URZĄD GMINY CZERWONKA
R E G U L A M I N
Organizacyjny Urzędu Gminy Czerwonka
Regulamin niniejszy określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy w Czerwonce.
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1.
Ilekroć w regulaminie jest mowa:
o gminie - należy przez to rozumieć Gminę Czerwonka,
o radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy w Czerwonce,
o wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Czerwonka,
o urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Czerwonka.
o regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Urzędu Gminy w Czerwonce.
§ 2.
Wójt wykonuje zadania przy pomocy Urzędu Gminy.
§ 3.
Urząd działa na podstawie :
1) ustawy o samorządzie gminnym i ustawy o pracowniach samorządowych,
2) statutu gminy,
3) niniejszego regulaminu.
§ 4.
Urząd realizuje zadania:
1) własne gminy wynikające z ustawy o samorządzie gminnym,
2) zlecone przez organy administracji rządowej,
3) wynikające z innych ustaw szczególnych,
4) zadań z zakresu właściwości powiatu oraz zadań z zakresu właściwości województwa na podstawie porozumień zawartych z tymi jednostkami samorządu terytorialnego,
5) zadań publicznych powierzonych Gminie w drodze porozumienia międzygminnego.
Rozdział II
Struktura organizacyjna Urzędu
§ 5.
1.Stanowiskami kierowniczymi w Urzędzie są stanowiska:
1) Wójta Gminy,
2) Sekretarza Gminy,
3) Skarbnika Gminy,
4) Kierownika USC.
2.W Urzędzie może być dodatkowo utworzone stanowisko kierownicze:
zastępcy Kierownika USC.
§ 6.
1.W Urzędzie tworzy się następujące referaty i samodzielne stanowiska pracy:
1) Referat budżetu i finansów z następującymi stanowiskami pracy:
- skarbnik gminy – kierownik referatu
- księgowości budżetowej,
- księgowości podatkowej , wymiaru podatku i opłat ,
- obsługi kasowej Urzędu i innych jednostek , działalności gospodarczej i handlu,
2) kierownik USC i spraw obywatelskich oraz pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych,
3) stanowisko ds. organizacyjnych oraz archiwum Urzędu ,
4) stanowisko ds. kadr , gospodarki mieszkaniowej , obsługi Rady , oraz ochrony danych osobowych,
5) stanowisko ds. rolnictwa , leśnictwa , gospodarki gruntami , planowania przestrzennego , gospodarki komunalnej ,budownictwa, melioracji , ochrony środowiska.
6) stanowisko ds. wojskowych , obrony cywilnej , ochrony przeciwpożarowej ,
7) stanowisko ds. rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałaniu narkomanii , kultury i sportu oraz promocji gminy,
8) stanowisko ds. obsługi informatycznej i Biuletynu Informacji Publicznej oraz zamówień publicznych i nadzoru dróg ,
9) stanowisko sprzątaczki,
10) stanowisko pracownika gospodarczego i gońca,
11) dwa stanowiska konserwatorów wodociągów.
§ 7.
Dla zapewnienia racjonalnej organizacji pracy oraz spełnienia wymogów sprawnego działania Urzędu mogą być tworzone samodzielne stanowiska pracy podległe bezpośrednio Wójtowi , Sekretarzowi lub Skarbnikowi .
Rozdział III
Zakresy działania i kompetencje kierownictwa oraz poszczególnych stanowisk pracy.
§ 8.
Pracą Urzędu kieruje Wójt przy pomocy Sekretarza Gminy .
§ 9.
1.Obowiązki Wójta będącego jednocześnie Kierownikiem Urzędu wynikają z przepisów
prawa i są określone:
- w ustawach oraz przepisach wydanych w celu ich wykonania,
- postanowieniach Statutu ,
- uchwałach Rady .
2. Do zadań tych należy w szczególności :
1) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu,
2) prowadzenie polityki kadrowej w urzędzie,
3) wydawanie aktów kierownictwa wewnętrznego w formie pism okólnych,
4) wykonywanie zadań szefa Obrony Cywilnej,
5) podejmowanie czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego,
6) reprezentowanie gminy i urzędu na zewnątrz,
7) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
8) podejmowanie decyzji dotyczących zwykłego zarządu mieniem gminy w granicach upoważnienia udzielonego przez Radę.
9) przygotowywanie projektów uchwał Rady .
