaniu archiwiście uprawnień do tej   dokumentacji w systemie i ograniczeniu uprawień komórki merytorycznej,   zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

51

System   musi posiadać dedykowane funkcje do udostępniania i wycofywania   dokumentacji elektronicznej z archiwum zakładowego.

52

System   musi posiadać funkcje wspierające proces porządkowania dokumentacji   w archiwum zakładowym (wskazanie dokumentacji wymagającej uzupełnienia).

53

System   musi realizować brakowanie akt elektronicznych oraz przekazanie akt do   archiwum państwowego oraz musi umożliwić sporządzenie i przechowywanie   odpowiedniej dokumentacji. System musi wspierać pracę archiwisty poprzez   automatyczne typowanie dokumentacji do brakowania lub przekazania do archiwum   państwowego (po upływie terminów związanych z danymi kategoriami   archiwalnymi) oraz funkcjonalność automatycznych przypomnień

54

System   musi umożliwić wnoszenie opłat przez ePUAP  oraz automatyczne   pozyskiwanie informacji o wniesionych w ten sposób opłatach i wykorzystywanie   jej do procedowania dokumentów i spraw.

55

System   musi umożliwić wprowadzanie informacji o otrzymanych przelewach ręcznie   przez urzędników obsługujących sprawę lub w postaci zaimportowanego dokumentu   XML, umożliwia użytkownikom identyfikację przelewów (tzn. Wiązanie przelewów   ze sprawami) i – tam gdzie to możliwe – automatycznie identyfikuje przelewy   lub podpowiada ich identyfikację w oparciu o konfigurowalne reguły.

56

System   musi być przygotowany na współpracę z systemem finansowo-księgowym   w zakresie automatycznego pozyskiwania informacji o opłatach   wniesionych w kasie lub przelewem (System udostępni odpowiedni interfejs   integracyjny – co najmniej Web Services oraz wymiana danych przez plik XML).

57

System   musi umożliwić definiowanie ścieżek dla korespondencji i spraw w oparciu o   strukturę instytucji oraz powiązanie ścieżki z daną kategorią spraw. Ścieżki   muszą określać: warunki (w tym dokumenty) wymagane do rozpoczęcia,   kontynuacji i zakończenia procedowania, czynności do wykonania i terminy dla   poszczególnych kroków przetwarzania sprawy lub korespondencji, stanowiska   odpowiedzialne za ich wykonanie.

58

Ścieżki   muszą dopuszczać rozwidlanie oraz łączenie się podścieżek (ścieżek w obrębie   innych ścieżek).

59

System   musi umożliwić tworzenie i obsługę podścieżek, w szczególności musi   umożliwić użytkownikowi procedującemu korespondencję lub sprawę zdefiniowanie   podścieżki, która zaczyna się i kończy w jego węźle.

60

Ścieżki   mogą zawierać także warunki określone dla dokumentów XML wymaganych na   dowolnym etapie sprawy (m.in. wariant ścieżki uruchamiany jest   w zależności od zawartości jednego z pól wniosku).

61

System   musi umożliwić import, eksport i wykorzystanie schematów ścieżek. Schematy   ścieżek są to ścieżki, które nie zawierają struktury stanowisk, lecz jedynie   wybrane elementy związane z przetwarzaniem spraw, m.in. terminy, czynności,   wymagane dokumenty i opłaty, warunki procedowania, e-formularze systemu.

62

System   musi umożliwić zamieszczanie na węzłach ścieżki opisu zadań do wykonania oraz   e-formularzy systemu służących do przygotowania przez urzędnika dokumentów   elektronicznych. Formularze muszą umożliwiać wypełniane automatycznie   zdefiniowanymi danymi z wniosku interesanta lub z systemów zewnętrznych (w   przypadku integracji z systemami centralnymi i dziedzinowymi).

63

System,   we współpracy z systemem ePUAP, musi umożliwić automatyczne i ręczne (w tym z   podpowiedzią) sprawdzanie informacji w rejestrach centralnych (jak m.in. SRP)   i wykorzystywanie uzyskanych w ten sposób informacji jako warunków   przy procedowaniu spraw i pism.

64

System   musi zapewnić przydzielanie spraw i korespondencji, przekazanych na dane   stanowisko, konkretnym użytkownikom, pracującym na tym stanowisku.

65

System   musi umożliwić przekazywanie korespondencji/sprawy na stanowisko lub   bezpośrednio do wskazanego Użytkownika.

66

System   musi umożliwić ewidencjonowanie i wersjonowanie ścieżek obiegu.

67

System   musi umożliwić podgląd historii sprawy, ścieżki obiegu sprawy (w formie   grafu).

68

System   musi umożliwić procedowanie sprawy lub korespondencji trybem „ad hoc” poprzez   określanie na bieżąco kolejnych stanowisk zajmujących się sprawą/korespondencją   bez wykorzystywania uprzednio zdefiniowanych ścieżek procedowania   sprawy/korespondencji. Użytkownik może przejść do trybu „ad hoc” w dowolnym   momencie przetwarzania sprawy/korespondencji.

69

System   musi umożliwić modelowanie ścieżek w narzędziu graficznym.

70

System   musi umożliwić tworzenie ścieżek obiegu na podstawie historii obiegu pisma   lub sprawy; w szczególności dotyczy to obiegu trybem “ad hoc”.

71

System   musi umożliwić monitorowanie i kontrolę obiegu dokumentów   z wykorzystaniem konfigurowalnych raportów, zestawień, statystyk i   alertów – w zakresie pracy własnej oraz osób podległych.

72

System   musi umożliwić przypisywanie (w ramach ścieżki lub „ad-hoc”) procesom   i zadaniom terminów realizacji, monitorowanie terminowości ich realizacji,   automatyczne konfigurowalne przypomnienia i alerty.

73

System   musi posiadać funkcjonalność kalendarza i zadań (z terminami   i priorytetami) oraz notatek dla użytkowników.

74

System   musi umożliwić obsługę wielu kalendarzy z możliwością ich łącznego   udostępniania w terminarzu użytkownika, włączania i wyłączania subskrypcji i   podglądu wybranych kalendarzy. Dostęp do kalendarzy musi być regulowany przez   system uprawnień do ich tworzenia, edycji, publikowania, podglądu   i subskrypcji

75

System   musi umożliwiać definiowanie zdarzeń kalendarza i zadań dla innych osób   oraz ich grup przez osoby uprawnione (m.in. przełożonego dla podwładnych).

76

Kalendarz   musi umożliwiać podgląd zadań w siatce o rozdzielczości co najmniej 15   minut, zaś ich definiowanie z dokładnością do 5 minut.

