Wierzchlas, dnia 3 grudnia 2018 r.

ZP.271.33.2018.m

Zaproszenie do złożenia oferty na wykonanie usługi pn. „Obsługa bankowa budżetu Gminy Wierzchlas oraz jednostek organizacyjnych w latach 2019-2023”

Informacja o Zamawiającym

Zamawiającym jest Wierzchlas, ul. Szkolna 7, 98-324 Wierzchlas.

Postępowanie  nie  podlega  ustawie  z   dnia   29   stycznia   2004   r.   Prawo   zamówień   publicznych  (Dz. U. z 2018 r., poz. 1986 z późn. zm.), wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 30.000 euro (art. 4 pkt 8 ustawy).

I.  Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Wierzchlas w latach 2019 – 2023.

1. Usługa obejmować będzie:

1)      otwarcie i prowadzenie:

    -  rachunków Gminy  Wierzchlas;

    -  rachunków niżej wymienionych gminnych jednostek organizacyjnych:

      a)      Urzędu Gminy Wierzchlas;

      b)      Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wierzchlesie;

      c)      Gminnej Biblioteki Publicznej w Wierzchlesie;

     d)      Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Wierzchlesie, Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Kraszkowicach, Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Mierzycach

      e)      szkół podstawowych: Szkoły Podstawowej w Łaszewie, Szkoły Podstawowej w Toporowie;

2)      bieżącą obsługę bankową:

      a)      otwarcie i prowadzenie  w rozumieniu ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1876 z późn. zm.): rachunków bieżących, rachunków lokat terminowych, rachunków środków pomocowych i innych rachunków pozabudżetowych (rachunków funduszy celowych i specjalnych),

      b)      realizację poleceń przelewu w formie elektronicznej na rachunki prowadzone w innych bankach oraz banku prowadzącego obsługę rachunków,

      c)      przyjmowanie wpłat gotówkowych,

     d)      dokonywanie wypłat gotówkowych,

      e)      generowanie i  dostarczanie codziennie wyciągów bankowych wraz z dokumentami źródłowymi,

       f)      realizację przelewów w formie papierowej na rachunki prowadzone w innych bankach oraz w banku prowadzącym obsługę rachunku Zamawiającego;

3)      wydawanie kart płatniczych w tym karty przedpłacone;

4)      realizacja czeków gotówkowych;

5)      pozostałe usługi bankowe:

      a)      udzielenie poręczeń i gwarancji bankowych,

      b)      wydawanie opinii bankowej o prowadzonym rachunku bankowym oraz innych opinii i zaświadczeń,

      c)      przechowywanie depozytów.

2. Oprocentowanie środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach bankowych musi być zmienne (bez zastosowania ograniczenia w postaci wskaźnika zmienności), obliczone dla każdego miesięcznego okresu odsetkowego w oparciu o stopę równą średniej miesięcznej stawki WIBID 1M ustaloną na 5 dni przed upływem okresu obrachunkowego, pomniejszone o marżę banku do wysokości …% przy kapitalizacji miesięcznej. Marża banku winna być podana w % i stała w okresie obowiązywania umowy.
3. Możliwość automatycznego  lokowania środków na rachunku  lokat krótkoterminowych  typu Overnight z oprocentowaniem wyższym niż na rachunku bieżącym.
4. Odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach mają być naliczane i dopisywane do salda rachunku na koniec każdego miesiąca. Dla wyliczenia odsetek przyjmuje się, że rok liczy 365 dni. Odsetki od rachunków jednostek organizacyjnych po naliczeniu będą przekazywane automatycznie na wskazany rachunek Gminy  Wierzchlas.
5. Zapewnienie elektronicznego systemu obsługi bankowej:

      a)      instalacja systemu,

      b)      obsługa systemu,

      c)      kompleksowe przeszkolenie pracowników wskazanych przez Zamawiającego (w siedzibie Zamawiającego) w zakresie obsługi systemu,

     d)      bieżąca obsługa techniczna systemu oraz bezpłatne użyczenie wyposażenia technicznego (o ile posiadany przez Urząd Gminy Wierzchlas i jednostki system nie będzie współpracował z systemem Wykonawcy),