3. Wójt sprawuje bezpośredni nadzór na pracą :
- Sekretarza Gminy,
- Skarbnika Gminy,
- Kierownika USC,
- Kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz dyrektorów szkół.
§ 10.
1.Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizuje pracę, a w
szczególności :
1) sprawuje nadzór merytoryczny nad pracą referatu oraz poszczególnych stanowisk pracy,
2) organizuje sprawny obieg dokumentów w Urzędzie oraz prawidłową obsługę interesantów ,
3) dba o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników ,
4) rozstrzyga sprawy kompetencyjne między pracownikami,
5) organizuje działalność kontrolną w Urzędzie,
6) nadzoruje terminowość i jakość załatwiania spraw obywateli oraz skarg i wniosków,
7) odpowiada za prawidłowe załatwienie spraw i zgodności z prawem wydawanych decyzji administracyjnych oraz dyscyplinę pracy w Urzędzie i przestrzeganie przez pracowników przepisów prawnych,
8) analizuje warunki pracy w Urzędzie , inicjuje ich usprawnienie i doskonalenie,
9) koordynuje sprawy związane z wyborami i spisami,
10) wykonuje zadania wynikające ze sprawowania przez gminę roli organu prowadzącego szkoły,
11) organizuje współpracę z sołectwami.
2. Sekretarz może prowadzić sprawy gminy w imieniu Wójta powierzone mu zgodnie z art.
33 ust. 4 ustawy samorządowej.
3. Wójta w czasie jego nieobecności zastępuje Sekretarz Gminy.
§ 11.
1.Skarbnik Gminy – główny księgowy budżetu wykonuje zadania zgodnie z art. 45 ustawy z
dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.
1) czuwa nad prawidłowym przygotowaniem projektu budżetu ,
2) nadzoruje prawidłowość wykonania uchwał budżetowych ,
3) analizuje sprawozdania finansowe z wykonania budżetu i przedkłada wnioski Wójtowi i Radzie,
4) czuwa nad przestrzeganiem dyscypliny finansowej.
2.Dokonuje kontrasygnaty czynności prawnych wykonywanych przez Gminę , jeżeli
czynność prawna powoduje powstanie zobowiązań pieniężnych.
3.Wykonuje funkcję kierownika Referatu i sprawuje bezpośredni nadzór nad jego pracą.
§ 12.
Do podstawowych obowiązków pracowników zajmujących stanowiska kierownicze należy przede wszystkim:
1) prawidłowe organizowanie pracy podległych pracowników oraz zapewnienie terminowej realizacji powierzonych zadań,
1) nadzorowanie i kontrolowanie pracy podległych pracowników ,
2) dokonywanie oceny pracy pracowników oraz występowanie z wnioskami osobowymi w ich sprawach,
3) wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie upoważnienia Wójta.
§ 13.
Do wspólnych zadań wszystkich stanowisk pracy należy w szczególności :
1) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji powierzonych zadań związanych z zaspokojeniem zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej,
2) przyjmowanie interesantów , udzielanie informacji zgodnie ze zgłoszonymi potrzebami,
3) współuczestniczenie w opracowywaniu projektu budżetu poprzez planowanie potrzeb rzeczowych i finansowych w zakresie prowadzonych zagadnień ,
4) przygotowywanie materiałów problemowych dla potrzeb Rady i Wójta,
5) przygotowywanie okresowych informacji i sprawozdań z zakresu prowadzonych spraw,
6) realizowanie uchwał Rady , decyzji i zarządzeń Wójta ,
7) współdziałanie z właściwymi organami rządowej administracji ogólnej,
8) współpracowanie z jednostkami organizacyjnymi Urzędu,
9) bieżąca współpraca między stanowiskami pracy w zakresie przekazywania informacji , dokonywania uzgodnień , wydawanie opinii.
§ 14.
Do podstawowego zakresu działania referatu i poszczególnych stanowisk pracy należy:
Referat finansowo – budżetowy:
prowadzenie gospodarki finansowej i budżetowej gminy,
- analiza dochodów i realizacja wydatków,
- obsługa finansowa Urzędu ,
- prowadzenie sprawozdawczości budżetowej,
- wymiar i pobór zobowiązań pieniężnych i opłat,
- prowadzenie księgowości podatkowej w zakresie podatków i opłat,
- współpraca z bankami prowadzącymi obsługę finansową gminy
- współpraca z Urzędem Skarbowym,
- prowadzenie spraw związanych z handlem , usługami i drobną wytwórczością.
