WÓJT
Funkcję Wójta sprawuje
mgr inż. Arnold Maciej Grossmann
Tel: 29 7176001 wew.37
Zadania Wójta
Wójt jako kierownik Urzędu zapewnia warunki do sprawnej jego pracy oraz prawidłowego funkcjonowania, szczególnie poprzez:
- właściwy podział zadań między członków kierownictwa Urzędu tj: Wójta, Sekretarza i Skarbnika,
- prawidłowe określenie zasad wykonywania zadań oraz form i metod pracy pracowników Urzędu i wszystkich jednostek organizacyjnych,
- ustalanie zakresów czynności dla pracowników Urzędu,
- stosowanie właściwej polityki kadrowej w Urzędzie preferującej faktyczne kwalifikacje i kompetencje,
- właściwe i terminowe załatwianie spraw obywateli.
Ponadto Wójt:
- kieruje bieżącymi sprawami gminy,
- reprezentuje gminę na zewnątrz,
- wydaje decyzje z zakresu administracji publicznej w indywidualnych sprawach,
- składa jednoosobowo oświadczenie woli związane z prowadzeniem bieżącej działalności gminy,
- prowadzi gospodarkę finansową gminy,
- ogłasza uchwały Rady Gminy w tym uchwały budżetowe i sprawozdania z wykonania budżetu oraz przedkłada uchwały Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej,
- odpowiada w za wykorzystanie mienia gminnego zgodnie z jego przeznaczeniem oraz składanie w tej sprawie wniosków i propozycji Radzie.
- koordynuje działalność służb użyteczności publicznej,
- załatwia wnioski i postulaty posłów i senatorów oraz interpelacje radnych,
- nawiązuje stosunek pracy z pracownikami samorządowymi oraz je rozwiązuje,
- podejmuje i inicjuje działania w sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym, które nie są zastrzeżone dla innych organów,
- wykonuje inne zadania zastrzeżone do kompetencji Wójta przepisami prawa, uchwałami Rady.
SEKRETARZ
Funkcję Sekretarza sprawuje
mgr inż. Krzysztof Kacprzycki
Tel: 29 7176001 wew. 21
Sekretarz Gminy - zapewnia warunki sprawnego funkcjonowania Urzędu oraz zabezpiecza prawidłową organizację pracy bieżącej w Urzędzie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Do podstawowego zakresu działania Sekretarza Gminy należy:
- zastępowanie Wójta w razie nieobecności /choroba, urlop lub inna ważna przyczyna/,
- dbanie o prawidłową realizację budżetu po stronie dochodów i wydatków,
- koordynowanie i nadzór nad wykonywaniem czynności związanych z realizacją ustawy - Prawo zamówień publicznych,
- poszukiwanie informacji (w internecie oraz z innych źródeł) na temat możliwości pozyskania środków finansowych z zewnątrz potrzebnych na realizację inwestycji i remontów na terenie gminy
- sporządzanie wniosków i innych dokumentów mających na celu pozyskanie środków finansowych z zewnątrz,
- przeprowadzanie przetargów zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych,
- sporządzanie sprawozdań w zakresie realizacji zadań z wykorzystaniem środków finansowych z zewnątrz,
- sporządzanie wniosków o płatność,
- prowadzenie - monitorowanie realizowanych inwestycji i remontów,
- koordynacja i nadzór nad przygotowywaniem planów rozwoju gminy i studiów wykonalności projektów,
- przygotowywanie projektów umów na realizację zadań inwestycyjno - remontowych,
- bieżąca kontrola realizacji zawartych umów w zakresie inwestycji i remontów,
- współpraca z innymi stanowiskami i wykonywanie czynności, sporządzanie dokumentów w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego,
- prowadzenie spraw wynikających z przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego budynku,
- prowadzenie sprawozdawczości w zakresie wykonywanych zadań,
- nadzór i realizacja zadań w zakresie budowy, remontu budynków i lokali administracyjnych Gminy,
- prowadzenie ksiąg budynku Urzędu Gminy i świetlic,
- sporządzanie protokołów odbioru końcowego i przekazania obiektu do użytku,
- sporządzanie sprawozdań z zakresu inwestycji i remontów,
- stwierdzanie własnoręczności podpisu oraz potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem,
- dokonywanie okresowych ocen kwalifikacyjnych podległych pracowników.
