Strona główna / Zamówienia publiczne do 30.000 Euro

Gmina Galewice zaprasza do  złożenia  oferty cenowej  na  zadanie:  „Wdrożenie systemu wspomagającego obsługę Rady Gminy oraz transmisję posiedzeń”

1. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r Prawo zamówień publicznych (t. jedn. Dz. U. 2018 poz.1986 ze zm.) – wartość zamówienia

nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000EURO.

2. Opis przedmiotu zamówienia.

a) Dostawa i wdrożenie systemu informatycznego, umożliwiającego kompleksowe zarządzanie pracami Rady Gminy

b) Dostawa i montaż projektora

c) Dostawa systemu transmisji obrad z posiedzeń na żywo przez Internet na serwerach dostawcy

d) Przeprowadzenie szkoleń w siedzibie Gminy dla pracowników Biura Rady Miejskiej oraz radnych.

e) Utrzymanie wdrożonego systemu w infrastrukturze technicznej wykonawcy. Świadczenie usługi asysty technicznej oraz serwisu systemu informatycznego  przez okres 3 lat od dnia wdrożenia.

2.1 System Informatyczny – wymagane funkcjonalności:

a) Przygotowywanie i elektroniczna dystrybucja porządku obrad wraz z materiałami dla Radnych poprzez konto użytkownika w systemie. 

b) Możliwość dodawania do porządku obrad załączników w postaci elektronicznej takich jak projekty uchwał, załączniki do uchwał, mapy, prezentacje, itp. Załączniki w formatach *.doc, *.docx, *.pdf, *.xls, *.xlsx, *.jpg, *.jpeg, *.bmp, *.ppt, *.pptx. Możliwość edytowania  porządku obrad w trakcie posiedzeń.

c)Przeprowadzanie posiedzeń Rady Gminy z wykorzystaniem projektora multimedialnego, w tym prezentacja porządku obrad, kworum, wyniki głosowań oraz dostęp do załączników które są omawiane w czasie posiedzenia.

d) Możliwość wydrukowania materiałów sesyjnych

e) Zarządzanie bazą kontaktów i wewnętrzną komunikacją między biurem rady,
a radnymi z możliwością przesyłania wiadomości poprzez e-mail. Archiwizowanie przesyłanych wiadomości w systemie z możliwością sprawdzenia historii korespondencji.

f) Dostęp do systemu za pomocą urządzeń mobilnych tabletów, komputerów umożliwiający:

• sprawdzenie kalendarium posiedzeń nadchodzących oraz archiwalnych,
• przeglądanie porządków obrad i wyników głosowań,
• pobieranie i przeglądanie załączników,
• głosowanie (oddawanie głosów) w czasie rzeczywistym podczas posiedzenia poprzez wybór jednego z 3 przycisków: „za”, „przeciw”, „wstrzymuję się”.
• zgłaszanie się do dyskusji i przeglądanie listy osób planujących wypowiedź w danej sprawie w czasie rzeczywistym podczas posiedzenia.

g) Elektroniczna i interaktywna obsługa posiedzeń Rady Gminy poprzez:

• elektroniczną rejestrację radnych zgłaszających się do dyskusji nad projektami uchwał i innymi materiałami będącymi przedmiotem obrad,
• elektroniczną rejestracje wniosków formalnych,
• elektroniczną obsługę głosowań podczas sesji Rady Gminy (głosowania jawne imienne),
• prezentację porządku obrad oraz dostęp do załączników w czasie posiedzenia,
• możliwość dynamicznej modyfikacji porządku obrad oraz materiałów na posiedzenia z automatycznym odświeżaniem zmian na urządzeniach radnych,
• prezentację przedmiotu głosowania, listy osób uprawnionych do głosowania
  i wyników głosowania w czasie posiedzenia,
• dynamiczne zarządzanie listą gości, którym udziela się głosu podczas posiedzenia,
• możliwość ustawienia czasu wypowiedzi oraz wyświetlanie w czasie posiedzenia licznika czasu wypowiedzi i komunikatu o przekroczeniu czasu wypowiedzi,
• zatwierdzanie uchwał,
• przygotowanie projektów protokołu z posiedzeń z automatycznym przekazywaniem wyników głosowań do projektu protokołu,
• sporządzanie raportu obecności z możliwością przekazania go do projektu protokołu,
• rejestrację zapisu dźwięku w systemie informatycznym z możliwością transkrypcji dźwięku na tekst przy wykorzystaniu zewnętrznego oprogramowania,
• umożliwienie poprzez sieć Internet dostępu mieszkańcom i podmiotom zainteresowanym do transmisji z posiedzenia (na żywo), przeglądania porządku obrad wraz z załącznikami (bieżących oraz archiwalnych) oraz przeglądanie wyników głosowań.