Do stanowiska Kierownika USC i spraw obywatelskich oraz Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych :
- prowadzenie spraw związanych z rejestracją stanu cywilnego /urodzenia, małżeństwa, zgony /,
- wydawanie dowodów osobistych,
- prowadzenie ewidencji ludności,
- prowadzenie spraw związanych z realizacją ustawy Kodeksu Rodzinnego i Opiekuńczego oraz Kodeksu Postępowania Cywilnego,
- zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.
3) Do stanowiska pracy ds. organizacyjnych oraz archiwum Urzędu:
- prowadzenie spraw związanych z obsługą kancelaryjną Urzędu,
- organizacja załatwiania spraw obywateli w tym skarg i wniosków oraz kontrola terminowego ich załatwiania,
- prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków obywateli oraz zbioru przepisów gminnych,
- prowadzenie archiwum Urzędu .
Do stanowiska pracy ds. kadr , gospodarki mieszkaniowej , obsługi Rady oraz ochrony danych osobowych ;
a. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i Kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
b. zapewnienie prawidłowych warunków pracy bhp p. poż.
c. gospodarka zasobami lokali mieszkalnych i użytkowych gminy,
d. ustalanie czynszów i kaucji na w/w mieszkania,
e. obsługa kancelaryjno – biurowa oraz w zakresie zleconym merytoryczna Rady i jej organów,
f. opracowywanie projektów planów pracy Rady i jej organów,
g. zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych,
h. czuwanie nad zabezpieczeniem praw radnych i członków komisji,
Do stanowiska pracy ds. rolnictwa , leśnictwa , gospodarki gruntami , planowania przestrzennego , gospodarki komunalnej , budownictwa , melioracji , ochrony środowiska.
a. prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa i leśnictwa,
b. prowadzenie spraw z zakresu gospodarki gruntami,
c. prowadzenie spraw z zakresu ochrony gruntów rolnych,
d. opracowywanie projektów założeń do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego
e. prowadzenie spraw dotyczących ochrony środowiska.
Do stanowiska pracy ds. wojskowych , obronnych i ochrony przeciwpożarowej :
a. prowadzenie spraw wojskowych,
b. prowadzenie spraw obronnych i OC,
c. wydawanie zezwoleń na zorganizowanie zabaw publicznych i prowadzenie zbiórek pieniężnych,
d. prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową.
Do stanowiska ds. kultury i sportu , promocji gminy oraz rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii :
a. prowadzenie spraw związanych z działalnością upowszechniającą kulturę i sport ,
b. organizacja i nadzór nad imprezami kulturalno – sportowymi,
c. sprawowanie opieki nad zabytkami i miejscami Pamięci Narodowej,
d. koordynowanie zadań w zakresie profilaktyki przeciwalkoholowej i przeciwdziałania narkomanii,
e. prowadzenie spraw związanych z promocją gminy.
Do stanowiska ds. obsługi informatycznej i Biuletynu Informacji Publicznej oraz zamówień publicznych i utrzymania dróg :
a. obsługa sieci komputerowej w Gminie ,
b. obsługa Biuletynu Informacji Publicznej,
c. obsługa bieżącej strony Gminy,
d. nadzór nad prawidłowym działaniem programów komputerowych ,
e. prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi,
f. zapewnienie właściwego utrzymania dróg .
Stanowisko sprzątaczki:
a. dbanie o porządek w Urzędzie,
b. dbanie o porządek wokół budynku Urzędu.
Stanowisko pracownika gospodarczego i gońca:
a. prowadzenie bieżących napraw wyposażenia Urzędu,
b. dbanie o porządek wokół budynku Urzędu,
c. wykonywanie prac porządkowych na terenie gminy,
d. dostarczanie korespondencji Urzędu na terenie gminy.
Dwa stanowiska konserwatorów wodociągów:
a. dbanie o właściwy stan techniczny wodociągów na terenie gminy,
b. sprawdzanie wodomierza i pobieranie należności za zużytą wodę ,
c. sprawdzanie prawidłowości wykonywanych przyłączy przez użytkowników,
d. usuwanie awarii wodociągów.
§ 15.
1. Szczegółowy podział zadań pomiędzy Wójtem Gminy , Sekretarzem Gminy i Skarbnikiem
określa Wójt .
2.Szczegółowy zakres czynności pracowników Urzędu ustala Wójt.
Rozdział IV
Tryb przyjmowania , ewidencjonowania oraz załatwiania skarg , wniosków i listów.
