Użyte pojęcia i skróty oznaczają:
Określenie zasad prawidłowego funkcjonowania elektronicznej wymiany korespondencji
w Urzędzie związanej z jej doręczaniem, rejestrowaniem, rozdzielaniem, wysyłaniem, a także wewnętrznym obiegiem.
i. w przepisach prawa został określony wzór pisma lub wzór nieelektroniczny,
ii. w centralnym repozytorium został umieszczony wzór pisma przeznaczony do załatwienia danej sprawy (inny niż ogólny).
Format danych | Zastosowanie formatu | Organizacja ustalająca format | Norma |
.doc | sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką | Microsoft Corporation |
|
.docx | sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką | Microsoft Corporation |
|
.gif | grafika rastrowa | CompuServe |
|
.jpg (-jpeg) | grafika rastrowa | Joint Photographic Experts Group | ISO/IEC 10918 |
.ods | arkusz kalkulacyjny | Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) | ISO 26300 |
.odt | sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką | Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) | ISO 26300 |
sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką | Adobe Systems Incorporated | ISO/IEC 32000 | |
.png | grafika rastrowa |
| ISO/IEC 15948 |
.rtf | sformatowany tekst | Microsoft Corporation |
|
.svg | grafika wektorowa | W3C |
|
.tif (.tiff) | grafika rastrowa | Adobe Systems Incorporated |
|
.txt | niesformatowany tekst |
| ISO/IEC 10646 |
.xls | arkusz kalkulacyjny | Microsoft Corporation |
|
.xlsx | arkusz kalkulacyjny | Microsoft Corporation |
|
.xml | sformatowany tekst | W3C |
|
Zasady wydawania oraz wymagania dla certyfikatów i kwalifikowanych certyfikatów określone zostały w Ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2013 poz. 262) oraz w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002 r. w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania
i weryfikacji podpisu elektronicznego (Dz. U. 2002 nr 128 poz. 1094).
Lista certyfikowanych podmiotów świadczących usługi związane z bezpiecznym podpisem elektronicznym prowadzona jest przez Narodowe Centrum Certyfikacji NBP (NCCert).
Zasady potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej reguluje Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 czerwca 2014 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, unieważniania oraz wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz. U. 2014 poz. 778) oraz Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2014 poz. 1114).
Lista punktów potwierdzających profile zaufane udostępniana jest na elektronicznej platformie usług administracji publicznej ePUAP.
Prawidłowe doręczenie pisma przez elektroniczną platformę usług administracji publicznej ePUAP skutkuje wydaniem urzędowego poświadczenia przedłożenia (UPP).
UPP dla Klienta zostaje wysłane przez ePUAP w imieniu Urzędu. Dokument wraz z UPP zostaje przekazany do systemu Urzędu.
i. informatyczny nośnik danych powinien być trwale oznakowany
w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację,
ii. jeżeli zachodzi potrzeba przekazania więcej niż jednego pliku, pliki umieszcza się spakowane w jednym pliku;
iii. dokument w postaci papierowej potwierdzający doręczenie zawiera: datę doręczenia, informację o oznakowaniu, sumę kontrolną dokumentu elektronicznego zapisanego na załączonym nośniku, informację
o zastosowanym algorytmie do obliczenia sumy kontrolnej, imię, nazwisko i adres wnoszącego, nazwę i adres adresata, podpis osoby reprezentującej adresata.