Strona główna / Zamówienia Publiczne - przetargi i inne zamówienia

Chmielnik, dn.22.11.2019r.

Znak: IPS.271.64.2019

Zapytanie ofertowe
Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych  (Dz.U. z 2018r. poz. 1986 ze zm.) -wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000,00 euro

Zamawiający:
Gmina Chmielnik, Plac Kościuszki 7, 26-020  Chmielnik,
Tel./faks (41) 354 32-73; ( 41) 354 22 78www.chmielnik.com
e-mail: malgorzata.przezdzik@chmielnik.com

Gmina Chmielnik zaprasza do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na realizację zadania pn.: „Wypożyczenie wraz z montażem i demontażem świątecznych iluminacji świetlnych na terenie miasta Chmielnika”

CPV:
45316100-0 Instalowanie urządzeń oświetlenia zewnętrznego
31680000-6 Elektryczne artykuły i akcesoria

I.          Przedmiot zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest wypożyczenie wraz z montażem i demontażem świątecznych iluminacji świetlnych na terenie miasta Chmielnika. Iluminacja świąteczna 3D LED nasłupowa obejmuje około 31 sztuk elementów iluminacji na lampy oświetleniowe  (stalowe) zlokalizowane na ulicach miasta Chmielnik przy Rynku głównym. Podana ilość elementów świetlnych jest ilością szacunkową. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ograniczenia lub zwiększenia ilości elementów iluminacji na lampach oświetleniowych. 

2. Specyfikacja techniczna elementu oświetleniowego jako minimum wymagań:
-   średnica około 90-120 cm
- wysokość około 110-130 cm
- punków LED około 550-650 szt.
- moc 60-70 W.
- montowane iluminacje muszą umożliwiać prowadzenie konserwacji latarni i opraw – nie mogą utrudniać dostępu do opraw i wnęk słupowych.
- iluminacje należy zamontować na latarniach za pomocą opasek zaciskowych. Pod wszystkie elementy metalowe należy zastosować podkładki silikonowe. 
3. Zamawiający informuje, iż kompleksowy montaż planowanej iluminacji świetlnej będzie należał do obowiązków Wykonawcy w związku z czym zasilenie iluminacji oraz wyposażenie w niezbędne wtyczki i niezbędny osprzęt również należy do jego obowiązków. Wykonawca zobowiązany będzie również do uzgodnienia przed montażem iluminacji i uzyskania wszelkich zgód od właściciela sieci oświetleniowej tj. PGE Dystrybucja Skarżysko Kamienna.
4. Koszt zajęcia pasa drogowego oraz wszelkie formalności związane z uzyskaniem pozwolenia na zajęcie pasa drogowego odnośnie montażu i demontażu elementów świetlnych leżą po stronie Wykonawcy.
5. Wykonawca ponosi odpowiedzialność z tytułu naruszenia, uszkodzenia opraw oświetleniowych, uszkodzenia warstwy ochronnej słupów i opraw.
6. Warunki gwarancji: przez okres wypożyczenia dekoracji.

UWAGA: Zaleca się aby Wykonawca dokonał wizji lokalnej na miejscu, gdzie będą instalowane wypożyczone elementy dekoracji świetlnej w celu zapoznania się ze stanem istniejącym oraz zdobycia informacji, które mogą być niezbędne do prawidłowej wyceny wartości usługi. Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem cen lub pominięciem elementów niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia.

7. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić stałą obsługę serwisową. Każdą usterkę lub awarię Wykonawca zobowiązany będzie usunąć w ciągu 24 godzin od momentu ich zgłoszenia. W przypadku zagrożenia ludzi lub mienia Wykonawca ma obowiązek przystąpić do usunięcia usterki niezwłocznie jednak nie później niż w ciągu 2 godzin od zgłoszenia.
8. Ilekroć w niniejszej treści, w zakresie dotyczącym opisu przedmiotu jest mowa o znaku towarowym, patencie, lub pochodzeniu, przyjmuje się, że wskazaniu takiemu towarzyszy wyraz ,,lub równoważne”

II.Sposób uzyskania informacji dotyczących przedmiotu zamówienia.
Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania jest:
-  w zakresie opisu przedmiotu zamówienia Jerzy Gajek - tel.; 41 354 32 73 wew. 207, e-mail: inwestycje@chmielnik.com

- w zakresie procedury postępowania –Małgorzata Przeździk tel. 41 354 32 73 wew. 209, e-mail: malgorzata.przezdzik@chmielnik.com.