§ 16.
1.Wójt Gminy przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków:
w każdy wtorek w godz. 9 oo – 14 oo .
2.Sekretarz Gminy w sprawach skarg na pracowników i w sprawach wniosków przyjmuje
obywateli w godzinach pracy Urzędu.
§ 17.
1.Pracownik obsługujący interesantów w ramach składnych skarg i wniosków /odwołań/
prowadzi rejestr , który winien zawierać :
a. datę przyjęcia,
b. imię, nazwisko i adres skarżącego ( wnioskodawcy),
c. zwięzłe lecz wyczerpujące określone sprawy,
d. imię i nazwisko osoby przyjmującej skargę,
e. datę przekazania na stanowisko ds. organizacyjnych.
2.W razie konieczności z przyjęcia skargi lub wniosku sporządza się protokół przyjęcia.
3.Wszystkie skargi , wnioski i listy po zarejestrowaniu w rejestrze przez osobę przyjmującą podlegają ewidencji prowadzonej przez stanowisko pracy ds. organizacyjnych .
4.Skargi dotyczące działalności Sekretarza , Skarbnika i Kierownika USC rozpatrywane są przez Wójta .
5.Skargi dotyczące działalności Wójta winny być skierowane do Rady .
§ 18.
Pracownik ds. organizacyjnych odpowiedzialny jest za:
1) właściwe prowadzenie ewidencji skarg i wniosków,
2) terminowe załatwienie skarg i wniosków.
§ 19.
Odpowiedź na skargę lub wniosek winna zawierać wyjaśnienie istotnych okoliczności sprawy , ustosunkować się do wszystkich zarzutów podniesionych w skardze , lub zawartych we wniosku oraz jednoznaczną informację o podjętych rozstrzygnięciach.
§ 20.
Ustawowy termin załatwiania skarg i wniosków biegnie od daty przyjęcia ich do protokółu lub od daty wpływu do Urzędu.
§ 21.
Kierowane do Wójta lub Urzędu listy nie zawierające znamion skarg i wniosków określonych przepisami KPA przekazywane są do załatwienia właściwym stanowiskom pracy lub kierownikom jednostek organizacyjnych.
Rozdział V
Tryb opracowywania aktów prawnych Rady i Wójta.
§ 22.
Rada stanowi przepisy gminne oraz podejmuje inne należące do jej właściwości rozstrzygnięcia w formie uchwał.
§ 23.
1.Projekty uchwał Rady przygotowują poszczególni pracownicy Urzędu każdy w zakresie swej właściwości rzeczowej.
2.Wszystkie projekty uchwał i opracowań przygotowane na sesję Rady pracownicy przedkładają na stanowisko ds. obsługi Rady Gminy w takim terminie, by dokumenty te mogły być ocenione i zaakceptowane przez Wójta.
3.Wymaganą ilość egzemplarzy projektów uchwał i innych materiałów kierowanych pod obrady Rady określa Wójt.
§ 24.
1.Projekty uchwał Rady wymagają uzasadnienia. Uzasadnienie projektu podpisuje Wójt, Sekretarz lub Skarbnik.
2.Projekt aktu prawnego podlega zaopiniowaniu pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego.
§ 25.
Zaopiniowane projekty aktów prawnych kierowane są pod obrady Rady.
Materiały sesyjne przesyłane są radnym w terminie 7 dni przez dniem obrad.
§ 26.
Wójt podejmuje rozstrzygnięcia w formie zarządzeń.
§ 27.
1.Oryginały podpisywanych aktów prawnych Rady i Wójta przechowuje pracownik ds. obsługi Rady.
2.Rejestry uchwał Rady prowadzi pracownik ds. obsługi Rady ,a rejestry zarządzeń Wójta pracownik ds. organizacyjnych oraz archiwum. .
Rozdział VI
Tryb prowadzenia kontroli zewnętrznej i wewnętrznej .
§ 28.
System kontroli Urzędu zapewnia:
1) uzyskiwanie informacji niezbędnych do podejmowania decyzji,
2) zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności poszczególnych stanowisk pracy i Urzędu.
3) ustalenie kierunków prawidłowego działania oraz wykazywanie sposobów i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości.
§ 29.