      e)      w przypadku wystąpienia awarii systemu wymagane jest bezzwłoczne podjęcie działań w celu jej usunięcia,

       f)      możliwość na każdym zainstalowanym stanowisku: wprowadzania, aktualizowania, przeglądania, drukowania i archiwizowania zleceń płatniczych, uzyskania informacji o aktualnym stanie rachunków bankowych Zamawiającego (wysokość salda, dokonywane operacje),

      g)      udostępnienie systemu bankowości elektronicznej w Urzędzie Gminy Wierzchlas i (na wniosek Zamawiającego) w jednostkach podległych,

      h)      umożliwienie dostępu do stałej obserwacji obrotów i stanów środków na rachunkach bieżących oraz rachunkach pomocniczych, w jednostkach, w których nie będzie realizowana obsługa operacji za pomocą elektronicznego systemu.

6. Umożliwienie realizacji dyspozycji złożonych przez posiadacza rachunku drogą elektroniczną z wykorzystaniem zbioru o strukturze „ELIXIR 0” (w jednostkach, w których nie będzie realizowana obsługa za pomocą elektronicznego systemu).
7. Zapewnienie możliwości wprowadzenia usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności masowych oraz zapewnienie współpracy tej usługi z systemem informatycznym Zamawiającego. Przeprowadzanie rozliczeń pieniężnych z tytułu zrealizowanych dyspozycji pieniężnych na rachunkach wirtualnych Zamawiającego.
8. Zautomatyzowanie identyfikacji płatnika i rodzaju płatności, polegającej na udostępnieniu przez bank odpowiedniej liczby cyfr w ramach numeru rachunku. Dostarczanie Zamawiającemu raportu dotyczącego masowych płatności z tytułu wpłat na rachunki wirtualne najpóźniej do godz. 9:00 następnego dnia po dokonaniu wpłaty na rachunek wirtualny. Treść i rodzaj raportu Zamawiający uzgodni wraz z Wykonawcą.
9. Ponadto Zamawiający wymaga, by Wykonawca:

      a)      posiadał lub zorganizował i prowadził w odległości do 500 m od niego, we własnym zakresie i na własny koszt punkt bankowy przeznaczony do obsługi Zamawiającego w pełnym zakresie, czynny co najmniej w dni robocze w godz. 8:00 – 14:00,

      b)      nie obciążał płatników prowizjami od wpłat podatków, opłat i innych należności na rzecz budżetu Gminy Wierzchlas oraz jednostek organizacyjnych gminy.

      c)      zapewniał obsługę w punkcie kasowo-bankowym poprzez:

-     realizowanie wszelkich wpłat gotówkowych na rachunki Gminy  Wierzchlas i jednostek organizacyjnych

-     realizowanie wszystkich wypłat gotówkowych z rachunków Gminy  Wierzchlas i jednostek organizacyjnych,

-     realizowanie przelewów w formie papierowej,

-     bieżące przekazywanie wyciągów bankowych.

10. Wykonawca nie będzie pobierał opłat:

      a)      tytułem wpłat gotówkowych i bezgotówkowych dokonywanych na rzecz Gminy  Wierzchlas i jednostek organizacyjnych (podatków, opłat lokalnych oraz innych należności budżetowych),

      b)      tytułem wypłat gotówkowych  z rachunku Gminy  Wierzchlas i jednostek organizacyjnych,

      c)      tytułem otwarcia rachunku bankowego (w PLN i walucie obcej) stanowiącego subkonto rachunku podstawowego budżetu Gminy  Wierzchlas i jednostek organizacyjnych,

     d)      tytułem przelewów wewnętrznych na konto w banku obsługującym (między rachunkami prowadzonymi przez bank),

      e)      tytułem wyciągów z rachunku bankowego,

       f)      za  wydawanie opinii bankowych i zaświadczeń.

Uwaga: Zamawiający, w okresie obowiązywania umowy, zastrzega sobie prawo otwarcia w razie potrzeby innych rachunków bankowych, w tym rachunków prowadzonych w walutach obcych na warunkach określonych w ofercie wybranej w niniejszym przetargu.

II.  Informacja o ofertach częściowych:

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

III. Termin wykonania zamówienia:

Wymagany termin realizacji zamówienia: od dnia 1 stycznia 2019 r. – do dnia 31 grudnia 2023 r.

