Sekretarz Gminy
Funkcję Sekretarza sprawuje Krzysztof Kacprzycki
Tel: 0-29 7176001 wew. 21
Sekretarz Gminy - zapewnia warunki sprawnego funkcjonowania Urzędu oraz zabezpiecza prawidłową organizację pracy bieżącej w Urzędzie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Do podstawowego zakresu działania Sekretarza Gminy należy:
- zastępowanie Wójta w razie nieobecności /choroba, urlop lub inna ważna przyczyna/,
- dbanie o prawidłową realizację budżetu po stronie dochodów i wydatków,
- koordynowanie i nadzór nad wykonywaniem czynności związanych z realizacją ustawy - Prawo zamówień publicznych,
- poszukiwanie informacji (w internecie oraz z innych źródeł) na temat możliwości pozyskania środków finansowych z zewnątrz potrzebnych na realizację inwestycji i remontów na terenie gminy
- sporządzanie wniosków i innych dokumentów mających na celu pozyskanie środków finansowych z zewnątrz,
- przeprowadzanie przetargów zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych,
- sporządzanie sprawozdań w zakresie realizacji zadań z wykorzystaniem środków finansowych z zewnątrz,
- sporządzanie wniosków o płatność,
- prowadzenie - monitorowanie realizowanych inwestycji i remontów,
- koordynacja i nadzór nad przygotowywaniem planów rozwoju gminy i studiów wykonalności projektów,
- przygotowywanie projektów umów na realizację zadań inwestycyjno - remontowych,
- bieżąca kontrola realizacji zawartych umów w zakresie inwestycji i remontów,
- współpraca z innymi stanowiskami i wykonywanie czynności, sporządzanie dokumentów w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego,
- prowadzenie spraw wynikających z przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego budynku,
- prowadzenie sprawozdawczości w zakresie wykonywanych zadań,
- nadzór i realizacja zadań w zakresie budowy, remontu budynków i lokali administracyjnych Gminy,
- prowadzenie ksiąg budynku Urzędu Gminy i świetlic,
- sporządzanie protokołów odbioru końcowego i przekazania obiektu do użytku,
- sporządzanie sprawozdań z zakresu inwestycji i remontów,
- stwierdzanie własnoręczności podpisu oraz potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem,
- dokonywanie okresowych ocen kwalifikacyjnych podległych pracowników.
- organizowanie pracy Urzędu i zapewnienie jego prawidłowego funkcjonowania,
- przygotowywanie dla Wójta Gminy propozycji tematów na sesje Rady Gminy,
- dbanie o poprawność formalno-prawną przygotowywanych spraw i decyzji,
- informowanie Wójta o konieczności dokonywania zmian personalnych oraz wnioskowanie o zastosowanie kar dyscyplinarnych,
- wykonywanie obowiązków w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez Wójta,
- współpracowanie z Radą Gminy, odpowiedzialność za właściwe przygotowywanie materiałów pod obrady Sesji Rady Gminy,
- opracowywanie projektów Statutu Gminy, Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy, innych regulaminów dotyczących działalności Urzędu Gminy oraz projektów zmian tych aktów w miarę potrzeb,
- nadzór nad przygotowywaniem, kompletowaniem i przekazywaniem projektów uchwał Rady Gminy oraz innych materiałów na sesje Rady Gminy,
- nadzorowanie poprawności prowadzenia spraw i wydawania decyzji zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego,
- opracowywanie projektów zarządzeń i okólników,
- opracowanie instrukcji obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych /wspólnie ze Skarbnikiem Gminy/,
- prowadzenie spraw związanych z bhp i ppoż. w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych,
- prowadzenie spraw związanych z ochroną informacji niejawnych,
- prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych,
- stwierdzanie własnoręczności podpisu oraz potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem,
- nadzorowanie prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej,
- obsługa systemu informacji prawnej „LEX”,
- ochrona systemów i systemów teleinformatycznych,
- zapewnienie sprawnego kierowania i prawidłowego nadzoru nad funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych,
- nadzór nad opracowywaniem zakresów czynności i odpowiedzialności dla poszczególnych stanowisk pracy,
- prowadzenie racjonalnego gospodarowania etatami i funduszem płac,
- prowadzenie spraw planowania pracy,
- przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy w Urzędzie Gminy,
- nadzór nad kompletowaniem dokumentacji z obrad Rady Gminy,
- przedstawianie Wójtowi Gminy propozycji do powierzenia określonych czynności pracownikom, a w szczególności tych które wynikły po opracowaniu Regulaminu Organizacyjnego,
- rozpisywanie korespondencji przychodzącej na poszczególne stanowiska pracy, po uprzednim zapoznaniu się z korespondencją przez Wójta,
- nadzór nad terminowością realizacji zadań przydzielonych pracownikom,
- koordynacja pracy w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych,
- sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
- nadzór nad poprawnością, terminowością i przygotowaniem projektów zarządzeń Wójta,
- prowadzenie nadzoru i koordynacji nad realizacją wniosków i zarządzeń,
- koordynacja i nadzór nad racjonalnym wykorzystaniem pomieszczeń oraz zakupem środków trwałych na wyposażenie Urzędu,
- nadzorowanie zadań wspólnych wyznaczonych pracownikom w dalszej części Regulaminu, a dotyczących:
a) wnikliwego, terminowego, zgodnego z prawem rozpatrywania spraw z zakresu administracji, skarg i wniosków obywateli,
b) współdziałania z komisjami Rady Gminy,
c) realizacji zadań wynikających z uchwał Rady Gminy, - przeprowadzanie kontroli wewnętrznej na stanowiskach pracy w Urzędzie Gminy,
- prowadzenie analizy i oceny rynku pracy w gminie,
- współpraca z Radą i jednostkami organizacyjnymi Gminy oraz sołectwami,
- współpraca z sąsiednimi Gminami w zakresie funkcjonowania Urzędu i Gminy,
- czuwanie nad prawidłowym i aktualnym stanem tablic informacyjnych w budynku Urzędu,
- wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.
Sekretarz Gminy sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością następujących samodzielnych stanowisk pracy:
a) ds. gospodarki gruntami planowania przestrzennego i budownictwa,
b) ds. pozyskiwania środków finansowych,
c) ds. gospodarki komunalnej, drogownictwa, ochrony środowiska i działalności gospodarczej,
d) ds. rolnictwa, leśnictwa i melioracji
e) ds. samorządowych
Sekretarz Gminy bierze pełną odpowiedzialność za realizację przydzielonych zadań.
Urząd Gminy w Szelkowie