1.Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują:
- Wójt Gminy,
- Sekretarz Gminy,
- Skarbnik Gminy w stosunku do pracowników referatu budżetowo – finansowego
2.Obowiązki Sekretarza i Skarbnika w zakresie kontroli wewnętrznej podlegają na sprawdzeniu prawidłowości stosowania przepisów prawa materialnego oraz przepisów regulujących postępowanie administracyjne , wskazówkach w tym zakresie , a w szczególności na sprawdzeniu:
1) prawidłowego załatwienia spraw i obsługi obywateli,
2) terminowości załatwiana spraw
3) prawidłowości obiegu akt i dokumentów,
4) prawidłowości prowadzenia spisów i rejestrów spraw,
5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej,
6) przestrzegania zasad zachowania i dyscypliny pracy,
7) przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej,
8) prawidłowego stosowania instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt.
§ 30.
Wójt organizuje i koordynuje funkcjonowanie kontroli zewnętrznej sprawowanej w stosunku do jednostek organizacyjnych gminy.
§ 31.
1.W zależności od wyników kontroli sporządza się protokół lub notatkę. Z jej wynikami zapoznaje się pracownika kontrolowanego.
2.Wyniki kontroli bezpośrednio przedstawia się Wójtowi.
3.Dokumentacja z przeprowadzonych kontroli jest gromadzona i przechowywana u pracownika ds. organizacyjnych i archiwum.
Rozdział VII
Zasady podpisywania pism i decyzji.
§ 32.
Do podpisu Wójta zastrzega się:
1) pisma okólne,
2) odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli,
3) odpowiedzi na wnioski posłów i radnych,
4) uzasadnienia projektów i wystąpień kierowanych do rady ,
5) wystąpienia kierowane do Ministra , Wojewody oraz Marszałka Województwa.
6) pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych.
§ 33.
Sekretarz Gminy dokonuje:
1) wstępnej aprobaty spraw wymienionych w § 32,
2) podpisywania z upoważnienia Wójta odpowiedzi na sprawy określone w § 6, ust. 2 i § 30 w przypadku nieobecności Wójta
3) podpisywanie innych pism i decyzji zgodnie z podziałem zadań określonych w § 7 niniejszego Regulaminu.
§ 34.
Skarbnik Gminy podpisuje pisma i decyzje nie zastrzeżone do podpisu Wójta lub Sekretarza wynikające z zakresu działania referatu.
§ 35.
Dokumenty przedstawione do podpisu osobom wymienionym w § 32-34 powinny być uprzednio parafowane przez pracownika , który je sporządził lub opracował.
§ 36.
Pracownicy urzędu podpisują pisma i decyzje zgodnie z upoważnieniami wynikającymi z ich zakresów czynności lub zgodnie z odrębnymi imiennymi upoważnieniami.
§ 37.
Przy podpisywaniu pism i decyzji należy stosować pieczęcie nagłówkowe i podpisowe według wzorów ustalonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów / Dz. U. Nr 69 , poz.636 z 2003 r./ w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin , związkach komunalnych i sejmikach samorządowych.
Rozdział VIII
Zasady współpracy pracowników Urzędu z Radą i Komisjami.
§ 38.
Sekretarz i Skarbnik zobowiązani są do uczestnictwa w sesjach Rady.
§ 39.
Odpowiedzi na zapytania i interpelacje radnych udziela się w formie pisemnej w terminie dwutygodniowym . Nie dotyczy to sytuacji gdy wyczerpującej odpowiedzi udzielono radnemu na sesji rady.
§ 40.
Osoby wymienione w § 38 zobowiązane są do uczestnictwa w posiedzeniach Komisji, w przypadku otrzymania zaproszenia.
§ 41.
Stanowisko pracy ds. obsługi rady i jej organów organizuje kontakty oraz obieg dokumentów i informacji między Radą a Urzędem .
Rozdział IX
Postanowienia końcowe.
§ 42.
Interpretacja postanowień niniejszego regulaminu oraz udzielania związanych z tym wyjaśnień należy do Sekretarza Gminy.
§ 43.
Wnioskowanie o zmianę lub uzupełnienie regulaminu następuje na wniosek Wójta.
§ 44.
Regulamin pracy w Urzędzie ustala Wójt w formie zarządzenia.
§ 45.
Obsługę pracy w Urzędzie wykonuje radca prawny lub adwokat na podstawie umowy zlecenia.
§ 46.
Przed przystąpieniem do pracy nowo przyjętego pracownika Sekretarz Gminy zapoznaje go z treścią Regulaminu.
§ 47.
Schemat organizacyjny Urzędu stanowi załącznik Nr 1 do regulaminu.
