Procedura elektronicznej wymiany korespondencji w Urzędzie Miasta i Gminy w Chmielniku, przyjęta Zarządzeniem nr 144/2015 z 01-09-2015 r. w sprawie wprowadzenia procedury elektronicznej wymiany korespondencji w Urzędzie Miasta i Gminy w Chmielniku.

I.    UŻYTE POJĘCIA I SKRÓTY

Użyte pojęcia i skróty oznaczają:

1. ePUAP – elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej;
2. Dokument elektroniczny — dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie
   za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;
3. Elektroniczna skrzynka podawcza – dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej;
4. Korespondencja – dokumentacja otrzymana lub wysłana przez Urząd w sposób tradycyjny lub elektroniczny, w tym  dokumenty  elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej;
5. Informatyczny nośnik danych – materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej;
6. Punkt kancelaryjny — komórka organizacyjna, w tym sekretariat, kancelaria lub stanowiska pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania korespondencji;
7. Komórka organizacyjna — wydzielona organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, dział, oddział, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy;
8. Kwalifikowany podpis elektroniczny – Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, regulowany przepisami Ustawy o  podpisie  elektronicznym (Dz. U.  2013 poz. 262);
9. Profil zaufany ePUAP – zestaw informacji identyfikujących i opisujących podmiot lub osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ podmiotu określonego w art. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U.  2014 poz. 1114);
10. UPO - Urzędowe poświadczenie odbioru – dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych określające dane zgodnie z art. 3 pkt. 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U.  2014 poz. 1114);
11. UPP – Urzędowe poświadczenie przedłożenia będące dokumentem wydawanym w imieniu urzędu potwierdzający wpłynięcie korespondencji do Urzędu;
12. UPD – Urzędowe poświadczenie doręczenia będące dokumentem wydawanym przez adresata potwierdzający odebranie pisma;
13. System SIDAS – System elektronicznego obiegu dokumentów wspomagający pracę Urzędu w zakresie zarządzania dokumentacją;
14. Urząd – Urząd Miasta i Gminy w Chmielniku.

II. CEL PROCEDURY

Określenie zasad prawidłowego funkcjonowania elektronicznej wymiany korespondencji w Urzędzie związanej z jej doręczaniem, rejestrowaniem, rozdzielaniem, wysyłaniem, a także wewnętrznym obiegiem.

III.    METODY DOSTARCZANIA DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH

1. Za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP.
   
   a) Adres skrytki Urzędu: /umig_chmielnik/SkrytkaESP,  /umig_chmielnik/skrytka
   b) W celu złożenia dokumentu elektronicznego do Urzędu należy założyć bezpłatne konto na platformie ePUAP;
   c) Skuteczne doręczenie dokumentów potwierdzane jest automatycznym wydaniem poświadczenia przedłożenia.
   
   
2. Na informatycznych nośnikach danych.
   
   a) Dopuszczalne rodzaje informatycznych nośników danych , na których może zostać doręczony dokument elektroniczny to pamięć masowa USB oraz płyta CD lub DVD;
   b) Dokumenty przekazywane na informatycznym nośniku danych będą przyjmowane w punkcie kancelaryjnym w dni robocze w godzinach pracy Urzędu;
   c) Dokumenty elektroniczne doręczane na informatycznym nośniku danych są przekazywany odbiorcy wraz z tym nośnikiem;
   d) Informatyczny nośnik danych powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację;
   e) Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych potwierdzane będzie dokumentem w postaci papierowej.
3. Za pośrednictwem poczty elektronicznej adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z Urzędem tj. umig@chmielnik.com,
   
   a)Pisma, które nie wszczynają postępowania administracyjnego rozstrzyganego
   b)w drodze decyzji administracyjnej;
   c) Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania zgodnie z  § 9. 1. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U.  2011 nr 206 poz. 1216 z późn.zm);
   c) Pisma złożone na adres poczty elektronicznej uważa się za wniesione nieskutecznie w przypadku, gdy:

i. w przepisach prawa został określony wzór pisma lub wzór nieelektroniczny,
ii. w centralnym repozytorium został umieszczony wzór pisma przeznaczony do załatwienia danej sprawy (inny niż ogólny).

IV. WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH DOSTARCZANYCH DO URZĘDU

1. Dokumenty elektroniczne muszą być podpisane ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP w przypadku dokumentów dostarczanych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej.
2. Pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie wzorów dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium lub lokalnym repozytorium.
3. Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami możliwy do doręczenia za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej nie może przekraczać 5 MB, a wielkość pojedynczego załącznika nie może przekraczać 3,5MB.
4. Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami możliwy do doręczenia za pomocą poczty elektronicznej wynosi 10 MB.
5. Akceptowane formaty danych w jakich zapisuje się załączniki dodawane do pism:

 6.Dokumenty lub nośniki zawierające oprogramowanie złośliwe będą automatycznie odrzucane i nie zostaną rozpatrzone.

V.KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY ORAZ  PROFIL ZAUFANY

1. Kwalifikowany podpis elektroniczny

Zasady wydawania oraz wymagania dla certyfikatów i kwalifikowanych certyfikatów określone zostały w Ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U.  2013 poz. 262) oraz w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002 r. w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego (Dz. U. 2002 nr 128 poz. 1094).

Lista certyfikowanych podmiotów świadczących usługi związane z bezpiecznym podpisem elektronicznym prowadzona jest przez Narodowe Centrum Certyfikacji NBP (NCCert).

2.Profil Zaufany

Zasady potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej reguluje Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 czerwca 2014 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, unieważniania oraz wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz. U. 2014 poz. 778) oraz Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U.  2014 poz. 1114).

Lista punktów potwierdzających profile zaufane udostępniana jest na elektronicznej platformie usług administracji publicznej ePUAP.

VI. URZĘDOWE POŚWIADCZENIE PRZEDŁOŻENIA

1.Doręczenie korespondencji przez elektroniczną platformę usług administracji publicznej ePUAP.

Prawidłowe doręczenie pisma przez elektroniczną platformę usług administracji publicznej ePUAP skutkuje wydaniem  urzędowego poświadczenia przedłożenia (UPP).

UPP dla Klienta zostaje wysłane przez ePUAP w imieniu Urzędu. Dokument wraz z UPP zostaje przekazany do systemu Urzędu.

2.Doręczenie korespondencji na informatycznym nośniku danych.

3.Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych może być potwierdzone dokumentem w postaci papierowej.

a) Dokument w postaci papierowej:

i. informatyczny nośnik danych powinien być trwale oznakowany  w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację 
ii.jeżeli zachodzi potrzeba przekazania więcej niż jednego pliku, pliki umieszcza się spakowane w jednym pliku;

iii.dokument w postaci papierowej potwierdzający doręczenie zawiera: datę doręczenia,informację o oznakowaniu,  sumę kontrolną dokumentu elektronicznego zapisanego na załączonym nośniku, informację
o zastosowanym algorytmie do obliczenia sumy kontrolnej,  imię, nazwisko i adres wnoszącego,  nazwę i adres adresata,  podpis osoby reprezentującej adresata.