Strona główna / Zamówienia publiczne

Czempiń, 21 stycznia 2014 r.

Dot.: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr RF.271.2.2013 w trybie przetargu nieograniczonego na zadanie pn. Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz ewentualnych zwrotów na rzecz Gminy Czempiń.

Wyjaśnienie treści SIWZ Nr 1., Zmiana treści SIWZ Nr 1.

Burmistrz Gminy Czempiń, działając zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.), wyjaśnia treść oraz dokonuje zmian w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia sporządzonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz ewentualnych zwrotów na rzecz Gminy Czempiń.

W związku z wprowadzonymi zmianami zamawiający ustala nowy termin składania i otwarcia ofert: Wszędzie gdzie w SIWZ oraz ogłoszeniu o zamówieniu widnieje data złożenia i otwarcia ofert 24 stycznia 2014 r. zmienia się na 27 stycznia 2014 roku. (godziny składania i otwarcia ofert pozostają bez zmian).

OGŁOSZENIE O ZMIANIE OGŁOSZENIA

Odpowiedzi (pytania w załączeniu poniżej):

Odpowiedź na pytanie 1:

Zamawiający dodaje pozycję odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania w/w pozycji w całości lub części z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia. Zamawiający zastrzega, że rzeczywista ilości odbiorów będzie wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego.

Powyższą pozycję należy uwzględnić w sposobie obliczenia ceny. Poniżej uaktualnione zestawienie z punktu 13 SIWZ.

Zestawienie

Odpowiedź na pytanie 2:

Wszędzie gdzie w SIWZ oraz umowie będącej załącznikiem do SIWZ, ogłoszeniu o zamówieniu znajdują się słowa:

„Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu do jego siedziby pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia.”

Zamienia się na:

„Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki, potwierdzone przez jej adresata niezwłocznie po wpłynięciu potwierdzenia odbioru do urzędu oddawczego, doręczającego przesyłki do Zamawiającego.”

Odpowiedź na pytanie 3:

Wszędzie gdzie w SIWZ oraz umowie będącej załącznikiem do SIWZ, ogłoszeniu o zamówieniu znajduje się powołanie na:

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. 2003, nr 183, poz. 1795),

Zamienia się na:

Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013r. Poz. 1468)

Odpowiedź na pytanie 4:

Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie proponowanej zmiany.

Odpowiedź na pytanie 5:

Wszędzie gdzie w SIWZ oraz umowie będącej załącznikiem do SIWZ, ogłoszeniu o zamówieniu znajduje się termin wykonania zamówienia:

Za Wymagany termin wykonania zamówienia należy uznać: od 3 lutego 2014 roku do 31 grudnia 2014 roku

Odpowiedź na pytanie 6:

Podstawą do wyliczenia ceny jest zestawienie znajdujące się w punkcie 13) SIWZ opis sposobu obliczenia ceny (uzupełniony o pozycję 60 zgodnie z odpowiedzią na pytanie 1)

Formularz cenowy załączony do formularza oferty jest jedynie informacją do Zamawiającego odnośnie cen jednostkowych za poszczególne usługi.

W załączeniu formularz cen jednostkowych uzupełniony o pozycję 60, tj. odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego.

Odpowiedź na pytanie 7:

Wszędzie gdzie w SIWZ oraz umowie będącej załącznikiem do SIWZ, ogłoszeniu o zamówieniu wykreśla się: „przesyłka pocztowa na warunkach szczególnych”.

Odpowiedź na pytanie 8:

Wszędzie gdzie w SIWZ oraz umowie będącej załącznikiem do SIWZ, ogłoszeniu o zamówieniu znajduje się czas odbioru przesyłek:

Za wymagane godziny odbioru uznaje się od 14:30 do 14:45.

Odpowiedź na pytanie 9:

Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie proponowanej zmiany.

Odpowiedź na pytanie 10:

Wszędzie gdzie w SIWZ oraz umowie będącej załącznikiem do SIWZ, ogłoszeniu o zamówieniu znajduje się:

Wypłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze VAT przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem ust. 8.

Zamienia się na:

Wypłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 21 dni od daty prawidłowego wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze VAT przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem ust. 8.

Odpowiedź na pytanie 11:

Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie proponowanej zmiany.

Odpowiedź na pytanie 12:

Zamawiający pozostawia w umowie zapis:

(postanowienie obowiązuje w przypadku braku podwykonawców) Do ostatniej faktury VAT Wykonawca ma obowiązek dołączyć oświadczenie, że przedmiot umowy wykonał sam bez udziału podwykonawców.