77

System   musi być wyposażony w funkcjonalność komunikatora tekstowego. Komunikator   musi być wewnętrznym oprogramowaniem dla urzędu i nie może umożliwiać   komunikacji z zewnętrznymi komunikatorami dostępnymi publicznie.

78

System   musi umożliwić użytkownikowi podgląd przypisanych do niego spraw   i korespondencji, z możliwością sortowania, filtrowania   i przeszukiwania.

79

System   musi umożliwić nadawanie priorytetów pismom i sprawom

80

System   współpracuje z edytorem aktów prawnych posiadanym przez urząd (tworzenie   aktów i ich publikacja w BAW z poziomu systemu).

81

System   musi umożliwić składanie i weryfikowanie podpisu elektronicznego na każdym   dokumencie elektronicznym w dowolnej liczbie podpisów elektronicznych różnych   rodzajów: podpis profilem zaufanym ePUAP, bezpieczny podpis elektroniczny z   wykorzystaniem certyfikatów kwalifikowanych, w tym weryfikacja podpisów z   listy TSL

82

Do   weryfikacji podpisu elektronicznego system musi korzystać   z funkcjonalności platformy ePUAP, przy czym powinna ona być możliwa do   wywołania dla dowolnego dokumentu w systemie na żądanie użytkownika.

83

System   musi umożliwić pobieranie, przechowywanie i dostęp do archiwalnej wersji   podpisu elektronicznego wykonanej przy składaniu dokumentu przez platformę   ePUAP.

84

System   musi przyjmować dokumenty elektroniczne złożone przez klientów za   pośrednictwem platformy ePUAP i umożliwiać automatyczne kierowanie ich   na właściwą ścieżkę zgodnie z e-usługą, której dotyczą

85

System   musi umożliwiać użytkownikom pobieranie informacji o płatnościach dokonanych   przez ePUAP. System musi umożliwiać integrację z ePUAP w zakresie realizacji   płatności dokonywanych przez interesantów.

86

System   musi umożliwiać doręczanie dokumentów poprzez ePUAP.

87

System   musi być zintegrowany z ePUAP w zakresie słowników.

88

System   musi być zintegrowany z ePUAP w zakresie weryfikacji podpisu elektronicznego   z wykorzystaniem profilu zaufanego, bezpiecznego podpisu elektronicznego   weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem.

89

System   musi umożliwić publikację dowolnych dokumentów na stronie podmiotowej BIP   poprzez opracowany w tym celu interfejs udostępniony poprzez Web Services,   wymianę przez pliki, JMS (Java Message Service).

90

System   musi umożliwić informowanie o statusie sprawy na stronie podmiotowej urzędu   poprzez opracowany w tym celu interfejs udostępniony poprzez Web Services,   wymianę przez pliki, JMS (Java Message Service).

91

System   musi umożliwić wprowadzanie zmian kadrowych, urlopów i zastępstw bez   konieczności modyfikacji ścieżek procedowania i umożliwia przekazanie   osobie zastępującej części lub całości uprawnień osoby zastępowanej.   Uprawnienia muszą być przekazane na określony czas lub bezterminowo.

92

Funkcjonalność   obsługi zastępstw, zmian kadrowych i urlopów umożliwia ustalenie, która osoba   faktycznie realizowała daną czynność w systemie (każdy z użytkowników   zachowuje swoją tożsamość i działa w oparciu o swoje konto użytkownika).

93

System   musi umożliwić ewidencjonowanie struktury instytucji oraz jej pracowników,   które umożliwią przypisanie pracowników (osób) do stanowisk (funkcji).

94

System   musi umożliwić definiowanie uprawnień, w tym delegowanie części lub całości   posiadanych uprawnień.

95

System   umożliwi zarządzanie uprawnieniami w oparciu o grupy uprawnień i grupy   zasobów, jakich dotyczą. System uprawnień musi być zdolny do odzwierciedlenia   uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych urzędników, stosowany   w jednostkach samorządu terytorialnego i wynikający z Instrukcji   Kancelaryjnych oraz struktury stanowisk.

96

 System musi umożliwić definiowanie sposobu   logowania dla poszczególnych użytkowników i grup użytkowników. Dostępne muszą   być co najmniej następujące metody logowania: użytkownik/hasło, karta   kryptograficzna, jednokrotne logowania przez domenę.

97

Przy   logowaniu system musi prezentować użytkownikowi informację o dacie i czasie   ostatniego udanego logowania oraz ostatniego nieudanego logowania.

98

System   musi także umożliwiać generowanie raportu dotyczącego logowań użytkownika   (przez użytkownika i administratora) oraz wykrywać zachowania określone   jako podejrzane i uruchamiać konfigurowalne alerty w tym zakresie.   Konfiguracja powinna dotyczyć tego, kto ma być informowany (m.in. użytkownik,   administrator), w jakich przypadkach, w jakiej formie (m.in. sms, mail, alert   w systemie).

99

Hasła   są przechowywane w systemie w formie zaszyfrowanej i nie ma możliwości   ich odtworzenia, lecz jedynie zresetowania. Po zresetowaniu hasła użytkownika   przez  administratora system zmusza   użytkownika do zdefiniowania nowego hasła przy pierwszym logowaniu.

100

System   umożliwia administratorowi wymuszenie okresowej zmiany haseł (i zdefiniowanie   odpowiedniego interwału czasowego) oraz wspiera wykrywanie kont nieużywanych   poprzez odpowiednie alerty.

101

System   musi umożliwić wykonywanie kopii bezpieczeństwa (backup)   z wykorzystaniem dostarczonego w tym celu sprzętu. System musi umożliwić   automatyzację wykonywania backupu w określonych interwałach czasu lub pod   określonymi warunkami i umożliwia ustawienie częstotliwości backupu. Zaoferowane   rozwiązanie musi być zdolne do tworzenia kopii zapasowych (backupu) danych   dokonywanych nie rzadziej niż codziennie.

102

System   powinien umożliwiać tworzenie backupu pełnego, backupu różnicowego   i backupu przyrostowego. Wykonawca musi opisać procedurę backupu.

103

System   musi umożliwić zapis wszystkich czynności wykonywanych w systemie przez jego   użytkowników, z możliwością jednoznacznego wskazania użytkownika, który   wykonał daną czynność (rozliczalność). Przy usuwaniu rekordów z danymi   osobowymi zgodnie z ustawą o danych osobowych, System zapewnia zachowanie   pozostałych informacji o użytkowniku i jego aktywności historycznej,   a także dokumentów związanych z użytkownikiem.

104

System   musi zapewnić bezpieczeństwo komunikacji z systemami zewnętrznymi w   szczególności poprzez mechanizm podpisu cyfrowego i szyfrowanie komunikacji.   Administrator musi dysponować interfejsem do nadawania uprawnień integrowanym   aplikacjom.