IV.  Opis warunków udziału w postępowaniu:

Zgodnie z art. 22 ustawy PZP o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

-    posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

-    posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia,

Wykonawcy ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia muszą spełnić stawiane im warunki udziału w postępowaniu. Ocena spełnienia warunków zostanie dokonana według formuły „spełnia – nie spełnia”.
Na potwierdzenie spełnienia warunków Wykonawcy przedłożą dokumenty według wykazu zamieszczonego  w punkcie V.

V.    Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie dostarczają Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków określonych w punkcie IV.

Wykonawcy ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia muszą spełnić stawiane im warunki oraz przedłożyć następujące dokumenty potwierdzające spełnienie tych warunków:

1. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania Zamawiający żąda:

      a)      aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie właściwe dokumenty muszą być złożone przez każdy podmiot.

2. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Zamawiający żąda:

      a)      aktualnego zezwolenia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym zamówieniem publicznym - Zamawiający wymaga by Wykonawca posiadał aktualne zezwolenie uprawniające do wykonywania czynności bankowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. Prawo bankowe (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1876 z późn. zm.) ,

      b)      wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie –Zamawiający wymaga, aby wykaz zawierał co najmniej jedną usługę polegająca na bankowej obsłudze budżetu jednostki samorządu terytorialnego z tym, że wysokość obsługiwanego budżetu musi być większa niż 10 mln zł, a okres obsługi nie może być krótszy niż 1 rok wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usług (dokumentem potwierdzającym należyte wykonanie usług mogą być np.: referencje Zamawiającego). Wykaz usług należy sporządzić wg załącznika nr 3.

3. Wymagane dokumenty należy złożyć  w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w pkt. 3 - kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty. Zamawiający może zażądać przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości, co do jej prawdziwości.
4. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.
5. Po sprawdzeniu i analizie przedłożonych dokumentów, Zamawiający dokona oceny czy odpowiadają one wymaganiom ustalonym w SIWZ i czy tym samym Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu.

VI.  Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami:

Zasady i formy przekazywania oświadczeń, wniosków i innych:

1)   Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie. Pisma do zamawiającego należy kierować na adres zamawiającego Gmina Wierzchlas, ul. Szkolna 7, 98-324 Wierzchlas.

2)   Inne dopuszczalne formy porozumiewania się z wykonawcami:

a)    Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się za pomocą faksu na nr faksu podany w pkt. I niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia – 43 8866113.

b)   Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej podany w pkt. I niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia – przetargi@wierzchlas.pl

VII. Osoby upoważnione do kontaktów z Wykonawcami:

Osoby upoważnione do bezpośredniego kontaktowania się  z  Wykonawcami i  udzielania wyjaśnień:

- w sprawach merytorycznych zamówienia

Teresa Nowak – Skarbnik  Gminy Wierzchlas          pokój nr 8,     tel. 43 8866110

- w sprawach proceduralnych

Arkadiusz Patyk                                                        pokój nr 12A,      tel. 43 8866112

Leszek Gierczyk                                                        pokój nr 16,         tel. 43 8866112

VIII.  Opis sposobu przygotowania ofert:

1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zaleca się, aby Wykonawca uzyskał na swoją odpowiedzialność i ryzyko wszelkie istotne informacje, które mogą być konieczne do przygotowania oferty.
2. Wykonawca może złożyć jedną ofertę.
3. Wymagana jest pisemna forma oferty pod rygorem jej nieważności.
4. Wszelkie dokumenty dotyczące oferty powinny być pisane w języku polskim.
5. Ofertę stanowi wypełniony druk „oferta wykonawcy” z załącznikami i wymaganymi dokumentami. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami zaproszenia do składania ofert. Pożądane jest, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane.
6. Dokumenty zawarte w ofercie powinny zostać podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z dokumentami rejestrowymi lub osoby posiadające pełnomocnictwo. Podpisy muszą być złożone na wszystkich stronach oferty, załącznikach oraz w miejscach, w których Wykonawca naniósł zmiany. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo określające zakres i podpisane przez osoby reprezentujące osobę prawną lub fizyczną.
7. Na ofertę składają się następujące dokumenty:

      a)     oferta wykonawcy wg załącznika nr 1,

      b)     wykaz wykonanych usług,

      c)     oświadczenia i dokumenty potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki szczegółowe udziału w postępowaniu zgodnie z punktem V.

