Wierzchlas, dnia 8 października 2018 r.
ZP.271.24.2018.m
Zaproszenie do składania ofert
Wójt Gminy Wierzchlas zaprasza do składania ofert cenowych na:
„Zakup, montaż i wdrożenie systemu do automatycznej transmisji obrad rady gminy, elektronicznego głosowania imiennego przez radnych oraz systemu do obsługi biura rady i radnych w formie elektronicznej”
Zamówienie zostanie udzielone w trybie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.) – o wartości poniżej 30.000 Euro.
1. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa dostawa systemu zarządzania pracami Rady Gminy Wierzchlas. Oferowane rozwiązanie powinno spełniać wymagania postawione w ustawie o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r. poz. 994 z późn. zm.) oraz obejmować:
1) Dostawę systemu informatycznego z dostępem dla użytkowników poprzez sieć wraz z dwuletnią licencją na jego użytkowanie, umożliwiającego kompleksowe zarządzanie pracami Rady Gminy Wierzchlas, obsługę posiedzeń komisji oraz obrad sesji Rady Gminy Wierzchlas wraz z przechowywaniem gromadzonych danych oraz kopii bezpieczeństwa na serwerach u wykonawcy.
2) Dostarczony system powinien obejmować minimum 3 licencje dostępowe do systemu dla pracowników Biura Rady Gminy i administratora oraz 15 licencji dostępowych do systemu dla Radnych.
3) Wymagania funkcjonalne oferowanego systemu:
a) przygotowywanie i elektroniczna dystrybucja porządku obrad Rady Gminy oraz posiedzeń Komisji wraz z materiałami dla radnych poprzez konto użytkownika w systemie;
b) możliwość dodawania do porządku obrad załączników w postaci elektronicznej takich jak projekty uchwał, załączniki do uchwał, mapy, prezentacje itp.;
c) możliwość edytowania porządku obrad w trakcie posiedzeń;
d) zarządzenie bazą kontaktów i wewnętrzną komunikacją między Biurem Rady, a radnymi z możliwością przesyłania wiadomości poprzez e-mail;
e) drukowanie materiałów sesyjnych;
f) możliwość wydruku wyników głosowania po obradach
g) dostęp do systemu z używanych przez Zamawiającego komputerów (z zainstalowanym Microsoft Windows XP/7/10 32/64-bit) umożliwiający: sprawdzenie kalendarium posiedzeń nadchodzących oraz archiwalnych, przeglądanie porządków obrad i wyników głosowań, pobieranie i przeglądanie załączników, udział w głosowaniu dla radnych – oddawanie głosów;
h) elektroniczna obsługa posiedzeń Komisji i Rady Gminy poprzez: elektroniczną rejestrację radnych zgłaszających pytania do wnioskodawców projektów uchwał i innych materiałów będących przedmiotem obrad, elektroniczną rejestrację radnych zgłaszających się do dyskusji nad projektami uchwał i innymi materiałami będącymi przedmiotem obrad, elektroniczną rejestracje wniosków formalnych, elektroniczną obsługę głosowań Rady Gminy (głosowania jawne imienne, głosowania niejawne), prezentację porządku obrad oraz dostęp do załączników w czasie posiedzenia, prezentację przedmiotu głosowania, listy osób uprawnionych do głosowania i wyników głosowania w czasie posiedzenia, zatwierdzanie uchwał, przygotowanie projektów protokołu z posiedzeń z automatycznym przekazywaniem wyników głosowań do projektu protokołu;
i) sporządzanie raportu obecności z możliwością przekazania go do projektu protokołu;
j) publikacja materiałów sesyjnych oraz wyników przeprowadzonych głosowań w sieci Internet;
k) umożliwienie przeprowadzenia głosowania z poziomu aplikacji zainstalowanej na tabletach, umożliwiającej oddawanie głosów w czasie rzeczywistym podczas posiedzenia poprzez wybór jednego z 3 przycisków: „za”, „przeciw”, „wstrzymuję się";
l) wymiany dokumentów między radnymi a biurem rady;
m) umożliwienie zarządzania dyskusją w trakcie trwania posiedzeń oraz rejestracja dźwięku poprzez mikrofon (dostarczone urządzenia powinny być skonfigurowane z systemem nagłośnienia funkcjonującym w Urzędzie Gminy Wierzchlas);
n) możliwość wysyłania wiadomości z poziomu oprogramowania obsług sesji;
o) możliwość automatycznej publikacji za pomocą rzutnika na zewnętrznym ekranie (rzutnik i ekran zapewnia Zamawiający) wyników głosowania, obrazu z kamery oraz informacji takich jak: dane wypowiadającego się, temat aktualnie podejmowanej uchwały oraz dane aktualnej sesji.4) Oferowane oprogramowanie powinno umożliwiać podgląd na żywo (on-line) aktualnego obrazu z kamery w sieci Internet, archiwizacje zapisanych materiałów video, audio oraz automatyczną publikację kolejnych nagrań w celu ich późniejszego odtworzenia przez Internautów.
5) System glosowania poprzez aplikację mobilną na tabletach powinien obsługiwać wiele typów głosowań, typy głosowań: jawne, niejawne, imienne, nieimienne oraz ankietowanie. Dodatkowo użytkownik powinien mieć możliwość dostępu w każdym momencie do wyników archiwalnych głosowań z aktualnego lub dowolnego z przeszłości posiedzenia. Oprogramowanie zainstalowane na tabletach powinno umożliwiać zgłaszanie chęć wypowiedzi w aktualnie omawianym na posiedzeniu temacie — w trybach: proszę o głos oraz wniosek formalny.