105

Zakres   wartości w słownikach prowadzonych przez system powinien być konfigurowalny   przez administratora lub pochodzić z rejestrów centralnych (m.in. TERYT).   Zmiana wartości w słownikach nie może powodować zmian w dokumentach   sporządzonych z wykorzystaniem poprzednich wersji słowników.

106

System   musi umożliwić prowadzenie ewidencji Interesantów zawierającej ewidencję osób   fizycznych oraz prawnych (z wyróżnieniem JST). Ewidencje te powinny zawierać   dane identyfikacyjne i teleadresowe.

107

Dla   rejestrowanej sprawy muszą być wprowadzane odnośniki do ewidencji   Interesantów.

108

Dla   Ewidencji Osób Fizycznych system musi umożliwić generowanie raportu danych   osobowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych   i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. W sprawie dokumentacji   generowania raportu danych osobowych oraz warunków technicznych i   organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne   służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100,   poz. 1024).

109

System   musi umożliwić prowadzenie książki teleadresowej interesantów i wspiera wykorzystywanie   jej w procesie rejestracji i wysyłce przesyłek, tworzeniu pism, rejestracji   spraw.

110

System   musi umożliwić definiowanie wielu adresów (co najmniej do 5) dla interesanta,   a także odrębne oznaczenie adresu zameldowania, zamieszkania, korespondencyjnego.   Zmiana danych w książce teleadresowej nie może pociągać za sobą zmian we   wcześniejszych dokumentach (także wpisach w systemie) związanych z   interesantem.

111

System   musi umożliwiać tworzenie grup interesantów (m.in. poprzez dodatkowe   atrybuty) na podstawie książki teleadresowej i z nią zsynchronizowanej. Grupy   będą wykorzystywane do wyszukiwania i korespondencji seryjnej.

112

System   musi umożliwić nadawanie i ograniczanie uprawnień do danych osobowych   interesantów – osób fizycznych, zapewniając ochronę tych danych zgodnie z   ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024).

113

Słowniki   prowadzone i wykorzystywane w systemie muszą obejmować w szczególności:   słownik dekretacji, słownik lokalizacji, słownik rodzajów nośników, słownik   kategorii archiwalnych, JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt).

114

System   musi umożliwić zdefiniowanie dodatkowych metadanych do opisu spraw, akt   sprawy, przesyłek wchodzących i wychodzących oraz dowolnych dokumentów.

115

System   musi umożliwić zdefiniowanie dodatkowych słowników.

116

System   musi posiadać wewnętrzny edytor, służący do sporządzania notatek, załączanych   do akt sprawy.

117

System   musi umożliwić wysyłanie i odbieranie faksów z poziomu interfejsu użytkownika   wewnętrznego.

118

Wymaga   się, aby interfejs użytkownika zawierał informację o węźle struktury   organizacyjnej, w którym aktualnie pracuje użytkownik.

119

Wymaga   się, aby była możliwość konfiguracji widoków indywidualnych m.in. wysokość   wiersza listy zawierającej sprawy, dokumenty, zadania(najmniejsza, mała,   średnia, największa).

120

Wymaga   się, aby była możliwość grupowania elementów (mechanizm drag&drop) na   listach pism, spraw, zadań poprzez mechanizmy list przestawnych (grupowania   zagnieżdżonego co najmniej do 20 poziomów). System musi umożliwiać   zapamiętywanie zdefiniowanych grup dla konkretnego użytkownika.

121

Wymaga   się, aby była możliwość przechodzenia z własnych list dokumentów i spraw na   listy wskazanych osób., do których podglądu dany użytkownik jest uprawniony.

122

Wymaga   się, aby była możliwość dowolnego ustawiania kolumn oraz zapamiętywania tych   ustawień.

123

Wymaga   się, aby była możliwość wyświetlania bądź ukrywania kolumn na listach spraw,   dokumentów, zadań.

124

Wymaga   się, aby była możliwość wykorzystania na listach spraw, dokumentów, zadań   mechanizmów szybkiej filtracji po dowolnie wybranej kolumnie.

125

System   musi posiadać ustandaryzowane interfejsy zewnętrzne, obejmujące udostępnianie   usług integracyjnych (m.in. wymiany danych) Systemu, systemom zewnętrznym poprzez:   usługi Web Services (w oparciu o  standardy SOAP 1.2, WSDL co najmniej   1.1); możliwość komunikacji z wykorzystaniem plików XML zlokalizowanych w   strukturach plikowych jednostki, zgodność ze standardami XML 1.0 i XSD   1.1.lub.;usługi JMS (Java Message Service).

126

System   musi umożliwiać administratorom tworzenie nowych oraz zarządzanie   udostępnianymi usługami i interfejsami (w tym harmonogramem komunikacji,   lokalizacją plików, uprawnieniami do nich) poprzez przyjazny interfejs.   System będzie umożliwiał wdrażanie nowych interfejsów poprzez import   konfiguracji, określającej standardy komunikacji z danym systemem, oraz serię   kroków wykonywanych poprzez graficzny interfejs.

127

Dla   danych pozyskiwanych z systemu zewnętrznego System musi umożliwiać administratorowi   skonfigurowanie transformat oraz automatycznego przesyłania uzyskanych danych   jako jednego lub wielu dokumentów do użytkownika lub użytkowników.

128

System   musi posiadać mechanizm kontroli dostępu do usług pozwalający na dostęp do   danej usługi ze względu na użytkownika oraz grupę (jednostkę organizacyjną)   do której należy.

129

System   musi rejestrować wszystkie czynności dostępu do usług i zasobów   w systemie, w zakresie dostępu przez użytkowników oraz aplikacje   współpracujące.

