Urząd Gminy Horodło
Zarządzenia Nr 55/2009
Wójta Gminy Horodło
z dnia 31 lipca 2009 r.
w sprawie wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych i określenie zasad ewidencji podatków i opłat
Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów JST oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych JST (Dz. U. z 2006 r. Nr 112, poz. 761) zarządzam co następuje:
§ 1
Przyjąć wykaz ksiąg rachunkowych stosowanych do ewidencji podatków i opłat oraz określić zasady ewidencji podatków i opłat zgodnie z załącznikiem Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Traci moc Zarządzenie Nr 3/95 Wójta Gminy Horodło z dnia 30 grudnia 1995 r. w sprawie wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych i określenia zasad ewidencji podatków i opłat lokalnych i Aneks Nr 1/2000 z dnia 15 lutego 2000 r. do Zarządzenia Nr 3/95 Wójta Gminy Horodło z dnia 30 grudnia 1995 r. oraz Zarządzenie Nr 71/2006 Wójta Gminy Horodło z dnia 29 grudnia 2006 r. w sprawie zmiany wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych i określenia zasad ewidencji podatków i opłat.
§ 3
Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy Horodło.
§ 4
Zarządzenia wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 55/2009
Wójta Gminy Horodło
z dnia 31 lipca 2009
Instrukcja
zasad ewidencji oraz poboru podatków i opłat
Instrukcja określa tryb i zasady ewidencji podatków i opłat, ewidencji przypisów i odpisów, wpłat i zwrotów w urządzeniach księgowych, kontroli terminowej realizacji zobowiązań i likwidacji nadpłat.
Instrukcję opracowano na podstawie przepisów obowiązujących a w szczególności na podstawie:
1.Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 ze zmianami),
2.Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zmianami),
3.Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. i finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z 2005 r. ze zmianami),
4.Rozporządzenia Ministra finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2006 r. Nr 112, poz. 761).
§ 2
Przyjmuje się do rozliczeń wpłat podatków i opłat zasady określone w niniejszej instrukcji z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
Przepisy niniejszej instrukcji stanowią rozwinięcie, niezbędne dla potrzeb praktyki określonych ramowo w w/w rozporządzeniu takich zagadnień jak:
1)prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków i opłat,
2)kontrola terminowej wpłaty należności przez podatników i inkasentów,
3)terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, takich jak upomnienia i tytuły wykonawcze,
4)zwracania nadpłat,
5)sporządzanie sprawozdań,
6)ustalanie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o wysokości zaległości,
§ 3
Dokumenty niezbędne do prowadzenia ewidencji podatków i opłat.
1.Do udokumentowania przypisów i odpisów służą:
- rejestry przypisów i odpisów, do których dołączone są dokumenty źródłowe,
- decyzje,
- polecenia księgowania ujmujące przypisy i odpisy należności zakwalifikowanych jako zobowiązania przedawnione (protokół weryfikacji).
Wpłaty na poczet podatków i opłat mogą być wnoszone przez podatnika za pośrednictwem banku i inkasenta.
2.Do udokumentowania zapłaty wpłat służą:
- kwitariusze przychodowe K-103, jeżeli wpłata dokonana jest u inkasenta,
- dowody wpłaty załączone do wyciągu bankowego, jeżeli wpłata dokonana jest za pośrednictwem banku.
3.Do dokumentowania zapłaty w formie niepieniężnej służą:
- postanowienia o dokonaniu z urzędu potrącenia zgodnie z Ordynacją podatkową art. 65 § 1,
- umowy lub porozumienia określające dzień przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z art. 66 Ordynacji podatkowej.
4.Do udokumentowania zwrotu służą:
- wniosek podatnika o zwrot nadpłaty
- decyzja o zwrocie nadpłaty:
a) przekazem pocztowym
b) przelewem przez bank na konto podatnika.
§ 4
Dowód wpłaty z kwitariusza przychodowego winien zawierać dane umożliwiające identyfikację dowodu wpłaty podatnika:
a)numer dokumentu
b)nazwisko i imię oraz adres zamieszkania podatnika,
c)nazwę podatku lub opłaty,
d)określenie należności - bieżąca, zaległa, odsetki, koszty upomnienia,
e) kwotę dowodu wpłaty ogółem określona cyfrą i słownie,
f)datę wpłaty stanowiącą jednocześnie datę dokumentu
g)odcisk pieczęci urzędu,
h)własnoręczny podpis inkasenta
i)dla każdego rodzaju podatku lub innej należności, wypełnia się oddzielny kwit wpłaty (w przypadku kwitu K-103 co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał kwitu otrzymuje wpłacający).
