Urząd Gminy Bolesławiec
Bolesławiec, dnia 12.12.2011r.
Odpowiedź na zapytanie nr 2 oferentów - dotyczy: Podniesienie standardu obsługi interesantów poprzez wdrożenie nowoczesnych technologii informatycznych w Urzędzie Gminy w Bolesławcu
ODPOWIEDŹ NA ZAPYTANIE NR 2 OFERENTÓW
Gmina Bolesławiec
98-430 Bolesławiec ul. Rynek 1
tel. 062 7836083, fax 062 7836024
www.boleslawiec.net.pl e-mail : urzad@boleslawiec.net.pl
Działając w trybie art. 38 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity z 2010r. Dz. U. Nr 113, poz. 759) Gmina Bolesławiec składa wyjaśnienia na zapytanie oferenta dotyczące:
Zapytanie 1
Treść SIWZ Specyfikacja SEOD pkt.2 ust.2.4
„Rozwiązanie powinno dać się zrealizować zarówno w oparciu o oprogramowanie OpenSource jak i Microsoft”.
Wnosimy o doprecyzowanie jakie oprogramowanie chodzi zamawiającemu oraz w jakiej wersji? Bez podania ww. informacji nie można prawidłowo oszacować ceny oferty.
Odpowiedź nr 1
Zamawiający ma na myśli pełną kompatybilność SEOD z systemami operacyjnymi (również serwerowymi) typu Microsoft, Linux itp. W odpowiedzi nr 8 podano aktualne parametry sprzętu i systemu operacyjnego, do których należy się odnieść. Jednakże system SEOD musi mieć możliwość kompatybilnej instalacji na platformie „Opensource” np. Linux.
Zapytanie 2
Treść SIWZ Specyfikacja SEOD pkt.3 ust.3.1
„Rozwiązanie musi być zgodne z Instrukcją Kancelaryjną oraz Kodeksem Postępowania Administracyjnego (KPA). Jeśli jakieś zadanie jest automatyzowane przez system, to struktura systemu musi umożliwiać wykonywanie wszystkich wariantów tego zadania dopuszczalnych Instrukcją Kancelaryjną i KPA”.
W jakim systemie będzie funkcjonować oprogramowanie SEOD, tradycyjnym czy EZD. Zgodnie z przepisami Instrukcji Kancelaryjnej kierownik jednostki decyduje o wyborze systemu, z reguły po rzeczowym odbiorze SEOD w ramach projektu.
Odpowiedź nr 2
SEOD przez okres 12 miesięcy od daty wdrożenia będzie funkcjonował w systemie tradycyjnym i EZD, natomiast po tym okresie SEOD będzie funkcjonował tylko w schemacie EZD Instrukcji Kancelaryjnej. Przejście z systemu tradycyjnego i EZD do samego systemu EZD (według Instrukcji Kancelaryjnej) po okresie 12 miesięcy od daty wdrożenia SEOD zostanie wykonane przez Wykonawcę w ramach umowy objętej niniejszym zamówieniem.
Zapytanie 3
Treść SIWZ Specyfikacja SEOD pkt.3 ust.3.6
„System musi posiadać Generator Formularzy XML – generator taki pozwala administratorowi i uprawnionym pracownikom samodzielnie tworzyć za pomocą formularzy wzory określonych dokumentów (wniosków, odpowiedzi itp.). Generator powinien umożliwiać zdefiniowanie typu danych dla każdego pola”.
Zgodnie z §1 ust. 1 pkt. 3) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania pism w postaci dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych z dnia 14 września 2011, pojęcie „formularza elektronicznego” rozumiane jest jako graficzny interfejs użytkownika wystawiany przez odpowiednie oprogramowanie służący do przygotowania i wygenerowania dokumentu elektronicznego zgodnego z odpowiadającym mu wzorem dokumentu elektronicznego.
Czy zamawiającemu chodziło o zapis:
„System musi posiadać Generator wzorów dokumentów elektronicznych – generator taki pozwala administratorowi i uprawnionym pracownikom samodzielnie tworzyć za pomocą generatora wzory określonych dokumentów w postaci elektronicznej (wniosków, odpowiedzi itp.) zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady ministrów w sprawie sporządzania pism w postaci dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych z dnia 14 września 2011. Generator powinien umożliwiać zdefiniowanie typu danych dla każdego pola.”
Odpowiedź nr 3
W określeniu „formularz elektroniczny” Zamawiający ma na myśli wzór dokumentu elektronicznego, dlatego zapis do SIWZ – Specyfikacji SEOD pkt. 3.6 należy rozumieć w następujący sposób:
„System musi posiadać Generator wzorów dokumentów elektronicznych – generator taki pozwala administratorowi i uprawnionym pracownikom samodzielnie tworzyć za pomocą generatora wzory określonych dokumentów w postaci elektronicznej (wniosków, odpowiedzi itp.) zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania pism w postaci dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych z dnia 14 września 2011 r. Generator powinien umożliwiać zdefiniowanie typu danych dla każdego pola.”