130

System   musi posiadać wbudowany mechanizm zdalnej asysty technicznej pozwalający na   wsparcie użytkowników systemu przez uprawnionych do tego administratorów

o      Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.   Dz. U. 2013 r. Poz. 267 ze zm.).

o      Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. W sprawie   instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji   w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Z   2011. Nr. 14 poz. 67).

o      Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach   (t.j. Dz. U. 2011 r. Nr 123 poz. 698 z późn. Zm.).

o      Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. W sprawie   postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania   oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów   państwowych (Dz. U. Z 2002 r. Nr 167 poz. 1375).

o      Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30   października 2006 r. W sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów   elektronicznych (Dz. U. Z 2006 r. Nr 206 poz. 1517).

o      Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30   października 2006 r. W sprawie szczegółowego sposobu postępowania z   dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Z 2006 r. Nr 206 poz. 1518).

o      Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada   2006 r. W sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych   nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do   archiwów państwowych (Dz. U. Z 2006 r. Nr 206 poz. 1519).

o      Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. O ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. Z   2014 r. poz. 1182 z późn. Zm.).

o      Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia   2004 r. W sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków   technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy   informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Z 2004, Nr   100, poz. 1024).

o      Ustawa z dnia 6 września 2001 r. O dostępie do informacji publicznej (t.j.   Dz. U. Z 2014 r., poz. 782).

o      Ustawa z dnia 18 września 2001 r. O podpisie elektronicznym (t.j. Dz. U. Z   2013 r., poz. 262).

o      Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. O świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j.   Dz. U. Z 2013 r., poz. 1422).

o      Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. O informatyzacji działalności podmiotów   realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. Z 2013 r., poz. 235 ze zm.).

o      Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. W sprawie sposobu,   zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym   (Dz. U. Z 2005 r. Nr 205 poz. 1692).

o      Ustawa z dnia 5 lipca 2002 r. O ochronie niektórych usług świadczonych drogą   elektroniczną opartych lub polegających na dostępie warunkowym (Dz. U. Z 2002   r. Nr 126 poz. 1068 z późn. Zm.)

o      Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. Z   2013 r., poz. 907 ze zm.)

o      Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 marca 2012 r. W sprawie wzoru i   sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. Z 2012 r., poz. 246).

o      Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. W   sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. Z 2012 r., poz.   250).

o      Ustawa z dnia 10 stycznia 2014 r. O zmianie ustawy o informatyzacji   działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych   ustaw.

1

System   musi obsługiwać rejestrację przesyłek przychodzących w formie papierowej   (składane osobiście, przysyłane pocztą) i elektronicznej (składane   osobiście na nośnikach, przesyłane przez elektroniczną skrzynkę podawczą oraz   pocztą elektroniczną) wraz z załącznikami zgodnie z wymogami   Rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych   rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu   działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67).

2

W   ramach procesu rejestracji przesyłek przychodzących w formie papierowej   system musi umożliwić zeskanowanie (z poziomu interfejsu aplikacji)   poszczególnych dokumentów, wchodzących w skład przesyłki.

3

System   musi umożliwiać skanowanie wsadowe przesyłek (m.in. przychodzących pocztą).

4

System   musi umożliwiać generowanie potwierdzenia przyjęcia przesyłki przychodzącej   przez punkt kancelaryjny i opatrzonej kodem kreskowym.

5

System   musi umożliwiać rejestrację przesyłek w wielu punktach kancelaryjnych.

6

System   musi umożliwiać opatrywanie przesyłek przychodzących metadanymi zgodnie z   obowiązującymi przepisamioraz dodatkowymi (konfigurowalny zakres),   przy czym metadane powinny być zesłownikowane co najmniej w zakresie   rodzaju dokumentu, sposobu dostarczenia oraz danych teleadresowych.

7

System   musi umożliwić odróżnienie, jednoznaczną identyfikację i odrębne   przetwarzanie (m.in. niezależne udostępnianie) poszczególnych dokumentów,   przechowywanych w postaci skanów, wchodzących w skład przesyłki, przy   zachowaniu ich powiązania z przesyłką.

8

System   musi umożliwić opcjonalne dodawanie przez użytkownika informacji opisujących   poszczególne dokumenty, przesyłki lub sprawy w postaci notatek, zgodnie z   Instrukcją Kancelaryjną.

9

Dla   dokumentów papierowych nie podlegających skanowaniu oraz dokumentów na   nośnikach elektronicznych nie podlegających kopiowaniu do systemu (wymaganie   dotyczy zarówno całych przesyłek, jak i dokumentów wchodzących w skład   przesyłki), system musi umożliwić sporządzenie metryki, zawierającej   podstawowe informacje o dokumencie (co najmniej – tytuł, identyfikator,   notatka).

10

System   musi umożliwić prawidłową obsługę przychodzącej poczty elektronicznej,   zgodnie z wymogami przepisów w zakresie instrukcji kancelaryjnych   (rejestracja w rejestrze przesyłek wpływających lub bezpośrednie   dołączenie wiadomości z załącznikami do akt sprawy); w sposób niezależny   od użytkowanego programu pocztowego.

11

System   musi automatycznie pobierać przesyłki, które przyszły przez elektroniczną   skrzynkę podawczą systemu ePUAP, i musi umożliwić ich rejestrację w systemie   w trybie półautomatycznym, automatycznym lub ręcznym, w zależności od   konfiguracji.

12

Dla   przesyłek, które przyszły przez elektroniczną skrzynkę podawczą systemu   ePUAP, system musi umożliwić realizację rozdziału w sposób automatyczny (w   zależności od kategorii usługi), półautomatyczny (dane wypełniane   automatyczne, wymagane zatwierdzenie) lub ręczny, w zależności od   konfiguracji.

13

Rozdział   przesyłek przychodzących do właściwych komórek merytorycznych musi się   odbywać poprzez przekazanie uprawnień do plików i informacji zawartych w   systemie.

14

System   musi umożliwić generowanie i drukowanie nalepek z kodami kreskowymi na   dokumenty papierowe oraz nośniki i odnajdywanie na podstawie   zeskanowanej nalepki odwzorowania cyfrowego bądź metryki danego dokumentu.

15

System   musi umożliwić rejestrację obiegu (lokalizacja, czas przemieszczenia,   użytkownik) dokumentów papierowych (dla których istnieje odwzorowanie cyfrowe   oraz dla których nie zostało ono wykonane) oraz nośników.

16

System   musi posiadać interfejsy, umożliwiające automatyczne przekazanie przesyłek   przychodzących przez ePUAP bezpośrednio do ewentualnych podłączonych systemów   dziedzinowych (bez rejestracji w rejestrze przesyłek przychodzących). System   umożliwi skonfigurowanie warunków automatycznego przekazywania przesyłek   pochodzących  z ePUAP do innych   systemów.

17

System   musi posiadać zestandaryzowane (tzn. Określone i możliwe do zastosowania   dla wielu systemów dziedzinowych) interfejsy  oparte o język XML,   umożliwiające  automatyczne pobieranie z systemów dziedzinowych   dokumentów do wysyłki wraz z danymi niezbędnymi do wysyłki. Dostosowanie   systemów dziedzinowych do współpracy nie jest zadaniem Wykonawcy.

18

System   musi umożliwić sporządzanie odwzorowań cyfrowych dokumentów poprzez   skanowanie dostępne z poziomu aplikacji, zgodnie z wymaganiami   określonymi w instrukcji kancelaryjnej.

