Rejestr zmian

Stanowisko ds. obsługi interesantów

Za sprawy związane z obsługą sekretariatu odpowiada: Marta Michalska - Goś

Tel.: 29 756 49 00

pokój nr 36

Do zakresu zadań stanowiska ds. obsługi interesantów należy:

1)      Obsługa interesantów w zakresie:

a)      kompleksowej informacji o miejscu i trybie załatwienia sprawy, wymaganych dokumentach, terminach, opłatach, trybie odwoławczym,

b)      przekazywania informacji o stanie zaawansowania spraw,

c)      dostarczania interesantom formularzy niezbędnych do załatwienia sprawy oraz pomoc w ich wypełnieniu.

2)      Prowadzenie spraw związanych z pocztą elektroniczną kierowaną na adres Biura, w tym:

a)      prowadzenie ewidencji poczty elektronicznej BOI,

b)      udostępnianie i obsługa interaktywnych formularzy interesantom.

3)      Prowadzenie rejestru pism przychodzących do Urzędu i przedkładanie korespondencji do dekretacji.

4)      Wykonywanie czynności kancelaryjnych w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów i spraw w Urzędzie, w szczególności:

a)      prowadzenie rejestru pism wpływających do Urzędu,

b)      rozdzielanie korespondencji poszczególnym komórkom organizacyjnym zgodnie z naniesioną dekretacją,

c)      koordynowanie czynności kancelaryjnych i administrowanie systemem elektronicznego obiegu dokumentów,

d)      archiwizowanie dokumentacji elektronicznej.

5) Przekazywanie informacji o:

a)      strukturze organizacyjnej Urzędu i miejskich jednostkach organizacyjnych,

b)      prawie miejscowym, w tym wysokości opłat i podatków lokalnych,

c)      o innych instytucjach i urzędach funkcjonujących w mieście,

6) Sprawowanie nadzoru nad stanowiskami komputerowymi zlokalizowanymi na parterze budynku i bieżące przekazywanie informacji na stanowisko informatyka o wszelkich awariach sprzętu komputerowego, który tam się znajduje.

7) Wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi interesantów.