Urząd Gminy Bolesławiec
OGŁOSZENIE
Otwarty konkurs ofert dla organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie, prowadzących działalność pożytku publicznego na rzecz mieszkańców Gminy Bolesławiec na realizację zadań publicznych w zakresie:
upowszechniania kultury fizycznej i sportu oraz turystyki i krajoznawstwa w Gminie Bolesławiec w 2014 roku– zadanie zlecone do realizacji w formie wspierania realizacji zadania publicznego
Na podstawie art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t. j. Dz. U. z 2010r. Nr 234, poz. 1536 ze zm., z 2011r. Nr 112, poz. 654, Nr 149, poz. 887, Nr 205, poz. 1211, Nr 208, poz. 1241, Nr 209, poz. 1244, Nr 232, poz. 1378).
WÓJT GMINY BOLESŁAWIEC
98-430 BOLESŁAWIEC, ul. Rynek 1
ogłasza otwarty konkurs ofert dla organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, prowadzących działalność pożytku publicznego na rzecz mieszkańców Gminy Bolesławiec na realizację zadań publicznych w zakresie:
upowszechniania kultury fizycznej i sportu oraz turystyki i krajoznawstwa w Gminie Bolesławiec w 2014 roku– zadanie zlecone do realizacji w formie wspierania realizacji zadania publicznego
I. Rodzaj zadania publicznego zgłaszanego do otwartego konkursu ofert obejmuje:
1. Organizowanie imprez sportowych, rekreacyjnych i turystycznych
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i realizacja dwudniowej, plenerowej imprezy
,,DNI GMINY BOLESŁAWIEC 2014”
w dniach 12 i 13 lipca 2014r. pod względem artystycznym i rekreacyjno – rozrywkowym.
Celem organizacji tej imprezy jest integracja mieszkańców Gminy Bolesławiec między innymi poprzez uświadomienie jak ważną rolę w życiu spełnia wspólne spędzanie wolnego czasu, upowszechnianie sportu, pokonywanie trudności oraz radość ze wspólnych osiągnięć.
Inicjatywa ta ma łączyć różne pokolenia przy wspólnej zabawie, a także w działaniu przy przygotowywaniu wspólnych wystaw i prezentacji.
Obok integracji mieszkańców Gminy Bolesławiec, jest również możliwość zaprezentowania okolicznym gościom zasobów gminy oraz promocja jej działań na niwie społecznej, gospodarczej, kulturalnej oraz sportowej.
Zakres usług przewiduje:
Przygotowanie i zorganizowanie dla mieszkańców Gminy Bolesławiec według autorskiego scenariusza plenerowej imprezy ,,DNI GMINY BOLESŁAWIEC 2014” organizowanej
w dniach 12 i 13 lipca 2014r. na terenie Gminy Bolesławiec we wskazanym przez potencjalnego organizatora miejscu (gdy organizator nie dysponuje odpowiednim terenem zostanie mu udostępniony nieodpłatnie teren stadionu sportowego w Bolesławcu lub inny, którego właścicielem jest Gmina Bolesławiec).
Warunki udostępnienia terenu określać będzie zawarta przez organizatora odrębna umowa
z administratorem terenu (dot. zużycia energii, wody – koszty pokrycia mediów po stronie organizatora).
II. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania:
1. Na realizację zadania z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu oraz turystyki i krajoznawstwa w 2014 roku gmina przeznacza kwotę w wysokości 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych 00/100).
2. W roku 2013 na realizację zadania z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu oraz turystyki i krajoznawstwa przeznaczono kwotę w wysokości 0,00 zł. (słownie: zero złotych 00/100).
III. Zasady przyznawania dotacji na realizację zadania:
1. Do konkursu mogą przystąpić organizacje pozarządowe oraz podmioty określone w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które łącznie spełniają następujące warunki:
a) zamierzają realizować zadania na rzecz mieszkańców Gminy Bolesławiec,
b) prowadzą działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem,
c) dysponują odpowiednimi zasobami kadrowymi,
d) przedstawią poprawnie wypełnioną ofertę na stosownym formularzu wraz z wymaganymi załącznikami,
e) złożą ofertę w określonym terminie.