19

System   musi umożliwiać wykonanie OCR w języku polskim dla skanowanych dokumentów i   jego wykorzystanie w późniejszym przetwarzaniu sprawy lub przeszukiwaniu   pełnotekstowym dokumentów (dotyczy pisma maszynowego a nie odręcznego).

20

System   musi pozwalać na powiązanie dokumentu tradycyjnego z metryką elektroniczną za   pomocą kodów kreskowych w celu zautomatyzowania procesu skanowania   (automatyczne powiązanie skanu z metryką pisma).

21

System   musi umożliwić rejestrację, przechowywanie, procedowanie oraz dołączanie do   akt sprawy dokumentów elektronicznych, dokumentów papierowych w postaci   odwzorowań, jak również metryk (dla dokumentów papierowych nie skanowanych   i elektronicznych na nośnikach).

22

System   musi umożliwić wszczynanie, prowadzenie i załatwianie spraw,   przechowywanie akt sprawy i prowadzenie spisów spraw zgodnie z   obowiązującymi przepisami. System automatycznie musi nadawać znak sprawy   i zapewnia jego zgodność z wymogami instrukcji kancelaryjnej.

23

System   musi umożliwiać ręczne przenumerowanie sprawy wyłącznie w przypadkach   dopuszczonych instrukcją kancelaryjną.

24

System   musi umożliwić prowadzenie rejestrów kancelaryjnych, w tym rejestru przesyłek   wpływających, wychodzących oraz pism wewnętrznych, definiowanie i prowadzenie   dowolnych innych rejestrów kancelaryjnych dopuszczonych instrukcją   kancelaryjną.

25

System   musi umożliwić numerację i klasyfikację pism oraz spraw w oparciu o JRWA   (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt) zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

26

System   musi od strony technicznej umożliwić stworzenie odrębnych podrzędnych dla   jednostek podległych, z odrębnym JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt) i   odrębną hierarchią użytkowników.

27

System   musi umożliwić procedowanie i dekretację spraw oraz pism   z wykorzystaniem mechanizmu procedowania według definiowalnych ścieżek   (mechanizm przepływu pracy — workflow) w pełni zgodnie z instrukcją   kancelaryjną.

28

System   musi umożliwić akceptację dokumentów z wykorzystaniem mechanizmu procedowania   według zdefiniowanych ścieżek (mechanizm przepływu pracy — workflow) w pełni   zgodnie z instrukcją kancelaryjną. System obsługuje akceptację jedno – lub   wielostopniową.

29

Akceptacja   pism elektronicznych przeznaczonych do wysyłki musi się odbywać   z wykorzystaniem podpisu elektronicznego zgodnie z wymogami prawa.   System musi zapewniać integralność, rozliczalność i niezaprzeczalność   treści, które zostały zaakceptowane.

30

System   musi umożliwić zapis projektów pism przekazywanych pomiędzy użytkownikami lub   komórkami w trakcie załatwiania sprawy, a także zamieszczanie adnotacji   odnoszących się do projektów pism.

31

System   musi zapewnić prowadzenie i wydruk metryki sprawy zgodnie   z obowiązującymi przepisami.

32

System   musi umożliwić opisywanie spraw i akt sprawy metadanymi zgodnie   z obowiązującymi przepisami.

33

System   musi umożliwić dokumentowanie wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego   lub ze składu informatycznych nośników danych.

34

System   ma umożliwiać wiązanie dowolnych dokumentów ze sobą oraz ze sprawami oraz   dodawanie konfigurowalnych atrybutów (opisów, notatek) do tych powiązań.

35

System   musi umożliwić sporządzanie i wydruk raportów, statystyk i zestawień, w   szczególności wymaganych przepisami prawa. System umożliwi monitorowanie   liczby spraw i terminowości ich załatwiania (globalnie, przez poszczególne   komórki i osoby) w zadanych przedziałach czasu, także w podziale na   kategorie spraw. Możliwość generowania raportów będzie zależna od uprawnień i   będzie dotyczyła pracy osób i komórek podległych oraz pracy osoby   sporządzającej raport.

36

System   musi umożliwić sporządzenie raportu w postaci pliku .pdf, .xls, .rtf, .csv,   .xml, .html, .doc, .ods, .odt.

37

System   musi umożliwić definiowanie raportów cyklicznych, przesyłanych na zadany   adres e-mail.

38

System   musi umożliwić przeszukiwanie i sortowanie pism i spraw według złożonych   kryteriów, w szczególności wg znaku sprawy, identyfikatora przesyłki, osoby   lub komórki odpowiedzialnej, kategorii JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt),   dat wpłynięcia lub załatwienia, terminu załatwienia, statusu pisma lub   sprawy, danych klienta urzędu, nadawcy, adresata.

39

System   musi umożliwić użytkownikowi dostęp do: zestawienia spraw, za które jest   odpowiedzialny, zestawienia aktualnych zadań wynikających z przepływu pracy   (sprawy i korespondencja, w odniesieniu do których użytkownik ma   aktualnie coś do zrobienia), zestawienia korespondencji otrzymanej i wysłanej   w podziale na korespondencję wewnętrzną i z podmiotami zewnętrznymi

40

System   musi umożliwić pełnotekstowe przeszukiwanie dokumentów w obrębie wyszukanego   wcześniej zbioru, w tym co najmniej dokumentów w formatach .txt, .pdf   (zawierający tekst), rtf, .doc, .docx, .odt.

41

System   musi posiadać funkcję automatycznej wysyłki pism za potwierdzeniem odbioru   przez platformę ePUAP.

42

System   musi odbierać z platformy ePUAP informację zwrotną o doręczeniu przesyłki –   Urzędowe Poświadczenie Doręczenia i automatycznie musi ją skierować do   właściwego użytkownika.

43

System   musi umożliwić automatyczną wysyłkę korespondencji pocztą elektroniczną   poprzez pobranie adresu odbiorcy i wysłanie treści pisma w treści poczty   oraz załączników w formie załączników do poczty.

44

System   musi umożliwić odnotowanie wysyłki wszelkich przesyłek wychodzących   w rejestrze i opatrzenie ich metadanymi zgodnie z przepisami. System   będzie w miarę możliwości automatyzował te czynności.

45

System   musi umożliwić generowanie korespondencji seryjnej i automatyzację jej   wysyłki (do zdefiniowanych, konfigurowalnych grup odbiorców).

46

System   musi umożliwić używanie i wyświetlanie w obrębie systemu formularzy   („e-formularze systemu”) do wypełnienia oraz dawać możliwość wykorzystania   pól z tych formularzy do tworzenia szablonów (e-szablony systemu).