Wyjaśnienie:

Co do zasady Wykonawca, który nie wykaże w ofercie jaką część zamówienia wykona przy pomocy podwykonawcy powinien samodzielnie zrealizować zadanie. Jednakże istnieją sytuacje, w których zgłoszenie podwykonawstwa stanowi zmianę nieistotną umowy i jest możliwe do zastosowania.

Odpowiedź na pytanie 13:

Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie proponowanej zmiany.

Odpowiedź na pytanie 14:

Wykonawca zapewnia Zamawiającemu bezpłatnie tylko standardowe druki zwrotnego potwierdzenia odbioru.

Odpowiedź na pytanie 15:

Wszędzie gdzie w SIWZ oraz umowie będącej załącznikiem do SIWZ, ogłoszeniu o zamówieniu znajduje się mowa o Urzędzie Gminy rozumie się Urząd Gminy w Czempiniu, ul. 24 Stycznia 25, 64-020 Czempiń.

_____________________________________________________________________________

PYTANIE 1

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA pkt. 3.3 oraz załącznik nr 5 Umowa projekt § 2 pkt. 1 oraz § 2 pkt. 5 ppkt. b)

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca świadczył usługi pocztowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.

Przytoczona ustawa wskazuje na definicję „usługi pocztowej” (art. 2 ust. 1)

„Usługę pocztową stanowi, wykonywane w obrocie krajowym lub zagranicznym, zarobkowe:

1) realizowane łącznie lub rozdzielnie przyjmowanie, sortowanie, doręczanie przesyłek pocztowych oraz druków bezadresowych; (...)”

Usługa odbioru przesyłek pocztowych z siedziby Klienta wykracza poza wyznaczone ramy w/w Ustawy. Czy Zamawiający przewiduje doprecyzowanie zapisów SIWZ w zakresie możliwości odpowiedniej wyceny usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego, która u Wykonawcy jest odpłatną usługą przewozu przesyłek?

Wykonawca wnioskuje o modyfikację formularza cenowego poprzez dodanie pozycji „odbiór korespondencji z siedziby Zamawiającego”.

W przypadku negatywnej odpowiedzi prosimy o wykreślenie usługi odbioru przesyłek z Opisu przedmiotu zamówienia – pkt. 3.3 oraz z załącznika nr 5 do SIWZ – Umowa projekt § 2 pkt. 5 ppkt. b).

W przypadku utrzymania zapisów SIWZ w niezmienionej postaci Wykonawca nie będzie miał możliwości prawidłowego skalkulowania oferty co uniemożliwi przystąpienie do ogłoszonego przetargu.

PYTANIE 2

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA pkt. 3.9 oraz załącznik nr 5 Umowa projekt § 2 pkt. 4

Czy pod określeniem „Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu do jego siedziby pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia.” należy rozumieć, że Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po wpłynięciu „potwierdzenia odbioru” do urzędu oddawczego doręczającego przesyłki do Zamawiającego? Wykonawca nie ma bezpośredniego wpływu na termin zwrotów „potwierdzeń odbioru”, ponieważ jest on zależny między innymi od tego czy przesyłki były awizowane lub nastąpił ich zwrot do Zamawiającego jako przesyłek rejestrowanych zwróconych do nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy.

Biorąc pod uwagę Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji (Dz.U z dnia 09.05.2013 poz. 545) Rozdział II – doręczanie przesyłek odbywa się z zachowaniem wskaźników czasu przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym, określonych w Załączniku nr 1 Rozporządzenia.

W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o zmianę zapisu na:

„Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki, potwierdzone przez jej adresata niezwłocznie po wpłynięciu potwierdzenia odbioru do urzędu oddawczego, doręczającego przesyłki do Zamawiającego.”

PYTANIE 3

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA pkt. 3.5

Wykonawca informuje, że przywoływane przez Zamawiającego w zapisach SIWZ „Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. 2003, nr 183, poz. 1795),” przestało obowiązywać.

W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o zastąpienie nieaktualnej ustawy „Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. 2003, nr 183, poz. 1795), obecnie obowiązującym aktem prawnym tj: „Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. Z 2013r. Poz. 1468)

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA pkt. 3.27.