Dowód wpłaty dokonany za pośrednictwem banku winien być zgodny z obowiązującymi drukami ustalonymi przez bank.
Dowody stanowiące dowody wpłaty, przy księgowaniu muszą być sprawdzone pod względem prawidłowości wpłaty a głównie w zakresie rodzaju podatku lub naliczenia odsetek za zwłokę. W przypadku niemożliwości zaliczenia dokonanej wpłaty na właściwą należność, księgowy księguje wpłatę jako wpłatę do wyjaśnienia i wyjaśnia dowód wpłaty.
Wystawiając dowód wpłaty, zalicza się wpłatę na pokrycie należności wskazanej przez wpłacającego z tym, że kwoty wpłaconej na pokrycie zaległej należności podatkowej, pokrywa się w pierwszej kolejności należne koszy egzekucyjne i koszy upomnienia oraz odsetki za zwłokę, zgodnie z art. 62 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
Sposób rozliczenia wpłaconej kwoty na zaległości i odsetki za zwłokę, jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa zaległości z odsetkami za zwłokę, reguluje art. 55 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.
Mając na uwadze racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, upomnienia wystawia się jeżeli zaległość przekracza kwotę 10,00 zł.
W sprawie zaliczania wpłaty na poczet zaległości podatkowych wydaje się postanowienie, które wysyła się do podatników, u których po dokonaniu zaliczenia wysokość zaległości przekracza kwotę 10,00 zł.
Kwitariusze przychodowe są drukami ścisłego zarachowania. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w księdze druków. Ewidencję kwitariuszy przychodowych K-103 dla sołtysów dot. poboru łącznego zobowiązania pieniężnego prowadzi pracownik wymiaru podatków.
§ 5
Ewidencja podatków i opłat stanowi integralną część ewidencji księgowej urzędu gminy.
Ewidencja prowadzona jest techniką ręczną i za pomocą komputera.
W księdze głównej obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.
Podstawą dokonywania księgowań są dowody księgowe.
Do kont ewidencji syntetycznej prowadzi się konta ksiąg pomocniczych.
Konta ksiąg pomocniczych dla rozrachunków z podatnikami, osobami trzecimi, inkasentami, osobami prawnymi i jednostkami nieposiadąjcymi osobowości prawnej prowadzi się w następujący sposób:
a)dla każdego podatnika prowadzi się odrębne konto w każdym podatku, płaconym przez niego na rachunek bankowy urzędu,
b)dla każdej osoby prawnej i jednostki nieposiadającej osobowości prawnej prowadzi się odrębne konto w każdym podatku, w związku z którym w/w podatnik posiada zobowiązanie w stosunku do gminy,
c)dla każdej wsi prowadzi się odrębne konto zbiorcze zobowiązania pieniężnego wsi, służące do ewidencji rozrachunków z inkasentami zobowiązania pieniężnego tej wsi oraz do zbiorczej kontroli realizacji zobowiązania pieniężnego przez daną wieś.
Ewidencję księgową na kontach ksiąg pomocniczych prowadzi się z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej.
Ewidencja podatków prowadzona techniką komputerową, w programie firmy Mikrobit Sp. z o. o. ul. T. Zana 39, 20-601 Lublin „Podatki" wersja 6.2.2.4, ewidencja jest zabezpieczona (hasła dostępu do programu) przed zniekształceniem lub usunięciem treści operacji księgowej, której dotyczą.
W systemie ewidencji księgowej Mikrobit „Podatki" wersja 6.2.2.4 prowadzi się konta podatników zobowiązania pieniężnego w komputerowej bazie danych.
Automatycznie wystawiane są decyzje na zobowiązania pieniężne dla każdego podatnika oddzielanie, które następnie są dostarczane podatnikom.
Przyjmowanie wpłat przez sołtysów następuje na podstawie kwitariusza K-103 lub dowodu wpłaty do banku, które następnie księguje się wprowadzając poszczególne wpłaty do programu komputerowego, po otrzymaniu wyciągu bankowego. Po zakończeniu miesiąca do 8 dnia każdego miesiąca uzgadnia się wpłaty, przypisy i odpisy z księgami jednostki. Na koniec roku podatkowego program komputerowy automatycznie przenosi wcześniej uzgodnione salda podatników na rok następny.