8. Sposób zaadresowania oferty:

1)   Obowiązkiem wykonawcy jest złożenie oferty w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczający jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert (nieprzejrzysta, zamknięta koperta)

Koperta / opakowanie zawierające ofertę winno być zaadresowane do zamawiającego na adres podany w punkcie 1 niniejszej specyfikacji i opatrzone nazwą, dokładnym adresem wykonawcy oraz oznaczone w sposób następujący:

 

„Oferta na: Obsługa bankowa budżetu Gminy  Wierzchlas w latach 2019 – 2023 

nie otwierać przed 10 grudnia 2018 r., godz. 11.15"

 

Niewłaściwe opisanie koperty/opakowania może spowodować otwarcie oferty wraz z innymi przesyłkami pocztowymi w sekretariacie. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nienależytego oznakowania koperty/opakowania lub braku którejkolwiek z wymaganych informacji.

IX. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert:

1. Oferty należy składać Zamawiającemu nie później niż do dnia 10.12.2018 r. do godz. 11.00  w pokoju Nr 13 Urzędu Gminy  Wierzchlas.
2.      Zamawiający otworzy koperty z ofertami w dniu 10.12.2018 r. o godz. 11.15 w siedzibie Urzędu  Gminy Wierzchlas, ul. Szkolna 7, sala nr 10.

Otwarcie ofert jest jawne. Bezpośrednio przed otwarciem Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Podczas otwierania kopert z ofertami Zamawiający ogłosi:

a)      stan otwieranych kopert  (powinny być nienaruszone do chwili otwarcia),

b)      nazwę i adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana,

c)      cenę wykonania bankowej obsługi budżetu,

d)      oprocentowanie środków na rachunkach bankowych

Koperty oznaczone, jako „zmiana” zostaną otwarte i odczytane w pierwszej kolejności.

W przypadku, gdy Wykonawca nie był obecny na otwarciu ofert, na jego wniosek, Zamawiający przekaże informacje, które zostały ogłoszone podczas otwarcia ofert.

X. Opis sposobu obliczenia ceny:

1. Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zaproszenia do składania ofert oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca przy realizacji przedmiotu zamówienia.
2. Cenę oferty oraz ceny jednostkowe należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cenę oferty należy określić w złotych polskich, w wartościach netto i brutto (z podatkiem od towarów i usług) cyfrowo i słownie.

XI. Kryteria:

Zamawiający przy wyborze oferty kierował się będzie następującymi kryteriami:

- cena obsługi bankowej   –  waga 80%,  oceniana w skali punktowej 1 – 10,

- oprocentowanie środków na rachunkach bankowych – 20%, oceniana w skali punktowej 1 – 10,

W trakcie oceny ofert kolejno rozpatrywanym i ocenianym ofertom przyznawane będą punkty według następujących zasad:

 Sposób obliczania oceny za cenę ofertową:     (cena najniższa / cena oceniana) x 10 pkt x 80%. 

Sposób obliczania oceny za oprocentowanie:  (oprocentowanie oceniane / oprocentowanie najwyższe ze wszystkich złożonych ofert) x 10pkt x 20%

Ocena ogólna równa sumie wyżej wymienionych ocen.

Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które odpowiadają zasadom określonym w ustawie Prawo Zamówień Publicznych i spełniają wymagania określone w SIWZ.

XII Umowa:

1. Projekt proponowanej do zawarcia umowy stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zaproszenia.
2. Strony ustalają, że Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego dokonać cesji  wierzytelności na rzecz osoby trzeciej.

XIII. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w następujących przypadkach:

1. Konieczność otwarcia rachunku walutowego.

Utworzenie nowej jednostki, likwidacja istniejącej, bądź połączenie istniejących jednostek.

                                                                                       Wójt Gminy Wierzchlas

                                                                                          (-) Krzysztof Bednarek

1. Formularz ofertowy (>>Pobierz)

2. Projekt umowy (>>Pobierz)

3. Wykaz usług (>>Pobierz)