2. Podmiot wnioskujący o przyznanie dotacji na realizację zadania własnego Gminy Bolesławiec zobowiązany jest przedłożyć ofertę wykonania zadania, zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. W przypadku oferty niekompletnej, oferent zostanie wezwany do jej uzupełnienia. Termin uzupełnienia wynosi 7 dni od otrzymania wezwania.
5. Środki finansowe przyznane w ramach dotacji nie mogą być przeznaczone na finansowanie:
a) kar, mandatów oraz odsetek z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań,
b) zobowiązań powstałych przed datą zawarcia umowy,
c) zakup środków trwałych, których jednostkowy koszt przekracza 3 500,00 zł,
d) przygotowanie terenu do imprezy ( w tym koszenie boiska),
e) obsługi administracyjnej podmiotu w wysokości przekraczającej 5% wnioskowanej dotacji związanej
z obsługą i administracją realizowanego zadania, które związane są z wykonaniem działań o charakterze administracyjnym, nadzorczym i kontrolnym, w tym obsługa finansowa i prawna projektu,
f) działalności gospodarczej,
g) inne nie związane z realizacją zadania.
6. W związku z realizacją zadania w formie wsparcia, przynajmniej 5% zaplanowanych kosztów zadania powinno być finansowane ze środków własnych organizacji (np. środków finansowych własnych organizacji, wkładu rzeczowego, osobowego, w tym świadczeń wolontariuszy i pracy społecznej członków organizacji) lub ze środków z innych źródeł.
7. Kwota przyznanej dotacji może być niższa od wnioskowanej w ofercie.
8. W przypadku otrzymania niższej niż wnioskowana kwota dotacji, oferent zobowiązany jest do przedłożenia korekty kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania w zakresie różnicy pomiędzy wnioskowaną
a przyznaną kwotą dotacji.
9. W przypadku otrzymania niższej niż wnioskowana kwota dotacji, oferent może zrezygnować z realizacji zadania. Rezygnacja wymaga formy pisemnej.
10. Jeśli w wyniku realizacji zadania ulegnie zmniejszeniu wartość zadania, odpowiedniemu zmniejszeniu ulega wysokość dotacji z zachowaniem udziałuprocentowego dotacji w całkowitych kosztach zadania. Jeśli zaś ulegnie zwiększeniu całkowity koszt realizacji zadania, wysokość dotacji pozostaje bez zmian.
11. Z podmiotem, którego oferta zostanie wybrana Gmina zawrze umowę, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011r., Nr 6, poz. 25).
12. W przypadku dwóch lub więcej ofert, których liczba przyznanych punktów jest taka sama środki przeznaczone przez Gminę na realizację tego zadania zostaną przydzielone oferentowi, który przedstawił ciekawszą ofertę.
13. Dwie lub więcej organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art.3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2010r., Nr 234, poz. 1536 ze zm., z 2011r., Nr 112, poz. 654, Nr 149, poz. 887, Nr 205, poz. 1211, Nr 208, poz. 1241, Nr 209, poz. 1244, Nr 232, poz. 1378) działające wspólnie mogą złożyć ofertę wspólną.
13.1.Oferta wspólna wskazuje:
- jakie działania w ramach realizacji zadania publicznego będą wykonywać poszczególne organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art.3 ust.3 ustawy,
- sposób reprezentacji podmiotów, o których mowa w niniejszym punkcie wobec organu administracji publicznej.
13.2. Umowę zawartą między organizacjami pozarządowymi lub podmiotami wymienionymi w art.3 ust.3 w/w ustawy określającą zakres ich świadczeń składających się na realizację zadania publicznego, załącza się do umowy o wsparcie realizacji zadania.
13.3. Organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art.3 ust.3 w/w ustawy składające ofertę wspólną ponoszą odpowiedzialność solidarną za zobowiązania, o których mowa w art.16 ust.1 w/w ustawy.
IV. Termin i warunki realizacji zadania
Zorganizowanie plenerowej imprezy ,,DNI GMINY BOLESŁAWIEC 2014” w dniach 12 i 13 lipca 2014r. pod względem artystycznym i rekreacyjno – rozrywkowym.
