Zarządzenie nr 97/04
      Wójta Gminy Szypliszki
           z dnia 09 września 2004 r .                  

w sprawie wprowadzenia procedury kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Szypliszki.

 
Na podstawie art.35a ust.3, w związku z art.28a ustawy z 26 .11.1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz.1014 ze zm.) zarządzam co następuje
 
.                                                 § 1.
 
1. Kontrola w zakresie:
a) pobierania i gromadzenia środków publicznych,
b) zaciągania zobowiązań finansowych,
c) dokonywania wydatków ze środków publicznych,
d) udzielania zamówień publicznych
e)zwrotuśrodkówpublicznych      następuje poprzez badanie i porównywanie stanu faktycznego – ujawnionego w dokumentach tworzonych w toku odpowiedniego postępowania – ze stanem wymaganym.
2. Dokonanie kontroli dokumentowane jest przez złożenie podpisu na
   dokumencie przez osobę uprawnioną do kontroli.
 
                                                             § 2.
 
1. Kontroli dokonuje się pod względem legalności , celowości , gospodarności
    oraz zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym.
2. Kontrola legalności polega na ocenie zgodności operacji gospodarczej z
    prawem.
3. Celowość oznacza związek pomiędzy zaciągnięciem obowiązania/wydatkiem
    a realizacją zadań ustawowych /statutowych oraz adekwatność zamierzonego
    wydatku do  spodziewanego efektu.
4. Gospodarność oznacza korzystny stosunek nakładu związanego z daną
    operacją do  spodziewanych efektów.
 
                                                               § 3.
 
Wewnętrzna kontrola finansowa dokonywana jest w formie wstępnej i następczej.

 
                                                                  § 4.
 
Pracownik podejmujący działania w przedmiocie określonym w § 1 ust.1 zobowiązany jest do bieżącej samokontroli.
 
                                                                 § 5.
 
1.Czynności kontrolne w ramach posiadanych kompetencji , z zastrzeżeniem przepisów niniejszego zarządzenia, sprawują w szczególności:
a) kierownik jednostki,
b) zastępca kierownika jednostki,
c) główny księgowy.
 
2.Osoby wymienione w ust.1 zobowiązane są w szczególności do:
a) bieżącej kontroli podległych sobie pracowników,
b) bieżącej kontroli realizacji zadań podległych sobie komórek organizacyjnych,
c) podejmowania działań zmierzających do eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości i zapobiegania powstawaniu takich w przyszłości , a w szczególności składania odpowiednich wniosków do kierownika jednostki.
 
                                                                   § 6.
 
Kontroli pobierania i gromadzenia środków publicznych, w szczególności pod względem terminowości pobierania i odprowadzania do budżetu, dokonuje kierownik jednostki.
 
                                                                 § 7.
 
1. Wstępna kontrola wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez kierownika jednostki na etapie sporządzania planu finansowego.
 
2. Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem jednostki:
a) obejmuje kontrolę pozyskiwania składników majątkowych przez jednostkę,
b) obejmuje kontrolę zbywania składników majątkowych oraz ich dysponowania na rzecz innych podmiotów,
c) przeprowadzana jest w formie inwentaryzacji, a sposób jej przeprowadzania, terminy oraz przeprowadzające ją osoby zostały określone w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów.
d) w przypadku dysponowania na rzecz innych podmiotów , prowadzona jest w formie rejestru umów.

 
                                                                § 8.
 
1. Wstępna kontrola wydatków płacowych i płacopochodnych przeprowadzana jest przez kierownika jednostki na etapie sporządzania planu finansowego i polega na ustaleniu adekwatności zatrudnienia do potrzeb jednostki w tym roku budżetowym, na który sporządzany jest projekt planu.
 
                                                              § 9.
 
1. Wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym dokonuje główny księgowy przed zaciągnięciem przez jednostkę zobowiązania.
 
2. Wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych dokonuje główny księgowy przed wykonaniem dyspozycji środkami pieniężnymi.
 
                                                              § 10.
 
1. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:
 
a) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem:
b) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji:
c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a  jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.
 
2. Dla celów dowodowych zalecane jest parafowanie każdej strony dokumentu podpisywanego przez głównego księgowego.
 
                                                        § 11.
 
1. W celu wypełnienia obowiązków o których mowa w §§ 5 i 6, główny księgowy może żądać od kierowników komórek organizacyjnych jednostki:
a) udzielania w formie ustnej lub pisemnej – w terminie przez niego określonym – niezbędnych informacji i wyjaśnień,
b) udostępnienia – w trybie natychmiastowym – do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień.
 
2. W razie wątpliwości co do zgodności z prawem operacji gospodarczej, główny księgowy może – niezależnie od wyjaśnień pracownika merytorycznego – zażądać również opinii radcy prawnego na temat legalności danej operacji.
 
3. Główny księgowy może wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu ,według którego mają być wykonywane, przez inne komórki organizacyjne jednostki ,prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.
 
                                                              § 12.
 