Wykonawca informuje, że w trakcie trwania umowy na podstawie przepisów Ustawy Prawo Pocztowe ceny usług pocztowych mogą ulec zmianie zarówno w górę jak i dół. Zmiany te zatwierdzone są każdorazowo przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

Klienci korzystający z usług pocztowych zobowiązani są do przestrzegania zapisów Ustawy Prawo Pocztowe.

W związku z powyższymi Wykonawca prosi o zmianę zapisu na:

„3.27. Ceny jednostkowe brutto podane przez Wykonawcę w ofercie pozostaną niezmienne przez cały okres realizacji zamówienia, za wyjątkiem zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe oraz w przypadku zmiany cen jednostkowych pod warunkiem zatwierdzenia ich przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez przywołaną wyżej ustawę.”

PYTANIE 5

4. Termin wykonania zamówienia:

W opinii Wykonawcy w zapisie nastąpiła oczywista omyłka pisarska.

W związku z powyższymi Wykonawca prosi o zmianę zapisu na:

„Wymagany termin wykonania zamówienia: od 3 lutego 2014 do 31 grudnia 2014 roku.”

PYTANIE 6

Załącznik nr 1 do SIWZ FORMULARZ OFERTY, Załącznik do Oferty – Formularz cenowy.

W opinii Wykonawcy wykazany w Załączniku do Oferty – Formularz cenowy nie może stanowić podstawy do wyliczenia wartości brutto oferty gdyż w kolumnie 4 wolumen przesyłek przeznaczonych do nadania wykazano ilości na poziomie 1 sztuki dla każdego rodzaju przesyłek. Ponadto załączony do oferty formularz cenowy nie zawiera kolumny „wartość brutto”. Zamawiający w pkt. 13) SIWZ opis sposobu obliczenia ceny wskazał tabelę z szacowaną ilością przesyłek do nadania w 2014 roku wraz z kolumną „wartość brutto 4*6”

W opinii Wykonawcy tabela wskazana w pkt. 13) SIWZ powinna stanowić załącznik do formularza ofertowego.

W związku z powyższym Wykonawca prosi o załączenie do Formularza Ofertowego prawidłowej tabeli.

PYTANIE 7

Załącznik nr 5 Umowa projekt § 1 pkt. 3 ppkt. 3).

Wykonawca informuje, że od dnia 01.01.2014 r. z wachlarza usług oferowanych przez Wykonawcę wykreślona została usługa: „przesyłka pocztowa na warunkach szczególnych”´ Wobec tego nie ma możliwości jej świadczenia.

W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o wykreślenie zapisu, tym bardziej, że zgodnie z formularzem cenowym Zamawiający nie przewiduje tego rodzaju przesyłek.

PYTANIE 8

Załącznik nr 5 Umowa projekt § 2 pkt. 5. Ppkt. B).

W opinii Wykonawcy w podanych przez Zamawiającego godzinach odbioru przesyłek nastąpiła oczywista omyłka pisarska.

W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o zmianę zapisu na:

Odbiór przesyłek dokonywany będzie w siedzibie Zamawiającego codziennie w dni robocze (poniedziałek – piątek) w godzinach od 14:30 do 14:45 z Urzędu Gminy w Czempiniu, ul. 24 Stycznia 25.” Lub w przypadku rezygnacji Zamawiającego z płatnej usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego o wykreślenie przytoczonego zapisu.

PYTANIE 9

Załącznik nr 5 Umowa projekt § 5 pkt 4.

Wykonawca informuje, że w trakcie trwania umowy na podstawie przepisów Ustawy Prawo Pocztowe ceny usług pocztowych mogą ulec zmianie zarówno w górę jak i w dół. Zmiany te zatwierdzone są każdorazowo przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

Klienci korzystający z usług pocztowych zobowiązani są do przestrzegania zapisów Ustawy Prawo Pocztowe.

W związku z powyższymi Wykonawca prosi o zmianę zapisu na:

„4. Ceny jednostkowe netto podane przez Wykonawcę w ofercie pozostaną niezmienne przez cały okres realizacji zamówienia, za wyjątkiem zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe oraz w przypadku zmiany cen jednostkowych pod warunkiem zatwierdzenia ich przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez przywołaną wyżej ustawę.”

PYTANIE 10

Załącznik nr 5 Umowa projekt § 6 pkt. 2.

Wykonawca informuje, że standardowym terminem płatności dla umów z formą opłaty z dołu jest termin 21 dni od daty wystawienia faktury VAT.