2.2 Dostawa i montaż projektora

 Specyfikacja projektora:

a)  Technologia        DLP

b)  Rozdzielczość     Full HD, 1920 x 1080, 16:9

c)  Kontrast    10000:1 (min)

d)  Jasność    4000 ANSI lm (tryb wysokiej jakości)/ ok.75% w trybie ECO)

e)  Żywotność źródła światła         3500h - 8000h

f)   Moc/źródło światła         250-270W AC (tryb normalny) / 160-165W AC (tryb ECO)

g)  Zoom/Focus ręczny

h)  Współczynnik odległości          1,2 - 2,1: 1

i)    Przekątna 30" - 300"

j)    Wejścia video      HDMI  (min)

k)  Mini D-Sub (15-pin)  (min)

l)    RCA  (min)

m) D-Sub (9-pin) (RS-232 / męskie)  (min)

n)  Wejścia audio Mini jack 3.5 mm  (min)

• o)  RCA Stereo (min)

p)  Mikrofon 3.5 mm (min)

q)  Porty komunikacyjne

r)   Złącze USB 2.0 typu A (min)

s)  Złącze USB 2.0 typu B (min)

t)    RJ45  (min)

u)  Moduł WLAN

v)  Wbudowany głośnik

a)   Elektryczny ekran do projektora 240x135cm (min)

b)  Uniwersalny uchwyt sufitowy do projektora

c)  Montaż oraz komplet okablowania

   2.3 System transmisji obrad z posiedzeń na żywo przez Internet

Wymagane funkcjonalności:

a)     Transmisja obrad na żywo z wykorzystaniem serwisu dostawcy

b)     Parametry techniczne streamu

c)      Format przesyłanego strumienia: RTMP

d)     Gwarantowana jakość transmisji: 720p

e)     Obsługiwane kodowanie: H.264

f)       Minimalna liczba klatek na sekundę: 25

g)     Przepustowość łącza: 100 Mbps

h)      Brak limitu oglądających dla pojedynczej transmisji (w ramach zapewnionego łącza)

i)       Brak limitu ilości transmisji sesji Radnych w miesiącu i czasu ich trwania

j)       Możliwość oglądania transmisji we wszystkich najpopularniejszych przeglądarkach internetowych

k)       Możliwość oglądania transmisji na urządzeniach mobilnych wyposażonych w przeglądarkę internetową

l)        Archiwizacja nagrania transmisji lokalnie na dysku komputera

m)     Automatyczne dodawania do transmisji, co najmniej:

• Ogólnych informacji o dacie i miejscu posiedzenia
• Informacji o aktualnie omawianym punkcie
• Imienia i nazwisku mówcy
• Wyników głosowania bezpośrednio po ich zakończeniu
• Informacji o trwającej przerwie w obradach

n) Pełna integracja z systemem informatycznym do zarządzania pracami Rady Gminy

o)     Interaktywny porządek obrad odsyłający użytkownika do wybranego punktu na osi video

2.4   Wymagania dodatkowe:

a)  Montaż oraz konfiguracja wszystkich dostarczonych urządzeń w siedzibie Gminy

b)  Publikacja materiałów sesyjnych oraz wyników przeprowadzonych głosowań
w Internecie w oparciu o infrastrukturę techniczną Wykonawcy.

c)  Przechowywanie danych na serwerach znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

d)  Udostępnienie kopii zapasowej oprogramowania oraz danych wprowadzonych przez Zamawiającego na żądanie Zamawiającego.

3. Pozostałe wymagania stawiane oferentom:

a)  Oferent wykaże, że w przeciągu ostatnich 3 lat dostarczył i świadczył usługi wsparcia oferowanego systemu informatycznego do zarządzania pracami rady gminy/rady miejskiej/rady miasta/sejmiku województwa obsługującego funkcjonalność głosowania elektronicznego na rzecz co najmniej 3 jednostek samorządu terytorialnego o wartości wdrożenia co najmniej 20 000 zł brutto

b)  Oferent zobowiązany jest przedstawić stosowne dowody należytego wykonania tychże dostaw oraz usług wsparcia w postaci referencji.

c)  Wynikiem prac będzie sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego. Protokół powinien być podpisany przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia.

d)  Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych.

e)  Termin wykonania zamówienia: do dnia  30.06.2019 r

4.  Warunki udziału w postępowaniu.

4.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy posiadający niezbędną wiedzę i doświadczenie  w wykonaniu zadań z zakresu  objętego przedmiotem zamówienia, oraz dysponują potencjałem technicznym.

4.2 Formularz ofertowy  według wzoru stanowiącego załącznik nr 1

4.3 Wykaz wykonanych zadań w ostatnich trzech latach  - zgodnie z zał. nr 2  

4.4 Pełnomocnictwo lub inny dokument określający zakres umocowania do

reprezentowania Wykonawcy w przypadku podpisania oferty  przez pełnomocnika

Wykonawcy / w formie oryginału lub     odpisu poświadczonego notarialnie/

 5. Kryteria wyboru oferty     - 100%  cena

 5.1 Przedstawiona w ofercie cena winna uwzględniać wszystkie koszty związane z  prawidłową realizacją niniejszego zamówienia.

 7. Miejsce i termin złożenia oferty.

 7.1 Ofertę cenową należy złożyć na piśmie w terminie do dnia    07.06.2019 r do godz.  12.00  w sekretariacie Urzędu Gminy  ul. Wieluńska 5   98-405 Galewice lub jej skan przesłać na   adres  sekretariat@galewice.pl.

  Oferty złożone po  terminie nie będą rozpatrywane.

  Termin związania ofertą 30 dni od daty otwarcia ofert.

  8. Osobami do kontaktu ze strony  Zamawiającego są:  Piotr Rybak, tel. 62 7838634

 Dokumenty do pobrania:

1. Zapytanie wraz z załącznikami

2. Sprostowanie

3. Zestawienie ofert