Zapytanie 4
Treść SIWZ Specyfikacja SEOD pkt.3 ust.3.7
„System za pomocą generatora formularzy powinien pozwalać na tworzenie formularzy dla klientów zewnętrznych i pracowników jednostki. Formularze dla klientów są wysyłane do części zewnętrznej systemu i tam udostępniane klientom. Formularze dla pracowników pozostają w części SEOD – są dostępne tylko dla uprawnionych pracowników”.
Zgodnie z §1 ust. 1 pkt. 3) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania pism w postaci dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych z dnia 14 września 2011, pojęcie „formularza elektronicznego” rozumiane jest jako graficzny interfejs użytkownika wystawiany przez odpowiednie oprogramowanie służący do przygotowania i wygenerowania dokumentu elektronicznego zgodnego z odpowiadającym mu wzorem dokumentu elektronicznego.
Czy zamawiającemu chodziło o zapis:
„System za pomocą generatora formularzy powinien pozwalać na tworzenie wzorów dokumentów elektronicznych dla klientów zewnętrznych i pracowników jednostki. Wzory dokumentów elektronicznych dla klientów są wysyłane do części zewnętrznej systemu i tam udostępnione klientom. Wzory dokumentów elektronicznych dla pracowników pozostają w części SEOD – są dostępne tylko dla uprawnionych pracowników”.
Odpowiedź nr 4
W załączniku do SIWZ: Specyfikacja SEOD w pkt. 3.7 Zamawiający ma na myśli zapis:
„System za pomocą generatora formularzy powinien pozwalać na tworzenie wzorów dokumentów elektronicznych dla dla klientów zewnętrznych i pracowników jednostki. Wzory dokumentów elektronicznych dla klientów są wysyłane do części zewnętrznej systemu i tam udostępnione klientom. Wzory dokumentów elektronicznych dla pracowników pozostają w części SEOD – są dostępne tylko dla uprawnionych pracowników.”
Zapytanie 5
Treść SIWZ Specyfikacja SEOD pkt.3 ust.3.8
„System w oparciu o rozporządzenie Rady ministrów z dnia 11 pażdziernika 2055 roku w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz.U. 2005 nr 214 poz. 1781) i na podstawie wcześniej zdefiniowanego typu danych musi kontrolować poprawność wprowadzanych danych (za pomocą sum kontrolnych) w formularzach utworzonych za pomocą generatora formularzy”.
Zamawiający żąda zgodności z postanowieniami rozporządzenia, które zostało uchylone przepisami ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2010 nr 40 poz. 230). Zgodność z przepisami ww. rozporządzenia zmusza wykonawców do dostarczenia i wdrożenia EZD, które nie będzie mogło funkcjonować zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Żądamy wykreślenia tego wymagania.
Odpowiedź nr 5
W załączniku do SIWZ – Specyfikacja SEOD pkt. 3.8 wykreśla się zapis: „System w oparciu o Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 roku w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz.U. 2005 nr 214 poz. 1781) i na podstawie wcześniej zdefiniowanego typu danych musi kontrolować poprawność wprowadzanych danych (za pomocą sum kontrolnych) w formularzach utworzonych za pomocą generatora formularzy” i zastępuje go zapisem: „System na podstawie wcześniej zdefiniowanego typu danych musi kontrolować poprawność wprowadzanych danych (za pomocą sum kontrolnych) w dokumentach elektronicznych utworzonych za pomocą generatora formularzy”.
Zapytanie 6
Treść SIWZ Specyfikacja SEOD pkt.3 ust.3.10
„System musi posiadać narzędzie umożliwiające wydruk w czytelnej formie wypełnionego formularza XML (dotyczy się formularzy stworzonych za pomocą Generatora Formularzy).”
Zgodnie z §1 ust. 1 pkt. 3) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania pism w postaci dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych z dnia 14 września 2011, pojęcie „formularza elektronicznego” rozumiane jest jako graficzny interfejs użytkownika wystawiany przez odpowiednie oprogramowanie służący do przygotowania i wygenerowania dokumentu elektronicznego zgodnego z odpowiadającym mu wzorem dokumentu elektronicznego.
Czy zamawiającemu chodziło o zapis:
„System musi posiadać narzędzie umożliwiające wydruk w czytelnej formie wygenerowanego przez formularz wzoru dokumentu elektronicznego XML (dotyczy się wzorów dokumentów elektronicznych stworzonych za pomocą Generatora Formularzy).”
Odpowiedź nr 6
W załączniku do SIWZ: Specyfikacja SEOD w pkt. 3.10 Zamawiający ma na myśli zapis:
„System musi posiadać narzędzie umożliwiające wydruk w czytelnej formie wygenerowanego przez formularz wzoru dokumentu elektronicznego XML (dotyczy się wzorów dokumentów elektronicznych stworzonych za pomocą Generatora Formularzy).