W związku z powyższymi Wykonawca prosi o zmianę zapisu na:

„2. Wypłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 21 dni od daty wystawienia przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze VAT przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem ust. 8.”

PYTANIE 11

Załącznik nr 5 Umowa projekt § 6 pkt. 3.

Wykonawca informuje, że standardowym zapisem dotyczącym uznania rachunku bankowego jest zapis mówiący o uznaniu rachunku bankowego Wykonawcy.

W związku z powyższymi Wykonawca prosi o zmianę zapisu na:

„3. Za dzień dokonania zapłaty przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Wykonawcy.”

PYTANIE 12

Załącznik nr 5 Umowa projekt § 6 pkt. 6.

Wykonawca zwraca uwagę, że kwestia udziału podwykonawców w wykonaniu zamówienia jest regulowana przez Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTOWY pkt 9).

W związku z powyższym zwracamy się z pytaniem czy w momencie wyboru oferty złożonej przez Wykonawcę a tym samym otrzymaniu deklaracji o nie korzystaniu z powierzenia podwykonawcom części zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość wykreślenia pkt. 6) z projektu umowy.

Jeżeli Zamawiający utrzyma zapis o dotychczasowym brzmieniu Wykonawca prosi o wyjaśnienie co Zamawiający miał na myśli umieszczając przedmiotowy zapis.

PYTANIE 13

Załącznik nr 5 Umowa projekt § 8 pkt. 4.

Odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi jest uregulowana w Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. 23 grudnia 2012 roku, poz. 1529), w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z dnia 09.05.2013 poz. 545), Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (dz. U. z 2013 r. poz. 1468).

Ponadto Zamawiający może ubiegać się o odszkodowanie uzupełniające w ramach Kodeksu Cywilnego. Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie zwrotu „każdy przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania”. Odpowiedzialność odszkodowawcza Wykonawcy została określona w wyżej przytoczonych przepisach prawa. Tym samym wprowadzenie dodatkowej kary może spowodować podwójne naliczenie odszkodowania za to samo uchybienie.

W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z prośbą o wykreślenie zapisu z treści SIWZ.

PYTANIE 14

3. opis przedmiotu zamówienie pkt 3.14 oraz załącznik nr 5 Umowa projekt § 1 pkt. 3, ppkt.2), § 2 pkt. 5 ppkt. j).

W związku ze specyfiką działalności, Zamawiający wykorzystuj druki zwrotnego potwierdzenia odbioru określone w Kodeksie Postępowania Administracyjnego, Ordynacji Podatkowej oraz dla pozostałych spraw wynikających z odrębnych przepisów.

Wykonawca informuje, że jest w stanie zapewnić Zamawiającemu tylko standardowe druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla spraw nie określonych przepisami prawa.

Wobec tego Wykonawca prosi o informację czy Zamawiający będzie zaopatrywał się również w druki zwrotnego potwierdzenia odbioru określone na podstawie Ordynacji Podatkowej?

Jeżeli odpowiedź będzie twierdząca Wykonawca zwraca się z prośbą o zmianę zapisu na:

„3.14. Od Wykonawcy Zamawiający wymaga zapewnienia bezpłatnych formularzy potwierdzeń odbioru, z wyłączeniem formularzy zgodnych z Kodeksem postępowania administracyjnego oraz Ordynacji Podatkowej.”

„2) przesyłki listowe rejestrowane (polecone), tj. przesyłki nadane i doręczone za pokwitowaniem luz z potwierdzeniem odbioru krajowe i zagraniczne, w tym ze zwrotnym poświadczeniem odbioru zgodnym z Kodeksem postępowania administracyjnego, oraz Ordynacją Podatkową”

„j) Od Wykonawcy Zamawiający wymaga zapewnienia bezpłatnych formularzy potwierdzeń odbioru, z wyłączeniem formularzy zgodnych z Kodeksem postępowania administracyjnego oraz Ordynacją Podatkową.”

PYTANIE 15

Załącznik nr 5 Umowa projekt § 2 pkt. 5, ppkt. a).

W opinii Wykonawcy w zapisie nastąpiła oczywista omyłka pisarska.

W związku z powyższym Wykonawca prosi o zmianę zapisu na:

„a) Zamawiający wymaga dostarczenia przesyłek pocztowych codziennie w dni robocze (poniedziałek – piątek) w godzinach od 8:30 do 09:00 do Urzędu Gminy Czempiń ul. 24 Stycznia 25.”