47

System   musi umożliwić wykorzystywanie e-szablonów systemu na ścieżce przetwarzania   sprawy: użytkownik wypełnia e-szablon danymi, generując w ten sposób   e-dokument systemu. Na podstawie wyświetlonego i zatwierdzonego przez   użytkownika e-dokumentu system musi generować pismo do wysyłki.

48

System   musi umożliwić przechowywanie, przeszukiwanie i wersjonowanie   e-szablonów, ich współdzielenie między użytkownikami oraz nadawanie uprawnień   do ich modyfikacji.

49

Pismo   do wysyłki wygenerowane na podstawie e-szablonu mus być w formacie   edytowalnym (co najmniej *.doc, *.rtf, *.odt).

50

System   musi zapewnić automatyczne przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe   po upływie okresu przewidzianego w instrukcji kancelaryjnej. Przejęcie   dokumentacji musi polegać na przekazaniu archiwiście uprawnień do tej   dokumentacji w systemie i ograniczeniu uprawień komórki merytorycznej,   zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

51

System   musi posiadać dedykowane funkcje do udostępniania i wycofywania   dokumentacji elektronicznej z archiwum zakładowego.

52

System   musi posiadać funkcje wspierające proces porządkowania dokumentacji   w archiwum zakładowym (wskazanie dokumentacji wymagającej uzupełnienia).

53

System   musi realizować brakowanie akt elektronicznych oraz przekazanie akt do   archiwum państwowego oraz musi umożliwić sporządzenie i przechowywanie   odpowiedniej dokumentacji. System musi wspierać pracę archiwisty poprzez   automatyczne typowanie dokumentacji do brakowania lub przekazania do archiwum   państwowego (po upływie terminów związanych z danymi kategoriami   archiwalnymi) oraz funkcjonalność automatycznych przypomnień

54

System   musi umożliwić wnoszenie opłat przez ePUAP  oraz automatyczne   pozyskiwanie informacji o wniesionych w ten sposób opłatach i wykorzystywanie   jej do procedowania dokumentów i spraw.

55

System   musi umożliwić wprowadzanie informacji o otrzymanych przelewach ręcznie   przez urzędników obsługujących sprawę lub w postaci zaimportowanego dokumentu   XML, umożliwia użytkownikom identyfikację przelewów (tzn. Wiązanie przelewów   ze sprawami) i – tam gdzie to możliwe – automatycznie identyfikuje przelewy   lub podpowiada ich identyfikację w oparciu o konfigurowalne reguły.

56

System   musi być przygotowany na współpracę z systemem finansowo-księgowym   w zakresie automatycznego pozyskiwania informacji o opłatach   wniesionych w kasie lub przelewem (System udostępni odpowiedni interfejs   integracyjny – co najmniej Web Services oraz wymiana danych przez plik XML).

57

System   musi umożliwić definiowanie ścieżek dla korespondencji i spraw w oparciu o   strukturę instytucji oraz powiązanie ścieżki z daną kategorią spraw. Ścieżki   muszą określać: warunki (w tym dokumenty) wymagane do rozpoczęcia,   kontynuacji i zakończenia procedowania, czynności do wykonania i terminy dla   poszczególnych kroków przetwarzania sprawy lub korespondencji, stanowiska   odpowiedzialne za ich wykonanie.

58

Ścieżki   muszą dopuszczać rozwidlanie oraz łączenie się podścieżek (ścieżek w obrębie   innych ścieżek).

59

System   musi umożliwić tworzenie i obsługę podścieżek, w szczególności musi   umożliwić użytkownikowi procedującemu korespondencję lub sprawę zdefiniowanie   podścieżki, która zaczyna się i kończy w jego węźle.

60

Ścieżki   mogą zawierać także warunki określone dla dokumentów XML wymaganych na   dowolnym etapie sprawy (m.in. wariant ścieżki uruchamiany jest   w zależności od zawartości jednego z pól wniosku).

61

System   musi umożliwić import, eksport i wykorzystanie schematów ścieżek. Schematy   ścieżek są to ścieżki, które nie zawierają struktury stanowisk, lecz jedynie   wybrane elementy związane z przetwarzaniem spraw, m.in. terminy, czynności,   wymagane dokumenty i opłaty, warunki procedowania, e-formularze systemu.

62

System   musi umożliwić zamieszczanie na węzłach ścieżki opisu zadań do wykonania oraz   e-formularzy systemu służących do przygotowania przez urzędnika dokumentów   elektronicznych. Formularze muszą umożliwiać wypełniane automatycznie   zdefiniowanymi danymi z wniosku interesanta lub z systemów zewnętrznych (w   przypadku integracji z systemami centralnymi i dziedzinowymi).

63

System,   we współpracy z systemem ePUAP, musi umożliwić automatyczne i ręczne (w tym z   podpowiedzią) sprawdzanie informacji w rejestrach centralnych (jak m.in. SRP)   i wykorzystywanie uzyskanych w ten sposób informacji jako warunków   przy procedowaniu spraw i pism.

64

System   musi zapewnić przydzielanie spraw i korespondencji, przekazanych na dane   stanowisko, konkretnym użytkownikom, pracującym na tym stanowisku.

65

System   musi umożliwić przekazywanie korespondencji/sprawy na stanowisko lub   bezpośrednio do wskazanego Użytkownika.

66

System   musi umożliwić ewidencjonowanie i wersjonowanie ścieżek obiegu.

67

System   musi umożliwić podgląd historii sprawy, ścieżki obiegu sprawy (w formie   grafu).

68

System   musi umożliwić procedowanie sprawy lub korespondencji trybem „ad hoc” poprzez   określanie na bieżąco kolejnych stanowisk zajmujących się sprawą/korespondencją   bez wykorzystywania uprzednio zdefiniowanych ścieżek procedowania   sprawy/korespondencji. Użytkownik może przejść do trybu „ad hoc” w dowolnym   momencie przetwarzania sprawy/korespondencji.

69

System   musi umożliwić modelowanie ścieżek w narzędziu graficznym.

70

System   musi umożliwić tworzenie ścieżek obiegu na podstawie historii obiegu pisma   lub sprawy; w szczególności dotyczy to obiegu trybem “ad hoc”.

71

System   musi umożliwić monitorowanie i kontrolę obiegu dokumentów   z wykorzystaniem konfigurowalnych raportów, zestawień, statystyk i   alertów – w zakresie pracy własnej oraz osób podległych.

72

System   musi umożliwić przypisywanie (w ramach ścieżki lub „ad-hoc”) procesom   i zadaniom terminów realizacji, monitorowanie terminowości ich realizacji,   automatyczne konfigurowalne przypomnienia i alerty.

73

System   musi posiadać funkcjonalność kalendarza i zadań (z terminami   i priorytetami) oraz notatek dla użytkowników.