Zapytanie 7
Treść SIWZ Specyfikacja SEOD pkt.4 ust.4.8
„SEOD musi posiadać dokładny system monitorowanie zdarzeń – Każde zdarzenie wywołujące zmianę w systemie powinno być odnotowany w ogólnym rejestrze. Każde informacja o zdarzeniu powinna zawierać następujące informacje:
- kto wykonał
- nazwa wykonanej operacji,
- czas wykonania (data i godzina)
- jednoznaczny identyfikator komputera, z którego zdarzenie zostało wykonane”.
Jeżeli zamawiającemu chodzi o rozliczalność czynności wykonywanych w SEOD (zdarzeń), to nie zapewni jej wymóg „odnotowania” jednoznacznego identyfikatora komputera. Na tym samym komputerze mogą być uruchomione jednocześnie dwie lub więcej aplikacje SEOD, tym samym na jednym komputerze w aplikacji SEOD pracować różne osoby. SEOD w tym przypadku będzie odnotowywał zdarzenia wykonywane z identyfikatorem komputera a nie pracującej osoby, co uniemożliwi jednoznaczną identyfikację źródła zdarzeń ( w tym przypadku osoby).
Wnosimy o zmianę treści:
„-jednoznaczny identyfikator komputera, z którego zdarzenie zostało wykonane”
na treść:
-jednoznaczny identyfikator pracownika, z którego zdarzenie zostało wykonane”.
Odpowiedź nr 7
Poprzez zwrot „kto wykonał” należy rozumieć: jednoznaczny identyfikator użytkownika (pracownika), który wykonał dane zdarzenie.
Zapytanie 8
Treść SIWZ Specyfikacja SEOD pkt.8
„Przez wdrożenie SEOD rozumie się:
- zainstalowanie systemu na stanowiskach użytkowników i serwerze…”.
Czy w ramach usługi wdrożenia SEOD, wykonawca ma dostarczyć serwer rozumiany jako sprzęt komputerowy dla SEOD oraz dla „systemu zewnętrznego” oraz komputery na stanowiskach użytkowników, czy zamawiający zabezpieczy sprzęt komputerowy na potrzeby wdrożenia SEOD oraz „systemu zewnętrznego”? W drugim przypadku wnosimy o wyspecyfikowanie parametrów technicznych ww. serwerów oraz komputerów na stanowiskach użytkowników. Ww. parametry techniczne są niezbędne do oceny czy serwery i komputery na stanowiskach roboczych są w stanie zapewnić odpowiednią wydajność SEOD opisaną w pkt. 2.3. SIWZ.
Odpowiedź nr 8
W rozumieniu Zamawiającego należy:
- zainstalować SEOD na istniejącym serwerze i komputerach użytkowników (minimalne parametry komputerów użytkowników: procesor 1,5 GHz, pamięć RAM 512 MB, system operacyjny: MS Windows XP; minimalne parametry serwera: procesor 1,9 GHz, pamięć RAM 1,5 GB, zasilacz 450W, system operacyjny: MS Windows Server 2003),
- zainstalować część zewnętrzną SEOD na oddzielnym serwerze z zapewnionym zasilaniem awaryjnym i dostępnością w sieci Internet (z zapewnieniem bezawaryjnego działania przez 98% czasu trwania umowy). Serwer musi zostać zintegrowany m. in. z istniejącym Biuletynem Informacji Publicznej, na którym klient może przeglądać stan załatwianych przed jednostkę spraw oraz platformą E-PUAP. Wykonawca zobowiązany jest do zrealizowania ww. warunków, nie jest konieczne dostarczanie serwera (sprzętu) do jednostki. Wykonawca może zapewnić miejsce na innych serwerach w celu prawidłowego funkcjonowania części zewnętrznej SEOD, zgodnie z aktualnymi przepisami prawnymi w zakresie bezpieczeństwa informacji.
Należy pamiętać, że na istniejącym serwerze i komputerach użytkowników działa inne oprogramowanie. Niniejsze wdrożenie nie może spowodować błędów lub niewłaściwego działania innego oprogramowania.
Zapytanie 9
Treść SIWZ Specyfikacja SEOD pkt.8
„Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników jednostki”.
W celu właściwego oszacowania kwoty zamówienia zwracamy się do Zamawiającego o podanie dokładnej liczby pracowników którzy będą przeszkoleni z obsługi systemu SEOD, liczebności grup szkoleniowych oraz ilości godzin szkolenia.
Odpowiedź nr 9
Szkolenia z SEOD należy przeprowadzić dla 21 pracowników, w grupach do 5 osób. Szkolenia muszą składać się z części teoretycznej i praktycznej (ćwiczeń). Czas szkoleń powinien zostać dostosowany do całkowitego przyswojenia wiedzy przez użytkowników, jednak nie powinien być krótszy niż 16 godzin.
Zapytanie 10
Treść SIWZ Specyfikacja SEOD
W celu właściwego oszacowania kwoty zamówienia prosimy o podanie ilości licencji systemu SEOD jaką Wykonawca ma dostarczyć Zamawiającemu.
Odpowiedź nr 10
Zamawiający oczekuje 25 licencji na SEOD. Rozumie się przez to pracę w systemie 25 użytkowników (pracowników), z możliwością instalacji SEOD na 25 komputerach.
