I. UŻYTE POJĘCIA I SKRÓTY
Użyte pojęcia i skróty oznaczają:
- ePUAP – elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej;
- Dokument elektroniczny — dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie
za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej; - Elektroniczna skrzynka podawcza – dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej;
- Korespondencja – dokumentacja otrzymana lub wysłana przez Urząd w sposób tradycyjny lub elektroniczny, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej;
- Informatyczny nośnik danych – materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej;
- Punkt kancelaryjny — komórka organizacyjna, w tym sekretariat, kancelaria lub stanowiska pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania korespondencji;
- Komórka organizacyjna — wydzielona organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy;
- Kwalifikowany podpis elektroniczny – Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, regulowany przepisami Ustawy o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2013 poz. 262);
- Profil zaufany ePUAP – zestaw informacji identyfikujących i opisujących podmiot lub osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ podmiotu określonego w art. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2014 poz. 1114);
- UPO - Urzędowe poświadczenie odbioru – dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych określające dane zgodnie z art. 3 pkt. 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2014 poz. 1114);
- UPP – Urzędowe poświadczenie przedłożenia będące dokumentem wydawanym w imieniu urzędu potwierdzający wpłynięcie korespondencji do Urzędu;
- UPD – Urzędowe poświadczenie doręczenia będące dokumentem wydawanym przez adresata potwierdzający odebranie pisma;
- System SIDAS – System elektronicznego obiegu dokumentów wspomagający pracę Urzędu w zakresie zarządzania dokumentacją;
- Urząd – Urząd Miasta i Gminy w Chmielniku.
II. CEL PROCEDURY
Określenie zasad prawidłowego funkcjonowania elektronicznej wymiany korespondencji
w Urzędzie związanej z jej doręczaniem, rejestrowaniem, rozdzielaniem, wysyłaniem, a także wewnętrznym obiegiem.
I. METODY DOSTARCZANIA DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH
- Za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP.
- Adres skrytki Urzędu:/umig_chmielnik/SkrytkaESP, /umig_chmielnik/skrytka
- W celu złożenia dokumentu elektronicznego do Urzędu należy założyć bezpłatne konto na platformie ePUAP;
- Skuteczne doręczenie dokumentów potwierdzane jest automatycznym wydaniem poświadczenia przedłożenia.
- Na informatycznych nośnikach danych.
- Dopuszczalne rodzaje informatycznych nośników danych , na których może zostać doręczony dokument elektroniczny to pamięć masowa USB oraz płyta CD lub DVD;
- Dokumenty przekazywane na informatycznym nośniku danych będą przyjmowane w punkcie kancelaryjnym w dni robocze w godzinach pracy Urzędu;
- Dokumenty elektroniczne doręczane na informatycznym nośniku danych są przekazywany odbiorcy wraz z tym nośnikiem;
- Informatyczny nośnik danych powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację;
- Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych potwierdzane będzie dokumentem w postaci papierowej.
- Za pośrednictwem poczty elektronicznej adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z Urzędem tj. umig@chmielnik.com,
- Pisma, które nie wszczynają postępowania administracyjnego rozstrzyganego
w drodze decyzji administracyjnej; - Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania zgodnie z § 9. 1. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2011 nr 206 poz. 1216 z późn.zm);
- Pisma złożone na adres poczty elektronicznej uważa się za wniesione nieskutecznie w przypadku, gdy:
i. w przepisach prawa został określony wzór pisma lub wzór nieelektroniczny,
ii. w centralnym repozytorium został umieszczony wzór pisma przeznaczony do załatwienia danej sprawy (inny niż ogólny).
II. WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH DOSTARCZANYCH DO URZĘDU
- Dokumenty elektroniczne muszą być podpisane ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP w przypadku dokumentów dostarczanych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej.
- Pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium lub lokalnym repozytorium.
- Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami możliwy do doręczenia za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej nie może przekraczać 5 MB, a wielkość pojedynczego załącznika nie może przekraczać 3,5MB.
- Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami możliwy do doręczenia za pomocą poczty elektronicznej wynosi 10 MB.
- Akceptowane formaty danych w jakich zapisuje się załączniki dodawane do pism:
Format danych | Zastosowanie formatu | Organizacja ustalająca format | Norma |
.doc | sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką | Microsoft Corporation | |
.docx | sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką | Microsoft Corporation | |
.gif | grafika rastrowa | CompuServe | |
.jpg (-jpeg) | grafika rastrowa | Joint Photographic Experts Group | ISO/IEC 10918 |
.ods | arkusz kalkulacyjny | Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) | ISO 26300 |
.odt | sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką | Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) | ISO 26300 |
.pdf | sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką | Adobe Systems Incorporated | ISO/IEC 32000 |
.png | grafika rastrowa | | ISO/IEC 15948 |
.rtf | sformatowany tekst | Microsoft Corporation | |
.svg | grafika wektorowa | W3C | |
.tif (.tiff) | grafika rastrowa | Adobe Systems Incorporated | |
.txt | niesformatowany tekst | | ISO/IEC 10646 |
.xls | arkusz kalkulacyjny | Microsoft Corporation | |
.xlsx | arkusz kalkulacyjny | Microsoft Corporation | |
.xml | sformatowany tekst | W3C | |
- Dokumenty lub nośniki zawierające oprogramowanie złośliwe będą automatycznie odrzucane i nie zostaną rozpatrzone.