Program komputerowy Mikrobit „Podatki" wersja 6.2.2.4 zapewnia wydruk niżej określonych dokumentów i zestawień wg rodzaju podatków:
- zestawienie dowodów księgowych,
- zestawienie podatników,
- salda rozrachunkowe poszczególnych miejscowości,
- salda rozrachunkowe podatków,
- zestawienie obrotów,
- należne odsetki od zaległości,
- rejestr zaległości,
- rejestr upomnień
- rejestr decyzji,
- inne wykazy niezbędne do prawidłowej ewidencji.
Księgowość pozostałych opłat pobieranych od płatników a nie wymienionych w niniejszej instrukcji, prowadzona jest ręcznie.
Zasady prowadzenia, przechowywania i archiwizowania dokumentów księgowości podatkowej i wymiaru podatków i opłat, określa instrukcja kancelaryjna dla organów gmin z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
§ 6
Plan kont obejmujący konta syntetyczne i analityczne:
- konto 011,
- konto 020,
- konto 130
- konto 140,
- konto 221,
- konto 226,
- konto 290
- konto 310,
- konto 750 i 750/P
1) Konto 011 - Środki trwałe
Na koncie 011 - Środki trwałe ewidencjonuje się zwiększenie wartości środków trwałych z tytułu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego. Na stronie Wn konta 011 księguje się wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy będących środkami trwałymi na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.
2) Konto 020 - Wartości niematerialne i prawne
Na koncie 020 - Wartości niematerialne i prawne ewidencjonuje się zwiększenie wartości niematerialnych i prawnych z tytułu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego. Na stronie Wn konta 020 księguje się wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.
3) Konto 130 - Rachunek bieżący jednostki budżetowej
Na koncie 130 - Rachunek bieżący urzędu ewidencjonuje się wpływy i zwroty z tytułu podatków, dokonywane za pośrednictwem banku:
1) na stronie Wn konta 130 księguje się:
a) wpływy z tytułu podatków, wpłacone na rachunek bieżący urzędu, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych,
b) wpływy środków pieniężnych w drodze, w korespondencji ze stroną Ma konta 140 - Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne;
2) na stronie Ma konta 130 księguje się rozchody środków pieniężnych zgromadzonych na tym koncie:
a) pobrane z rachunku bieżącego urzędu do kasy środki pieniężne przeznaczone na zwrot nadpłat oraz ich oprocentowania, w korespondencji ze stroną Wn konta 140 - Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne,
b) zwroty podatnikom nadpłat oraz ich oprocentowania, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych,
c) zwroty podatnikom wpłat będących kwotami nienależnymi, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.
4) Konto 140 - Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne
Na koncie 140 - Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne ewidencjonuje się środki pieniężne znajdujące się między kasą urzędu a jego rachunkiem bieżącym:
1) na stronie Wn konta 140 księguje się pobranie środków pieniężnych:
a) z kasy w celu przekazania na rachunek bieżący urzędu, w korespondencji ze stroną Ma konta 101 - Kasa,
b) z rachunku bieżącego urzędu w celu przekazania do kasy, w korespondencji ze stroną Ma konta 130 - Rachunek bieżący urzędu;
2) na stronie Ma konta 140 księguje się przekazanie środków pieniężnych w drodze:
a) na rachunek bieżący urzędu, w korespondencji ze stroną Wn konta 130 - Rachunek bieżący urzędu,
b) do kasy, w korespondencji ze stroną Wn konta 101 - Kasa.
5) Konto 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych
Ewidencję na koncie 221 prowadzi się następująco:
1) na stronie Wn konta 221 księguje się:
a) przypisy należności, w korespondencji ze stroną Ma konta 750/P - Przychody i koszty finansowe,
b) przypis odsetek za zwłokę, odsetki za zwłokę i inne należności uboczne (w kwocie wpłaconej - na podstawie dokumentu wpłaty), w korespondencji ze stroną Ma konta 750/P - Przychody i koszty finansowe,
c) zwroty nadpłat, w korespondencji ze stroną Ma konta 130 - Rachunek bieżący urzędu, jeśli zwrot następuje na rachunek bieżący podatnika, albo konta 101 - Kasa, jeśli zwrot następuje z kasy urzędu,
d) wypłaty należnego podatnikom oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty; zapisu dokonuje się na podstawie dokumentu wypłaty, w korespondencji ze stroną Ma konta 130 - Rachunek bieżący urzędu, jeśli zwrot następuje na rachunek bieżący podatnika, albo konta 101 - Kasa, jeśli zwrot następuje z kasy urzędu;
2) na stronie Ma konta 221 księguje się:
a) odpisy należności, w korespondencji ze stroną Wn konta 750 - Przychody i koszty finansowe,
b) odpisy z tytułu należnego podatnikowi oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty, w korespondencji ze stroną Wn konta 750 - Przychody i koszty finansowe,
c) wpłaty dokonane przelewem albo za pośrednictwem poczty, w korespondencji ze stroną Wn konta 130 - Rachunek bieżący urzędu,
d) wpłaty dokonane do kasy urzędu, w korespondencji ze stroną Wn konta 101 - Kasa,
e) wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorzą du terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, w korespondencji ze stroną Wn:
- konta 011 - Środki trwałe, przy przeniesieniu własności rzeczy będących środkami trwałymi,
- konta 020 - Wartości niematerialne i prawne, przy przeniesieniu własności praw majątkowych,
- konta 310 - Materiały, przy przeniesieniu własności rzeczy niebędących środkami trwałymi ani prawami majątkowymi,
f) wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek potrącenia, o którym mowa w art. 65 § 1 Ordynacji podatkowej, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych,
g) zapłatę dokonaną za pośrednictwem banku, który obciążył rachunek bieżący podatnika z tytułu zapłaty podatku, ale nie przekazał tych środków na rachunek bieżący urzędu, w korespondencji ze stroną Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.
