Strona główna / Zamówienie publiczne / Zamówienia aktualne

Dotyczy: przetargu nieograniczonego na dostawę paliw płynnych do pojazdów i sprzętu gminnego na rok 2017

Nr sprawy: GIOŚ: 7234.5.17

W odpowiedzi na zadane pytania Urząd Gminy Dubiecko udziela odpowiedzi tj:

1. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych, przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty:

*    0 zł netto za kartę nową,

* 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.),

*  w przypadku kart z nadrukiem logo Zamawiającego koszt karty wynosi 30 zł netto?

Wykonawca umożliwi Zamawiającemu korzystanie z kart mikroprocesorowych, które pozwalają na dokonywanie bezgotówkowych zakupów paliw i usług w sieci stacji paliw .= to propozycja dla klientów, którzy chcą mieć prosty w obsłudze, przyjazny i przynoszący korzyści ekonomiczne system tankowania paliw i podstawowej obsługi drogowej samochodów. Posiadacze kart flotowych łatwiej i szybciej organizują, a także rozliczają działalność logistyczną swoich firm.

Odpowiedź: Zamawiający  dopuszcza możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych, przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty:

*    0 zł netto za kartę nową,

2. Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do SWIZ roz. 3 pkt. 1 i w projekcie umowy §2 ust. 3  oraz w pierwszym zdaniu §5 ust. 1  odstąpienie dot. zapewnienia tankowania paliw na dokumencie WZ?

Dowody wydania nie są dokumentami fiskalnymi, lecz wydrukami z terminala obsługującego karty flotowe mające na celu potwierdzenie transakcji

 Dowód wydania zawiera następujące informacje:

• Dokładny adres stacji paliw
• Nr karty, na którą dokonywana była transakcja
• Nr rejestracyjny samochodu
• Kwota do zapłaty
• Ilość wydanego paliwa
• Data i godzina transakcji

Pracownik Zamawiającego tankujący paliwo do pojazdów samochodowych Zamawiającego na stacji paliw Wykonawcy zobowiązany jest do wprowadzenia właściwego kodu PIN przypisanego indywidualnie do karty paliwowej i jako potwierdzenie transakcji otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala).

Jeden egzemplarz dowodu wydania zostaje wydany kupującemu, natomiast drugi pozostaje na stacji paliw.

Odpowiedź: Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do SWIZ roz. 3 pkt. 1 i w projekcie umowy §2 ust. 3  oraz w pierwszym zdaniu §5 ust. 1  dopuszcza  dot. zapewnienia tankowania paliw na dokumencie WZ?

3. Czy Zamawiający zaakceptuje w projekcie umowy w §5 ust. 1 usunięcie elementu dowodu wydania jakim jest: imię i nazwisko oraz podpis odbierającego?

Wykonawca po podpisaniu umowy udostępnia portal flotowy - interaktywny system, za pośrednictwem którego, przy indywidualnym przekazaniu loginu i hasła Zamawiający zarządza taborem samochodowym.

Korzystanie z naszej witryny umożliwia administrowanie kartami  bez konieczności wychodzenia z biura, a wielostopniowe zabezpieczenia zapewniają pełną ochronę danych biznesowych.

Najważniejsze funkcje  portalu:

• bezpłatny dostęp do  danych o transakcjach flotowych;
• wgląd w  salda transakcji i faktury za zakup paliw i usług;
• samodzielnie zamawianie nowych i zastrzeganie zagubionych kart;
• wgląd w raporty z danymi o transakcjach floty m.in. według zużycia paliw, centrów kosztowych   
• aktualizacja danych na temat pracy floty co 24 godziny;
• możliwość szybkiego pobrania i bezpiecznego przetwarzania danych z portalu.

Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza zmiany postanowień zapisów umowy

4. Czy Zamawiający zaakceptuje zmiany zapisu w §2 ust. 3 ( dot. zdania pierwszego i drugiego) i w  §5 ust. 1 uwzględnienia dwóch okresów rozliczeniowych:

Faktura jest wystawiana za pełny okres rozliczeniowy i obejmuje należność z tytułu sprzedaży produktów i usług dokonanej w tym okresie. Ustalone są następujące okresy rozliczeniowe: od 1-go do 15-go dnia miesiąca i od 16-tego do ostatniego dnia miesiąca. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. ?

Faktura będzie zawierała zbiorcze rozliczenie, a załącznik będzie z podziałem na każdy pojazd lub nr rejestracyjny.

Odpowiedz: Zamawiający określił formę rozliczania tankowania  natomiast wykonawca powinien dostosować się do zapisów SIWZ

5. Czy Zamawiający zaakceptuje zmiany zapisu w §5 ust. 1 dot. terminu płatności na „do 21 dni od daty wystawienia faktury” ?

W oferowanym systemie rozliczania transakcji bezgotówkowych termin płatności od daty dostarczenia faktury nie funkcjonuje z uwagi na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego i związanej z tym windykacji należności w przypadku występujących przeterminowań.

W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość przekazywania Zamawiającemu faktury VAT (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. 

E-faktura posiada taką samą wartość prawną jak faktura w formie papierowej, zawiera dokładnie takie same dane, zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej i oczywiście skraca czas oczekiwania.

Odpowiedź: Zamawiający zaakceptuje termin płatności na „do 21 dni od daty wystawienia faktury” natomiast po złożeniu oferty wykonawca nie otrzyma za to punktów ponieważ jest to ustalone kryterium oceny ofert waga 40 %

6. Czy Zamawiający zaakceptuje w projekcie umowy w §5 ust. 1 dodanie na końcu ustępu zapisu o treści: „Za datę zapłaty strony uznają dzień obciążenia rachunku Wykonawcy.”

7. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na możliwość odstąpienia od wymogu przedstawiania na każde żądanie świadectw jakości oferowanych paliw (umowa § 7 ust 4), gdyż dokumenty dotyczą dostarczonej pewnej partii paliwa i są ogólnodostępne na każdej stacji a więc również i dla Zamawiającego ?

8. Czy Zamawiający zaakceptuje odstąpienie od ust. 5,6 w projekcie umowy w §7 i zaakceptuje procedurę reklamacyjną Wykonawcy?

„Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. W terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawcy wyda decyzję o uznaniu lub odrzuceniu zgłoszonej reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub Operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji.

W przypadku uznania roszczenia Zamawiającego Wykonawca naprawi szkodę do wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej”.

9. Czy Zamawiający zaakceptuje wprowadzenie ust.6 w projekcie umowy w § 8 zapisu o treści:

"Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnej kary umownej."

Ewentualnie w § 8 dodać zdanie: „Zapłata przez Wykonawcę kary umownej nastąpi na podstawie noty księgowej (obciążeniowej) wystawionej przez Zamawiającego.”?

10. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania Regulaminu Wykonawcy dotyczącego warunków wydania i używania kart paliwowych w zakresie niesprzecznym z postanowieniami SIWZ, w formie załącznika stanowiącego integralną część umowy?

Odpowiedź : 6-10 Zamawiający nie dopuszcza zmiany w projekcie umowy gdyż jest to związane ze zmianą treści specyfikacji oraz projektu umowy.