6) Aplikacja operatora powinna natomiast w prosty sposób zaplanować wszystkie głosowania, dodać nowe, nieplanowane wcześniej głosowania, jak np. wnioski formalne.
7) System powinien mieć możliwość automatycznej publikacji wyników głosowań w dedykowanym portalu dla mieszkańca dostępnym poprzez przeglądarkę internetową.
8) Dostawę i montaż w siedzibie zamawiającego systemu transmisji obrazu i dźwięku z obrad sesji Rady Gminy Wierzchlas.
Oferowane rozwiązanie powinno składać się z minimum jednej kamery (Full HD) umożliwiającej transmisję obrazu online oraz oprogramowania. Oferowane rozwiązanie powinno współpracować z oprogramowaniem oferowanym w punkcie 3 oraz dodatkowo umożliwiać: dodawanie z poziomu oprogramowania napisów, informacji o aktualnie wypowiadającej się osobie, wyników głosowań, porządku obrad, itp.
9) Dostawę i konfigurację 15 tabletów dedykowanych do obsługi oprogramowania oraz przeprowadzenia głosowania. Tablety powinny mieć zainstalowany system operacyjny oraz aplikację dedykowaną do obsługi oprogramowania przebiegu sesji.
Minimalne parametry oferowanych tabletów:
Parametr Wartość
Przekątna ekranu [cal] 9,6
Procesor 4 rdzeniowy, 1.4 GHz
Pamięć Ram 2 GB
Pamięć wbudowana 16 GB
Typ ekranu Pojemnościowy, 10-punktowy, IPS
Rozdzielczość ekranu 1280 x 800
Łączność:
Wbudowany modem - 3G Wi-Fi 802.11 a/b/g/n
Moduł Bluetooth
Złącza:
Micro USB 1 szt.
Wyjście słuchawkowe - 1 szt.
Czytnik kart pamięci - 1 szt.
Gniazdo kart nanoSIM 1 szt.
Bateria Litowo-jonowa - 4800 mAh
System operacyjny - Android
Dołączone akcesoria: Zasilacz, Kabel micro USB -> USB
Wyposażenie dodatkowe:
Etui bez klawiatury do tabletu koloru czarnego lub szarego z funkcją stojaka
10) Dostawę Laptopa do transmisji obrad i obsługi rady.
Parametry minimalne:
Ekran LCD min 15.6 cala, matryca matowa, Procesor klasy min. Intel Core i5, 8 GB RAM, dysk SSD 240 GB, karta graficzna min. klasy Nvidia GeForce 950+ wraz z oprogramowaniem systemowym Windows 10 Pro (64 bitowy).
11) Szkolenie w siedzibie Zamawiającego użytkowników i administratorów systemu oraz obsługi urządzeń. Szkolenie powinno w swoim zakresie zawierać między innymi:
- pełne posługiwanie się oprogramowaniem od strony użytkowników urzędu oraz radnych,
- konfigurację oraz zmianę ustawień aplikacji od strony administracyjnej
12) Wymagany jest kompleksowy montaż oraz konfiguracja oferowanego rozwiązania i urządzeń. Całe rozwiązanie powinno być ze sobą kompatybilne.
13) Wykonawca będzie zobowiązany do współpracy z Zamawiającym w celu bezproblemowej realizacji zadania.
14) Zapewnienie zgodności z przepisami:
a) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2016r., poz. 922) i rozporządzenia ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004r., Nr 100, poz. 1024),
b) Rozporządzenia ministra Cyfryzacji z dnia 5 października 2016r. w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do uwierzytelnienia użytkowników (Dz.U. z 2016r., poz. 1627),
c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
15) Gwarancja na dostarczony sprzęt i oprogramowanie minimum 24 miesiące.
16) Zalecane jest dokonanie wizji na sali konferencyjnej znajdującej się w Urzędzie Gminy Wierzchlas.
2. Termin wykonania w/w zadania: od podpisania umowy do 06.11.2018 r..
3. Forma składania ofert: oferta (formularz ofertowy – zał. nr 1 do niniejszego zaproszenia) powinna być sporządzona w formie pisemnej i przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej - zeskanowany oryginał wypełnionego formularza ofertowego lub podpisana podpisem kwalifikowanym na adres: przetargi@wierzchlas.pl bądź za pośrednictwem poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: Urząd Gminy Wierzchlas, ul. Szkolna 7, 98-324 Wierzchlas pokój nr 13, kopertę należy opisać w następujący sposób:
„Zakup, montaż i wdrożenie systemu do automatycznej transmisji obrad rady gminy, elektronicznego głosowania imiennego przez radnych oraz systemu do obsługi biura rady i radnych w formie elektronicznej”
4. Oferta powinna być podpisana przez upoważnione osoby pod rygorem nieważności.
5. Kryterium oceny ofert – 100% cena.
6. Termin składania ofert upływa dnia 15 października 2018 r. o godz. 9.00.
7. Termin płatności faktury: 14 dni.
8. Informacje szczegółowe na temat zamówienia dostępne są w Urzędzie Gminy Wierzchlas, pokój nr 12a, telefonicznie pod numerem 43 88 66 112, osoba kontaktowa: Arkadiusz Patyk.
9. Organizator zastrzega sobie prawo odwołania przetargu bez podawania przyczyny i nie zwraca kosztów przygotowania i złożenia oferty.
10. Wybór oferty nastąpi zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych do kwoty 30.000 euro, wprowadzonym Zarządzeniem Wójta Gminy Wierzchlas Nr 95/2015.
11. O wyniku konkursu Zamawiający poinformuje wszystkich oferentów meblowo a z wyłonionym zwycięzcą podpisze umowę.