3. Jeżeli podatnicy są obowiązani okresowo wpłacać zaliczki na poczet należności bez wezwania urzędu, zaliczki powinny być zaksięgowane również jako przypisy w kwotach wpłat dokonanych za poszczególne okresy.
6) Konto 226 - Długoterminowe należności budżetowe
Na koncie 226 - Długoterminowe należności budżetowe ewidencjonuje się należności podatkowe, które zostały zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym:
a). na stronie Wn konta 226 księguje się należności, w wysokości zabezpieczonej hipoteką lub zastawem skarbowym, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych;
b). na stronie Ma konta 226 księguje się zmniejszenie należności w wyniku dokonanej wpłaty, w korespondencji ze stroną Wn konta 130 - Rachunek bieżący urzędu.
7) Konto 290 - Odpisy aktualizujące należności
Na koncie 290 - Odpisy aktualizujące ewidencjonuje się odpisy aktualizujące należności. Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na stronie Ma wartość odpisów aktualizujących należności. Saldo Ma konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących należności.
8) Konto 310 - Materiały
Na koncie 310 - Materiały ewidencjonuje się zwiększenie wartości materiałów z tytułu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz jednostki samorządu terytorialnego. Na stronie Wn konta 310 księguje się wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy niebędących środkami trwałymi ani prawami majątkowymi na rzecz jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.
9) Konto 750 i 750/P - W urzędzie prowadzone są konta 750 i 750/P - Przychody i koszty finansowe. Na koncie 750 księguje się wpływy oraz zwroty z tytułu opłat wpłaconych na konto 130 - Rachunek bieżący urzędu. Na koncie 750/P księguje się przypisy i odpisy z tytułu: podatków, opłat i faktur wystawianych w urzędzie gminy.
Na stronie Wn konta 750 księguje się:
- odpisy z tytułu podatków w korespondencji ze stroną Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych,
- zwroty należności nieprzypisanych w korespondencji ze stroną Ma konta 130 - Rachunek bieżący urzędu,
- przeniesienie na koniec roku osiągniętych przychodów finansowych w korespondencji ze stroną Ma konta 860 - Wynik finansowy,
Na koniec roku obrotowego konto 750 nie wykazuje salda.
Na stronie Ma konta 750 księguje się:
- przychody z tytułu należności nieprzypisanych w korespondencji ze stroną Wn konta 130 - Rachunek bieżący urzędu,
- przypisy z tytułu podatków w korespondencji ze stroną Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych,
- przypisy pobranych odsetek za zwłokę i kosztów egzekucyjnych w kwocie wpłaty,
- otrzymane przychody z tytułu udział w korespondencji ze stroną Wn konta 130 - Rachunek bieżący urzędu,
- przeksięgowanie na koniec roku kosztów operacji finansowych w korespondencji ze stroną Wn konta 860 - Wynik finansowy.
10) Konta pozabilansowe:
a) konta syntetyczne:
- konto 990 - Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika,
- konto 991 - Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników,
b) konta analityczne prowadzone według rodzajów podatków,
c) konta szczegółowe poszczególnych osób trzecich i inkasentów,
Pozabilansowe konta szczegółowe prowadzone dla osób trzecich do bilansowych kont szczegółowych podatników otwiera się na podstawie decyzji o odpowiedzialności podatkowej osoby trzeciej.
Pozabilansowe konta szczegółowe prowadzone dla inkasentów otwiera się na podstawie dokumentu, z którego wynika powierzenie funkcji inkasenta.