1. Wstępnej kontroli udzielania zamówień publicznych dokonuje przewodniczący komisji przetargowej powołanej zarządzeniem Wójta Gminy.
 
2. Informacja o wynikach kontroli przekazywana jest kierownikowi jednostki
(osobie upoważnionej do udzielenia zamówienia) co najmniej:
a) przed przesłaniem ogłoszenia lub przesłaniem zaproszenia do składania ofert, w formie informacji o przebiegu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
b) po wykonaniu zadań komisji przetargowej określonych w zarządzeniu Wójta Gminy w formie określonej w przepisach dotyczących zamówień publicznych .
 
                                                                 § 13.
 
Kontroli zwrotu środków publicznych dokonuje kierownik jednostki.
 
                                                                § 14.
 
1. W celu ustalenia , czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym.
 
2. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy przedstawione w dokumencie księgowym zdarzenie gospodarcze jest zgodne z rzeczywistością, zawartymi umowami oraz procedurami wynikającymi z ustawy o zamówieniach publicznych i innych.
 
3. Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dokument księgowy odpowiada stawianym mu wymogom co do formy i czy zawiera:
a) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
b) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
c) opis operacji oraz jej wartość – jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych,
d) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
e) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
f) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania
lub czy zachodzą przesłanki do uznania dokumentu za prawidłowy, pomimo niespełnienia niektórych wymogów określonych w  podpunktach a-f niniejszego paragrafu
zgodnie z art.21 ust. 1a-5 ustawy z 29.9.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Dz 1994 r. Nr 121, poz.591 ze zm.).
 
4. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach dokonanych na dokumencie,
 
5. Wykaz osób upoważnionych do kontroli merytorycznej zawiera załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
Wykaz osób upoważnionych do kontroli formalnej i rachunkowej oraz do dekretacji dowodów księgowych stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia.
 
                                                              § 15.
 
W razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie określonym w § 6 ust. 1, główny Księgowy zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w przypadku ich nie usunięcia ,odmawia podpisania dokumentu, o czym zawiadamia pisemnie kierownika jednostki.
 
                                                            § 16.
 
1. Kontrolę następczą gospodarki finansowej, gospodarowania mieniem i udzielania zamówień publicznych prowadzi kierownik jednostki .
2. Kierownik jednostki dokonuje kontroli stosowania procedur – ustalonych niniejszym zarządzeniem – przez poszczególne komórki organizacyjne jednostki.
 
3. Główny księgowy dokonuje kontroli operacji pod względem przejrzystości i
jawności. Kontrola ma charakter kontroli dokumentów księgowych.
 
4. Przez przejrzystość rozumie się stosowanie określonych, jednolitych zasad oznaczania dokumentów, prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami- w tym z zakładowym planem kont i zasadami rachunkowości określonymi w zarządzeniu Wójta Gminy.
 
5. Jawność oznacza takie sporządzanie dokumentów i prowadzenie rachunkowości, aby były zabezpieczone potrzeby w zakresie sprawozdawczości finansowej i budżetowej oraz aby zapewniony był dostęp do informacji, zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej.
 
6. Kierownik jednostki  przeprowadzający kontrolę następczą
może żądać przedstawienia w trybie natychmiastowym wszelkich dokumentów,
danych, wyliczeń i innych oraz udzielenia wyjaśnień ustnych lub pisemnych
dotyczących badanego postępowania.
 
                                                            § 17.
 
Pracownicy uczestniczący w sporządzaniu, kontroli i obiegu dokumentów
księgowych, z tytułu nieprawidłowego i nieterminowego wykonania tych czynności, ponoszą odpowiedzialność określoną w przepisach szczególnych.
 
                                                             § 18.
 
Podpis kierownika jednostki zatwierdzający operację gospodarczą do realizacji oznacza uznanie, że została ona poddana procedurom kontroli wewnętrznej zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia.
 
                                                             § 19.
 
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem, zastosowanie mają przepisy ustawy o finansach publicznych (.Dz.U  .z 2003  Nr15,poz.148 ze zm.).
 
2. W sprawowaniu wewnętrznej kontroli finansowej w samorządowych jednostkach
organizacyjnych zastosowanie mają Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych określone przez ministra finansów (Dz.Urzęd.ministra finansów finansów 2003 r.Nr 3, poz.13; Biuletyn Skarbowy Ministerstwa Finansów Nr 1/2003).
 
3. Wzór protokółu kontroli przeprowadzonej w jednostce stanowi załącznik Nr 3
do niniejszego Zarządzenia.
 
4. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli stanowi załącznik Nr 4 do
niniejszego Zarządzenia.

                                                           § 20.

Oświadczenie oraz wykaz stanowisk organizacyjnych jednostki, którym przekazano egzemplarze „Regulaminu kontroli wewnętrznej” stanowi załącznik Nr 5 do niniejszego Zarządzenia.
 
                                                           § 21.
 
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 
                                                                      Wójt Gminy

                                                            mgr inż. Mariusz Grygieńć