Podstawowe wymagania dotyczące imprezy:
A. Przygotowanie koncepcji zagospodarowania całej imprezy pod względem artystycznym i rekreacyjno – rozrywkowym (w rozbiciu na każdy dzień).
Plan winien zawierać m.in.:
a) program całej imprezy rozrywkowo – integracyjnej w rozbiciu na każdy dzień,
b) program artystyczny z podaniem zaproponowanych zespołów i gwiazd,
c) zapewnienie konferansjerów do prowadzenia imprezy przez dwa dni,
d) wstępny program atrakcji skierowany dla dzieci, młodzieży oraz osób dorosłych,
e) przygotowanie dorobku artystycznego szkół,
f) zapewnienie możliwości występów gminnym zespołom ludowym i muzycznym,
g) zapewnienie darmowego poczęstunku dla dzieci, młodzieży, osób dorosłych oraz artystów występujących na festynie,
h) zorganizowanie towarzyszących imprezie zawodów promujących aktywny i rodzinny wypoczynek (organizacja konkursów i zawodów np. o charakterze sportowym, historycznym czy przyrodniczym),
i) zorganizowanie zabaw tanecznych (w dniach 12 i 13 lipca 2014r.) dla uczestników festynu – oprawa: zespół muzyczny – podanie zespołu,
j) zapewnienie sceny, nagłośnienia, oświetlenia, toalet i innego wyposażenia niezbędnego do realizacji zadania,
k) propozycja akcji reklamowej (koncepcja winna nawiązywać do tradycji kulturowych, historycznych lub społecznych aspektów funkcjonowania Gminy Bolesławiec),
l) wykaz proponowanych dodatkowych atrakcji,
ł) zapewnienie agregatów prądotwórczych (w przypadku awarii dostawy energii elektrycznej potrzeba zorganizowania bezpiecznego rozejścia się uczestników z terenu imprezy),
m) w trakcie imprezy wymagana jest ochrona zapewniona przez organizatora,
n) poinformowanie Komendę Powiatową Policji w Wieruszowie o organizacji imprezy w celu zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa,
o) zorganizowanie grupy porządkowej, która posprząta miejsce realizacji imprezy.
B. Realizacja koncertów oraz imprez plenerowych obejmująca:
a) zorganizowanie programów artystycznych z uwzględnieniem zaproponowanych zespołów i gwiazd,
b) wykonawca zobowiązany jest zapewnić występy artystyczne zespołów i gwiazd na każdy dzień trwania imprezy, oprawę artystyczną i osobę prowadzącą na scenie przez cały czas trwania imprezy oraz powinien uwzględnić propozycje złożone przez Zamawiającego określone w dalszej części zamówienia,
c) do obowiązków Wykonawcy należy zawarcie umów i opłacenie (ZAIKS), przygotowanie sceny wraz z odpowiedniej klasy sprzętem nagłośnieniowym i oświetleniowym gwarantującym przeprowadzenie imprezy na najwyższym poziomie, płotków zgodnie z wymaganiami zespołów i artystów estradowych oraz ochrony sceny i zaplecza, zapewnienie dostaw energii elektrycznej oraz zapewnienie dyżuru elektryka podczas trwania imprezy,
d) zorganizowanie zabaw tanecznych (w dniach 12 i 13 lipca 2014r.) dla uczestników festynu – oprawa: zespół muzyczny – podanie zespołu,
e) zawarcie stosownych umów z artystami i zespołami oraz zapłaty za wszelkie wynikające z zapisów umów zobowiązań,
f) organizacja zabaw skierowanych dla dzieci, młodzieży i osób dorosłych,
g) organizacja innych atrakcji adresowanych do odbiorców wszystkich grup wiekowych, umożliwiających czynny udział w nich mieszkańców i gości (typu: rozgrywki grupowe z udziałem publiczności itp.)
C. Zapewnienie dodatkowych atrakcji podczas trwania imprezy (propozycje organizatora)
D. Zapewnienie urządzeń rekreacyjnych:
a) organizator zapewnia zaplecze techniczne i urządzenia rekreacyjne,
b) organizacja wesołego miasteczka dla dzieci i dorosłych przez cały okres trwania imprezy,
c) dmuchane atrakcje dla dzieci (urządzenia winny mieć aktualne certyfikaty sprawności i bezpieczeństwa). Korzystanie z urządzeń przez uczestników imprezy będzie odpłatne.