74

System   musi umożliwić obsługę wielu kalendarzy z możliwością ich łącznego   udostępniania w terminarzu użytkownika, włączania i wyłączania subskrypcji i   podglądu wybranych kalendarzy. Dostęp do kalendarzy musi być regulowany przez   system uprawnień do ich tworzenia, edycji, publikowania, podglądu   i subskrypcji

75

System   musi umożliwiać definiowanie zdarzeń kalendarza i zadań dla innych osób   oraz ich grup przez osoby uprawnione (m.in. przełożonego dla podwładnych).

76

Kalendarz   musi umożliwiać podgląd zadań w siatce o rozdzielczości co najmniej 15   minut, zaś ich definiowanie z dokładnością do 5 minut.

77

System   musi być wyposażony w funkcjonalność komunikatora tekstowego. Komunikator   musi być wewnętrznym oprogramowaniem dla urzędu i nie może umożliwiać   komunikacji z zewnętrznymi komunikatorami dostępnymi publicznie.

78

System   musi umożliwić użytkownikowi podgląd przypisanych do niego spraw   i korespondencji, z możliwością sortowania, filtrowania   i przeszukiwania.

79

System   musi umożliwić nadawanie priorytetów pismom i sprawom

80

System   współpracuje z edytorem aktów prawnych posiadanym przez urząd (tworzenie   aktów i ich publikacja w BAW z poziomu systemu).

81

System   musi umożliwić składanie i weryfikowanie podpisu elektronicznego na każdym   dokumencie elektronicznym w dowolnej liczbie podpisów elektronicznych różnych   rodzajów: podpis profilem zaufanym ePUAP, bezpieczny podpis elektroniczny z   wykorzystaniem certyfikatów kwalifikowanych, w tym weryfikacja podpisów z   listy TSL

82

Do   weryfikacji podpisu elektronicznego system musi korzystać   z funkcjonalności platformy ePUAP, przy czym powinna ona być możliwa do   wywołania dla dowolnego dokumentu w systemie na żądanie użytkownika.

83

System   musi umożliwić pobieranie, przechowywanie i dostęp do archiwalnej wersji   podpisu elektronicznego wykonanej przy składaniu dokumentu przez platformę   ePUAP.

84

System   musi przyjmować dokumenty elektroniczne złożone przez klientów za   pośrednictwem platformy ePUAP i umożliwiać automatyczne kierowanie ich   na właściwą ścieżkę zgodnie z e-usługą, której dotyczą

85

System   musi umożliwiać użytkownikom pobieranie informacji o płatnościach dokonanych   przez ePUAP. System musi umożliwiać integrację z ePUAP w zakresie realizacji   płatności dokonywanych przez interesantów.

86

System   musi umożliwiać doręczanie dokumentów poprzez ePUAP.

87

System   musi być zintegrowany z ePUAP w zakresie słowników.

88

System   musi być zintegrowany z ePUAP w zakresie weryfikacji podpisu elektronicznego   z wykorzystaniem profilu zaufanego, bezpiecznego podpisu elektronicznego   weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem.

89

System   musi umożliwić publikację dowolnych dokumentów na stronie podmiotowej BIP   poprzez opracowany w tym celu interfejs udostępniony poprzez Web Services,   wymianę przez pliki, JMS (Java Message Service).

90

System   musi umożliwić informowanie o statusie sprawy na stronie podmiotowej urzędu   poprzez opracowany w tym celu interfejs udostępniony poprzez Web Services,   wymianę przez pliki, JMS (Java Message Service).

91

System   musi umożliwić wprowadzanie zmian kadrowych, urlopów i zastępstw bez   konieczności modyfikacji ścieżek procedowania i umożliwia przekazanie   osobie zastępującej części lub całości uprawnień osoby zastępowanej.   Uprawnienia muszą być przekazane na określony czas lub bezterminowo.

92

Funkcjonalność   obsługi zastępstw, zmian kadrowych i urlopów umożliwia ustalenie, która osoba   faktycznie realizowała daną czynność w systemie (każdy z użytkowników   zachowuje swoją tożsamość i działa w oparciu o swoje konto użytkownika).

93

System   musi umożliwić ewidencjonowanie struktury instytucji oraz jej pracowników,   które umożliwią przypisanie pracowników (osób) do stanowisk (funkcji).

94

System   musi umożliwić definiowanie uprawnień, w tym delegowanie części lub całości   posiadanych uprawnień.

95

System   umożliwi zarządzanie uprawnieniami w oparciu o grupy uprawnień i grupy   zasobów, jakich dotyczą. System uprawnień musi być zdolny do odzwierciedlenia   uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych urzędników, stosowany   w jednostkach samorządu terytorialnego i wynikający z Instrukcji   Kancelaryjnych oraz struktury stanowisk.

96

 System musi umożliwić definiowanie sposobu   logowania dla poszczególnych użytkowników i grup użytkowników. Dostępne muszą   być co najmniej następujące metody logowania: użytkownik/hasło, karta   kryptograficzna, jednokrotne logowania przez domenę.

97

Przy   logowaniu system musi prezentować użytkownikowi informację o dacie i czasie   ostatniego udanego logowania oraz ostatniego nieudanego logowania.

98

System   musi także umożliwiać generowanie raportu dotyczącego logowań użytkownika   (przez użytkownika i administratora) oraz wykrywać zachowania określone   jako podejrzane i uruchamiać konfigurowalne alerty w tym zakresie.   Konfiguracja powinna dotyczyć tego, kto ma być informowany (m.in. użytkownik,   administrator), w jakich przypadkach, w jakiej formie (m.in. sms, mail, alert   w systemie).

99

Hasła   są przechowywane w systemie w formie zaszyfrowanej i nie ma możliwości   ich odtworzenia, lecz jedynie zresetowania. Po zresetowaniu hasła użytkownika   przez  administratora system zmusza   użytkownika do zdefiniowania nowego hasła przy pierwszym logowaniu.

100

System   umożliwia administratorowi wymuszenie okresowej zmiany haseł (i zdefiniowanie   odpowiedniego interwału czasowego) oraz wspiera wykrywanie kont nieużywanych   poprzez odpowiednie alerty.

101

System   musi umożliwić wykonywanie kopii bezpieczeństwa (backup)   z wykorzystaniem dostarczonego w tym celu sprzętu. System musi umożliwić   automatyzację wykonywania backupu w określonych interwałach czasu lub pod   określonymi warunkami i umożliwia ustawienie częstotliwości backupu. Zaoferowane   rozwiązanie musi być zdolne do tworzenia kopii zapasowych (backupu) danych   dokonywanych nie rzadziej niż codziennie.

102

System   powinien umożliwiać tworzenie backupu pełnego, backupu różnicowego   i backupu przyrostowego. Wykonawca musi opisać procedurę backupu.

103

System   musi umożliwić zapis wszystkich czynności wykonywanych w systemie przez jego   użytkowników, z możliwością jednoznacznego wskazania użytkownika, który   wykonał daną czynność (rozliczalność). Przy usuwaniu rekordów z danymi   osobowymi zgodnie z ustawą o danych osobowych, System zapewnia zachowanie   pozostałych informacji o użytkowniku i jego aktywności historycznej,   a także dokumentów związanych z użytkownikiem.

104

System   musi zapewnić bezpieczeństwo komunikacji z systemami zewnętrznymi w   szczególności poprzez mechanizm podpisu cyfrowego i szyfrowanie komunikacji.   Administrator musi dysponować interfejsem do nadawania uprawnień integrowanym   aplikacjom.

105

Zakres   wartości w słownikach prowadzonych przez system powinien być konfigurowalny   przez administratora lub pochodzić z rejestrów centralnych (m.in. TERYT).   Zmiana wartości w słownikach nie może powodować zmian w dokumentach   sporządzonych z wykorzystaniem poprzednich wersji słowników.

106

System   musi umożliwić prowadzenie ewidencji Interesantów zawierającej ewidencję osób   fizycznych oraz prawnych (z wyróżnieniem JST). Ewidencje te powinny zawierać   dane identyfikacyjne i teleadresowe.

107

Dla   rejestrowanej sprawy muszą być wprowadzane odnośniki do ewidencji   Interesantów.

108

Dla   Ewidencji Osób Fizycznych system musi umożliwić generowanie raportu danych   osobowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych   i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. W sprawie dokumentacji   generowania raportu danych osobowych oraz warunków technicznych i   organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne   służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100,   poz. 1024).

109

System   musi umożliwić prowadzenie książki teleadresowej interesantów i wspiera wykorzystywanie   jej w procesie rejestracji i wysyłce przesyłek, tworzeniu pism, rejestracji   spraw.

110

System   musi umożliwić definiowanie wielu adresów (co najmniej do 5) dla interesanta,   a także odrębne oznaczenie adresu zameldowania, zamieszkania, korespondencyjnego.   Zmiana danych w książce teleadresowej nie może pociągać za sobą zmian we   wcześniejszych dokumentach (także wpisach w systemie) związanych z   interesantem.

111

System   musi umożliwiać tworzenie grup interesantów (m.in. poprzez dodatkowe   atrybuty) na podstawie książki teleadresowej i z nią zsynchronizowanej. Grupy   będą wykorzystywane do wyszukiwania i korespondencji seryjnej.

112

System   musi umożliwić nadawanie i ograniczanie uprawnień do danych osobowych   interesantów – osób fizycznych, zapewniając ochronę tych danych zgodnie z   ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024).

113

Słowniki   prowadzone i wykorzystywane w systemie muszą obejmować w szczególności:   słownik dekretacji, słownik lokalizacji, słownik rodzajów nośników, słownik   kategorii archiwalnych, JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt).

114

System   musi umożliwić zdefiniowanie dodatkowych metadanych do opisu spraw, akt   sprawy, przesyłek wchodzących i wychodzących oraz dowolnych dokumentów.

115

System   musi umożliwić zdefiniowanie dodatkowych słowników.

116

System   musi posiadać wewnętrzny edytor, służący do sporządzania notatek, załączanych   do akt sprawy.

117

System   musi umożliwić wysyłanie i odbieranie faksów z poziomu interfejsu użytkownika   wewnętrznego.

118

Wymaga   się, aby interfejs użytkownika zawierał informację o węźle struktury   organizacyjnej, w którym aktualnie pracuje użytkownik.

119

Wymaga   się, aby była możliwość konfiguracji widoków indywidualnych m.in. wysokość   wiersza listy zawierającej sprawy, dokumenty, zadania(najmniejsza, mała,   średnia, największa).

120

Wymaga   się, aby była możliwość grupowania elementów (mechanizm drag&drop) na   listach pism, spraw, zadań poprzez mechanizmy list przestawnych (grupowania   zagnieżdżonego co najmniej do 20 poziomów). System musi umożliwiać   zapamiętywanie zdefiniowanych grup dla konkretnego użytkownika.

121

Wymaga   się, aby była możliwość przechodzenia z własnych list dokumentów i spraw na   listy wskazanych osób., do których podglądu dany użytkownik jest uprawniony.

122

Wymaga   się, aby była możliwość dowolnego ustawiania kolumn oraz zapamiętywania tych   ustawień.

123

Wymaga   się, aby była możliwość wyświetlania bądź ukrywania kolumn na listach spraw,   dokumentów, zadań.

124

Wymaga   się, aby była możliwość wykorzystania na listach spraw, dokumentów, zadań   mechanizmów szybkiej filtracji po dowolnie wybranej kolumnie.

125

System   musi posiadać ustandaryzowane interfejsy zewnętrzne, obejmujące udostępnianie   usług integracyjnych (m.in. wymiany danych) Systemu, systemom zewnętrznym poprzez:   usługi Web Services (w oparciu o  standardy SOAP 1.2, WSDL co najmniej   1.1); możliwość komunikacji z wykorzystaniem plików XML zlokalizowanych w   strukturach plikowych jednostki, zgodność ze standardami XML 1.0 i XSD   1.1.lub.;usługi JMS (Java Message Service).

126

System   musi umożliwiać administratorom tworzenie nowych oraz zarządzanie   udostępnianymi usługami i interfejsami (w tym harmonogramem komunikacji,   lokalizacją plików, uprawnieniami do nich) poprzez przyjazny interfejs.   System będzie umożliwiał wdrażanie nowych interfejsów poprzez import   konfiguracji, określającej standardy komunikacji z danym systemem, oraz serię   kroków wykonywanych poprzez graficzny interfejs.

127

Dla   danych pozyskiwanych z systemu zewnętrznego System musi umożliwiać administratorowi   skonfigurowanie transformat oraz automatycznego przesyłania uzyskanych danych   jako jednego lub wielu dokumentów do użytkownika lub użytkowników.

128

System   musi posiadać mechanizm kontroli dostępu do usług pozwalający na dostęp do   danej usługi ze względu na użytkownika oraz grupę (jednostkę organizacyjną)   do której należy.

129

System   musi rejestrować wszystkie czynności dostępu do usług i zasobów   w systemie, w zakresie dostępu przez użytkowników oraz aplikacje   współpracujące.

130

System   musi posiadać wbudowany mechanizm zdalnej asysty technicznej pozwalający na   wsparcie użytkowników systemu przez uprawnionych do tego administratorów