Strona główna / Zarządzenia Burmistrza / z 2011 roku

w sprawie nadania regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14 000 euro

Załącznik do zarządzenia nr 16/2011 z dnia 17 lutego 2011 r.

§ 1. 1. Zamówień, których wartość szacunkowa netto nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro udziela się na podstawie przepisów zawartych w niniejszym regulaminie.

2. Wartość 14.000 euro oblicza się zgodnie z zasadami postępowania dot. udzielania zamówień publicznych tj. wartość netto zamówienia oblicza się na podstawie aktualnie obwiązującego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.

3. Udzielając zamówień, o których mowa w ust. 1 należy kierować się zasadą gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych.

4. Zamówienia należy udzielić wykonawcy, który złoży ofertę zawierającą najniższą cenę lub który złoży ofertę najkorzystniejszą z innych powodów, np. terminu wykonania zamówienia, gwarancji.

5. W przypadku wyboru najkorzystniejszej oferty dla zamawiającego z innych powodów niż najniższa cena, pracownik przeprowadzający postępowanie sporządza na piśmie uzasadnienie wyboru danego wykonawcy.

6. Dopuszcza się możliwość negocjacji złożonych ofert w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji.

§ 2. 1. Procedury udzielania zamówień publicznych regulowane są w układzie: zamówienia o wartości do 500 zł netto, zamówienia o wartości od 500 zł netto do 3.500 zł netto, zamówienia o wartości od 3.500 zł netto do 10.000 zł netto oraz zamówienia o wartości od kwoty 10.000 zł netto do wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.

2. Zamówienia do kwoty 500 zł netto, zamówienia o wartości od 500 zł netto do 3.500 zł netto oraz zamówienia o wartości od 3.500 zł netto do 10.000 zł netto przeprowadzają pracownicy.

3. Zamówienia o wartości od kwoty 10.000 zł netto do wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro przeprowadza pracownik d/s Zamówień Publicznych.

4. Przy udzielaniu zamówień do kwoty 500 zł netto pracownicy dokonują zamówienia na podstawie ustnej lub pisemnej akceptacji kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.

5. Przy udzielaniu zamówień o wartości od 500 zł netto do 3.500 zł netto pracownicy dokonują zamówienia na podstawie zlecenia podpisanego przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną zwracając szczególną uwagę na zasadę gospodarności, celowości i rzetelności wydatkowania środków finansowych.

6. Przy udzielaniu zamówień o wartości od 3.500 zł netto do 10.000 zł netto pracownicy przeprowadzają telefoniczne rozeznanie cenowe z taką liczbą wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, sporządzając notatkę służbową stanowiącą załącznik nr 1 do regulaminu.

Liczba wykonawców, z którymi pracownik przeprowadza telefoniczne rozeznanie cenowe nie może być mniejsza niż 3.

W przypadku udzielania zamówień o wartości od 3.500 zł netto do 10.000 zł netto, w których nie można określić przedmiotu zamówienia drogą telefoniczną pracownicy przeprowadzają pisemne rozeznanie cenowe (zapytanie ofertowe), o którym mowa w § 2 ust. 8.

7. W przypadkach udzielania zamówień, o których mowa w § 2 ust. 6 po telefonicznym rozeznaniu cenowym niezbędne będzie zlecenie podpisane przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną.

8. Przy udzielaniu zamówień o wartości od kwoty 10.000 zł netto do wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro pracownik d/s Zamówień Publicznych przeprowadza pisemne rozeznanie cenowe (zapytanie ofertowe), które stanowi załącznik nr 2 i załącznik nr 3 do regulaminu, zapraszając do składania ofert taką liczbą wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, sporządzając zestawienie i porównanie ofert stanowiące załącznik nr 4 do regulaminu.

Liczba wykonawców, do których zostaną wysłane zaproszenia do składania ofert nie może być mniejsza niż 3.

9. Załączniki, o których mowa w § 2 ust. 6 i 8 mogą ulegać modyfikacji w zależności od specyfiki przedmiotu zamówienia.

10. W przypadkach udzielania zamówień, o których mowa w § 2 ust. 8 przed wysłaniem zaproszeń do składania ofert należy:

1) przygotować na piśmie opis przedmiotu zamówienia, sporządzony przez właściwego pracownika ze względu na zakres zamówienia lub inną osobę posiadająca wiedzę specjalną;

2) przygotować na piśmie wartość szacunkową zamówienia, sporządzoną przez właściwego pracownika ze względu na zakres zamówienia lub inną osobę posiadająca wiedzę specjalną;

a) podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite, szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług,

b) wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego.

11. W przypadkach udzielania zamówień, o których mowa w § 2 ust. 8 dot. robót budowlanych wykonawca zobligowany jest do wypełnienia kosztorysu ofertowego lub do podania ostatecznej wartości wykonania zamówienia wynikającej z poszczególnych, wszystkich pozycji kosztorysu ofertowego.

12. W przypadkach udzielania zamówień, o których mowa w § 2 ust. 8 po wyborze oferty pracownik d/s Zamówień Publicznych zawiadamia wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę o wyniku postępowania (wzór zawiadomienia stanowi zał. nr 5).

§ 3. W przypadku sytuacji, kiedy nie zostanie złożona żadna oferta, pracownicy przeprowadzają telefoniczne rozeznanie cenowe, o którym mowa w § 2 ust. 6.

§ 4. Jeżeli ceny złożonych ofert przewyższą kwotę kosztorysu inwestorskiego pracownik d/s Zamówień Publicznych zobligowany jest do przeprowadzenia negocjacji złożonych ofert w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji. Jeżeli ceny ofert po przeprowadzonych negocjacjach nadal przewyższą kwotę kosztorysu inwestorskiego pracownik d/s Zamówień Publicznych przeprowadza kolejne zapytanie ofertowe.

§ 5. Z uwagi na specyfikę przedmiotu zamówienia ( np. gdy przedmiot zamówienia może być wykonany tylko przez jednego wykonawcę, gdy wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia itp.) pracownik może odstąpić od procedur, które zostały określone w niniejszym regulaminie po akceptacji kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej opartej o pisemne, stosowne uzasadnienie sporządzone przez pracownika (uzasadnienie należy dołączyć do faktury).

§ 6. Pracownik d/s Zamówień Publicznych prowadzi rejestr zamówień powyżej kwoty 10.000 zł netto.

§ 7. 1. Umowy sporządza się dla zamówień powyżej kwoty 10.000 zł netto, przy czym w przypadku przedmiotu zamówienia, który wymaga szczegółowych warunków, uzgodnień, a wartość zamówienia będzie poniżej kwoty 10.000 zł netto niezbędne będzie sporządzenie umowy ( np. w przypadku robót budowlanych, w przypadku usług dot. wykonania projektu budowlanego i inne).

2. Umowy dla zamówień od kwoty 10.000 zł netto do wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro dot. dostaw i usług sporządzają pracownicy, natomiast umowy dla zamówień od kwoty 10.000 zł netto do wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro dot. robót budowlanych sporządza pracownik d/s Zamówień Publicznych.

3. Umowy podlegają wpisowi do rejestrów umów, prowadzonych przez poszczególne wydziały i będą ewidencjonowane w następujący sposób: numer umowy/nazwa wydziału//rok 4. W przypadku kiedy po podpisaniu umowy na wykonanie określonego przedmiotu zamówienia zaistnieje wyjątkowa sytuacja, która nie wynika z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć do dnia zaciągnięcia zobowiązania, zamawiający spisuje umowę dodatkową z tym samym wykonawcą.

5. W przypadku kiedy po podpisaniu umowy na wykonanie określonego przedmiotu zamówienia zaistnieje sytuacja poszerzenia zakresu robót, która wynika z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, zamawiający spisuje umowę dodatkową z tym samym wykonawcą.

Znak sprawy…………