E. Bezpieczeństwo, porządek i higiena
a) zapewnienie odpowiedniej ilości toalet (w tym przystosowanych dla niepełnosprawnych) lub toalet przenośnych i ich odpowiednia lokalizacja,
b) zabezpieczenie imprezy pod względem medycznym,
c) ubezpieczenie imprezy (OC + NW),
d) zapewnienie utrzymania w czystości terenu w trakcie imprezy jak również po jej zakończeniu,
e) zapewnienie całodobowej ochrony osób i mienia podczas trwania imprezy oraz w dniu poprzedzającym imprezę (od czasu montażu urządzeń technicznych np. sceny, namiotów), w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu do czasu demontażu wszystkich urządzeń.
f) przygotowanie zabezpieczenia terenu, zaplecza i innych urządzeń na miejscu odbywania się imprezy do realizacji święta gminy i przywrócenie ich do stanu pierwotnego po zakończonej imprezie,
g) zapewnienie min. 200 miejsc siedzących (np. ławostoły) wraz z parasolami lub namiotami.
F. Promocja i reklama imprezy obejmująca:
a) projekt, druk oraz rozmieszczenie plakatów reklamowych imprezy - ,,DNI GMINY BOLESŁAWIEC 2014” na terenie Gminy Bolesławiec oraz na terenie powiatu wieruszowskiego i powiatów ościennych wg propozycji organizatora po zatwierdzeniu przez Zlecającego,
b) projekt, druk i rozpowszechnienie materiałów informacyjno – promocyjnych (np. ulotek) wg propozycji organizatora po zatwierdzeniu przez Zlecającego,
c) przeprowadzenie akcji reklamowej w prasie o zasięgu lokalnym – min. w dwóch tytułach w okresie przynajmniej 1 tygodnia przed imprezą, oraz inne w innej zaproponowanej formie.
IV. Termin i warunki realizacji zadania
1. Zadanie ma być realizowane zgodnie z harmonogramem opracowanym przez oferenta, w okresie od dnia podpisania umowy do dnia określonego w ofercie, nie dłużej jednak niż do 14 lipca 2014 roku do godz. 6.00. Szczegółowe warunki realizacji zadania określone będą w umowie.
2. Dotowane z budżetu gminy mogą być tylko te zadania, które realizowane będą na rzecz mieszkańców Gminy Bolesławiec
3. W trakcie realizacji zadań, w ramach prowadzonego nadzoru merytorycznego zwraca się szczególną uwagę na:
a) realizowanie zadań merytorycznych zgodnie z harmonogramem opracowanym przez oferenta,
b) wykorzystanie przyznanych kwot dotacji zgodnie z przeznaczeniem oraz z zapisami umowy stanowiącej podstawę przekazania dotacji,
c) prawidłowe, rzetelne oraz terminowe sporządzanie sprawozdań finansowych i merytorycznych,
d) oszczędne i celowe wydatkowanie przyznanych środków finansowych.
V. Termin i miejsce składania ofert:
1. Oferty wraz z wymaganymi załącznikami należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem:
„Otwarty konkurs ofert na realizację zadania w zakresie upowszechniania kultury fizycznej
i sportu oraz turystyki i krajoznawstwa w Gminie Bolesławiec w 2014 roku”
,,DNI GMINY BOLESŁAWIEC 2014”
osobiście w sekretariacie Urzędu Gminy w Bolesławcu ul. Rynek 1, 98-430 Bolesławiec sekretariat pokój nr 5, piętro I lub za pośrednictwem poczty – w terminie do dnia 17 marca 2014 r. (poniedziałek) do godz. 10.00.
2. O terminie złożenia oferty decyduje data wpływu. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę w konkursie.
3. Oferta musi zostać sporządzona zgodnie ze wzorem określonym w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011r., Nr 6, poz. 25).
4. Do oferty należy dołączyć:
a) kserokopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji, potwierdzoną za zgodność z oryginałem,
b) w przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji podmiotów składających ofertę wspólną niż wynikający z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru – dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta / oferentów.