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy Urzędu:
Poniedziałek : 9.00-17.00
Wtorek –Piątek: 7.30-15.30

III.Termin wykonania zamówienia.
Wymagany termin realizacji zamówienia – od dnia 05.12.2019r. – do dnia 31.01.2020 r.

IV. Warunki wymagane od oferentów oraz wykaz dokumentów, jakich Zamawiający żąda od Wykonawców
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy,którzy:
-  posiadają uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej, zdolność techniczną i zawodową do wykonania przedmiotu zamówienia oraz znajdują się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej zapewniającą wykonanie przedmiotu zamówienia.
Za spełnienie warunku Zamawiający uzna złożenie oświadczenia umieszczonego w treści druku formularza ofertowego – Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

V. Sposób wyboru najkorzystniejszej oferty.

Zamawiający przy wyborze ofert będzie się kierował następującymi kryteriami i ich znaczeniem: 1)   Kryterium I - Cena – waga 60 % (maksymalnie 60 pkt), 2)   Kryterium II - Właściwości estetyczne i funkcjonalne dekoracji świątecznej (E) – waga 40 % (maksymalnie 40 pkt).

Ocenie w oparciu o ww. kryteria oceny ofert podlegają wyłącznie oferty niepodlegające odrzuceniu. Ofertą najkorzystniejszą jest oferta, która uzyskała największą liczbę punktów w bilansie powyższych kryteriów oceny ofert.

OPIS KRYTERIUM CENA (C) – waga 60 %  Do oceny ofert będzie brana cena brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia wskazaną przez w Formularzu ofertowym” (załącznik nr 1 do SIWZ). Liczba punktów otrzymanych za kryterium cena (C) o wadze 60 % wyliczana będzie według niżej podanych zasad i wzoru: najniższa cena brutto za wykonanie zamówienia otrzyma maksymalnie 60 punktów, punkty za pozostałe ceny ofert złożonych na wykonanie danej części zamówienia będą wyliczone według wzoru: C (ilość punktów) kryterium I = Cn (najniższa oferowana cena brutto spośród wszystkich ocenianych ofert złożonych / Co (cena brutto oferty ocenianej) x 60.

OPIS KRYTERIUM WŁAŚCIWOŚCI ESTETYCZNE I FUNKCJONALNE DEKORACJI ŚWIĄTECZNEJ (E) – waga 40 % Ocenie podlegać będzie wykonany przez Wykonawcę w oparciu o opis i wytyczne Zamawiającego projekty graficzne aranżacji, zdjęcia, karty produktów i wizualizacje dekoracji świątecznej  stanowiące załącznik do oferty. E (ilość punktów) kryterium II = Eo (punkty ocenianej oferty) / En (punkty oferty z największą liczbą) x 40

Wykonawca do oferty załącza zdjęcia, rysunki, katalog wskazujący na model oferowanych ozdób świątecznych na podstawie których Zamawiający dokona oceny w kryterium właściwości estetyczne i funkcjonalne dekoracji świątecznej. Brak tych elementów oferty spowoduje jej odrzucenie.

VI. Miejsce i termin składania ofert:
Oferty należy składać :

• osobiście lub pocztą w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik w Chmielniku, Plac Kościuszki 7, 26-020 Chmielnik, sekretariat – pokój 102 w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Wypożyczenie wraz z montażem i demontażem świątecznych iluminacji świetlnych na terenie miasta Chmielnika”
• przesłać faksem na nr 41 354 22 78
• przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: malgorzata.przezdzik@chmielnik.com
• w terminie do dnia 28 listopada 2019 roku do godz. 10.00
• oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane

VII. Dokumenty, jakie Wykonawca powinien załączyć do oferty:
1) Formularz ofertowy- wg wzoru- Załącznik nr 1
2) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, (załącznik Wykonawcy).
3) Karty produktów, wizualizacje, zdjęcia lub projekt graficzny proponowanych elementów iluminacji świątecznej

VIII. Opis sposobu przygotowania oferty.

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Ofertę składa się pod rygorem nieważności, w formie pisemnej w języku polskim.
3. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.
4. Oferta powinna zawierać całkowity koszt usługi tj. wypożyczenia ozdób, ich montażu i demontażu, przyłączenia do zasilania, serwisowania w trakcie trwania umowy jak również ubezpieczenia całości.
5. Oferenci powinni złożyć wraz z ofertą cenowa karty produktowe wzorów ze specyfikacją techniczną (wymiary, moc, ilość punktów świetlnych LED, fotografię, wizualizację dekoracji świetlnej itp.).
6. Oferta, a także wszelkie składane oświadczenia muszą być podpisane przez umocowanego przedstawiciela lub przedstawicieli wykonawcy, upoważnionego do podejmowania zobowiązań w imieniu wykonawcy zgodnie z wpisem  o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub udzielonym pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty w oryginale lub formie odpisu pełnomocnictwa poświadczonego za zgodność z oryginałem przez notariusza.
7. Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne lub opatrzone imienną pieczątką.
8. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
9. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę.
10. Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.

IX.  Warunki płatności

1.Rozliczenie wynagrodzenia nastąpi dwoma fakturami:
a) po montażu i uruchomieniu iluminacji świątecznej – do 80% wartości umowy
b) płatność końcowa do 20% wartości umowy po demontażu elementów dekoracji świetlnej.

2. Płatność  zrealizowana będzie w terminie do 30 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury dostarczonej do siedziby Zamawiającego,po zakończeniu i odebraniu przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego, na podstawie protokołu odbioru prac lub protokołu o braku uwag

 X.Zamawiający ma prawo unieważnienia postępowania jeżeli wystąpią okoliczności:
a) najniższa cena oferowana przez Wykonawców przewyższy kwotę, jaką Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie realizacji zadania.
b) wszystkie oferty, które wpłynęły w danym postępowaniu były wadliwe i nie można usunąć ich wad.
c) w toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.

XI.Przetwarzanie danych osobowych

1. Administrator danych osobowych: Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Chmielnik z siedzibą w Chmielniku (26-020) Chmielnik Plac Kościuszki 7
2.Z administratorem można się kontaktować w następujący sposób:
a) listownie na adres Plac Kościuszki 7, 26-020 Chmielnik
b) e-mailem: umig@chmielnik.com
3. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych na adres e-mail: rodo@chmielnik.com
4.Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego Znak: IPS.271.64.2019 pn. „Wypożyczenie wraz z montażem i demontażem świątecznych iluminacji świetlnych na terenie miasta Chmielnika’  prowadzonym w trybie zapytania ofertowego.
5. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, który ciąży na organie administracji publicznej; art. 9 ust.1 lit. g RODO,  art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu podjęcia działań na Pani/Pana żądanie.
6. Szczególnych przepisów prawa i będą udostępnione wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa oraz nie będą wykorzystywane w celu profilowania.
7. Gmina Chmielnik nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji danej sprawy, a następnie archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
8. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania. Przysługuje także Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj.: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest obowiązkowe.
9.W przypadku nie podania danych nie będzie możliwe rozpatrzenie Pani/Pana sprawy.
10. Klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych Urzędzie Miasta i Gminy w Chmielniku  dostępne są na stronie www.chmielnik.com

XII. Informacje o formalnościach

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zamieści informację na stronie internetowej www.chmielnik.com.
2. Termin związania ofertą- 30 dni
3. Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia
4. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze oferty, ale nie później niż w terminie związania ofertą.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
6. Niniejsze postępowanie prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ograniczenia lub zwiększenia ilości montowanych elementów iluminacji świetlnej.

 

Burmistrz /-/ Paweł Wójcik

Załączniki:

1. Formularz ofertowy- wzór
   
   
2. Wzór umowy
   
   
3. Planowane rozmieszczenie elementów dekoracyjnych.