- organizowanie pracy Urzędu i zapewnienie jego prawidłowego funkcjonowania,
- przygotowywanie dla Wójta Gminy propozycji tematów na sesje Rady Gminy,
- dbanie o poprawność formalno-prawną przygotowywanych spraw i decyzji,
- informowanie Wójta o konieczności dokonywania zmian personalnych oraz wnioskowanie o zastosowanie kar dyscyplinarnych,
- wykonywanie obowiązków w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez Wójta,
- współpracowanie z Radą Gminy, odpowiedzialność za właściwe przygotowywanie materiałów pod obrady Sesji Rady Gminy,
- opracowywanie projektów Statutu Gminy, Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy, innych regulaminów dotyczących działalności Urzędu Gminy oraz projektów zmian tych aktów w miarę potrzeb,
- nadzór nad przygotowywaniem, kompletowaniem i przekazywaniem projektów uchwał Rady Gminy oraz innych materiałów na sesje Rady Gminy,
- nadzorowanie poprawności prowadzenia spraw i wydawania decyzji zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego,
- opracowywanie projektów zarządzeń i okólników,
- opracowanie instrukcji obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych /wspólnie ze Skarbnikiem Gminy/,
- prowadzenie spraw związanych z bhp i ppoż. w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych,
- prowadzenie spraw związanych z ochroną informacji niejawnych,
- prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych,
- stwierdzanie własnoręczności podpisu oraz potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem,
- nadzorowanie prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej,
- obsługa systemu informacji prawnej „LEX”,
- ochrona systemów i systemów teleinformatycznych,
- zapewnienie sprawnego kierowania i prawidłowego nadzoru nad funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych,
- nadzór nad opracowywaniem zakresów czynności i odpowiedzialności dla poszczególnych stanowisk pracy,
- prowadzenie racjonalnego gospodarowania etatami i funduszem płac,
- prowadzenie spraw planowania pracy,
- przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy w Urzędzie Gminy,
- nadzór nad kompletowaniem dokumentacji z obrad Rady Gminy,
- przedstawianie Wójtowi Gminy propozycji do powierzenia określonych czynności pracownikom, a w szczególności tych które wynikły po opracowaniu Regulaminu Organizacyjnego,
- rozpisywanie korespondencji przychodzącej na poszczególne stanowiska pracy, po uprzednim zapoznaniu się z korespondencją przez Wójta,
- nadzór nad terminowością realizacji zadań przydzielonych pracownikom,
- koordynacja pracy w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych,
- sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
- nadzór nad poprawnością, terminowością i przygotowaniem projektów zarządzeń Wójta,
- prowadzenie nadzoru i koordynacji nad realizacją wniosków i zarządzeń,
- koordynacja i nadzór nad racjonalnym wykorzystaniem pomieszczeń oraz zakupem środków trwałych na wyposażenie Urzędu,
- nadzorowanie zadań wspólnych wyznaczonych pracownikom w dalszej części Regulaminu, a dotyczących:
a) wnikliwego, terminowego, zgodnego z prawem rozpatrywania spraw z zakresu administracji, skarg i wniosków obywateli,
b) współdziałania z komisjami Rady Gminy,
c) realizacji zadań wynikających z uchwał Rady Gminy, - przeprowadzanie kontroli wewnętrznej na stanowiskach pracy w Urzędzie Gminy,
- prowadzenie analizy i oceny rynku pracy w gminie,
- współpraca z Radą i jednostkami organizacyjnymi Gminy oraz sołectwami,
- współpraca z sąsiednimi Gminami w zakresie funkcjonowania Urzędu i Gminy,
- czuwanie nad prawidłowym i aktualnym stanem tablic informacyjnych w budynku Urzędu,
- wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.
Sekretarz Gminy sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością następujących samodzielnych stanowisk pracy:
a) ds. gospodarki gruntami planowania przestrzennego i budownictwa,
b) ds. pozyskiwania środków finansowych,
c) ds. gospodarki komunalnej, drogownictwa, ochrony środowiska i działalności gospodarczej,
d) ds. rolnictwa, leśnictwa i melioracji
e) ds. samorządowych
SKARBNIK
Funkcję Skarbnika sprawuje
Alicja Malinowska
Tel: 29 7176001 wew. 38
Do podstawowego zakresu działania Skarbnika Gminy należy:
- prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami
i zasadami, polegające na:
a) zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów finansowych,
b) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości i sprawozdawczości finansowej,
c) nadzorowaniu całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególnych pracowników Urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy, - prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi zasadami,
- analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji Urzędu,
- wstępna kontrola legalności dokumentów dotyczących wykonywania budżetu oraz jego zmian,
- opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Wójta Gminy, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów (dowodów księgowych), zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji,
- kierowanie pracą podległych pracowników,
- dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:
a) wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków,
b) wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostki oraz ich zmian,
c) następnej kontroli operacji gospodarczych jednostki stanowiących przedmiot księgowań; - realizowanie wydatków zgodnie z zapisami zawartymi w budżecie gminy pod względem finansowym i rzeczowym.
- wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
- opracowywanie projektu budżetu oraz gospodarki pozabudżetowej i przedkładanie go do uchwalenia przez Radę oraz przygotowanie projektów uchwał w sprawach uchwalenia budżetu,
- przekazywanie pracownikom Urzędu wytycznych do opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem planu budżetowego,
- nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy:
a) opracowywanie projektów uchwał w sprawie zmian w budżecie,
b) realizacja zadań w zakresie dochodów i wydatków budżetowych oraz podejmowanie działań zmierzających do prawidłowej realizacji budżetu,
c) dokonywanie okresowych ocen wykonywania dochodów i wydatków budżetowych,
d) dokonywanie bieżącej analizy budżetu i informowanie Wójta o jej wynikach,
e) czuwanie nad zachowaniem równowagi budżetowej,
f) opracowywanie sprawozdań z wykonania budżetu, - prowadzenie nadzoru i kontroli w sprawach finansowych i w tym celu przygotowanie i organizowanie obiegu dokumentów finansowych,
- zapewnienie ochrony mienia komunalnego poprzez kontrolę ze wskazaniem działania w zakresie tej ochrony,
- kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować zobowiązania pieniężne i informowanie Rady o odmowie złożenia kontrasygnaty względnie o sytuacji, która taką odmowę mogła spowodować,
- nadzorowanie rozliczenia z sołtysami,
- nadzorowanie zarządzania mieniem sołeckim,
- realizowanie ustaw o dochodach i finansach gmin, o podatkach i opłacie skarbowej oraz innych związanych z gospodarką finansową Gminy,
- współdziałanie z Regionalną Izbą Obrachunkową i właściwym Urzędem Skarbowym w zakresie planowania i wykonania dochodów i wydatków budżetowych oraz w planowaniu rozliczeń z budżetem przedsiębiorstw państwowych i spółdzielczych, powiązanych z budżetem,
- sporządzanie sprawozdawczości budżetowej,
- przeprowadzanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych i jednostek pomocniczych gminy,
- przygotowywanie materiałów niezbędnych do podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Wójta,
- badanie i prognozowanie możliwości pozyskiwania środków pozabudżetowych dla gminy,
- przygotowywanie analiz i opinii w sprawach związanych z planowaniem i wydatkowaniem środków finansowych przez placówki oświatowe, Gminny Ośrodek Kultury, Gminną Bibliotekę Publiczną, GOPS, OSP oraz inne jednostki,
- opracowywanie rocznych planów przychodów i rozchodów gminnego funduszu ochrony środowiska,
- prowadzenie ewidencji i rozliczeń zadań inwestycyjnych,
- prowadzenie ewidencji, amortyzacji i rozliczeń środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych,
- dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego, bilans,
- prowadzenie rozliczeń z dostawcami i odbiorcami, z Urzędem Skarbowym, z ZUS-em, z pracownikami,
- sporządzanie sprawozdań z wykonania wydatków budżetowych,
- wykonywanie planów finansowych ze szczególnym uwzględnieniem wydatków,
- prowadzenie ksiąg rachunkowych w zakresie dochodów budżetu gminy, GOK- u, Gminnej Biblioteki Publicznej, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej zgodnie z ustawą o rachunkowości,
- sporządzanie sprawozdań z wykonania dochodów budżetowych,
- prowadzenie rozliczeń dochodów gminy z Urzędem Skarbowym,
- rozliczanie wpływów dotyczących budżetu Państwa,
- wystawianie faktur VAT,
- sporządzanie sprawozdań finansowych z zakresu inwestycji i remontów,
- dokonywanie okresowych ocen kwalifikacyjnych podległych pracowników,
- opracowywanie zakresów czynności dla podległych pracowników,
- odpowiadanie pod względem prawnym za prowadzone sprawy finansowe.
Skarbnik Gminy bierze pełną odpowiedzialność za realizację przydzielonych zadań.
Skarbnik Gminy sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością następujących stanowisk pracy:
- Zastępcy Skarbnika Gminy
- d/s księgowości podatkowej
- d/s wymiaru podatków gminy
- d/s finansowych
- d/s obsługi kasy.
Urząd Gminy w Szelkowie