Uwaga: odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany.
c) Oświadczenie:
- o nie prowadzeniu działalności w celu osiągnięcia zysku,
- o braku zajęć komorniczych wobec oferenta oraz braku zaległości w płatnościach na rzecz ZUS i Urzędu Skarbowego,
- o wykorzystaniu zgodnie z przeznaczeniem dotacji na realizację Zadań publicznych w ostatnich trzech latach, a w przypadku kiedy okres działania jest krótszy niż 3 lata za okres faktycznego działania,
- oświadczenie o zapewnieniu dyżuru elektryka podczas trwania imprezy,
- oświadczenie o zapewnieniu opieki medycznej.
Wzór oferty i umowy, sprawozdania dotyczącego realizacji zadania publicznego oraz dodatkowe informacje na temat konkursu można uzyskać w Urzędzie Gminy Bolesławiec ul. Rynek 1, 98- 430 Bolesławiec (pok. nr 3, piętro I) oraz na stronie internetowej: www.bip.boleslawiec.net.pl, www.boleslawiec.net.pl lub pod numerem tel. 62 78 36 072
VI. Termin, tryb i kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru oferty:
1. Oferty podlegają ocenie Komisji Konkursowej (powołanej odrębnym zarządzeniem Wójta Gminy Bolesławiec);
2. Posiedzenie Komisji rozpocznie się w dniu 17 marca 2014 r. (poniedziałek) o godz. 10:15 w Urzędzie Gminy w Bolesławcu, ul. Rynek 1, 98-430 Bolesławiec sala USC;
3. Ostateczną decyzję o przyznaniu dotacji podejmuje Wójt biorąc pod uwagę oceny ofert dokonane przez Komisję Konkursową oraz wysokość środków finansowych, faktycznie przeznaczonych na realizację zadania (w terminie do 30 dni od daty zakończenia prac Komisji);
4. Kryteria stosowane przy wyborze oferty:
a) Ocena możliwości realizacji i jakości zadania przez organizację (przygotowanie organizacyjne, doświadczenie, zaplecze techniczne i kadrowe), (ocena w skali 0-10 pkt),
b) Ocena przedstawionej kalkulacji kosztów realizacji zadania w odniesieniu do zakresu rzeczowego (ocena w skali 0 -10 pkt),
c) Ocena proponowanej jakości wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale, których oferent będzie realizował zadanie publiczne (współpraca z innymi organizacjami pozarządowymi, zasięg oddziaływania przedsięwzięcia) (ocena w skali 0-10 pkt.),
d) Uwzględnienie środków własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego ( ocena w skali 0-10 pkt.)
e) Uwzględnienie środków finansowych własnych organizacji, wkładu rzeczowego, osobowego, w tym świadczeń wolontariuszy i pracy społecznej członków organizacji (ocena w skali 0 – 10 pkt),
f) Ocena realizacji zleconych zadań publicznych realizowanych w poprzednich latach, pod względem rzetelności, terminowości oraz sposobu rozliczenia otrzymanych środków (ocena w skali 0-10 pkt);
g) Maksymalna ilość punktów nie może wynosić więcej niż 60 pkt. Ocena minimalna, aby projekt oferty otrzymał rekomendację do dotacji musi wynosić nie mniej niż – 25 pkt.
5. Odrzuceniu podlegają oferty:
a) złożone na niewłaściwych formularzach bądź złożone po terminie,
b) nie odpowiadające zadaniom wskazanym w ogłoszeniu konkursowym,
c) dotyczące zadania, które nie jest objęte celami statutowymi podmiotu składającego ofertę,
6. Postępowanie konkursowe unieważnia się w przypadku, gdy:
a) nie wpłynęła żadna oferta we wskazanym terminie,
b) wpłynęła jedna oferta nie spełniająca warunków konkursu,
c) żadna z ofert nie spełnia warunków konkursu,
d) wystąpiła istotna zmiana okoliczności, uniemożliwiająca zawarcie umowy, czego nie można było wcześniej przewidzieć.
7. Konkurs jest ważny także wtedy, gdy do konkursu zostanie zgłoszona jedna oferta;
8. Wójt Gminy Bolesławiec zastrzega możliwość nierozstrzygnięcia konkursu.
UWAGA: przygotowanie ofert następuje na koszt oferenta.
Załączniki:
